Archiv der Kategorie: Workflow

Komfortable Buchung von Meetingräumen und Arbeitsplätzen

Jetzt neue Wege gehen! © Marco2811

Ich möchte heute auf ein Thema eingehen, welches im Hinblick auf die veränderte Arbeitsweise gerade in überörtlichen Sozietäten oft zu Problemen wird.

Buchung von Meetingräumen und Arbeitplätzen

Es geht darum, Meetingsräume oder auch Arbeitsplätze effektiv und effizient zu verwalten, zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stellen zu können, und den Aufwand, der hierfür getrieben wird, in Grenzen zu halten.
Viele kennen dieses Problem.
Bilden wir ein Beispiel:

Rechtsanwalt A aus dem Standort der überörtlichen Sozietät in Berlin möchte sich mit Mandanten am Standort Köln zu einem Meeting treffen. Er benötigt hierfür am Standort Köln einen Besprechungsraum für sechs Personen, im Rahmen dieser Besprechung soll eine Videokonferenz mit den Standorten in Hamburg und München zu einem festgelegten Zeitpunkt mit weiteren Kollegen und den Mandanten stattfinden.
Für den gleichen Tag benötigt Anwalt A am Standort Köln außerhalb des Meetings einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz.

Sie sehen also, ein recht umfangreiches Vorhaben welches üblicherweise eine hektische Betriebsamkeit in den verschiedensten Abteilungen der einzelnen Standorte auslöst.

  • Erst ein mal ist Kontakt aufzunehmen mit dem Standort Köln um festzustellen, ob dort ein Besprechungsraum zu der gewünschten Zeit in der gewünschten Größe zur Verfügung steht. Gleichzeitig musste dieser Besprechungsraum auch die Möglichkeit einer Videokonferenz bieten.
  • Des weiteren ist festzustellen, ob in Hamburg und München zum festgelegten Zeitpunkt der Raum für die Videokonferenzen frei ist und die erforderlichen Personen ebenfalls zur Verfügung stehen.
  • Unabhängig davon zu prüfen, ob am Standort Köln ein Arbeitsplatz für Anwalt Ar aus Berlin zur Verfügung gestellt werden kann oder, ob dort alle Arbeitsplätze besetzt sind.

Während früher  Telefonate verschiedenster Sekretärinnen notwendig waren, um diese Fragen zu klären, bietet heute ein sogenanntes “Raumreservierungsverfahren” in Form einer entsprechenden Software die Möglichkeit, dieses

  • von einem Platz
  • durch eine Person

kurzfristig klären zu lassen.
Vielfach kann dieses bereits überOutlook geschehen, soweit die Software ein entsprechendes Add In anbietet.

Eines der führenden Anbieter auf dem Markt der Raumreservierungsoftware ist zum Beispiel Condeco .
Diese Software bietet nicht nur die Möglichkeit, Meetingsräume zu buchen und zu verwalten, sondern auch Arbeitsplätze effizient auszulasten.
Gerade in beratungsintensiven Unternehmen, wie Unternehmensberatung oder Wirtschaftskanzleien, bei denen eine Vielzahl von Mitarbeitern bei den Mandanten vor Ort tätig sind oder von Standort zu Standort reisen und dort ihre Tätigkeit aufnehmen, werden die Raumkosten immer mehr zu einem hohen Kostenfaktor.
Eine entsprechende Software, die nicht nur die Reservierung sondern auch entsprechende Auswertungen zulässt, bietet Planungssicherheit für die Zukunft und vermeidet nicht notwendigen Leerstand.
Wenn dieses noch mit einer digitalen Beschilderung integriert wird, werden erhebliche Sekretariats-und Rüstzeiten vermieden.

Zugriff aus der Anwendung auf Outlook

anwendung-zu-outlookDer Text, die Tabelle oder Präsentation sind fertig und sollen Dritten zur Kenntnisnahme, Überarbeitung im Originalformat oder als PDF-Datei zur Verfügung gestellt werden.
Jeder von uns kennt dieses Procedere.
Die Office-Produkte bieten hierfür, vor allem unter Verwendung von Outlook, eine interessante und schnelle Möglichkeit.

  1. Wählen Sie aus dem Menü der Anwendung “Datei” aus
  2. Wählen Sie “Freigeben” aus
  3. Wählen Sie “E-Mail” aus

Sie erhalten jetzt die aus der obigen Grafik ersichtlichen Möglichkeiten

  • als Anlage senden
  • als PDF senden
  • als XPS senden
  • als Internetfax senden

Es öffnet sich (bei Auswahl einer der ersten drei Punkte) die Maske einer neuen E-Mail, in der die Datei bereits als Anlage enthalten ist.

Eine, wie ich meine, interessante schnelle Möglichkeit der Versendung.

 

Hurra, nun ist es da, das beA. Und nun?

