Archiv der Kategorie: Tools

Informationstechnik in der Anwaltskanzlei Umfrage 2016

Marco 2811 - Fotolia
Marco 2811 – Fotolia

Wie auch in den vergangenen Jahren, wird für 2016 eine Umfrage zum Thema “Informationstechnik in der Anwaltskanzlei” durchgeführt.

Diese Umfrage ist absolut anonymisiert und lässt keinen Rückschluss auf den Teilnehmer der Umfrage zu.
Um ein repräsentatives Ergebnis zu erhalten, wäre ich für rege Teilnahme dankbar. Die Bearbeitungszeit nimmt nicht mehr als zehn Minuten in Anspruch.

Sie finden die Umfrage hier

Überlegungen zur Zeiterfassung in der Anwaltskanzlei

Coffee break late businessman cafe pop art retro style
© studiotoks

Vielfach wird mir im Rahmen von Beratungsgesprächen die Frage gestellt, ob das zurzeit installierte Anwaltsprogramm oder das Anwaltsprogramm des Anbieters “ABC” das richtige Tool für die Kanzlei wäre.
Auch in den verschiedensten Foren und Social Media ist immer wieder die Frage aus dem anwaltlichen Bereich zu lesen „welches Programm habt ihr und ist es gut?“. Überlegungen zur Zeiterfassung in der Anwaltskanzlei weiterlesen

OneNote Notizen und Outlook Aufgaben

OneNote NotizenIch möchte Sie auch mit diesem Artikel dafür sensibilisieren, mit wahrscheinlich vorhandenen “Bordmitteln” sich erhebliche Arbeitserleichterung zu verschaffen.
Ich habe ja bereits darauf hingewiesen, dass OneNote in Verbindung mit Outlook ein unschlagbares Team darstellt. Sie erinnern sich? Ansonsten ist hier der Link zu dem Artikel. OneNote Notizen und Outlook Aufgaben weiterlesen

Outlook kann viel mehr, als nur E-Mail versenden (Teil 2)

Ich hätte nicht gedacht, dass der kleine Artikel über die Möglichkeit der benutzerdefinierten Datenerfassung zu einer solch großen Resonanz führen würde.
Ich möchte mit dieser Fortsetzung insbesondere die Fragen beantworten, die mir aufgrund des Artikels bisher gestellt wurden.

Dateien mit Kontakten verknüpfen

Nachdem ich im ersten Teil gezeigt habe, welche Möglichkeiten bestehen, eine Vielzahl von gewünschten Informationen einem oder mehreren Kontakten hinzuzufügen, kam die Frage auf, ob es auch möglich sei, Kontakte mit Dateien, die in Verbindung mit den Kontakten stehen, z. B. Angebote, Rechnungen etc., zu verknüpfen.
Leider hat Microsoft beginnend mit der Version Outlook 2013 die Journalfunktion erheblich zurückgefahren.
Soweit Sie keine Dokumentenverwaltung mit OneNote aufbauen wollen, aber dennoch direkten Zugriff auf die Dateien haben wollen, die den jeweiligen Kontakt betreffen, bleibt Ihnen nur die Möglichkeit der nachträglichen Verlinkung der entsprechenden Dateien.
Als Feld hierzu bietet sich praktisch das Notizfeld in der Kontaktmaske an.
Die Vorgehensweise ist relativ einfach:

  • rechter Mausklick im Notizfeld
  • auswählen “Link”
  • aus der Maske neben dem DropDown-Feld “Dokumente” das Icon “Nach Datei suchen” auswählen
  • es öffnet sich der Explorer
  • Datei auswählen mit ok bestätigen
  • es öffnet sich die Maske von Outlook. Wenn Sie wollen, können Sie die Datei vorher noch entsprechend umbenennen. Es wird ansonsten Ablageort und Dateinamen im Link angegeben.
  • mit OK bestätigen

Nun ist der Link im Notizfeld vorhanden.
Auf diese Weise können Sie sämtlichen Schriftverkehr mit dem Kontakt diesem zuordnen, so dass Sie z. B. bei einem Anruf direkt den Sachstand feststellen und jede Datei direkt aufrufen können.

