Kaizen in der Anwaltskanzlei – Teil 1 –

Japaner sind nicht nur bekannt für Sushi, preiswerte Kraftfahrzeuge und ihren Hang zum kollektiven Fotografieren, sondern insbesondere auch für ihre Lebens- u. Arbeitsphilosopie, bei der das Bestreben im Vordergrund steht, stetige Verbesserung zu erreichen.

Es wundert nicht, dass sich dieses Streben nach stetiger Verbesserung nicht nur auf das Arbeitssystem, sondern insbesondere auch auf Wissen, Kenntnisse und Erfahrungen der Mitarbeiter bezieht.
Was ursprünglich nur im Produktionsbereich (Toyota) seinen Ursprung fand, kann ebenso, wenn auch ein wenig abgewandelt, auf den Officebereich angewendet werden und führt auch dort zu recht interessanten Ergebnissen.

Sicherlich erfordert die Abkehr von einer reinen Ergebnisorientierung hin zu einer Prozessorientierung ein Umdenken aller Beteiligter, sie kann jedoch – konsequent und nachhaltig durchgeführt – zu einem zukünftig hohen Zufriedenheitsgrad, einer damit verbundenen Steigerung der Motivation der Mitarbeiter und letztendlich des Betriebsergebnisses führen.

Sicherlich werden Sie jetzt einwenden, dass dieses ja nicht neu sei, denn schließlich vertrete KVP – kontinuierlicher Verpesserungsprozess – die gleichen Ziele. Da stimme ich Ihnen natürlich zu. Welchen Weg Sie wählen, ist gleichgültig. Wichtig ist nur, dass Sie einen Weg wählen.

Kaizen ist der Weg der Evolution nicht der der Revolution, wie Leipek / Bieber (Effizienz im Büro mit Kaizen-Methoden) so schön ausführen.

Einen ersten Schritt möchte ich mit Ihnen gemeinsam gehen. Er soll Sie für das Thema sensibilisieren, mehr nicht.

Wird fortgesetzt

Kaizen in der Anwaltskanzlei – Teil 2 – 

Kaizen in der Anwaltskanzlei – Teil 3 –

Kaizen in der Anwaltskanzlei – Teil 4 –

Kaizen in der Anwaltskanzlei – Teil 5 –

Kaizen in der Anwaltskanzlei – Teil 6 –

Kaizen in der Anwaltskanzlei – Teil 7 –

Einkauf in der Anwaltskanzlei (Teil 3)

Finanzierung von Investitionsgütern

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Finanzierung.

Sicherlich können hier keine allgemeingültigen Vorschläge gemacht werden. Grundlage jeder Entscheidung sollte jedoch erst einmal der Barpreis sein. Alsdann ist festzustellen, welcher Zinsverlust über die gesamte Nutzungsdauer des Investitionsgutes unter Berücksichtigung der Abschreibung entsteht. Anhand des Ergebnisses sind alsdann Alternativfinanzierungsmethoden zu prüfen, wie

  • Kredit,
  • Leasing und
  • Miete

Das wäre der wirtschaftliche Teil.

Nicht zu unterschätzen ist jedoch die Tatsache, daß die Anmietung eines Investitionsgutes im Gegensatz zu den anderen Finanzierungsarten von Vorteil sein kann. Dieses insbesondere im Hinblick auf, wie ich feststellen konnte, besseren Support, aber auch auf die Möglichkeit des Austausches gegen ein Gerät moderner Bauart im Rahmen des bestehenden Mietvertrages.

