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Elektronische Arbeitsweise in der Anwaltskanzlei (Teil 4)

©Stauke - Fotolia
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Dieses ist der vorerst letzte Teil der Artikelserie “Elektronische Arbeitsweise in der Anwaltskanzlei. Sicherlich wird spätestens dann, wenn sich die Notwendigkeit z. B. nach Einführung des beA ergibt, eine Fortsetzung folgen.

Während wir uns in

  • Teil 1  mit den grundsätzlichen Fragen, in
  • Teil 2 mit den Vorteilen und Nachteilen der papiergestützten Arbeit und in
  • Teil 3 mit den Vor- und Nachteilen der elektronischen Arbeitsweise

befasst haben, möchte ich nachfolgend auf die Dinge eingehen, die bei Einführung einer elektronischen Akte zum Zwecke der elektronischen Bearbeitung beachtet werden müssen. Elektronische Arbeitsweise in der Anwaltskanzlei (Teil 4) weiterlesen

Prozesse in der Anwaltskanzlei (Unterstützungsprozesse)

Teil 2 des Beitrages “Prozesse in der Anwaltskanzlei” diente der Darstellung der sogenannten “Kernprozesse”.
In unserem letzten Teil des Beitrages möchte ich auf die “Unterstützungsprozesse” eingehen.

Was versteht man darunter?
Unterstützungsprozesse haben keine direkte Wertschöpfung. Der Mandant wäre auch nicht bereit, für diese gesondert zu bezahlen. Sie dienen auch nicht der direkten Zufriedenheit des Mandanten, sind dennoch für den reibungslosen Ablauf einer Anwaltskanzlei absolut notwendig.
Streiten kann man darüber, ob sie durch die Anwaltskanzlei bzw. deren Personal selbst erledigt werden müssen, oder auf Dritte übertragen werden können.

Auch für diese Prozessart nachfolgend einige Beispiele:

  • Finanzbuchhaltung
  • Mandatsbuchhaltung
  • Kostenberechnungen
  • Aktenarchivierung
  • Einkauf von Verbrauchs- u. Anlagegütern
  • Verwaltung des Offices

Ihnen werden aus Ihrer Kanzlei bestimmt noch eine Vielzahl weiterer Prozesse einfallen. Wichtig ist, dass diese auf ihre Sinnhaftigkeit mit einem Blick auf die durch sie verursachten Kosten geprüft werden.

Vieles wird “seit Jahren immer schon so gemacht”, wurde nie auf Wertschöpfung überprüft oder gar in Frage gestellt. Gerade in dem Bereich der “Unterstützungsprozesse” liegt ein erhebliches Einsparpotential, was nur gehoben werden muss.
Hierzu gehört auch, dass einmal unkonventionell verschiedene Szenarien durchgespielt werden.
Ebenso wie die Sinnhaftigkeit überdacht werden sollte, gut bezahlte Fachkräfte für einfache Tätigkeiten zu nutzen, sollten die Tätigkeiten selbst überdacht werden.

Ich hoffe, ich konnte Sie für dieses Thema sensibilisieren.
Sollten Sie Fragen hierzu haben oder Unterstützung benötigen, nutzen Sie einfach mein Kontaktformular.

Prozesse in der Anwaltskanzlei (Kernprozesse)

In Teil 1 unseres “Ausflugs” in das Prozessmanagement in einer Anwaltskanzlei habe ich den Bereich “Managementprozesse” behandelt.

Sie konnten hierbei schon feststellen, dass es Überschneidungen in den einzelnen Prozessarten geben kann, wie z. B. bei der Mandatsannahme.
Man kann natürlich verschiedener Auffassung sein, ob die Entscheidung über die Annahme eines bestimmten Mandats im Rahmes eines “Managementprozesses” erfolgt oder eines “Kernprozesses”. Wichtig ist allein, dass hierfür ein Prozess beschrieben ist.

