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Kennen Sie Microsoft Clutter?

Orlando Florian Rosu - Fotolia
Orlando Florian Rosu – Fotolia

Wer kennt sie nicht, die diversen Berichte und Ratschläge, wie die tägliche E-Mail Flut einzudämmen ist.

Über dieses Thema wurden nicht nur Bücher, sondern auch eine Vielzahl von Artikeln in der täglichen Presse veröffentlicht.

Stellvertretend für diese nachfolgend nur einige Links aus diesem Monat.

http://hessenschau.de/wirtschaft/unternehmen-gegen-e-mail-flut-nach-urlaub,e-mails-urlaub-100.html

http://www.internetworld.de/onlinemarketing/e-mail/fuenf-tipps-e-mailflut-ueberstehen-979929.html

http://www.sueddeutsche.de/news/karriere/arbeit-mailflut-statt-strand—nach-dem-urlaub-zurueck-in-den-job-dpa.urn-newsml-dpa-com-20090101-150817-99-05843

http://www.business-wissen.de/hb/wie-sie-die-e-mail-flut-eindaemmen/

Keine Bange, ich werde diesen nicht noch weitere Ratschläge hinzufügen. Ich möchte an dieser Stelle nur auf ein interessantes Tool verweisen.

Wenigen ist bekannt, dass Microsoft seit über einem Jahr bereits an dem Tool „Clutter „ werkelt.

Clutter soll die tägliche E-Mail Flut bereinigen.

Durch die Auswertung des Nutzerverhaltens stellt Clutter fest, welche E-Mail für den Empfänger wichtig oder weniger wichtig oder überhaupt nicht wichtig ist und sortiert dementsprechend den Posteingang. E-Mails, die der Empfänger nicht beachtet, sortiert Clutter zu gegebener Zeit in den entsprechenden Ordner „Clutter“ ein.

Clutter gehört u.a. zu der Anwendung Outlook in Office 365.

Bitte beachten Sie, dass auch für die mittels Clutter verschobenen E-Mails das gleiche gilt, wie für Spam-Mails. Diesbezüglich verweise ich auf die besprochene Entscheidung des Landgerichts Bonn.

Meine Tools

Welche Produktivitäts-Tools setze ich bei meiner täglichen Arbeit ein?

Vielfach werde ich gefragt, welche Tools ich für meine tägliche Arbeit einsetze.
Hier einmal eine kleine Aufzählung ohne den Anspruch auf Vollständigkeit:

E-Mail-Verkehr, Kalender
Für den Empfang und die Versendung von E-Mails setze ich Microsoft Outlook ein, ebenso für meine Terminverwaltung. Allerdings arbeite ich mit Microsoft Office365 welches mir die Möglichkeit gibt, von jedem PC etc. nicht nur auf meine E-Mails und Termine zuzugreifen, sondern auch auf meine Texte, die ich natürlich auch in der Cloud bearbeite. Über mein Smartphone erhalte ich selbstverständlich eine volle Synchronisation der Postfächer und des Kalenders.

Aufgabenplanung
Ich bin ein Fan von GTD und habe für mich festgestellt, dass die Aufgabenverwaltung in Microsoft Outlook mir nicht die notwendigen Möglichkeiten bietet, vor allem nicht in Microsoft Office365. Aus diesem Grunde setze ich, obwohl es etwas Mehrarbeit bedeutet, RTM für meine Aufgabenverwaltung ein. Auch insoweit arbeite ich in der Cloud und habe wiederum von jedem PC etc. Zugriff auf meine Daten. Selbstverständlich werden auch diese Daten automatisch mit meinem Smartphone synchronisiert, so dass ich immer auf dem aktuellen Stand bin.

Notizen
Eigentlich würde es sich ja anbieten, diese über Microsoft OneNote zu führen, ein sehr komfortables Tool. Allerdings hat es den Nachteil, dass es auf einem androidbasiertem Smartphone keine vernünftige Synchronisation zu Stande bringt, die Funktionen der Desktop-Version nicht voll erreicht werden und Microsoft Office365 keine Möglichkeit der Bearbeitung in der Cloud für dieses Tool bietet. Notgedrungen habe ich mir also vor einiger Zeit die Mühe gemacht, ein Ersatzprodukt zu suchen und bin dabei auf Evernote gestoßen. Dieses Tool gibt mir die Möglichkeit, wiederum die Notizen in der Cloud abzulegen und kann sowohl mit PC etc. als auch Smartphone genutzt werden. Es lässt keine Funktionen, die ich benötige, vermissen.

Telefon
Sowohl über meinen PC wie auch über mein Smartphone nutze ich Skype, dass mir neben einer normalen Telefonfunktion auch die Videofunktion auf beiden Plattformen anbietet. Selbstverständlich ist auch die Durchführung von Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen ohne weiteres möglich.

Informationserfassung
Bevor ich das Haus verlasse, habe ich bereits die neuesten Nachrichten aus Wirtschaft, Politik etc. gelesen. Hierbei hilft mir auf meine Smartphone Google Reader mit dem ich meine bevorzugten News-Websites und Blogs lese. Google Reader stellt sie mir an einem Ort zur Verfügung, ohne dass ich die diversen Seiten erst adressieren und aufrufen müsste.

Zeiterfassung
Für nur 5,00 € monatlich (incl. einem User) können Sie die Zeiterfassung über Clockodo führen. Das Tool bietet alle notwendigen Möglichkeit für eine Zeiterfassung für KMU’s und Freiberufler incl. einer Vielzahl von Auswertungen.

Wiederkehrende Texte
Hierfür nutze ich umfassend Phrase Express. Dieses Tool möchte ich nicht mehr missen. Nicht nur, dass es meine diversen Schreibfehler verbessert, meine Geburtstagsgrüße über Xing automatisiert, nein es ist für alle Textverarbeitungsaufgaben zu gebrauchen. Dabei kommt es nicht darauf an, in welchem Programm es eingesetzt wird. Selbstverständlich ist es auch unter WordPress im Hintergrund aktiv.

 

Dieser Artikel soll nur eine Anregung darstellen.
Wenn Sie weitere Fragen zu Produktivitätstools haben, melden Sie sich bitte.