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Non-legal Outsourcing von Kanzleien

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“Heureka” könnte man ausrufen, nach dem die fünfte Satzungsversammlung in ihrem dritten Anlauf das sogenannte „Non-legal Outsourcing von Kanzleien“ im Rahmen des Berufsrechts geregelt hat.

Ich möchte nachfolgend kurz sowohl die alte Vorschrift des § 2 BORA, wie auch den Entwurf der neuen Vorschrift des § 2 BORA vorstellen. Wohl gemerkt, diese Änderung muss noch durch das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz geprüft und soweit dem zugestimmt wird, anschließend in den Mitteilungen der BRAK verkündet werden, damit sie wirksam und anwendbar wird. Non-legal Outsourcing von Kanzleien weiterlesen

Ein Telefonservice mit dem Sie als Anwalt einwandfrei vertreten sind (Gastbeitrag)

Der nachfolgende Text stammt von Laura Arns. Mehr über die Autorin finden Sie am Ende des Textes.
Wenn auch Sie einen Gastbeitrag veröffentlichen wollen, sprechen Sie uns bitte an. Sie können hierzu unser Kontaktformular nutzen.

 

Ein Telefonsekretariat bei einem externen Dienstleister ist eine feine Sache. Die Vorteile des Telefonservices lernt man schnell zu schätzen: die niedrige Fixkosten kombiniert mit dem mehrsprachigen 24-Stunden-Service oder die Benachrichtigungen über Anrufe via SMS, E-Mail oder Fax bieten eine attraktive Alternative zur festangestellten Anwaltssekretärin.

Mittlerweile gibt es viele Telefonservice-Anbieter am Markt. Bei der Auswahl des richtigen Anbieters sollten die Kosten auf keinen Fall der einzige Punkt sein, der Beachtung findet – denn oft trügt leider der Schein.

Anwaltssekretärinnen müssen besonders im Bereich Schweigepflicht geschult und mit dem BRAO und BORA vertraut sein. Bei Nichtbeachtung dieser Gesetze und Vorschriften kann es passieren, dass Anwälte mit einem Telefonservice, der nicht gesetzeskonform agiert, in Schwierigkeiten mit den zuständigen Anwaltskammern geraten. Auch sehen berufsständische Organisationen der Anwaltschaft die fehlende Beachtung der Besonderheiten der juristischen Zunft bei Telefonservice-Anbietern zunehmend kritisch.

Ein Dienstleister,  das Anwaltssekretariat, ein Service der ebuero AG,  hat sich auf die Anliegen und Belange von Anwaltskanzleien spezialisiert. Ein Gutachten von renommierten deutschen Wissenschaftlern (Quelle s. Fußtext) bestätigt, dass die Beauftragung des Anwaltssekretariats durch Anwälte in vollständiger Übereinstimmung mit dem anwaltlichen Berufsrecht steht. Denn alle Mitarbeiter des Anwaltssekretariats

  • bearbeiten ausschließlich Telefonate anwaltlicher Kunden,
  • sind organisatorisch von andern Mitarbeitern getrennt, die Gespräche für gewerblichen Kunden bearbeiten (oft unterschätzt § 59 a BRAO),
  • stehen unter ständiger Anleitung eines erfahrenen Rechtsanwalts,
  • sind umfassend und nachweislich über die Vorschriften des anwaltlichen Berufsrecht oder anwaltlichen Schweigepflichten (§ 43 a Abs. 2 BRAO),
  • haben gegenüber jedem einzelnen anwaltlichen Kunden eine kanzleiübliche Verschwiegenheitserklärung unterschrieben (§ 2 Abs. 4 BORA)

Geben Sie sich nicht mit weniger zufrieden und achten Sie darauf, dass Sie als Anwalt mit Ihrem

Telefonservice einwandfrei und gesetzeskonform vertreten sind, denn erst dann können Sie in den vollen Genuss des Services kommen.

 

Über den Autor:

Laura Arns ist im Marketing bei der Firma ebuero AG tätig. Das Berliner Unternehmen ebuero AG ist ein etablierter Dienstleister für Telefon- und Büroservice und bietet neben der Vermietung von Büro- und Konferenzräumen einen mehrsprachigen 24-Stunden-Telefonservice im Namen Ihres Unternehmens an.

Anschrift:            ebuero AG | Hauptstr. 8 | 10827 Berlin
Tel.:                    +49 30 780 999 99



Fußtext: Prof. Dr. Matthias Jahn, Institut für Strafrecht, Strafprozessrecht und Wirtschaftsstrafrecht der Friedrich-Alexander-Universität Nürnberg-Erlangen und Richter am OLG Nürnberg und RAin Jasmin Palm, wissenschaftliche Mitarbeiterin des vorgenannten Instituts, Gutachten unter http://www.rakberlin.de/site/DE/int/PDF_Mitglieder_Skripten/280610_Rechtsgutachten_ProfJahn.pdf

Kostenquote in der Anwaltskanzlei

Wie hoch ist Ihre Kostenquote in Ihrer Anwaltskanzlei?