Änderungsverfolgung bei Terminen und Aufgaben

Vielfach scheint es auch wünschenswert zu sein festzustellen, wer wann einen Termin geändert bzw. eine Aufgabe geändert hat.
Selbstverständlich bietet Outlook auch diese Möglichkeit.
Der einfache Weg ohne Programmierung ist das Erstellen einer eigenen Ansicht auf z. B. Termine.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Kalender_AnsichtAus dem Kalendermenü wählen Sie “Ansicht”
  • Danach “Ansicht ändern”
  • und “Ansichten verwalten”

 

Aus der vorstehenden Maske “Ansichten verwalten” wählen Sie bitte die Ansicht “Liste” aus und kopieren Sie diese. Wir wollen ja letztendlich nur eine neue Ansicht erstellen, die uns die Möglichkeit gibt festzustellen, ob der Termin geändert und wenn ja, von wem er geändert wurde. Alle anderen Ansichten eignen sich für diese Aufgabe nicht. Als Name vergeben Sie bitte “Änderung Kalender”. Sie können zusätzlich wählen, für wen die neue Ansicht sichtbar sein soll. Nach Betätigung von “OK”

Spalten_auswaehlenEs wird Ihnen jetzt eine Maske für erweiterte Ansichtseinstellungen angezeigt. Wählen Sie aus dieser bitte “Spalten” aus.
Jetzt kommen Sie zu dem Teil, in dem Sie nach Gutdünken Spalten für die neue Ansicht erstellen können.
Das DropDown-Feld “Verfügbare Spalten auswählen aus” gibt Ihnen die Möglichkeit, aus allen Elementen vorbelegte Spalten auszuwählen.
Entfernen Sie jedoch vorher die für die Ansicht nicht benötigten Spalten

  • Serienmuster
  • Kategorien

indem Sie diese im rechten Feld der Maske anklicken und den Button “Entfernen” betätigen.
Wählen Sie nun aus dem DropDown-Feld “Verfügbare Spalten auswählen aus” die Anzeige “Alle E-Mail Felder” aus.
Wählen Sie aus den angezeigten Feldern die Felder

  • Erstellt
  • Geändert
  • Geändert von

aus und fügen Sie diese über “Hinzufügen” in das rechte Maskenfeld ein. Dort können Sie die Reihenfolge der Felder bestimmen. Schließen Sie Ihre Eingabe in der Maske mit “OK” ab.
Auch die Maske “erweiterte Einstellungen” schließen Sie bitte mit “OK” und in der Folgemaske “Alle Ansichten verwalten” wählen Sie “Ansicht übernehmen” aus.
In der tabellarischen Ansicht werden jetzt die Felder, wie von Ihnen gewünscht, angezeigt und Sie können feststellen, wer zu welchem Datum die Eintragung des entsprechenden Termins geändert hat.

Die gleiche Vorgehensweise führt Sie auch bei den Aufgaben zu Ihrem Ziel.

Zur Einstellung Ihrer vorherigen Kalenderansicht gehen Sie einfach wieder auf “Ansicht ändern” und wählen Sie den entsprechenden Kalender aus. Sie finden dort auch Ihre Kalenderansicht “Änderung Kalender” vor.

Datensicherung von Outlook

Soweit Sie nicht in der Cloud arbeiten, sondern Outlook auf dem Desktop verwenden, sollten Sie sich auf jeden Fall um eine ausreichende Datensicherung kümmern.

Ein interessantes Produkt ist MoBackup.

Sollten Sie weitere Informationen darüber wünschen, schreiben Sie mir einfach eine E-Mail unter info@treysse.com. Ich werde Ihre Fragen dann in einem der nächsten Artikel gerne mit einfließen lassen.

