Überlegungen zum bevorstehenden Jahreswechsel 2016/2017

©Romolo Tavani
©Romolo Tavani

Der nachfolgende kleine Artikel soll – wie jedes Jahr –  Überlegungen anstoßen, welche Arbeiten vor dem Jahresende noch durchgeführt werden können, damit das neue Jahr gleich produktiv begonnen werden kann. Aber evtl. haben Sie für diesen Zweck ja schon eine Checkliste?

Ich hatte bereits im vergangenen Jahr teilweise auf die einzelnen nachfolgenden Punkte hingewiesen.

Es geht also nicht darum festzustellen, welche Investitionen sinnvoll in diesem Jahr noch zu tätigen sind, um steuerliche Vorteile zu erlangen. Dieses sollten Sie mit Ihrem Steuerberater frühzeitig besprechen.

Nein es geht einfach um die ganz banalen Dinge die organisatorisch zu jedem Jahresende anstehen.

Arbeiten in der Bibliothek

Gerade innerhalb einer anwaltlichen Bibliothek fallen zum Jahresende die üblichen Arbeiten an, wie

  • Zusammenstellung der Zeitschriften,
  • Beauftragung des Buchbinder zum Binden der Zeitschriften,
  • aber auch Überprüfung welche Zeitschriften tatsächlich noch weiterhin benötigt werden, auf welche verzichtet werden kann.

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Outlook 2016 Betreffzeile ändern

betreffzeileVielfach ist es gewünscht, in Outlook zur besseren Übersicht und Zuordnung, Betreffzeilen zu ändern oder zu ergänzen.

Das geht natürlich auch in Outlook 2016, nur ist die einfache und schnelle Möglichkeit leider etwas versteckt und auch nicht logisch zugeordnet.

Sie sehen in der obigen Grafik die typische Kopfzeile einer geöffneten E-Mail.
Auf der rechten Seite finden Sie (siehe roter Pfeil) einen sogenannten Reduzierungsicon. Solange dieser geschlossen ist, kann die Betreffzeile nicht geändert werden. Erweitern Sie die Darstellung durch Anklicken des Icon und Sie haben die Möglichkeit, die Betreffzeile, wie gewünscht, zu ändern.

Informationstechnik in der Anwaltskanzlei Umfrage 2016

Paragraf©VRDDie Umfrage zum Thema “Informationstechnik in der Anwaltskanzlei” wird zum 30.10.2016 geschlossen.

Sie haben bis dahin Gelegenheit, an dieser Umfrage teilzunehmen.

Diese  ist absolut anonymisiert und lässt keinen Rückschluss auf den Teilnehmer der Umfrage zu.
Um ein repräsentatives Ergebnis zu erhalten, wäre ich für rege Teilnahme dankbar. Die Bearbeitungszeit nimmt nicht mehr als zehn Minuten in Anspruch.

Sie finden die Umfrage hier

Sind “Not-to-do-Listen” eine reine Beschäftigungstherapie?

©studiostoks
©studiostoks

Wer sich mit sogenanntem „Zeitmanagement„ oder “Selbstmanagement” befasst, wird früher oder später auf die Erfordernis von To-do-Listen stoßen.
Eine solche To-do-Liste ist nichts anderes, als eine Aufgabenliste, also Liste offener Punkte die noch abzuarbeiten sind.
Insoweit werde ich Ihnen bestimmt nichts Neues sagen.

Aber was sind „Not-to-do-Listen“?
Diesem Begriff begegnet man seit einiger Zeit immer öfters. Die Not-to-do-Liste ist, wie der Name schon sagt, das Gegenstück der To-do-Liste. Und hier wird es interessant.
Vielfach wird gefordert, statt Tätigkeiten zu notieren, die zu erledigen sind, sollen die Tätigkeiten aufgeschrieben werden, die in Zukunft lieber gelassen werden sollen, d.h. man soll sich im Vorfeld Gedanken darüber machen, welche Tätigkeiten man in Zukunft nicht mehr ausüben will, um mehr Zeit für wichtige Aufgaben zur Verfügung zu haben.
Ich selbst bin ein Freund von GTD, einer Selbstmanagementmethode von David Allen, bei der es auch darum geht, alles aufzuschreiben, was noch zu erledigen ist, allerdings ohne Rücksicht darauf, ob es sich um berufliche oder private Dinge handelt.
Nie aber wäre ich auf den Gedanken gekommen, eine Liste der Arbeiten zu erstellen, die ich nicht mehr erledigen will.

