Archiv der Kategorie: Workflow

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Mandatsbezogene Geschäftsabläufe)

mandatsbezBetriebsabNeben den “Allgemeinen Betriebsabläufen”
sind die Unterstützungsprozesse im Rahmen der mandatsbezogenen Betriebsabläufe mit die wichtigsten innerhalb einer Kanzlei. Wie sie aus der nebenstehenden Grafik entnehmen können, habe ich diese aufgeteilt in Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Mandatsbezogene Geschäftsabläufe) weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Allgemeine Betriebsabläufe)

Allgemeine BetriebsabläufeWie bereits in meinem letzten Artikel angekündigt, möchte ich heute auf die „allgemeinen Betriebsabläufe„ eingehen.
Es handelt sich hierbei um Unterstützungsprozesse, die ich in den nachfolgenden Artikeln im einzelnen behandeln werde.

Auch hier finden wir wieder eine Vielzahl von Ansätzen zur Bildung von Prozessen.
Ich möchte kurz auf die jeweiligen Themen eingehen. Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Allgemeine Betriebsabläufe) weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Unterstützungsprozesse)

Prozesslandkarte_1Nachdem wir in den bisherigen Artikeln die Managementprozesse und Kernprozesse kurz angeschnitten haben, möchte ich heute beginnen, auf die sogenannten Unterstützungsprozesse einzugehen.
Wie unterscheiden sich diese Unterstützungsprozesse von den Kernprozessen? Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Unterstützungsprozesse) weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Kernprozesse)

Prozesslandkarte_1Nachdem ich im letzten Beitrag die Managementprozesse abgeschlossen habe, möchte ich nunmehr, wie angekündigt, auf die Kernprozesse zu sprechen kommen. Vorab, was sind Kernprozesse?

 

Kernprozesse hängen immer mit dem eigentlichen Unternehmenszweck zusammen und sind Garant für den wirtschaftlichen Erfolg der Kanzlei. Es handelt sich also um sogenannte „Wertschöpfungsprozesse“.
Feststellbar und unterscheidbar sind diese Prozesse von den Managementprozessen, dass am Anfang und am Ende des Prozesses immer der Mandant bzw. das Mandat steht und der Prozess – so er denn vernünftig aufgesetzt ist – zur Zufriedenheit des Mandanten beiträgt.

In der obigen Grafik sind einige wenige Kernprozesse einer Kanzlei aufgeführt. Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Kernprozesse) weiterlesen

OneNote Notizen und Outlook Aufgaben

OneNote NotizenIch möchte Sie auch mit diesem Artikel dafür sensibilisieren, mit wahrscheinlich vorhandenen “Bordmitteln” sich erhebliche Arbeitserleichterung zu verschaffen.
Ich habe ja bereits darauf hingewiesen, dass OneNote in Verbindung mit Outlook ein unschlagbares Team darstellt. Sie erinnern sich? Ansonsten ist hier der Link zu dem Artikel. OneNote Notizen und Outlook Aufgaben weiterlesen

Outlook kann viel mehr, als nur E-Mail versenden (Teil 2)

Ich hätte nicht gedacht, dass der kleine Artikel über die Möglichkeit der benutzerdefinierten Datenerfassung zu einer solch großen Resonanz führen würde.
Ich möchte mit dieser Fortsetzung insbesondere die Fragen beantworten, die mir aufgrund des Artikels bisher gestellt wurden.

Dateien mit Kontakten verknüpfen

Nachdem ich im ersten Teil gezeigt habe, welche Möglichkeiten bestehen, eine Vielzahl von gewünschten Informationen einem oder mehreren Kontakten hinzuzufügen, kam die Frage auf, ob es auch möglich sei, Kontakte mit Dateien, die in Verbindung mit den Kontakten stehen, z. B. Angebote, Rechnungen etc., zu verknüpfen.
Leider hat Microsoft beginnend mit der Version Outlook 2013 die Journalfunktion erheblich zurückgefahren.
Soweit Sie keine Dokumentenverwaltung mit OneNote aufbauen wollen, aber dennoch direkten Zugriff auf die Dateien haben wollen, die den jeweiligen Kontakt betreffen, bleibt Ihnen nur die Möglichkeit der nachträglichen Verlinkung der entsprechenden Dateien.
Als Feld hierzu bietet sich praktisch das Notizfeld in der Kontaktmaske an.
Die Vorgehensweise ist relativ einfach:

