Archiv der Kategorie: Outlook

Outlook und OneNote ein unschlagbares Team

Touching CRM © hin255
Touching CRM © hin255

In meinem Artikel über Outlook hatte ich bereits darauf hingewiesen, dass es nicht schwierig ist, ein einfaches CRM-Tool in Outlook in Verbindung mit OneNote abzubilden. Die Betonung liegt hierbei natürlich auf einfach, wobei der Möglichkeiten wenig Grenzen gesetzt sind, soweit man sich diese Arbeit machen will. Ich möchte Ihnen nachfolgend kurz vorstellen, wie mit geringem Aufwand ein gutes Ergebnis geschafft werden kann.
Selbstverständlich kommt es immer auf Ihre Bedürfnisse an. Mit etwas Geschick und Geduld werden Sie eine Vielzahl von Anforderungen mit diesen beiden Tools erfüllen können. Nicht immer muss es eine spezielle Software sein, deren Möglichkeiten dann nur gering ausgeschöpft werden, weil der Bedarf nicht gegeben ist. Warum also nicht mit dem arbeiten, was bereits überwiegend vorhanden ist. Outlook und OneNote ein unschlagbares Team weiterlesen

Effizientes Arbeiten mit Outlook

L. Klauser-Fotolia
L. Klauser-Fotolia

Bei einer Vielzahl von Gesprächen habe ich festgestellt, dass Outlook überwiegend nur zur Kommunikation im Rahmen des E-Mailverkehrs genutzt wird, aber weniger als Personal Informations Manager (kurz PIM). Vielleicht scheint es daran zu liegen, dass die Möglichkeiten, die Outlook bietet, kaum bekannt sind.

Ich habe bereits in früheren Artikeln versucht, diese Möglichkeiten aufzuzeigen. Es wäre daher müßig, dieses zu wiederholen. Statt dessen möchte ich auf die einzelnen Artikeln hier kurz Bezug nehmen: Effizientes Arbeiten mit Outlook weiterlesen

Kennen Sie Microsoft Clutter?

Orlando Florian Rosu - Fotolia
Orlando Florian Rosu – Fotolia

Wer kennt sie nicht, die diversen Berichte und Ratschläge, wie die tägliche E-Mail Flut einzudämmen ist.

Über dieses Thema wurden nicht nur Bücher, sondern auch eine Vielzahl von Artikeln in der täglichen Presse veröffentlicht.

Stellvertretend für diese nachfolgend nur einige Links aus diesem Monat.

http://hessenschau.de/wirtschaft/unternehmen-gegen-e-mail-flut-nach-urlaub,e-mails-urlaub-100.html

http://www.internetworld.de/onlinemarketing/e-mail/fuenf-tipps-e-mailflut-ueberstehen-979929.html

http://www.sueddeutsche.de/news/karriere/arbeit-mailflut-statt-strand—nach-dem-urlaub-zurueck-in-den-job-dpa.urn-newsml-dpa-com-20090101-150817-99-05843

http://www.business-wissen.de/hb/wie-sie-die-e-mail-flut-eindaemmen/

Keine Bange, ich werde diesen nicht noch weitere Ratschläge hinzufügen. Ich möchte an dieser Stelle nur auf ein interessantes Tool verweisen.

Wenigen ist bekannt, dass Microsoft seit über einem Jahr bereits an dem Tool „Clutter „ werkelt.

Clutter soll die tägliche E-Mail Flut bereinigen.

Durch die Auswertung des Nutzerverhaltens stellt Clutter fest, welche E-Mail für den Empfänger wichtig oder weniger wichtig oder überhaupt nicht wichtig ist und sortiert dementsprechend den Posteingang. E-Mails, die der Empfänger nicht beachtet, sortiert Clutter zu gegebener Zeit in den entsprechenden Ordner „Clutter“ ein.

Clutter gehört u.a. zu der Anwendung Outlook in Office 365.

Bitte beachten Sie, dass auch für die mittels Clutter verschobenen E-Mails das gleiche gilt, wie für Spam-Mails. Diesbezüglich verweise ich auf die besprochene Entscheidung des Landgerichts Bonn.

