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Währung Lebenszeit

Das unser Ende einmal kommen wird, wissen wir. Es ist also keine Frage des “ob”, sondern nur des “wann”.
Es ist auch eine Frage, wie wir mit der verbleibenden Zeit umgehen wollen.

Wir sind nicht im Film “In Time”, der die Möglichkeit bietet, Zeit durch Arbeit, Schenkung oder Diebstahl dem eigenen Leben hinzu zu fügen. Wir können die uns gegebene Zeit nur versuchen, effizienter zu nutzen, wobei ich davon ausgehe, dass Sie Ihre Zeit bereits effektiv nutzen.
Was, Sie zögern beim Lesen und fragen sich, wo liegt denn da der Unterschied?

Nehmen wir an, Ihr Ziel ist es, einen Kubikmeter Muttererde von A nach B zu schaffen. Sie setzen hierfür Ihre Zeit effektiv ein, egal in welchem Zeitraum Sie das schaffen. Wenn Sie jedoch anstelle eines Esslöffels einen Bagger nutzen, setzen Sie Ihre Zeit zur Erreichung des Ziels auch noch effizient ein. Das ist der wesentliche Unterschied, also nicht nur “die richtigen zu Dinge tun”, sondern “die Dinge richtig zu tun”.

Insoweit ist auch der vielfach genutzte Begriff “Zeitmanagement” absolut fehlerhaft. Wir versuchen durch Anwendung verschiedenster (sinnvoller oder nicht sinnvoller) Methoden unsere täglichen Aufgaben zu verwalten und diesen zur Erledigung einen gewissen Zeitraum unserer Lebenszeit (denn Arbeitszeit ist nur ein Unterteil der Lebenszeit) mehr oder weniger effizient zuzuweisen.
Und hier liegt unsere Problem.

Haben Sie sich bereits einmal Gedanken darüber gemacht,

  • welchen Wert die Erreichung Ihres von Ihnen gesetzten Ziels für Sie hat,
  • also welchen Zeitraum Ihrer Lebenszeit Sie für die Erreichung des gesteckten Ziels bereit sind ausgeben zu wollen?
  • Schreiben Sie den jeweils aufgewendeten Zeitraum fort?
  • Führen Sie eine Nachkalkulation durch?

Haben Sie sich schon einmal Gedanken gemacht, wo Sie lebenszeitmäßig zur Zeit stehen? Nein, evtl. hilft das nachfolgende kleine Beispiel:

  1. Nehmen Sie ein Lineal, ein leeres Blatt Papier und einen Stift zur Hand
  2. Zeichnen Sie eine horizontale Linie von genau 7 cm
  3. Gehen Sie davon aus, dass jeder Millimeter den Gegenwert eines Lebensjahres darstellt
  4. Zeichnen Sie jetzt auf die Linie ein Kreuz an der Stelle, die Ihrem Lebensalter entspricht (also z. B. bei 40 Millimeter für 40 Jahre)

Der linke Teil vor dem von Ihnen eingezeichneten Kreuz entspricht dem bereits von Ihnen “gelebten” Zeitraum, der rechte Teil entspricht dem noch zu lebenden Zeitraum, wenn wir von einer durchschnittlichen Lebenserwartung von 70 Jahren ausgehen.

Sollten Sie Fragen dazu haben, wie Sie Ihre Zeit effizienter einsetzen können, dann stehe ich Ihnen gerne zur Beratung zur Verfügung.

Outlook 2010 Tipp (5) Neuer Kontakt aus Signatur

Neuen Kontakt aus Signatur erstellen

Vielfach ist es gewünscht, einen Adressaten einer Korrespondenz in die Kontaktverwaltung von Outlook aufzunehmen. Die Eintragungen sind langwierig und lassen sich mit Bordmitteln von Outlook recht schnell und einfach vornehmen, wenn eine Signatur vorhanden ist.

Bei Eingang einer neuen E-Mail klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf die Absender-Adresse der eingegangenen E-Mail und wählen aus dem dann erscheinenden Menü den Punkt “Zu Outlook-Kontakten hinzufügen”.
Outlook legt nun einen neuen Kontakt an, in dem bereits Name und E-Mail-Adresse vorhanden sind.

