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Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Unterstützungsprozesse)

Prozesslandkarte_1Nachdem wir in den bisherigen Artikeln die Managementprozesse und Kernprozesse kurz angeschnitten haben, möchte ich heute beginnen, auf die sogenannten Unterstützungsprozesse einzugehen.
Wie unterscheiden sich diese Unterstützungsprozesse von den Kernprozessen? Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Unterstützungsprozesse) weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Kernprozesse)

Prozesslandkarte_1Nachdem ich im letzten Beitrag die Managementprozesse abgeschlossen habe, möchte ich nunmehr, wie angekündigt, auf die Kernprozesse zu sprechen kommen. Vorab, was sind Kernprozesse?

 

Kernprozesse hängen immer mit dem eigentlichen Unternehmenszweck zusammen und sind Garant für den wirtschaftlichen Erfolg der Kanzlei. Es handelt sich also um sogenannte „Wertschöpfungsprozesse“.
Feststellbar und unterscheidbar sind diese Prozesse von den Managementprozessen, dass am Anfang und am Ende des Prozesses immer der Mandant bzw. das Mandat steht und der Prozess – so er denn vernünftig aufgesetzt ist – zur Zufriedenheit des Mandanten beiträgt.

In der obigen Grafik sind einige wenige Kernprozesse einer Kanzlei aufgeführt. Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Kernprozesse) weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Die Prozessarten)

Prozesslandkarte_1Wenn Sie sich die nebenstehende Grafik einmal ansehen, existieren eigentlich nur drei Prozessarten, denen die einzelnen Prozesse untergeordnet sind.
Ich möchte gleich am Anfang  klar stellen, dass die einzelnen Prozesse von Kanzlei zu Kanzlei absolut unterschiedlich sein können, weitere Prozesse hinzu kommen oder aufgeführte Prozesse entfallen. Auch bei einer Personenidentität des Verantwortlichen für verschiedene Prozesse ist es dennoch wichtig, die Prozesse einzeln zu betrachten und zu hinterfragen.
Lassen Sie mich auf die Prozessarten kurz eingehen:

Managementprozesse

Vereinfacht ausgedrückt gehören zu den Managementprozessen alle die Prozesse, die Ihre persönliche Entscheidung voraussetzen und zusätzlichen Weisungscharakter haben. Selbstverständlich müssen die den Prozessen zugrunde liegenden Aufgaben nicht von Ihnen als Kanzleiinhaber persönlich wahrgenommen und / oder erfüllt werden.

Kernprozesse

Kernprozesse hängen immer mit dem eigentlichen Unternehmenszweck zusammen und sind Garant für den wirtschaftlichen Erfolg der Kanzlei. Es handelt sich also um sogenannte “Wertschöpfungsprozesse”.

Feststellbar sind diese an der Tatsache, dass am Anfang und am Ende des Prozesses immer der Mandant steht und der Prozess – so er denn vernünftig aufgesetzt ist – zur Zufriedenheit des Mandanten beiträgt.

Unterstützungsprozesse

Unterstützungsprozesse haben keine direkte Wertschöpfung. Der Mandant wäre auch nicht bereit, für diese gesondert zu bezahlen. Sie dienen auch nicht der direkten Zufriedenheit des Mandanten, sind dennoch für den reibungslosen Ablauf einer Anwaltskanzlei absolut notwendig.

In meinem nächsten Artikel werde ich näher auf die Managementprozesse eingehen.

 

Prozesse in der Anwaltskanzlei (Unterstützungsprozesse)

Teil 2 des Beitrages “Prozesse in der Anwaltskanzlei” diente der Darstellung der sogenannten “Kernprozesse”.
In unserem letzten Teil des Beitrages möchte ich auf die “Unterstützungsprozesse” eingehen.

Was versteht man darunter?
Unterstützungsprozesse haben keine direkte Wertschöpfung. Der Mandant wäre auch nicht bereit, für diese gesondert zu bezahlen. Sie dienen auch nicht der direkten Zufriedenheit des Mandanten, sind dennoch für den reibungslosen Ablauf einer Anwaltskanzlei absolut notwendig.
Streiten kann man darüber, ob sie durch die Anwaltskanzlei bzw. deren Personal selbst erledigt werden müssen, oder auf Dritte übertragen werden können.