Meine Tools

Welche Produktivitäts-Tools setze ich bei meiner täglichen Arbeit ein?

Vielfach werde ich gefragt, welche Tools ich für meine tägliche Arbeit einsetze.
Hier einmal eine kleine Aufzählung ohne den Anspruch auf Vollständigkeit:

E-Mail-Verkehr, Kalender
Für den Empfang und die Versendung von E-Mails setze ich Microsoft Outlook ein, ebenso für meine Terminverwaltung. Allerdings arbeite ich mit Microsoft Office365 welches mir die Möglichkeit gibt, von jedem PC etc. nicht nur auf meine E-Mails und Termine zuzugreifen, sondern auch auf meine Texte, die ich natürlich auch in der Cloud bearbeite. Über mein Smartphone erhalte ich selbstverständlich eine volle Synchronisation der Postfächer und des Kalenders.

Aufgabenplanung
Ich bin ein Fan von GTD und habe für mich festgestellt, dass die Aufgabenverwaltung in Microsoft Outlook mir nicht die notwendigen Möglichkeiten bietet, vor allem nicht in Microsoft Office365. Aus diesem Grunde setze ich, obwohl es etwas Mehrarbeit bedeutet, RTM für meine Aufgabenverwaltung ein. Auch insoweit arbeite ich in der Cloud und habe wiederum von jedem PC etc. Zugriff auf meine Daten. Selbstverständlich werden auch diese Daten automatisch mit meinem Smartphone synchronisiert, so dass ich immer auf dem aktuellen Stand bin.

Notizen
Eigentlich würde es sich ja anbieten, diese über Microsoft OneNote zu führen, ein sehr komfortables Tool. Allerdings hat es den Nachteil, dass es auf einem androidbasiertem Smartphone keine vernünftige Synchronisation zu Stande bringt, die Funktionen der Desktop-Version nicht voll erreicht werden und Microsoft Office365 keine Möglichkeit der Bearbeitung in der Cloud für dieses Tool bietet. Notgedrungen habe ich mir also vor einiger Zeit die Mühe gemacht, ein Ersatzprodukt zu suchen und bin dabei auf Evernote gestoßen. Dieses Tool gibt mir die Möglichkeit, wiederum die Notizen in der Cloud abzulegen und kann sowohl mit PC etc. als auch Smartphone genutzt werden. Es lässt keine Funktionen, die ich benötige, vermissen.

Telefon
Sowohl über meinen PC wie auch über mein Smartphone nutze ich Skype, dass mir neben einer normalen Telefonfunktion auch die Videofunktion auf beiden Plattformen anbietet. Selbstverständlich ist auch die Durchführung von Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen ohne weiteres möglich.

Informationserfassung
Bevor ich das Haus verlasse, habe ich bereits die neuesten Nachrichten aus Wirtschaft, Politik etc. gelesen. Hierbei hilft mir auf meine Smartphone Google Reader mit dem ich meine bevorzugten News-Websites und Blogs lese. Google Reader stellt sie mir an einem Ort zur Verfügung, ohne dass ich die diversen Seiten erst adressieren und aufrufen müsste.

Zeiterfassung
Für nur 5,00 € monatlich (incl. einem User) können Sie die Zeiterfassung über Clockodo führen. Das Tool bietet alle notwendigen Möglichkeit für eine Zeiterfassung für KMU’s und Freiberufler incl. einer Vielzahl von Auswertungen.

Wiederkehrende Texte
Hierfür nutze ich umfassend Phrase Express. Dieses Tool möchte ich nicht mehr missen. Nicht nur, dass es meine diversen Schreibfehler verbessert, meine Geburtstagsgrüße über Xing automatisiert, nein es ist für alle Textverarbeitungsaufgaben zu gebrauchen. Dabei kommt es nicht darauf an, in welchem Programm es eingesetzt wird. Selbstverständlich ist es auch unter WordPress im Hintergrund aktiv.

 

Dieser Artikel soll nur eine Anregung darstellen.
Wenn Sie weitere Fragen zu Produktivitätstools haben, melden Sie sich bitte.

