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20 Methoden für das Selbstmanagment

Methodenvielfalt

Bei der Bearbeitung dieser Thematik stößt man unweigerlich auf eine Vielzahl von verschiedenen Methoden, die alle eines zum Gegenstand haben, das sogenannte „Selbstmanagement“. Teilweise bauen sie auf einige wenige Methoden auf, teilweise gleichen sie sich wie ein Ei dem anderen.

Ich möchte auf die Methoden kurz eingehen, die mir bekannt geworden sind und diese kurz darstellen. Eine vollständige Beschreibung der einzelnen Methoden ist an dieser Stelle nicht möglich, würde auch nicht zielführend sein.

Soweit möglich, werden zurden Methoden Links genannt, die weitere Informationen hierzu geben.

 

5S/5A

Es handelt sich um einen Teilbereich des sogenannten „Toyota Arbeitssystems“, der zwischenzeitlich nicht nur im Produktionsbereich sondern auch im Dienstleistungsbereich Anwendung findet.

Weil es so schön wichtig klang, wurde anfänglich von den „5S“ gesprochen. Zwischenzeitlich werden die deutschen Entsprechungen unter „5A“ genannt.

Nachfolgend führe ich beide auf, die deutschen Entsprechungen in Klammern hinter dem jeweiligen japanischen Begriff.

 

  • Seiri = sortiere aus, was nicht unbedingt an dem Arbeitsplatz benötigt wird (Aussortieren)
  • Seiton = stelle alles an seinen Platz nach ergonomischen Gesichtspunkten (Aufräumen)
  • Seiso = reinige den Arbeitsplatz (Arbeitsplatzsauberkeit)
  • Seiketsu = Sauberkeit bewahren (Anordnung zur Regel machen)
  • Shitsuke = Selbstdisziplin üben, Ordnung und Sauberkeit aufrecht erhalten (Alle Punkte einhalten und verbessern)

Ein findiger Kopf fand dann noch ein 6.S für Shukan = Übergehen in Fleisch und Blut (Alles läuft von selbst).
Einführende Informationen finden Sie unter http://de.wikipedia.org/wiki/5S

6-Hut-Denken

Die Methode geht davon aus, dass wir Probleme nur dann effektiv lösen können, wenn wir diese aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten.
Das Prinzip ist, dass uns verschiedene Denkweisen zur Verfügung stehen, um ein Problem zu lösen, wie z. B. kritisch, kreativ, neutral etc. Diese Methode hat große Ähnlichkeit mit der Disney-Methode, auf die ich später eingehen werde.
Informationen zur Methode 6-Hut-Denken finden Sie unter http://www.zeitzuleben.de/2387-die-methode-des-6-hut-denkens/

 10-20-30-Regel (Vermeidung des Beamer-Komas)

Bei dieser Methode handelt es sich weniger um eine für das Selbstmanagement, sondern eher um eine für die Selbsteinschränkung im Hinblick auf den Aufbau von Präsentationen.
Gemeint ist damit, dass eine Präsentation nach folgender Regel aufgebaut sein sollte:

  • 10 Slides sollte eine Präsentation maximal beinhalten,
  • 20 Minuten sollte eine Präsentation maximal dauern und
  • 30 ist die minimale Punktgröße (Schriftgröße) einer Präsentation

Mehr Informationen erhalten Sie direkt bei Guy Kawasaki, der diese Idee entwickelt hat http://blog.guykawasaki.com/2005/12/the_102030_rule.html

80/20 Regel (auch Pareto-Prinzip genannt)

Das Prinzip beruht auf der Beobachtung von Vilfrede Pareto, der 1906 festgestellt haben will, dass 80% des italienischen Grund und Boden im Eigentum von 20% der Bevölkerung standen. Dieses Prinzip findet in vielen Bereichen auch heute noch Anwendung.

So gehen Kaufleute teilweise davon aus, dass 80% des Umsatzes von 20% der Kunden generiert werden, diese also einer besonderen „Bedienung bedürfen“.
Vielfach wird auch argumentiert, dass 20% Aufwand ein Arbeitsergebnis von 80% erbringen.
Insoweit kann dieses Prinzip auch für das Selbstmanagement genutzt werden.