Lagervorhaltung

Ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor ist die Lagerhaltung oder auch Bevorratung genannt. Nicht nur, daß die Lagerfläche Miete kostet, die Bevorratung Liquidität und die Pflege des Bestandes Personalkosten, nein auch die Verderblichkeit der bevorrateten Waren ist zu berücksichtigen. Viele Artikel, angefangen bei den Briefumschlägen, haben nur ein begrenzte Nutzbarkeitsdauer. Sie werden das evtl. schon bei eingehender Post festgestellt haben, wo mangels Selbst-Klebemöglichkeit der Umschlag mit Klebeband zugeklebt wurde. Dieses ist ein Zeichen für fehlerhafte Bevorratung oder fehlerhafte Lagerhaltung. Aber auch so teure Artikel, wie Toner für Fotokopierer und Laserdrucker, haben nur eine begrenzte Haltbarkeitsdauer.

Innerhalb der Warenwirtschaft spricht man von einem Warenumschlag, d. h. davon, wie lange es dauert, einen bestimmten Artikel nicht nur in das Lager herein, sondern planmäßig auch wieder herauszubekommen. Lange Lagerzeiten können bei der Weinherstellung sinnvoll sein, nicht jedoch bei der Lagerhaltung von Verbrauchsmaterial. Es ist also Sache des Einkäufers darauf zu achten, daß nur der jeweils bis zur nächsten Lieferung notwendige Bedarf vorhanden ist.

Einfach läßt sich das durch ein Warenwirtschaftsprogramm gestalten. Die hierfür entstehenden Kosten können sich unter Umständen recht schnell amortisieren. Dabei geht es darum, Erkenntnisse über

  • Lagermenge,
  • Warenverbrauch und
  • Bestellmenge

auf einfachstem Weg zu erhalten. Solche Programme sind heute von namhaften Softwareanbietern für bereits unter 200,00 Euro zu erhalten. Sämtliche Stammdaten der Lieferanten, einschließlich Bestell-Nr., Bestellpreis, Lieferfristen und Bezeichnung der Artikel können in einer Datenbank aufgenommen werden. Hauptentlastung ist jedoch, daß eine Mindestlagermenge eingegeben werden kann, die bei Unterschreitung eine automatische Bestellung auslösen kann. Sicherlich wird es bei der Frage, ob ein solches Programm sinnvoll ist, auch immer auf die Größe der Kanzlei ankommen. Dieses muß der Kanzleiinhaber entscheiden.

Es gibt aber auch eine einfache Möglichkeit über KanBan-Kärtchen (s. Artikel Materialwirtschaft)

Outsourcing

Erst in der jüngeren Vergangenheit ist dieser Begriff geprägt worden. Gerade für größere Kanzleien sollte überlegt werden, den Einkauf bzw. Teile des Einkaufes nach außen zu geben. Das Einsparpotential kann enorm sein. Interne Kräfte werden entlastet, Kompetenz, Marktkenntnisse und die Möglichkeit der Einkaufsbündelung genutzt. Dieses alles bedarf jedoch einer umfassenden Überprüfung und entsprechender Organisation der Materialanforderungen.

Bitte winken Sie jetzt nicht ab. Was die Industrie für den Einkauf schon lange erkannt hat, wird zukünftig auch bei den sogenannten Dienstleistern zur Selbstverständlichkeit gehören.

Während es erheblichen Aufwand und Einsatz des Kanzleiinhabers bedeutet, den Umsatz der Kanzlei zu halten oder zu steigern, ist es doch relativ einfach, den Gewinn dadurch zu steigern, daß Kosten auf das unvermeidliche Maß gesenkt werden.

Der Artikel sollte bewirken, Sie für die Frage des “Einkaufs” in der Anwaltskanzlei zu sensibilisieren. Viele Dinge wurden nur angeschnitten, einige nicht betrachtet. Die richtige Strategie entscheidet sich an den Bedürfnissen der jeweiligen Kanzlei und die festzustellen ist “am grünen Tisch” nicht möglich.

Einkauf in der Anwaltskanzlei (Teil 2)

Bedarfszeitpunkt und Bedarfszeitraum

Nachdem der Bedarf und die Spezifikation festgelegt wurden, ist der Bedarfszeitpunkt und Bedarfszeitraum als weitere Bezugsgröße festzustellen. Auch diese haben einen nicht unerheblichen Einfluß auf die Preisgestaltung.