  • rechter Mausklick im Notizfeld
  • auswählen “Link”
  • aus der Maske neben dem DropDown-Feld “Dokumente” das Icon “Nach Datei suchen” auswählen
  • es öffnet sich der Explorer
  • Datei auswählen mit ok bestätigen
  • es öffnet sich die Maske von Outlook. Wenn Sie wollen, können Sie die Datei vorher noch entsprechend umbenennen. Es wird ansonsten Ablageort und Dateinamen im Link angegeben.
  • mit OK bestätigen

Nun ist der Link im Notizfeld vorhanden.
Auf diese Weise können Sie sämtlichen Schriftverkehr mit dem Kontakt diesem zuordnen, so dass Sie z. B. bei einem Anruf direkt den Sachstand feststellen und jede Datei direkt aufrufen können.

Änderungsverfolgung bei Terminen und Aufgaben

Vielfach scheint es auch wünschenswert zu sein festzustellen, wer wann einen Termin geändert bzw. eine Aufgabe geändert hat.
Selbstverständlich bietet Outlook auch diese Möglichkeit.
Der einfache Weg ohne Programmierung ist das Erstellen einer eigenen Ansicht auf z. B. Termine.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Kalender_AnsichtAus dem Kalendermenü wählen Sie “Ansicht”
  • Danach “Ansicht ändern”
  • und “Ansichten verwalten”

 

Aus der vorstehenden Maske “Ansichten verwalten” wählen Sie bitte die Ansicht “Liste” aus und kopieren Sie diese. Wir wollen ja letztendlich nur eine neue Ansicht erstellen, die uns die Möglichkeit gibt festzustellen, ob der Termin geändert und wenn ja, von wem er geändert wurde. Alle anderen Ansichten eignen sich für diese Aufgabe nicht. Als Name vergeben Sie bitte “Änderung Kalender”. Sie können zusätzlich wählen, für wen die neue Ansicht sichtbar sein soll. Nach Betätigung von “OK”

Spalten_auswaehlenEs wird Ihnen jetzt eine Maske für erweiterte Ansichtseinstellungen angezeigt. Wählen Sie aus dieser bitte “Spalten” aus.
Jetzt kommen Sie zu dem Teil, in dem Sie nach Gutdünken Spalten für die neue Ansicht erstellen können.
Das DropDown-Feld “Verfügbare Spalten auswählen aus” gibt Ihnen die Möglichkeit, aus allen Elementen vorbelegte Spalten auszuwählen.
Entfernen Sie jedoch vorher die für die Ansicht nicht benötigten Spalten

  • Serienmuster
  • Kategorien

indem Sie diese im rechten Feld der Maske anklicken und den Button “Entfernen” betätigen.
Wählen Sie nun aus dem DropDown-Feld “Verfügbare Spalten auswählen aus” die Anzeige “Alle E-Mail Felder” aus.
Wählen Sie aus den angezeigten Feldern die Felder

  • Erstellt
  • Geändert
  • Geändert von

aus und fügen Sie diese über “Hinzufügen” in das rechte Maskenfeld ein. Dort können Sie die Reihenfolge der Felder bestimmen. Schließen Sie Ihre Eingabe in der Maske mit “OK” ab.
Auch die Maske “erweiterte Einstellungen” schließen Sie bitte mit “OK” und in der Folgemaske “Alle Ansichten verwalten” wählen Sie “Ansicht übernehmen” aus.
In der tabellarischen Ansicht werden jetzt die Felder, wie von Ihnen gewünscht, angezeigt und Sie können feststellen, wer zu welchem Datum die Eintragung des entsprechenden Termins geändert hat.

Die gleiche Vorgehensweise führt Sie auch bei den Aufgaben zu Ihrem Ziel.

Zur Einstellung Ihrer vorherigen Kalenderansicht gehen Sie einfach wieder auf “Ansicht ändern” und wählen Sie den entsprechenden Kalender aus. Sie finden dort auch Ihre Kalenderansicht “Änderung Kalender” vor.