Informationen zum Pareto-Prinzip finden Sie unter anderem unter http://www.pareto-prinzip.net/

 

ABC

Wir denken hierbei nicht an die ABC-Methode von Ellis, die allerdings bei näherer Betrachtung auch zum Selbstmanagement gehören könnte http://www.juko.de/html/abc-methode.html sondern vielmehr an die im Rahmen des sogenannten „Zeitmanagement“ vorgenommene Einteilung nach

  • A-Aufgaben = sehr wichtig (sofort eredigen)
  • B-Aufgaben = weniger wichtig (später erledigen oder delegieren)
  • C-Aufgaben = kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen)

Eine kurze Darstellung finden Sie unter http://www.todo-liste.de/html/abc-analyse.php

 

Alpen

Es handelt sich um eine relativ wirksame Methode, wenn man sie dann durchhält. Sie eignet sich überwiegend auch nur für Personen, die nicht „fremdgesteuert“ tätig sind. Gemeint ist mit ALPEN

 

  • Aufgaben, Termine etc. notieren
  • Länge der zur Erledigung benötigen Zeit schätzen
  • Pufferzeiten einplanen
  • Entscheidungen treffen (z. B. ABC-Analyse s. oben)
  • Nachkontrolle

Auch an dieser Stelle wieder ein Link für einführende Informationen http://www.teachsam.de/arb/zeitmanagement/zeitmanag_2_4_5.htm

 

Amore

Nein, Sie sind nicht im falschen Film. Bei der AMORE Methode handelt es sich um eine Managementmethode die der Zielfindung dient, wobei AMORE für

 

  • Ambitiös
  • Motivierend
  • Organisiert
  • Realistisch
  • Echt

steht.

Auch für diese Methode ein Link zum Einlesen http://123management.nl/0/070_methode/a720_methode_06_doelen.html

Aschenputtel

Nun, diese Methode ist nur der Vollständigkeit halber genannt. Danach sollen die guten, wie schlechten Seiten auf einzelne Zettel aufgeschrieben, die schlechten entsorgt und die guten gefördert werden. Einen seriösen Link hierzu konnte ich nicht finden. Man hätte diese Methode auch Rechts-Links-Methode nennen können, also die Zettel mit den guten Seiten in die linke Hand und die mit den schlechten Seiten in die rechte Hand. Die Zettel in der rechten Hand entsorgen … Sie sehen also, so ganz ernst kann man diese Methode nicht nehmen.

Bären

Es handelt sich um einen Ansatz aus dem Zeitmanagement des Zeitmanagement-Gurus Lothar Seiwert.
Ich würde es mit „Entschleunigung“ vergleichen. Rund um eine nette Tiergeschichte werden Strategien zu kluger Zeiteinteilung aufgebaut. Hauptperson ist ein Bär.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter http://www.baerenstrategie.de/

 

Daisy

Diese Bezeichnung steht für

 

  • DIN
  • A6
  • Informations
  • System

und ist auf DIN A6 Zettel aufgebaut, die in verschiedenfarbigen Mäppchen sortiert werden.
Es ist in den USA bekannt unter MemoCard.

Nähere Informationen finden Sie unter http://www.daisyclub.ch/index.html

 

Disney

Es handelt sich hierbei um eine Kreativitätsmethode auf der Basis von Rollenspielen, die sowohl von Einzelpersonen, wie auch von Gruppen angewendet werden kann und zum Gegenstand hat, ein Problem aus drei Blickwinkeln zu betrachten und zwar

  • des Träumers = Entwicklung von Visionen
  • des Realisten = Entwickelt Aktivitätenpläne, Prozesse etc.
  • des Kritikers = Aufgabe ist das kritische Betrachten und Hinterfragen der Vorgaben der anderen beiden Rollen.

Zum Teil wird eine weitere Rolle genutzt. Weitere Informationen finden Sie unter http://de.wikipedia.org/wiki/Walt-Disney-Methode

 

Eisenhower

Die Eisenhower-Methode (oder auch Eisenhower-Prinzip) finden Sie in einer Vielzahl anderslautenden Methoden wieder. Es ist die angebliche Herangehensweise des ehemaligen amerikanischen Präsidenten, wesentliches und wichtiges von unwesentlichem und unwichtigen zu unterscheiden, Aufgaben entsprechend ihrer Priorität zu strukturieren und mit der größten Hebelwirkung zu erledigen http://www.eisenhower-prinzip.de/ .