Bei Verbrauchsgütern ist zwischen

  • Verbrauchsgütern mit sofortigem und
  • Verbrauchsgütern mit späterem Verbrauch

zu unterscheiden. Einkauf in der Anwaltskanzlei (Teil 2) weiterlesen

Budgetierung in der Anwaltskanzlei

Ebenso, wie eine Kanzlei zu ihrer wirtschaftlichen Absicherung ein Leistungsziel definieren sollte, müssen auch die Kosten geplant werden, die höchstens entstehen dürfen. Der Gesamtheit dieser Planung, also

  • Leistung und
  • Kosten

dient die Budgetierung.

 

Budgetierungsphase

Tatsächlich wird ein Budget innerhalb der Planungzeit aus einer Vielzahl von Einzelbudgets bestehen, die nach Abschluß der Budgetplanung und Budgetverhandlung zu einem Gesamtbudget zusammengeführt werden.

An der Erstellung des Budgets sollen die Verantwortlichen der Einzelbereiche beteiligt sein, also in unserem zu behandelnden Fall auch die Person, die für den Einkauf zuständig ist. Dieses dient insbesondere dazu, eine Identifizierung des Verantwortlichen mit den Budgetvorgaben zu erreichen.

 

Das „flexible Budget”

Vielfach wird eine Budget als absolute Größe für die Vorgabe von Leistung und Kosten betrachtet. Das mag im Einzelfall richtig sein, nicht jedoch in den Fällen, in denen die Kosten im erheblichen Umfang von dem Beschäftigungsgrad innerhalb des Einzelbereichs abhängen. Hier muß der Grundsatz der flexiblen Budgetierung angewendet werden können, d. h. es muß eine Umrechnung der Vorgabewerte auf den gesteigerten Beschäftigungsgrad möglich und zulässig sein.

Dieses wird verständlich, wenn innerhalb der Budgetierungphase der Kanzleiinhaber von einem Personalzuwachs von zwei Kräften ausgegangen ist, anstelle dieser vorgesehenen Zuwachszahl jedoch drei Personen neu eingestellt werden. Bereits im Einkauf der Investitionsgüter paßt ein fixes Budget dann nicht mehr.

Wichtig ist, daß das Budget diese von dem Grad der Beschäftigung abhängigen Kosten als solche ausweist, so daß ohne weiteres eine Umrechnung erfolgen kann. So würde z. B. ein Budget auf der Annahme des Personalzuwachses um zwei Personen erstellt, jedoch eine alternative Ausweisung für drei Personen vorgenommen werden.

 

Budgetperiode

Daneben ist die Wahl der Budgetperiode, also ob jährlich oder unterjährig, weniger von Bedeutung. In einer Anwaltskanzlei wird das Budget für das Geschäftsjahr, welches überwiegend mit dem Kalenderjahr identisch ist, angebracht sein. Allerdings sollte nicht, wie es leider nach wie vor geschieht, eine Aufteilung auf Monate oder Quartale dergestalt erfolgen, daß das Jahresbudget einfach durch zwölf oder vier dividiert wird. Vielmehr sind die auch in einer Anwaltskanzlei saisonbedingten Schwankungen bei der Aufteilung zu berücksichtigen. Gleiches ist der Fall, wenn Investitionen budgetiert werden. Diese fallen üblicherweise auch nicht unterjährig gleichmäßig an, sondern überwiegend planmäßig, so daß eine Berücksichtigung zu dem entsprechenden unterjährigen Zeitpunkt zu erfolgen hat. Die saisonbedingten Schwankungen lassen sich leicht durch eine Analyse der Vorjahre feststellen. Wird dieses nicht berücksichtigt, dann ist eine ordnungsgemäße Nachverfolgung oder ein sauberes Controlling unterjährig kaum durchzuführen.