Öffnen Sie nun die E-Mail und verkleineren Sie diese auf die Hälfte des Bildschirms. Verkleinern Sie ebenfalls die Maske für den neuen Kontakt, so dass beide nebeneinander angezeigt werden.

Nun können Sie mit COPY und PASTE die Daten aus der in der E-Mail angezeigten Signatur direkt in das jeweils entsprechende Feld in die Kontaktmaske einfügen. Sie erinnern sich gewiss

  • zu kopierenden Text markieren
  • zum Kopieren <CTRL>+<C>
  • zum Einfügen <CTRL>+<V>

Eine absolut schnelle und einfache Übernahme der Daten.

Outlook 2010 Tipp (3) Die Logik von Outlook nutzen

Outlook berechnet ein Datum selbst

Warum bei Eintragung jeder Aufgabe mühsam erst das Beginn- und Fälligkeitsdatum heraussuchen, wenn Outlook dieses auch selbst kann?

Das nachfolgende Beispiel bezieht sich auf Montag, den 21.02.2011.

Es soll eine Aufgabe eingetragen werden, die am darauffolgenden Donnerstag beginnt und vier Wochen später fällig sein soll.

Öffnen Sie eine neue Aufgabe und geben Sie als Beginndatum “nächsten Donnerstag” ein.

Sobald Sie das Feld verlassen, berechnet Outlook automatisch das Datum für den darauffolgenden Donnerstag.

Geben Sie im Fälligkeitsfeld jetzt “vier Wochen später” ein.

Sobald Sie auch dieses Feld verlassen, hat Outlook das Fälligkeitsdatum richtig berechnet.

Spielen Sie ein wenig mit den Daten. Sie werden sehen, welche guten Möglichkeiten Ihnen Outlook bietet. Recht komfortabel.

Outlook 2010 Tipp (2): Termin erstellen aus Word 2010 Textfragment

Wie erstelle ich eine Outlook Aufgabe aus Word 2010 Textfragment

Nicht immer ist eine Verknüpfung eines vollständigen Dokuments (s. Outlook 2010 Tipp (1)) gewünscht, sondern lediglich aus einem Textfragment. Aber auch das ist ohne Aufwand möglich.

Markieren Sie das gewünschte Textfragment, das später in der Termin- oder Aufgabenmaske gespeichert werden soll und kopieren Sie dieses z. B. mit den Tasten <CTRL>+<C>.:

  

Klicken Sie in Termine auf einen freien Termin und betätigen Sie dann die Tasten <CTRL>+<V>. Der vorher markierte Text ist jetzt in der Terminmaske enthalten.

Die gleiche Möglichkeit haben Sie natürlich auch im Bereich Aufgaben. Klicken Sie dort in ein freies Aufgabenfeld und betätigen Sie dann die Tasten <CTRL>+<V>.

 

Outlook in der Anwaltskanzlei – Kategorien Teil 1 –

In praktisch jeder Anwaltskanzlei ist heute Outlook von Microsoft installiert. Leider ist in Beratungsgesprächen immer wieder festzustellen, dass Outlook nicht umfassend genutzt wird. Möglichkeiten der Organisation, Verschlankung von Workflow etc. werden nicht genutzt.

Vielfach ist festzustellen, dass für jeden gedachten Sonderfall oder für jedes Projekt oder Mandat Unterordner angelegt werden in die teilweise, weil die Korrespondenz mehrere Projekte oder Mandate betrifft, mehrfach die Korrespondenz abgelegt wird. Sinn und Zweck von Kategorien, die hier helfen könnten, sind überwiegend nicht bekannt.

Dabei gibt Ihnen Outlook die Möglichkeit, Elemente (also E-Mails, Aufgaben, Termine etc.) mit Kategorien zu versehen, nach denen Sie diese ordnen oder anzeigen lassen können. Sie können Ansichten einrichten, Regeln für die automatische Zuordnung von Kategorien zu E-Mails erstellen und vieles mehr. Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie diese Kategorien auch farblich gestalten.

Wie Sie hierzu vorgehen, erfahren Sie in Teil 2, demnächst hier.