 

GTD

Und damit kommen wir auch schon zu Getting Thinks Done, einer Methode von David Allen http://www.davidco.com/ , die mein absoluter Favorit im Bereich der Methoden des Selbstmanagements ist. Das Prinzip der Methode ist, dass der Anwender alle aber auch wirklich alle anstehenden Tätigkeiten (im weitesten Sinne) in einem Verwaltungssystem (ob manuell oder it-gestützt) notiert, um den Kopf für wichtige Dinge frei zu haben http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done .

Umfassende Informationen finden Sie auch im deutschen Forum „Dinge geregelt kriegen“ welches Sie über http://dingegeregeltkriegen.de/wbb3/ erreichen können.

Mit dieser Methode arbeite ich seit einigen Jahren.

Kanban

Kanban ist im eigentlichen Sinne kein Werkzeug zum Selbstmanagement, sondern dient der Materialsteuerung, kommt aus Japan und bedeutet übersetzt Karte, Etikett oder Aufkleber http://www.lepros.de/kanban-definition.php .
Ich möchte es jedoch nicht unerwähnt lassen, weil es bei entsprechender Modifizierung auch zur Prozesssteuerung und selbstverständlich auch zum Aufgabenmanagement genutzt werden kann. Man spricht dann vom sogenannten Personal-Kanban.
Einen interessanten Artikel hierzu finden Sie unter http://imgriff.com/2013/01/09/personal-kanban-trotz-tagesgeschaeft-das-wesentliche-nie-aus-den-augen-verlieren/

 

Magie

Diese Methode, die relativ unbekannt ist, soll der Zielfindung dienen, wobei die Ziele

 

  • Machbar
  • Akzeptabel
  • Gewissenhaft
  • Inspirierend
  • Ehrgeizig

sein sollen. Die einzige Information über diese Methode konnte ich unter http://karrierebibel.de/drei-ziemlich-kuriose-selbstmanagement-methoden-von-denen-sie-vermutlich-noch-nie-gehort-haben/ finden.

Osborn

Es handelt sich hierbei um eine Kreativitätsmethode die sehr umfangreich ist und dem Anwender einiges abverlangt. Nähere Informationen finden Sie natürlich in Wikipedia unter http://de.wikipedia.org/wiki/Alex_F._Osborn .

 

PDCA (Plan-Do-Check-Act)

Es handelt sich auch wiederum um eine unter Zielfindung / Zielerreichung einzuordnende Methode, die im weitesten Sinne auch einen Bereich des Selbstmanagements darstellt http://www.wandelweb.de/blog/?p=1384

PIDEWAWA

Der Name der Methode steht für

 

  • P = positives Formulieren von Zielen
  • I = Ist-Zustand festhalten
  • D = Detailliert konkret und messbar formulieren
  • E = Erreichbare also realistische Ziele formulieren
  • WA = Wann, also Festlegen eines Zeitrahmens
  • WA = Warum wollen Sie das Ziel erreichen

Umfassende Informationen über diese Methode finden Sie unter http://kreative-zeiten.over-blog.com/article-26449613.html .

Pomodoro

Diese Methode basiert auf der Annahme, dass Pausen zwischen Arbeitsblöcken der geistigen Beweglichkeit und besseren Abarbeitung der Arbeit dienen können. Die Aufgaben werden in ca. 25minütige Arbeitsblöcke unterteilt, nach denen jeweils eine kurze Pause eingefügt wird. Nach vier Blöcken ist eine längere Pause vorgesehen.

Damit die Zeiten eingehalten werden, bedient man sich eines Küchenweckers (auch Kurzzeitmesser genannt).
Nähere Informationen finden Sie unter http://de.wikipedia.org/wiki/Pomodoro_Zeitmanagement

oder auch

http://www.pomodorotechnique.com/

 

S.M.A.R.T

Im Rahmen des Selbstmanagements ist die S.M.A.R.T-Regel für die Zielfindung oder auch Zieldefinition seit 1956 bekannt. Es handelt sich hierbei um ein Akronym für

 

  • Spezifisch (also nicht allgemein)
  • Messbar
  • Attraktiv (also lohnend)
  • Realistisch (also machbar)
  • Terminiert (zeitlich fixiert)

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/SMART_(Projektmanagement)

 

Sicherlich gibt es noch eine Vielzahl weiterer Methoden, sinnvolle und unsinnige. Ich möchte mich an dieser Stelle auf die vorgenannten Methoden beschränken.
Wichtig ist nur, dass es Ihnen eine Anregung dafür gibt, welche Möglichkeiten Ihnen für Ihr Selbstmanagement zur Verfügung stehen.