Auch für diese Prozessart nachfolgend einige Beispiele:

  • Finanzbuchhaltung
  • Mandatsbuchhaltung
  • Kostenberechnungen
  • Aktenarchivierung
  • Einkauf von Verbrauchs- u. Anlagegütern
  • Verwaltung des Offices

Ihnen werden aus Ihrer Kanzlei bestimmt noch eine Vielzahl weiterer Prozesse einfallen. Wichtig ist, dass diese auf ihre Sinnhaftigkeit mit einem Blick auf die durch sie verursachten Kosten geprüft werden.

Vieles wird “seit Jahren immer schon so gemacht”, wurde nie auf Wertschöpfung überprüft oder gar in Frage gestellt. Gerade in dem Bereich der “Unterstützungsprozesse” liegt ein erhebliches Einsparpotential, was nur gehoben werden muss.
Hierzu gehört auch, dass einmal unkonventionell verschiedene Szenarien durchgespielt werden.
Ebenso wie die Sinnhaftigkeit überdacht werden sollte, gut bezahlte Fachkräfte für einfache Tätigkeiten zu nutzen, sollten die Tätigkeiten selbst überdacht werden.

Ich hoffe, ich konnte Sie für dieses Thema sensibilisieren.
Sollten Sie Fragen hierzu haben oder Unterstützung benötigen, nutzen Sie einfach mein Kontaktformular.

Prozesse in der Anwaltskanzlei (Kernprozesse)

In Teil 1 unseres “Ausflugs” in das Prozessmanagement in einer Anwaltskanzlei habe ich den Bereich “Managementprozesse” behandelt.

Sie konnten hierbei schon feststellen, dass es Überschneidungen in den einzelnen Prozessarten geben kann, wie z. B. bei der Mandatsannahme.
Man kann natürlich verschiedener Auffassung sein, ob die Entscheidung über die Annahme eines bestimmten Mandats im Rahmes eines “Managementprozesses” erfolgt oder eines “Kernprozesses”. Wichtig ist allein, dass hierfür ein Prozess beschrieben ist.

Lassen Sie mich nachfolgend auf die typischen Kernprozesse einer Anwaltskanzlei eingehen, wobei ich erst einmal definieren möchte, was einen Kernprozess ausmacht.
Kernprozesse hängen immer mit dem eigentlichen Unternehmenszweck zusammen und sind Garant für den wirtschaftlichen Erfolg der Kanzlei. Es handelt sich also um sogenannte “Wertschöpfungsprozesse”.
Feststellbar sind diese an der Tatsache, dass am Anfang und am Ende des Prozesses immer der Mandant steht und der Prozess – so er denn vernünftig aufgesetzt ist – zur Zufriedenheit des Mandanten beiträgt.

Nachfolgend einige Beispiele für Kernprozesse, die Auflistung ist und kann nicht abschließend sein:

  • Telefonvermittlung 
  • Empfang und Betreuung
  • Postein- u. Postausgang
  • Dokumentenerstellung
  • Termine und Fristen
  • anwaltliche Mandatsbearbeitung
  • Mandatsannahme incl. Kollisionsprüfung (wirtschaftlich wie auch rechtliche Kollisionsprüfung)

Auch in dem Punkt “anwaltliche Mandatsbearbeitung” haben wir wiederum eine Überschneidung. Viele vertreten die Auffassung, die Erstellung einer Kostenrechnung – so sie denn vom Anwalt erstellt wird – gehöre zu den Kernprozessen. Aber ist wie wirklich “wertschöpfend”?
Ich meine nein. Die Wertschöpfung hat im Rahmen der anwaltlichen Mandatsbearbeitung bereits stattgefunden. Die Kosten sind bereits entstanden. Die Berechnung selbst ist nicht wertschöpfend. Folglich gehört die Erstellung der Kostenrechnung zu der dritten Gruppe unserer Prozesse, also zu den “Unterstützungsprozessen”.

Warum diese Unterscheidung so wichtig ist, werden wir im nächsten Teil des Beitrages untersuchen.

Prozesse in der Anwaltskanzlei (Managementprozesse)

Vor einiger Zeit las ich von zwei Anwälten, die sich trafen. Der eine Anwalt fragte: ” Wie geht es Dir”, der andere Anwalt antwortete: “Ich kann nicht genug klagen”.