 

 

 

 

 

Outlook 2010 Tipp 15 Hilfreiche Tastenkombinationen

Hilfreiche Tastenkombinationen Teil 4

Nachdem wir uns in Teil 3 mit den Tastenkombinationen für die Aufgabenerstellung befasst haben, möchte ich jetzt zu den in der Kalenderbearbeitung sinnvollen Tastenkombinationen kommen.

Mit

<Strg> + <2>

wechseln Sie schnell von der E-Mail-Ansicht in die Kalenderansicht, in der Sie sich mit den nachfolgenden Tastenkombinationen sehr schnell bewegen können.

<Alt> + <1> zeigt Ihnen den aktuellen Tag im Kalender an
<Alt> + <2> zeigt Ihnen die nächsten zwei Tage im Kalender an
<Alt> + <3> zeigt Ihnen die nächsten drei Tage im Kalender an
<Alt> + <4> zeigt Ihnen die nächsten vier Tage im Kalender an
<Alt> + <5> zeigt Ihnen die nächsten fünf Tage im Kalender an
<Alt> + <6> zeigt Ihnen die nächsten sechs Tage im Kalender an
<Alt> + <7> zeigt Ihnen die nächsten sieben Tage im Kalender an
<Alt> + <8> zeigt Ihnen die nächsten acht Tage im Kalender an
<Alt> + <9> zeigt Ihnen die nächsten neun Tage im Kalender an
<Alt> + <0> zeigt Ihnen die nächsten zehn Tage im Kalender an
<Strg> + <Alt> + <1> wechselt in die Tagesansicht
<Strg> + <Alt> + <2> zeigt nur Tage in der Arbeitswoche an
<Strg> + <Alt> + <3> zeigt die gesamte Woche an
<Strg> + <Alt> + <4> zeigt den gesamten Monat an
<Strg> + <Alt> + <5> wechselt in die Planungsansicht
Um ein explizites Datum anzuspringen, nutzen Sie die Tastenkombination <Strg> + <G>. In einem Auswahlfeld können Sie das entsprechende Datum komfortabel eingeben und zusätzlich die Kalenderansicht zwischen Tageskalender, Wochenkalender, Monatskalender und Arbeitswochenkalender wechseln.

Bewegungen innerhalb des Kalenders nehmen Sie mit den Tastenkombinationen

<Alt> + <Pfeil nach unten> = im Kalender zur nächsten Woche springen
<Alt> + <Pfeil nach oben> = im Kalender zur vorherigen Woche springen
<Alt> + <Bild nach unten> = im Kalender zum nächsten Monat springen
<Alt> + <Bild nach oben> = im Kalender zum vorherigen Monat springen
< Strg> + <Pfeil nach rechts> = im Kalender zum nächsten Tag springen
< Strg> + <Pfeil nach links> = im Kalender zum vorherigen Tag springen

vor und mit

<Strg> + <N> erstellen Sie einen neuen Termin

Damit hätten wir die wichtigsten Tastenkombinationen in Outlook 2010 abgehandelt. Nicht immer sind diese logisch aufgebaut und alle wird man auch nicht nutzen.

 

 

Outlook 2010 Tipp 14 Hilfreiche Tastenkombinationen

Hilfreiche Tastenkombinationen Teil 3

Heute möchte ich Ihnen einige Möglichkeiten aufzeigen, mit Tastenkombinationen Aufgaben zu erstellen bzw. zu verwalten.

<Strg> + <Umschalt> + <T>
Gleich, wo Sie sich in Outlook befinden, mit dieser Tastenkombination können Sie die Eingabemaske für eine neue Aufgabe aufrufen.

<Strg> + <F>
Weiterleiten können Sie aus dem Ansichtenfenster (z. B. einfache Liste) eine Aufgabe mit dieser Tastenkombination. Voraussetzung ist natürlich, dass die Aufgabe markiert ist.

<Entf>
Die Taste entfernt die markierte Aufgabe soweit diese im Ansichtenfenster markiert ist.

<Strg> + <D>
Eine geöffnete Aufgabe können Sie mit dieser Tastenkombination entfernen.