Meine Tools

Welche Produktivitäts-Tools setze ich bei meiner täglichen Arbeit ein?

Vielfach werde ich gefragt, welche Tools ich für meine tägliche Arbeit einsetze.
Hier einmal eine kleine Aufzählung ohne den Anspruch auf Vollständigkeit:

E-Mail-Verkehr, Kalender
Für den Empfang und die Versendung von E-Mails setze ich Microsoft Outlook ein, ebenso für meine Terminverwaltung. Allerdings arbeite ich mit Microsoft Office365 welches mir die Möglichkeit gibt, von jedem PC etc. nicht nur auf meine E-Mails und Termine zuzugreifen, sondern auch auf meine Texte, die ich natürlich auch in der Cloud bearbeite. Über mein Smartphone erhalte ich selbstverständlich eine volle Synchronisation der Postfächer und des Kalenders.

Aufgabenplanung
Ich bin ein Fan von GTD und habe für mich festgestellt, dass die Aufgabenverwaltung in Microsoft Outlook mir nicht die notwendigen Möglichkeiten bietet, vor allem nicht in Microsoft Office365. Aus diesem Grunde setze ich, obwohl es etwas Mehrarbeit bedeutet, RTM für meine Aufgabenverwaltung ein. Auch insoweit arbeite ich in der Cloud und habe wiederum von jedem PC etc. Zugriff auf meine Daten. Selbstverständlich werden auch diese Daten automatisch mit meinem Smartphone synchronisiert, so dass ich immer auf dem aktuellen Stand bin.

Notizen
Eigentlich würde es sich ja anbieten, diese über Microsoft OneNote zu führen, ein sehr komfortables Tool. Allerdings hat es den Nachteil, dass es auf einem androidbasiertem Smartphone keine vernünftige Synchronisation zu Stande bringt, die Funktionen der Desktop-Version nicht voll erreicht werden und Microsoft Office365 keine Möglichkeit der Bearbeitung in der Cloud für dieses Tool bietet. Notgedrungen habe ich mir also vor einiger Zeit die Mühe gemacht, ein Ersatzprodukt zu suchen und bin dabei auf Evernote gestoßen. Dieses Tool gibt mir die Möglichkeit, wiederum die Notizen in der Cloud abzulegen und kann sowohl mit PC etc. als auch Smartphone genutzt werden. Es lässt keine Funktionen, die ich benötige, vermissen.

Telefon
Sowohl über meinen PC wie auch über mein Smartphone nutze ich Skype, dass mir neben einer normalen Telefonfunktion auch die Videofunktion auf beiden Plattformen anbietet. Selbstverständlich ist auch die Durchführung von Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen ohne weiteres möglich.

Informationserfassung
Bevor ich das Haus verlasse, habe ich bereits die neuesten Nachrichten aus Wirtschaft, Politik etc. gelesen. Hierbei hilft mir auf meine Smartphone Google Reader mit dem ich meine bevorzugten News-Websites und Blogs lese. Google Reader stellt sie mir an einem Ort zur Verfügung, ohne dass ich die diversen Seiten erst adressieren und aufrufen müsste.

Zeiterfassung
Für nur 5,00 € monatlich (incl. einem User) können Sie die Zeiterfassung über Clockodo führen. Das Tool bietet alle notwendigen Möglichkeit für eine Zeiterfassung für KMU’s und Freiberufler incl. einer Vielzahl von Auswertungen.

Wiederkehrende Texte
Hierfür nutze ich umfassend Phrase Express. Dieses Tool möchte ich nicht mehr missen. Nicht nur, dass es meine diversen Schreibfehler verbessert, meine Geburtstagsgrüße über Xing automatisiert, nein es ist für alle Textverarbeitungsaufgaben zu gebrauchen. Dabei kommt es nicht darauf an, in welchem Programm es eingesetzt wird. Selbstverständlich ist es auch unter WordPress im Hintergrund aktiv.

 

Dieser Artikel soll nur eine Anregung darstellen.
Wenn Sie weitere Fragen zu Produktivitätstools haben, melden Sie sich bitte.

 

 

 

 

 

GTD Getting Things Done und Remember the Milk – Teil 2 –

In Teil 1 wurde bereits angekündigt, dass kurz auf die Möglichkeiten der Nutzung eingegangen wird und einige Links, die sich hiermit befassen, zur Verfügung gestellt werden.