 

Budget ist keine Fortschreibung

Bei Beratungsgesprächen wird immer wieder festgestellt, daß die Budgetierung als reines Fortschreiben von Vorjahreswerten vorgenommen wird. Gerade im Gemeinkostenbereich, in den überwiegend die Einkaufskosten fließen, ist dieses jedoch der falsche Ansatz. Hier ist jeder Kostenansatz erst einmal in Frage zu stellen. Man spricht hier auch von einem sogenannten „Zero Base Budgeting”. Alles andere würde zu dem aus den öffentlichen Haushalten bekannten „Etat” führen, den es zusätzlich grundsätzlich auszuschöpfen gilt, damit der Folgeetat zumindest in gleicher Höhe zur Verfügung steht, einer also für ein privatwirtschaftliches Unternehmen auf Dauer verheerenden Kostenspirale.

Materialwirtschaft in der Anwaltskanzlei

Ein erheblicher Zeitaufwand wird in kleinen und mittleren Kanzleien mit der Bevorratung und Beschaffung von Material betrieben.

Ein einfacher Weg weist Kaizen auf:

  • Verwenden Sie sogenannte KanBan-Kärtchen, z. B. die üblichen Karteikärtchen DIN A6
  • Jeder Artikel, also z. B. Ordner, Kopierpapier etc. erhält ein eigenes Kärtchen. Hierauf verzeichnet sind
    – Lieferant mit allen Kontaktdaten
    – Bestell-Nr.
    – Mindestbestellmenge
  • Für jeden Artikel wird eine Mindestlagermenge festgeschrieben (z. B. 200 Briefumschläge)
  • Auf diese Mindestlagermenge wird nun das Kärtchen für diesen Artikel gelegt und darauf die über die Mindestlagermenge hinausgehenden Vorräte
  • Sobald Vorräte entnommen werden und die Mindeslagermenge erreicht wird, ist dieses an dem oben liegenden Kärtchen zu erkennen, welches in einen dafür vorgesehenen Korb gelegt wird
  • An einem festen Wochentag (z. B. Freitag) wird anhand der Kärtchen, auf denen sämtliche notwendigen Angaben stehen, das fehlende Büromaterial bestellt.

Bei dieser Art der Materialverwaltung gehören Engpässe garantiert der Vergangenheit an.

Übrigens, was Kaizen bedeutet, wie es in der Anwaltspraxis helfen kann, können Sie in den nächsten Tagen an dieser Stelle lesen.

Einkauf in der Anwaltskanzlei (Teil 1)

Einkauf in der Anwaltskanzlei wird überwiegend über den Auszubildenden abgewickelt, Kataloge werden zuhauf gewälzt, jedes Sonderangebot wird mit Freude bestellt, erhält man doch gegebenenfalls auch noch ein schönes Werbegeschenk dazu.

Aber ist das der richtige Weg? Kommt es wirklich darauf an, ob beim Einkauf der kleinen gelben Klebezettel 0,10 € gespart werden, oder zählt nicht vielmehr der Warenkorb aufs Jahr gerechnet (und zwar einschl. des Personalaufwands für den Einkauf)?

Ein schlauer Mann sagte einmal: “Du wirst nicht reicht durch das was Du sparst, sondern durch das, was Du nicht ausgibst”.

Einkauf in der Anwaltskanzlei (Teil 1) weiterlesen

Beratungsförderung

Wenn Sie Ihre Kanzlei bereits gegründet haben und seit mindestens einem Jahr am Markt sind, können Sie die Hilfe von Unternehmensberaterinnen und -beratern in Anspruch nehmen, um Fragen und Herausforderungen, die sich bei der Unternehmensführung ergeben, gemeinsam anzugehen. Diese Beratung ist kostenpflichtig. Der Bund bietet daher einen Zuschuss zu den Beratungskosten an.

