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CRM in der Anwaltskanzlei (Teil 5)

In Teil 4 hatte ich bereits angesprochen, dass CRM mehr ist, als nur ein IT-gestütztes Programm, vielmehr eine Unternehmensstrategie die die gesamte Kanzlei betrifft.
Die Kanzleiinhaber müssen dieses in der Kanzlei kommunizieren und alle Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeit auf die Mandantenbedürfnisse und Wünsche ausrichten.

Eine erfolgreiche Einführung von CRM setzt voraus, dass die grundlegenden Prozesse in der Kanzlei bekannt und im Hinblick auf dieses Ziel optimiert sind.
Erst dann kann sinnvoll eine unterstützende Software eingeführt werden.

Lassen Sie uns nachfolgend auf die wichtigsten Funktionen eingehen:

Kontaktdatenverwaltung

Dreh- u. Angelpunkt stellt die Kontaktdatenverwaltung dar.
Diese Kontaktdatenverwaltung beinhaltet aber nicht nur die Speicherung Adressen der Mandanten, wie das im Rahmen der üblichen Anwaltsprogramme der Fall ist, sondern das Management der zum Kontakt gehörenden Daten bis ins kleinste Detail.

Beispiel:

Während Sie im Rahmen einer Mandatsanlage in einer Anwaltssoftware maximal noch die Zuordnung des Sachbearbeiters oder Ansprechpartner zu dem Mandaten erfassen, werden in einem CRM-System zusätzliche Beziehungen und Hierachien eines Mandanten abgebildet, wie z. B. bei juristischen Personen evtl. bestehende Konzernverflechtungen.
Die Datenquelle, also z. B. der den Mandanten ursprünglich akquirierende Partner, und / oder weitere mit dem Mandanten im Zusammenhang stehende eigene Mitarbeiter werden ebenso erfasst, wie Informationen über stattgefundene oder anstehende Kontaktaufnahmen, Interessengebiete und vieles mehr.

Hierbei ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter die ihnen zur Verfügung stehenden Daten einpflegen.
Vielfach wird dieses auf Vorbehalte stoßen, da in diesem Zusammenhang das Teilen von Wissen verlangt wird und dieses nach wie vor in unseren Kanzleien nicht die Regel ist.
Es ist insoweit wieder die Aufgabe der Kanzleiinhaber den beteiligten zu vermitteln, dass erst diese Transparenz effizientes Arbeiten ermöglicht und dem Unternehmenserfolg dient.

Andere Daten, die ebenso wichtig sind, wie z. B. zugehörige Mandate, Dokumente etc. ergeben sich aus integrierten über Schnittstellen angebundenen Systemen.

Wird fortgesetzt