Ivan Blatter http://imgriff.com/2008/04/11/im-test-remember-the-milk/ hat sich in seinem Artikel bereits 2008 ausgiebig mit RTM befasst und dieses Tool im Zusammenhang mit GTD getestet. Er bezeichnet RTM als eine der besten Aufgabenverwaltungen.
Durch seine Offenheit ist RTM m. E. das beste Tool für die Aufgabenverwaltung unter GTD.

David Hellmann http://www.davidhellmann.com/tutorials/remember-the-milk-richtig-nutzen/ stellt fest, dass man mit RTM mehr machen kann, als nur Aufgaben verwalten und zeigt ein sehr gutes Beispiel, wie GTD unter Nutzung von RTM durchgeführt werden kann.

Andy Meyer http://www.ameyer.ch/WordPress/archives/88 zeigt in seinem Beitrag, warum er von der Aufgabenverwaltung in Outlook zu RTM gewechselt hat.

Die Computerwoche http://www.computerwoche.de/netzwerke/web/1855117/index6.html führt RTM unter den besten Web 2.0 Tools für die tägliche Arbeit auf.

Ich persönlich möchte RTM bei meiner Planung nicht mehr missen.

GTD Getting Things Done und Remember the Milk – Teil 1 –

Der nachfolgende Artikel soll die Möglichkeiten darlegen, die das Tool Remember the Milk zur Unterstützung von GTD Gettings Things Done bieten kann. GTD an dieser Stelle zu erklären, würde den Umfang dieses Artikels sprengen.

Kurz gesagt, es ist eine Selbstmanagement Methode von David Allen, die auf dem Prinzip basiert, alle anstehenden Tätigkeiten im beruflichen, wie auch im privaten Bereich aus dem Gedächtnis zu “bannen” und in einem Verwaltungssystem nach bestimmten Kriterien einzuordnen um den Kopf für wichtige Dinge, Innovationen etc. frei zu bekommen.
Informationen über GTD können Sie unter

http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
http://www.davidco.com/

erhalten. Als Verwaltungssystem können manuelle Systeme, aber auch elektronische zum Einsatz kommen.

Ich habe über Jahre hinweg Selbst- u. Zeitmanagement unter Nutzung von MS Outlook betrieben, aber vor nicht allzu langer Zeit im Rahmen des Umstiegs auf GTD – wenn auch in abgewandelter Form – dieses Programm gegen Remember the Milk eingetauscht.

Nun, was ist Remember the Milk (oder auch kurz RTM genannt)?
Einige würden sagen: “Ein Programm, in dem man seine Aufgaben speichern kann”. Andere würden es als “Listenprogramm” bezeichnen.

Alles dieses ist aber zu kurz gesprungen.
RTM ist m. E. ein Tool, mit dem man alle seine ausstehenden Aktivitäten an einem Platz speichern, analysieren und umfassend verwalten kann. Alle Daten liegen im Internet in einem geschützten Bereich, sind also von überall für den Inhaber der Daten zugänglich.
Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, Dritten auf die Daten in abgestufter Form Rechte einzuräumen, so dass die Möglichkeit besteht, ganze Projektgruppen in die Lage zu versetzen, ihre anstehenden Aufgaben umfassend zu verwalten.
Das RTM an anstehende Aktivitäten erinnert, muss eigentlich nicht mehr erwähnt werden. Wohl aber die umfangreichen Wege, die der Nutzer für diese Erinnerungen spezifizieren kann.
So werden

  • E-Mail
  • SMS
  • Instant Messenger, wie
    • AIM
    • Gadu-Gadu
    • Google Talk
    • ICQ ebenso unterstützt wie
    • MSN
    • Jabber
    • Skype und
    • Yahoo

unterstützt.

Zusätzlich erlaubt die Pro-Version, die für jährlich $ 25.00 zu buchen ist, eine Synchronisation mit

  • Blackberry
  • Windows Mobile

und stellt eine enorme Vielfalt von Anbindungen (iPhone, iPod touch) zur Verfügung.
Ohne diese Synchronisations- u. Anbindungsmöglichkeiten ist die Nutzung von RTM kostenlos.

Auf die einzelnen Möglichkeiten der Nutzung werde ich in Teil 2 dieses Beitrags eingehen und einige nützliche Links hierzu zur Verfügung stellen.