 

Gefördert werden allgemeine Beratungen zu allen

  • wirtschaftlichen
  • technischen
  • finanziellen
  • personellen und
  • organisatorischen Fragen der Unternehmensführung


sowie spezielle Beratungen, wie beispielsweise zu

  • Technologie und Innovationen
  • Qualitätsmanagement
  • Kooperationen

Weiterhin zu

  • Umweltschutz
  • Arbeitsschutz
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf


Die Förderung erfolgt aus Mitteln des Bundes und des Europäischen Sozialfonds (ESF) der Europäischen Union.

 

Antragsberechtigte
Kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft sowie Angehörige der Freien Berufe im Rahmen der von der EU vorgegebenen Grenzen für Umsatz (< 50 Mio. Euro) oder Bilanzsumme (< 43 Mio. Euro) sowie Anzahl der Beschäftigten (< 250 Mitarbeiter).

Art und Höhe der Förderung
Die Förderung besteht aus einem Zuschuss zu den vom Unternehmensberater in Rechnung gestellten Beratungskosten. Der Höchstzuschuss bei allgemeinen Beratungen oder speziellen in den alten Bundesländern beträgt 50 Prozent max. 1.500 Euro; in den neuen Bundesländern einschließlich des Regierungsbezirks Lüneburg 75 Prozent max. 1.500 Euro.

Bei allgemeinen Beratungen und speziellen Beratungen hat jedes Unternehmen ein Beratungskontingent von jeweils insgesamt 3.000 Euro im Rahmen der Laufzeit der Richtlinien. Allgemeine und spezielle Beratungen werden also mit Zuschüssen von zusammen maximal 6.000 Euro gefördert. Diese Beschränkung gilt nicht für Umweltschutz- und Arbeitsschutzberatungen, Beratungen von Unternehmerinnen oder Migrantinnen und Migranten zur Unternehmensführung sowie Beratungen zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Die Beratungen müssen den Richtlinienanforderungen genügen.

Die Förderung erfolgt im Rahmen verfügbarer Haushaltsmittel.

Entscheidungsgrundlage
Richtlinien über die Förderung von Unternehmensberatungen für kleine und mittlere Unternehmen sowie Freie Berufe vom 27. Juni 2008 (BAnz. 99 S. 2404). Die Zuwendungen werden als „De-minimis“-Beihilfen gewährt.

Antragsfrist und Antragstellung
Die Zuschussanträge sind nur bei einer der zugelassenen Leitstellen einzureichen.
Die vollständigen Antragsunterlagen müssen spätestens 3 Monate nach Abschluss der Beratung und Zahlung der Beratungskosten der Leitstelle vorliegen.

Dem Antragsformular sind

  • der Beratungsbericht,
  • die Beraterrechnung,
  • der Kontoauszug als Zahlungsnachweis und
  • die bereits erhaltenen “De-minimis” Bescheinigungen des Antragstellers beizufügen.
Quelle:
Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)
Frankfurter Str. 29 – 35
65760 Eschborn
Tel.: 06196 908-570
Fax: 06196 908-800
foerderung@bafa.bund.de
www.bafa.de (www)

Anwaltssoftware Auswahlkriterien

Vielfach wird die Frage gestellt, welche Anwaltssoftware sei die beste auf dem Markt? Das Erstaunen ist groß, wenn die Antwort lautet: “Das kommt auf Ihre Anforderungen an”.

Tja, welche Anforderungen sollte man an eine Anwaltssoftware stellen? Wo sollte man die Schwerpunkte suchen?

Eine kleine Einführung werden Sie auf dieser Seite erhalten.

Anforderungen an ein Anwaltsprogramm

Von entscheidender Bedeutung ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Beziehen Sie bei der Auswahl Ihre Mitarbeiter in die Entscheidungsfindung ein! Eine gemeinsam getroffene Entscheidung hilft, die Probleme und Schwierigkeiten, die immer auftreten werden, gemeinsam zu bewältigen.