Ich habe mir einmal den Spaß gemacht, über den Verlauf einer Woche hinweg alle vorgenommenen Tätigkeiten, ob beruflich oder privat bezogen, aufzulisten. Hierbei konnte ich sogenannte „Zeitfresser“ identifizieren und Tätigkeiten, die ich nicht selbst vornehmen muss, sondern die ich delegieren kann.
Diese Auflistung ist praktisch die Kontrollliste für ein effizientes Selbstmanagement. Ich habe also die Ergebnisse erhalten, über die ich mir Gedanken machen müsste, wenn ich eine „Not-to-do-Liste“ erstellen würde, die ich bei all den Planungen berücksichtigen müsste.

Der Vorschlag vieler Selbstmanagementberater, eine “Not-to-do-Liste” zu erstellen, erinnert mich an meine frühere Militärzeit, in der es bei Beschaffungsmaßnahmen notwendig war, ein Formular auszufüllen um ein Beschaffungsformular zu erhalten.
Das aber ist von einem effizienten Selbstmanagement weit entfernt.

Informationstechnik in der Anwaltskanzlei Umfrage 2016

Marco 2811 - Fotolia
Marco 2811 – Fotolia

Wie auch in den vergangenen Jahren, wird für 2016 eine Umfrage zum Thema “Informationstechnik in der Anwaltskanzlei” durchgeführt.

Diese Umfrage ist absolut anonymisiert und lässt keinen Rückschluss auf den Teilnehmer der Umfrage zu.
Um ein repräsentatives Ergebnis zu erhalten, wäre ich für rege Teilnahme dankbar. Die Bearbeitungszeit nimmt nicht mehr als zehn Minuten in Anspruch.

Sie finden die Umfrage hier

Überlegungen zur Zeiterfassung in der Anwaltskanzlei

Coffee break late businessman cafe pop art retro style
© studiotoks

Vielfach wird mir im Rahmen von Beratungsgesprächen die Frage gestellt, ob das zurzeit installierte Anwaltsprogramm oder das Anwaltsprogramm des Anbieters “ABC” das richtige Tool für die Kanzlei wäre.
Auch in den verschiedensten Foren und Social Media ist immer wieder die Frage aus dem anwaltlichen Bereich zu lesen „welches Programm habt ihr und ist es gut?“. Überlegungen zur Zeiterfassung in der Anwaltskanzlei weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Bibliothek)

BibliothekWie bereits in meinem letzten Artikel angekündigt, möchte ich die Artikelserie zu dem Thema “Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei” mit dem  Beitrag „Bibliothek” beenden.

 

Der oben stehenden Grafik können Sie die Bereiche

  • Verwaltung
    • Einkauf
    • Bindeaufträge
    • Bestandskontrolle
    • Kostenkontrolle
  • elektronische Dienste
    • Einkauf
    • Rechteverwaltung
    • Kostenkontrolle
    • Kostenzuweisung
  • Recherche
    • Bibliothek
    • elektronische Dienste

entnehmen. Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Bibliothek) weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Infrastruktur)

InfrastrukturMit dem heutigen Thema „Unterstützungsprozess Infrastruktur„ nähern wir uns langsam dem Ende der Artikelserie betreffend die Darstellung der Prozesslandschaft in einer Anwaltskanzlei.

Wie sie der nebenstehenden Grafik entnehmen können, habe ich auch hier wiederum eine Aufteilung der einzelnen Bereiche vorgenommen. Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Infrastruktur) weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Mandatsbezogene Geschäftsabläufe)

mandatsbezBetriebsabNeben den “Allgemeinen Betriebsabläufen”
sind die Unterstützungsprozesse im Rahmen der mandatsbezogenen Betriebsabläufe mit die wichtigsten innerhalb einer Kanzlei. Wie sie aus der nebenstehenden Grafik entnehmen können, habe ich diese aufgeteilt in Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Mandatsbezogene Geschäftsabläufe) weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Allgemeine Betriebsabläufe)

Allgemeine BetriebsabläufeWie bereits in meinem letzten Artikel angekündigt, möchte ich heute auf die „allgemeinen Betriebsabläufe„ eingehen.
Es handelt sich hierbei um Unterstützungsprozesse, die ich in den nachfolgenden Artikeln im einzelnen behandeln werde.

Auch hier finden wir wieder eine Vielzahl von Ansätzen zur Bildung von Prozessen.
Ich möchte kurz auf die jeweiligen Themen eingehen. Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Allgemeine Betriebsabläufe) weiterlesen

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