 

 

 

 

Outlook kann viel mehr, als nur E-Mail versenden

Details_alleFelderImmer wieder werde ich darauf angesprochen, wie ich auf den Gedanken kommen würde, kleinere Einheiten könnten auch mit Outlook umfangreiche Kontaktpflege betreiben.
Outlook sei absolut unsicher, Änderungen nicht nachverfolgbar und vieles mehr.
In dem kleinen nachfolgenden Beitrag möchte ich Ihnen die Möglichkeiten, die Outlook zusätzlich bietet, einmal anhand der Kontakte kurz darstellen. Outlook kann viel mehr, als nur E-Mail versenden weiterlesen

Informationstechnik in der Anwaltskanzlei 2015 Auswertung

Marco 2811 - Fotolia
Marco 2811 – Fotolia

Vorab möchte ich mich recht herzlich bei allen Teilnehmern der Umfrage zur Marktstudie “Informationstechnik in der Anwaltskanzlei 2015” bedanken.
Da diese Umfrage absolut anonym durchgeführt wurde, kann der Dank nur auf diesem Wege und über die Kanäle der Social Media erfolgen.

Teilnehmerzahlen

Die Teilnehmerzahlen haben sich zwischenzeitlich erhöht, sind jedoch nach wie vor nicht repräsentativ, was ich gleich vorausschicken möchte. Sie zeigen jedoch, dass das Interesse an diesem Thema in der Anwaltschaft zu wachsen scheint. Informationstechnik in der Anwaltskanzlei 2015 Auswertung weiterlesen

Informationstechnik in der Anwaltskanzlei 2015 und Weihnachtsgruss

©Romolo Tavani
©Romolo Tavani

Wie bereits in meinem Artikel vom 24.10.2015 mitgeteilt, läuft zur Zeit die Umfrage zum Thema “Informationstechnik in der Anwaltskanzlei”.
Die Umfrage wird mit Ablauf des 24.12.2015 geschlossen.
Die Auswertung erfolgt im Januar 2016 und wird auf der Seite Anwaltssoftware veröffentlicht werden.
Soweit Sie eine Zusendung der Auswertung wünschen, senden Sie bitte eine E-Mail an info@treysse.com mit dem Betreff “Auswertung 2015”. Diese wird Ihnen dann direkt nach Erstellung zugesendet.

Die Umfrage ist zwischenzeitlich geschlossen.

Bei dieser Gelegenheit möchte ich mich bei allen Lesern und Kunden für das im ablaufenden Jahr 2015 entgegen gebrachte Vertrauen bedanken und wünsche Ihnen ein gesegnetes Weihnachtsfest 2015 und einen guten Rutsch in das Jahr 2016.
Mögen alle Ihre Wünsche in Erfüllung gehen.

 

 

FindTime eine sinnvolle Ergänzung für Outlook

FindTime_IconOft genug kommt es vor, dass mit mehreren Personen gleichzeitig ein Termin vereinbart werden muss.
Probleme bereitet dieses vor allem dann, wenn dieses auch mit Personen geschehen soll, die nicht in Ihrem Unternehmen tätig sind, so dass Sie auf keinen Terminplanungsassistenten zurückgreifen können.
Notwendig sind dann Telefonanrufe, oder eine Vielzahl von E-Mails, soweit nicht Fremdprogramme genutzt werden sollen. FindTime eine sinnvolle Ergänzung für Outlook weiterlesen

Neues zum beA (bitte etwas Abwarten)

Orlando Florian Rosu - Fotolia
Orlando Florian Rosu – Fotolia

Ich weiß, die Überschrift ist ein wenig sarkastisch, aber wohl angemessen.

Allen, mit der Problematik der Softwareerstellung Befassten, war bewusst, dass die zum 1.1.2016 angekündigte Zurverfügungstellung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs ein zumindest sportliches Ziel darstellte.
So kam das, was kommen musste, der Zeitplan, d.h. die Zurverfügungstellung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs, kann nicht eingehalten werden. Neues zum beA (bitte etwas Abwarten) weiterlesen

Richtige Adressierung in Outlook

© fotomek - fotolia
© fotomek – fotolia

Jede E-Mail, die Sie heute versenden, besteht aus einem sogenannten Header-Abschnitt, der wiederum die Felder

  • FROM = Absender
  • TO = Empfänger
  • CC = (Carbon copy) weitere Empfänger
  • BCC = (Blind Carbon copy) weitere – nicht angezeigte – Empfänger

zur Verfügung stellt.

Das sind die Felder, die uns für den kurzen nachfolgenden Artikel interessieren. Richtige Adressierung in Outlook weiterlesen