Auch an dieser Stelle soll lediglich eine Sensibilisierung für die Schwerpunkte bei der Auswahl einer Anwaltssoftware stattfinden. Sie werden als Rechtsfachwirt bei der Entscheidungsfindung beteiligt sein, so dass ein gewisses Grundwissen notwendig ist.

Adressverwaltung

Dreh- u. Angelpunkt einer Anwaltssoftware ist die Adressverwaltung. Hier sollten alle Angaben zur Person gemacht werden können, die bei späterer Bearbeitung zur Verfügung stehen müssen.

Wichtig ist dabei, dass die Angaben nicht direkt insgesamt bei Anlage der Adresse gemacht werden müssen, sondern auch nachträglich hinzugefügt werden können.

Wünschenswert wäre es, wenn die Anbieter Eingabemasken zur Verfügung stellen würden, die je nach Art der Person, also natürliche oder juristische Person entsprechende Felder enthalten würden. Es macht wenig Sinn, bei der Eingabe einer juristischen Person das Feld „Vorname” anzuzeigen.

Auch eine Zuordnung nach Mandant oder Gegner sollte nicht im Rahmen der Adressverwaltung erfolgen, da dieses von der Stellung abhängig ist, die die Person letztendlich in einem Mandat hat. So kann der Gegner im Rahmen eines Mandats sehrwohl Mandant in einem anderen Mandat sein.

Zumindest sollten folgende Daten zur Person erfasst werden können, wobei wir an dieser Stelle einmal von einer natürlich Person ausgehen:

  • Titel, Anrede, Name, Vorname, Geburtsname
  • Anschrift (und zwar zu jeder Person die Möglichkeit unendlich viele Anschriften aufnehmen zu können), wobei auch die Möglichkeit einer ausländischen Anschrift möglich sein sollte, die sich von einer deutschen Anschrift ja erheblich unterscheidet.
  • Kommunikationsmittel, also Telefon, Telefax, Handy, E-Mail-Adresse (auch hier keine Beschränkung auf die Anzahl)
  • Bankverbindungen (also Bankleitzahl, Konto-Nr., Bankname)
  • Geburtsdatum, Datum der Eheschließung, Steuer-Nr., , Vorsteuerabzugsberechtigung,
  • Rechtsschutz-Versicherungs-Nr. (Versicherung über Auswahlfeld, da diese nur einmal im System vorhanden sein sollte)
  • Möglichkeiten für Eingabe von Marketingdaten (interessiert sich für Informationen über bestimmte Rechtsgebiete, bekommt Weihnachtskarte, wird zu Seminaren eingeladen etc.)

Das wären die Mindestanforderungen, bezogen auf eine natürliche Person.

Sie sehen also, bereits in diesem kleinen Teilbereich sind eine Vielzahl von Dingen zu beachten, die Ihnen das Leben später einfacher machen.

Powerpoint in der Anwaltskanzlei

Das wohl bekannteste Präsentationsprogramm auf dem Markt, Powerpoint, wird 20 Jahre alt. Dieses war wohl auch der Anlass, warum sich das Wirtschaftsmagazin “Wirtschaftswoche” in seinem Heft 43/2007 mit diesem Produkt beschäftigte.

Allerdings wenig schmeichelhaft in der Aufmachung für den Hersteller Microsoft, wurde doch der Artikel mit

“Das Problem: PowerPoint nervt

  • weil es Intelligenz tötet,
  • langweilt,
  • Zeit raubt

überschrieben. Als Lösung wurde vorgeschlagen, nicht zu präsentieren, sondern zu reden.

Schätzungsweise sollen jährlich 30 Millionen Power-Point-Präsentationen weltweit erstellt werden. Gehören hierzu auch die Präsentationen in Ihrem Büro, oder nutzen Sie Powerpoint noch nicht oder schon nicht mehr?

Unternehmensberatung speziell für Rechtsanwälte und Notare