Datensicherung von Outlook

Soweit Sie nicht in der Cloud arbeiten, sondern Outlook auf dem Desktop verwenden, sollten Sie sich auf jeden Fall um eine ausreichende Datensicherung kümmern.

Ein interessantes Produkt ist MoBackup.

Sollten Sie weitere Informationen darüber wünschen, schreiben Sie mir einfach eine E-Mail unter info@treysse.com. Ich werde Ihre Fragen dann in einem der nächsten Artikel gerne mit einfließen lassen.

 

 

 

 

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Kanzleimanagement)

Wie in meinem letzten Beitrag angekündigt, möchte ich in diesem Artikel den Managementprozess “Kanzleimanagement” ansprechen, ein Prozess, der vor allem die unternehmenskritischen Belange der Kanzlei betrifft.

KanzleimanagementSelbstverständlich ist auch dieser Prozess eine Zusammenfassung vieler Einzelprozesse.

Die nebenstehende Grafik zeigt uns vor allem Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Kanzleimanagement) weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Die Prozessarten)

Prozesslandkarte_1Wenn Sie sich die nebenstehende Grafik einmal ansehen, existieren eigentlich nur drei Prozessarten, denen die einzelnen Prozesse untergeordnet sind.
Ich möchte gleich am Anfang  klar stellen, dass die einzelnen Prozesse von Kanzlei zu Kanzlei absolut unterschiedlich sein können, weitere Prozesse hinzu kommen oder aufgeführte Prozesse entfallen. Auch bei einer Personenidentität des Verantwortlichen für verschiedene Prozesse ist es dennoch wichtig, die Prozesse einzeln zu betrachten und zu hinterfragen.
Lassen Sie mich auf die Prozessarten kurz eingehen:

Managementprozesse

Vereinfacht ausgedrückt gehören zu den Managementprozessen alle die Prozesse, die Ihre persönliche Entscheidung voraussetzen und zusätzlichen Weisungscharakter haben. Selbstverständlich müssen die den Prozessen zugrunde liegenden Aufgaben nicht von Ihnen als Kanzleiinhaber persönlich wahrgenommen und / oder erfüllt werden.

Kernprozesse

Kernprozesse hängen immer mit dem eigentlichen Unternehmenszweck zusammen und sind Garant für den wirtschaftlichen Erfolg der Kanzlei. Es handelt sich also um sogenannte “Wertschöpfungsprozesse”.

Feststellbar sind diese an der Tatsache, dass am Anfang und am Ende des Prozesses immer der Mandant steht und der Prozess – so er denn vernünftig aufgesetzt ist – zur Zufriedenheit des Mandanten beiträgt.

Unterstützungsprozesse

Unterstützungsprozesse haben keine direkte Wertschöpfung. Der Mandant wäre auch nicht bereit, für diese gesondert zu bezahlen. Sie dienen auch nicht der direkten Zufriedenheit des Mandanten, sind dennoch für den reibungslosen Ablauf einer Anwaltskanzlei absolut notwendig.

In meinem nächsten Artikel werde ich näher auf die Managementprozesse eingehen.

 

Computerausfall in der Anwaltskanzlei

 

© Jeanette Dietl
© Jeanette Dietl

Es darf als bekannt unterstellt werden, dass in einem sogenannten EDV-Kalender eingetragene Fristen ebenso zu kontrollieren sind, wie die in einem Papierkalender eingetragene Fristen.

Hierzu gehört, dass eine Frist als eingetragen auf dem fristauslösenden Schriftstück erst dann durch Kurzzeichen bestätigt werden darf, wenn anhand eines ausgedruckten Protokolls eine Kontrolle durchgeführt wurde, die Eingabefehler oder Versäumnisse ausschließt.

Computerausfall in der Anwaltskanzlei weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei

Prozesslandkarte_1Bevor es hier zu Missverständnissen kommt, ich werde mich in diesem und den Folgeartikeln immer dann, wenn von “Prozess” gesprochen wird, mit dem Geschäfts- oder auch Arbeitsprozess genannt, beschäftigen. Die Prozesse im anwaltlichen Sinne bleiben Ihnen überlassen.

Was versteht man also unter einem Geschäftsprozess? Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei weiterlesen