Nach einer Untersuchung der IRES GmbH, Düsseldorf in 2011, beträgt auf der Basis von 250 niedergelassenen Anwälten mit mindestens drei qualifizierten Mitarbeitern die Kanzlei-Kostenquote (Anteil der Kosten / Abgaben vom Nettoumsatz) bei unternehmerischer Ausrichtung 39,8 % und nicht unternehmerischer Ausrichtung 45,1%, wobei die Kostenquote nach der Anzahl der Anwälte (1 Anwalt = 43,1%, 2-3 Anwälte = 42,0% und 4+ Anwälte = 41,3%) gestaffelt ist.
48% aller Kanzleien verzichten auf ein konsequentes Kostencontrolling.
Quelle: Berliner Anwaltsblatt 2011, 379 ff
Wo liegen die Hauptkostenblöcke?

  • Mietzins und Nebenkosten
  • Prozesskosten (also Kosten der Arbeitsprozesse)
  • Personalkosten
  • Versicherungen
  • Allgemeine Bürokosten (einschl. Energiekosten)

Alles das ist nicht “von Gott gegeben”, sondern kann durch die oder den Kanzleiinhaber beeinflusst werden.
Vielfach wird übersehen, dass jeder nicht für diese Kosten ausgegebene Euro ein Euro Gewinn ohne zusätzlichen Aufwand darstellt.

Welche grundsätzlichen Fragen sollten Sie sich im Zusammenhang mit diesen Positionen stellen?

Mietzins- u. Nebenkosten

  • Entspricht der gezahlte Mietzins den derzeitigen Marktgegebenheiten am Standort?
  • Schöpft das zur Zeit genutzte Raumkonzept alle Effizienzmöglichkeiten aus?
  • Können evtl. vorgehaltene Räume zwischenvermietet werden?
  • Sind die Nebenkosten richtig berechnet oder gibt es Möglichkeiten über eigene Vertragspartner die Nebenkosten zu senken?
  • Ist das Reinigungskonzept den Erfordernissen angepasst oder kann durch einen gestaffelten Leistungskatalog eine Reduzierung der Reinigungsintervalle und damit einhergehend eine Reduzierung der Reinigungskosten stattfinden? Wurden diese Leistungen ausgeschrieben?

Prozesskosten

  • Haben Sie Ihre Geschäftsprozesse bereits identifiziert?
  • Wurden diese dokumentiert, modelliert und monitort?
  • Wissen Sie, was Ihre Geschäftsprozesse kosten?
  • Haben Sie die Wertschöpfungsmöglichkeiten geprüft?
  • Haben Sie Ihre Geschäftsprozesse daraufhin überprüft, ob diese zu Ihrem Kerngeschäft gehören oder aber outgesourced werden können?

Personalkosten

  • Kennen Sie Ihre tatsächlichen Personalkosten incl. kalkulatorischer Abschreibung, Lizenzkosten etc.?
  • Haben Sie diese Personalkosten schon einmal Fremdkosten für gleiche Leistung und gleichen Service Level gegenübergestellt?
  • Kennen Sie die Einsparungsmöglichkeiten durch Einsatz einer Poollösung?

Versicherungen

  • Kennen Sie Ihre Versicherungsarten, stimmen die Deckung und Prämien?
  • Versichern Sie Ihre Risiken zusätzlich mandatsbezogen?
  • Haben Sie eine Ausschreibung vorgenommen?

Allgemeine Bürokosten (incl. Energiekosten)

  • Arbeiten Sie z. B. mit einem Büromittelhändler zusammen oder ist der Warenbezug auf eine Vielzahl von Händlern verteilt?
  • Haben Sie einen Artikelkatalog mit fest spezifizierten Standardartikeln incl. Büromöbel?
  • Halten Sie mehr als den 48-Stunden-Bedarf an Büromaterial vor?
  • Haben Sie Ihr Büromaterial incl. Mobiliar und auch Energiekosten ausgeschrieben?
  • Setzen Sie Stromspargeräte und Beleuchtungsmittel (LED, Stromsparlampen etc.) ein?

Das sind nur einige wenige Fragen von denen die Wirtschaftlichkeit Ihrer Kanzlei abhängt.

Wenn Sie Fragen hierzu haben, stehen wir Ihnen zu einem – in Berlin kostenlosen – Erstgespräch zur Verfügung.
Nehmen Sie hierzu unter info@treysse.com Kontakt zu uns auf.