Lassen Sie mich nachfolgend auf die typischen Kernprozesse einer Anwaltskanzlei eingehen, wobei ich erst einmal definieren möchte, was einen Kernprozess ausmacht.
Kernprozesse hängen immer mit dem eigentlichen Unternehmenszweck zusammen und sind Garant für den wirtschaftlichen Erfolg der Kanzlei. Es handelt sich also um sogenannte “Wertschöpfungsprozesse”.
Feststellbar sind diese an der Tatsache, dass am Anfang und am Ende des Prozesses immer der Mandant steht und der Prozess – so er denn vernünftig aufgesetzt ist – zur Zufriedenheit des Mandanten beiträgt.

Nachfolgend einige Beispiele für Kernprozesse, die Auflistung ist und kann nicht abschließend sein:

  • Telefonvermittlung 
  • Empfang und Betreuung
  • Postein- u. Postausgang
  • Dokumentenerstellung
  • Termine und Fristen
  • anwaltliche Mandatsbearbeitung
  • Mandatsannahme incl. Kollisionsprüfung (wirtschaftlich wie auch rechtliche Kollisionsprüfung)

Auch in dem Punkt “anwaltliche Mandatsbearbeitung” haben wir wiederum eine Überschneidung. Viele vertreten die Auffassung, die Erstellung einer Kostenrechnung – so sie denn vom Anwalt erstellt wird – gehöre zu den Kernprozessen. Aber ist wie wirklich “wertschöpfend”?
Ich meine nein. Die Wertschöpfung hat im Rahmen der anwaltlichen Mandatsbearbeitung bereits stattgefunden. Die Kosten sind bereits entstanden. Die Berechnung selbst ist nicht wertschöpfend. Folglich gehört die Erstellung der Kostenrechnung zu der dritten Gruppe unserer Prozesse, also zu den “Unterstützungsprozessen”.

Warum diese Unterscheidung so wichtig ist, werden wir im nächsten Teil des Beitrages untersuchen.

Prozesse in der Anwaltskanzlei (Managementprozesse)

Vor einiger Zeit las ich von zwei Anwälten, die sich trafen. Der eine Anwalt fragte: ” Wie geht es Dir”, der andere Anwalt antwortete: “Ich kann nicht genug klagen”.

Nein, von diesen Prozessen möchte ich hier nicht schreiben, vielmehr von den sogenannten “Business Prozessen”, also solchen, die auch in einer Anwaltskanzlei den Arbeitsablauf bestimmen sollten.
Wenn ich das Wort “sollten” an dieser Stelle verwende, dann aus dem Grund, dass nach wie vor eine Gestaltung der Arbeitsabläufe in unseren Kanzleien selten der Fall ist. Vieles ist aus jahrelanger Übung entstanden, nicht immer unbedingt hinderlich oder gar schlecht, aber dennoch sehr selten nachvollziehbar und zu kontrollieren.
Das Thema Prozesse in der Anwaltskanzlei ist nicht neu. Ich habe hierüber bereits geschrieben. Das Thema wird jedoch immer aktueller, wie ich diversen Gesprächen entnehmen konnte.

Grob können wir die Prozesse in einer Anwaltskanzlei – ebenso wie in jedem anderen Unternehmen – in drei Kategorien unterteilen:

  1. Managementprozesse
  2. Kernprozesse
  3. Unterstützungsprozesse

Lassen Sie mich den ersten Punkt aufgreifen.

Managementprozesse

Hierunter werden unter anderem

  • Unternehmensstrategie
  • Budgetierung, Finanzen insgesamt, Controlling
  • Personalverwaltung
  • Compliance
  • Datenschutz
  • Umweltschutz
  • Arbeitsschutz

verstanden. Bitte verstehen Sie mich nicht falsch, diese Auflistung ist keinesfalls vollständig. Vereinfacht ausgedrückt gehört zu den Managementprozesses alle die Prozesse, die Ihre persönliche Entscheidung voraussetzen und zusätzlichen Weisungscharakter haben.

So gehört auch die Annahme eines Mandats im weitesten Sinne in einer Anwaltskanzlei zu einem Managementprozess, da es Ihre persönliche Entscheidung ist (und nicht die einer Ihrer Mitarbeiter), ob Sie ein Mandat übernehmen wollen oder nicht.
Sicherlich gehört die Mandatsannahme im technischen Ablauf zusätzlich zu den Kernprozessen.

Aber hierauf möchte ich in meinem nächsten Beitrag eingehen.