<Strg> + <F>
Selbstverständlich können Sie mit dieser Tastenkombination auch eine geöffnete Aufgabe weiterleiten.

<Strg> + <G>
Hiermit legen Sie eine Aufgabe als Terminserie fest oder können eine bestehende Terminserie bearbeiten.

Den Aufgabentext können Sie wie folgt formatieren:

<Strg> + <Umschalt> + <F> veranlasst Fettdruck
<Strg> + <Umschalt> + <K> veranlasst Kursivdruck
<Strg> + <Umschalt> + <U> veranlasst Unterstreichung
<Strg> + <#> veranlasst Tiefstellung eines Buchstabens oder einer Zahl
<Strg> + <+> veranlasst Hochstellung eines Buchstabens oder einer Zahl
<Strg> + <L> ordnet Text linksbündig an
<Strg> + <E> ordnet Text zentriert an
<Strg> + <R> ordnet Text rechtsbündig an
<Strg> + <L> ordnet Text als Blocksatz an
<Strg> + <>> vergrößert die Schriftart
<Strg> + <<> verkleinert die Schriftart

Wie in Office üblich können Sie mit <Strg> + <H> die Maske zum Suchen und Ersetzen von Text aufrufen.

Der nächste Beitrag ist den Tastenkombinationen bei der Bearbeitung des Kalenders gewidmet.

 

 

 

Outlook 2010 Tipp 13 Hilfreiche Tastenkombinationen

Hilfreiche Tastenkombinationen (Teil 2)

Lassen Sie uns nachfolgend zu den hilfreichen Tastenkombinationen im Bereich E-Mail kommen, die ebenfalls ein schnelles Arbeiten garantieren.

<Strg> + <.>
Soweit Sie eine E-Mail geöffnet haben, sich also im Nachrichtenfenster befinden, können Sie mit dieser Tastenkombination jeweils die nächste E-Mail erreichen, ohne die vorherige manuell schließen zu müssen.
Gerade bei vielen E-Mails eine gute und schnelle Möglichkeit.

<Strg> + <,>
Frei nach dem Motto, das für jedes Mittel ein Gegenmittel existiert, gibt Ihnen diese Tastenkombination die Möglichkeit, immer die vorherige E-Mail zu erreichen. Voraussetzung ist auch hier, dass Sie sich im Nachrichtenfenster befinden.

<Pos1>
Mit dieser Taste springen Sie an den Anfang Ihrer E-Mails im Ansichtenfenster

<Ende>
Mit dieser Taste springen Sie an das Ende Ihrer E-Mails im Ansichtenfenster

<Leertaste>
Eine weitere Möglichkeit von E-Mail zu E-Mail zu wechseln. Mit dieser Tastenkombination können Sie im Lesebereich nach unten blättern und, sobald das Ende der E-Mail erreicht ist, zur nächsten E-Mail wechseln.

<Umschalt> + <Leertaste>
Wie nicht anders zu erwarten, ist dieses das Gegenstück zur vorherigen Möglichkeit.

<<->
Mit der linken Pfeiltaste können Sie die E-Mail-Ansicht wechseln. Zurück geht es mit der rechten Pfeiltaste.

<Strg> + <R>
Mit dieser Tastenkombination können Sie einem Absender antworten

<Strg> + <Umschalt> + <R>
Mit dieser Tastenkombination antworten Sie allen Empfängern einschl. Absender

<Strg> + <F>
Diese Tastenkombination können Sie für die Weiterleitung einer E-Mail benutzen

<Alt> + <S>
Hiermit senden Sie die E-Mail ab

<Strg> + <Umschalt> + <M>
Hiermit erstellten Sie eine neue E-Mail

<Strg> + <Alt> + <R>
Beantwortet eine E-Mail mit einer Besprechungsanfrage

<Strg> + <O>
Mit dieser Tastenkombination öffnen Sie die E-Mail

<Strg> + <Q>
Hiermit markieren Sie die Nachricht als gelesen, während Sie mit

<Strg> + <U>
die Nachricht als ungelesen markieren

Im nächsten Beitrag werde ich die Tastenkombinationen im Bereich Aufgaben behandeln.