© fotomek - fotolia
© fotomek – fotolia

Gott, war das eine Geburt.
Die Einführung des “besonderes elektronisches Anwaltspostfach” kurz “beA” genannt, entwickelte sich zu einem Streit zwischen der Bundesrechtsanwaltskammer (kurz BRAK) und Teilen ihrer Mitglieder, führte zu Verfahren vor dem Anwaltsgerichtshof in Berlin und nun doch – hoffentlich – zu einem guten Ende. Hurra, nun ist es da, das beA. Und nun? weiterlesen

“Elektronischer Rechtsverkehr und beA” ein Seminarbericht

© Jeanette Dietl
© Jeanette Dietl

Ich habe das Online Seminar der Deutschen Anwaltsakademie „Elektronischer Rechtsverkehr und besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA)“ am 23.11.2016 „besucht“.

Der Schwerpunkt lag weniger auf Bedienung des beA, als – was auch sinnvoll ist – auf

  • Darlegung der Rechtsgrundlagen zum beA,
  • Abschnitte der Freischaltung und Erreichbarkeit der Gerichte
  • Erklärung der verschiedenen Kartenarten (beA-Karte Basic, beA-Karte Signatur, Mitarbeiter-Chipkarte, Mitarbeiterzertifikat sowie der verschiedenen Lesegeräte
  • Probleme der Rechteverwaltung
  • Sicherheitsaspekte – vor allem Virenkontrolle –
  • Benötigte Infrastruktur
  • Sinnvolle technische Ausstattung
  • Diverse organisatorische Hinweise im Hinblick auf die Nutzung einer elektronischen Akte incl. Tipps zum Scannen etc.

“Elektronischer Rechtsverkehr und beA” ein Seminarbericht weiterlesen

Informationstechnik in der Anwaltskanzlei Umfrage 2016

Marco 2811 - Fotolia
Marco 2811 – Fotolia

Wie auch in den vergangenen Jahren, wird für 2016 eine Umfrage zum Thema “Informationstechnik in der Anwaltskanzlei” durchgeführt.

Diese Umfrage ist absolut anonymisiert und lässt keinen Rückschluss auf den Teilnehmer der Umfrage zu.
Um ein repräsentatives Ergebnis zu erhalten, wäre ich für rege Teilnahme dankbar. Die Bearbeitungszeit nimmt nicht mehr als zehn Minuten in Anspruch.

Sie finden die Umfrage hier

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Bibliothek)

BibliothekWie bereits in meinem letzten Artikel angekündigt, möchte ich die Artikelserie zu dem Thema “Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei” mit dem  Beitrag „Bibliothek” beenden.

 

Der oben stehenden Grafik können Sie die Bereiche

  • Verwaltung
    • Einkauf
    • Bindeaufträge
    • Bestandskontrolle
    • Kostenkontrolle
  • elektronische Dienste
    • Einkauf
    • Rechteverwaltung
    • Kostenkontrolle
    • Kostenzuweisung
  • Recherche
    • Bibliothek
    • elektronische Dienste

entnehmen. Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Bibliothek) weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Infrastruktur)

InfrastrukturMit dem heutigen Thema „Unterstützungsprozess Infrastruktur„ nähern wir uns langsam dem Ende der Artikelserie betreffend die Darstellung der Prozesslandschaft in einer Anwaltskanzlei.

Wie sie der nebenstehenden Grafik entnehmen können, habe ich auch hier wiederum eine Aufteilung der einzelnen Bereiche vorgenommen. Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Infrastruktur) weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Mandatsbezogene Geschäftsabläufe)

mandatsbezBetriebsabNeben den “Allgemeinen Betriebsabläufen”
sind die Unterstützungsprozesse im Rahmen der mandatsbezogenen Betriebsabläufe mit die wichtigsten innerhalb einer Kanzlei. Wie sie aus der nebenstehenden Grafik entnehmen können, habe ich diese aufgeteilt in Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Mandatsbezogene Geschäftsabläufe) weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Allgemeine Betriebsabläufe)

Allgemeine BetriebsabläufeWie bereits in meinem letzten Artikel angekündigt, möchte ich heute auf die „allgemeinen Betriebsabläufe„ eingehen.
Es handelt sich hierbei um Unterstützungsprozesse, die ich in den nachfolgenden Artikeln im einzelnen behandeln werde.

Auch hier finden wir wieder eine Vielzahl von Ansätzen zur Bildung von Prozessen.
Ich möchte kurz auf die jeweiligen Themen eingehen. Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Allgemeine Betriebsabläufe) weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Unterstützungsprozesse)

Prozesslandkarte_1Nachdem wir in den bisherigen Artikeln die Managementprozesse und Kernprozesse kurz angeschnitten haben, möchte ich heute beginnen, auf die sogenannten Unterstützungsprozesse einzugehen.
Wie unterscheiden sich diese Unterstützungsprozesse von den Kernprozessen? Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Unterstützungsprozesse) weiterlesen