Nein, von diesen Prozessen möchte ich hier nicht schreiben, vielmehr von den sogenannten “Business Prozessen”, also solchen, die auch in einer Anwaltskanzlei den Arbeitsablauf bestimmen sollten.
Wenn ich das Wort “sollten” an dieser Stelle verwende, dann aus dem Grund, dass nach wie vor eine Gestaltung der Arbeitsabläufe in unseren Kanzleien selten der Fall ist. Vieles ist aus jahrelanger Übung entstanden, nicht immer unbedingt hinderlich oder gar schlecht, aber dennoch sehr selten nachvollziehbar und zu kontrollieren.
Das Thema Prozesse in der Anwaltskanzlei ist nicht neu. Ich habe hierüber bereits geschrieben. Das Thema wird jedoch immer aktueller, wie ich diversen Gesprächen entnehmen konnte.

Grob können wir die Prozesse in einer Anwaltskanzlei – ebenso wie in jedem anderen Unternehmen – in drei Kategorien unterteilen:

  1. Managementprozesse
  2. Kernprozesse
  3. Unterstützungsprozesse

Lassen Sie mich den ersten Punkt aufgreifen.

Managementprozesse

Hierunter werden unter anderem

  • Unternehmensstrategie
  • Budgetierung, Finanzen insgesamt, Controlling
  • Personalverwaltung
  • Compliance
  • Datenschutz
  • Umweltschutz
  • Arbeitsschutz

verstanden. Bitte verstehen Sie mich nicht falsch, diese Auflistung ist keinesfalls vollständig. Vereinfacht ausgedrückt gehört zu den Managementprozesses alle die Prozesse, die Ihre persönliche Entscheidung voraussetzen und zusätzlichen Weisungscharakter haben.

So gehört auch die Annahme eines Mandats im weitesten Sinne in einer Anwaltskanzlei zu einem Managementprozess, da es Ihre persönliche Entscheidung ist (und nicht die einer Ihrer Mitarbeiter), ob Sie ein Mandat übernehmen wollen oder nicht.
Sicherlich gehört die Mandatsannahme im technischen Ablauf zusätzlich zu den Kernprozessen.

Aber hierauf möchte ich in meinem nächsten Beitrag eingehen.

Prozessmangement in der Anwaltskanzlei

Während in der Vergangenheit

  • Aufbauorganisation und
  • Ablauforganisation

bei der Organisation einer Anwaltskanzlei bezogen auf einzelne Funktionen im Vordergrund standen, sehen sich heutige Kanzleien einem immer größer werdenden Druck ausgesetzt, ihre Organisation nachhaltig zu optimieren.
Hier hilft nur ein gutes Prozessmanagment.

Gutes Prozessmanagement nimmt Abstand von der bisherigen überwiegend genutzten funktionsbasierenden Organisation. Im Vordergrund steht der Prozess mit seinen vielfältigen Schnittstellen zu anderen Prozessen, aber auch anderen Funktionen.

Nehmen wir alleine den Prozess “Posteingang”. Dieser ist in einer Anwaltskanzlei den sogenannten “Kernprozessen” zuzurechnen. Hier können eine Vielzahl von Schnittstellen angesprochen sind, wie z. B. zur Funktion Personalverwaltung, Finanzen etc., aber auch zu sonstigen Prozessen, wie z. B. Fristen u. Termine, Mandatsverwaltung etc.

Bevor Maßnahmen zur Prozessgestaltung vorgenommen werden können, muss allerdings erst einmal eine Übersicht über vorhandene Prozesse gefertigt werden. Hierbei sind alle Prozessarten, wie z. B.

  • Führungsprozesse (betreffend Management der Kanzlei, Wissenmangement etc.)
  • Kernprozesse (alle Hauptprozesse die der Abwicklung der Mandate, Projekte etc. dienen)
  • Unterstützende Prozesse (Prozesse, die nicht dem Kerngeschäft dienen und daher auch ausgelagerten werden können, wie z. B. reine Supportprozesse)

zu erfassen und in diese Klassen einzuteilen. Für die Darstellung der Prozessstruktur der Kanzlei bietet sich z. B. ein Mindmapping-Tool an. Dieses gibt es auch als FreeWare z. B. unter http://freemind.softonic.de/

Soweit Sie diese Tätigkeit selbst vornehmen wollen, empfehle ich als Einstieg einen guten Artikel von Stefan Becker, den Sie unter http://www.projektmagazin.de/magazin/abo/artikel/2005/1305-2.html finden.

Anraten würde ich allerdings, sich diesbezüglich externer Unterstützung durch einen auf Anwaltskanzleien spezialisierten Berater zu versichern. Die hierfür notwendigen Investitionen amortisieren sich kurzfristig.