Outlook 2010 Tipp 12 Hilfreiche Tastenkombinationen

Hilfreiche Tastenkombinationen (Teil 1)

Wie auch in den Vorgängerversionen besteht bei Outlook 2010 die Möglichkeit, die Steuerung über die Tastatur vorzunehmen. Dieses ist für geübte Nutzer teilweise erheblich schneller als mit der Maussteuerung, allerdings recht gewöhnungsbedürftig, da sich die Tastenfolgen nicht aus der jeweiligen Maßnahme erschließen.

Im ersten Teil dieses Beitrages wollen wir uns mit den allgemeinen Steuerungen befassen. In den Nachfolgebeiträgen werde ich auf die einzelnen Bereiche, also Mail, Kalender etc. eingehen.

<Strg> + <1>
Mit dieser Kombination aktivieren Sie die E-Mail-Ansicht, d.h. Sie springen also aus dem jeweiligen Bereich (Kalender etc.) direkt in die E-Mail-Ansicht.

<Strg> + <2>
Entsprechend der Wertigkeit des Workflows wechseln Sie mit dieser Kombination zum Kalender.

<Strg> + <3>
Sollten sie sich Ihre Kontakte anzeigen lassen wollen, können Sie an jeder Stelle mit dieser Tastenkombination zur Kontaktanzeige gelangen.

<Strg> + <4>
Auf die gleiche Art können Sie mit Hilfe dieser Tastenkombination zur Aufgabenliste wechseln

<Strg> + <5>
Soweit Sie sich die Notizen anzeigen lassen wollen, nutzen Sie diese Tastenkombination

<Strg> + <6>
Eine sinnvolle Tastenkombination. Sie können sich hierüber die Ordnerliste anzeigen lassen.

<Strg> + <7>
Mit dieser Tastenkombination werden Ihnen  die Verknüpfungen angezeigt.

<Strg> + <8>
Als letzte Anzeigemöglichkeit erhalten Sie mit dieser Tastenkombination Zugriff auf das Journal.

<Strg> + <9>
Soweit Sie den Business Contact Manager installiert haben, gelangen Sie über diese Tastenkombination direkt in das Dashboard.

<Strg> + <Umschalt> + <TAB>
Diese Tastenkombination wechselt zwischen verschiedenen Ansichten (Menüband, Navigationsbereich etc.)

<Strg> + <F1>
Diese Tastenkombination schaltet das Menüband ein oder aus.

Soweit unser 1. Teil der hilfreichen Tastenkombinationen.

Outlook 2010 Tipp (11) Suchordner erstellen

Outlook 2010 Suchordner richtig nutzen

Im Rahmen der Installation von Outlook werden einige Suchordner installiert. Sie finden diese bei Anzeige der Ordnerliste

als Unterordner im Verzeichnis “Suchordner”. Das obige Beispiel zeigt u.a. die üblicherweise installierten Suchordner wie z. B. “Große Nachrichten”, “Ungelesene Nachrichten” oder auch “Zur Nachverfolgung”.

Vor allem dann, wenn Sie Kategorien einsetzen, sollten Sie entsprechende Suchordner erstellen. Outlook 2010 Tipp (11) Suchordner erstellen weiterlesen

Outlook 2010 Tipp (10) Kategorien und ihre Anwendungsmöglichkeit

Outlook 2010 Kategorien und ihre Anwendungsmöglichkeit

Zu einem früheren Zeitpunkt hatte ich bereits das Thema Kategorien und ihre Anwendungsmöglichkeit in der Anwaltskanzlei angeschnitten.

Sie finden diese Ausführungen unter

Outlook in der Anwaltskanzlei – Kategorien Teil 1 –
Outlook in der Anwaltskanzlei – Kategorien Teil 2 –
Outlook in der Anwaltskanzlei – Kategorien Teil 3 –
Outlook in der Anwaltskanzlei – Kategorien Teil 4 –

Dieser Tipp soll eine Ergänzung zu den vorbezeichneten Artikeln sein. Outlook 2010 Tipp (10) Kategorien und ihre Anwendungsmöglichkeit weiterlesen