Archiv der Kategorie: Outlook

Zugriff aus der Anwendung auf Outlook

anwendung-zu-outlookDer Text, die Tabelle oder Präsentation sind fertig und sollen Dritten zur Kenntnisnahme, Überarbeitung im Originalformat oder als PDF-Datei zur Verfügung gestellt werden.
Jeder von uns kennt dieses Procedere.
Die Office-Produkte bieten hierfür, vor allem unter Verwendung von Outlook, eine interessante und schnelle Möglichkeit.

  1. Wählen Sie aus dem Menü der Anwendung “Datei” aus
  2. Wählen Sie “Freigeben” aus
  3. Wählen Sie “E-Mail” aus

Sie erhalten jetzt die aus der obigen Grafik ersichtlichen Möglichkeiten

  • als Anlage senden
  • als PDF senden
  • als XPS senden
  • als Internetfax senden

Es öffnet sich (bei Auswahl einer der ersten drei Punkte) die Maske einer neuen E-Mail, in der die Datei bereits als Anlage enthalten ist.

Eine, wie ich meine, interessante schnelle Möglichkeit der Versendung.

 

Outlook 2016 Betreffzeile ändern

betreffzeileVielfach ist es gewünscht, in Outlook zur besseren Übersicht und Zuordnung, Betreffzeilen zu ändern oder zu ergänzen.

Das geht natürlich auch in Outlook 2016, nur ist die einfache und schnelle Möglichkeit leider etwas versteckt und auch nicht logisch zugeordnet.

Sie sehen in der obigen Grafik die typische Kopfzeile einer geöffneten E-Mail.
Auf der rechten Seite finden Sie (siehe roter Pfeil) einen sogenannten Reduzierungsicon. Solange dieser geschlossen ist, kann die Betreffzeile nicht geändert werden. Erweitern Sie die Darstellung durch Anklicken des Icon und Sie haben die Möglichkeit, die Betreffzeile, wie gewünscht, zu ändern.

OneNote Notizen und Outlook Aufgaben

OneNote NotizenIch möchte Sie auch mit diesem Artikel dafür sensibilisieren, mit wahrscheinlich vorhandenen “Bordmitteln” sich erhebliche Arbeitserleichterung zu verschaffen.
Ich habe ja bereits darauf hingewiesen, dass OneNote in Verbindung mit Outlook ein unschlagbares Team darstellt. Sie erinnern sich? Ansonsten ist hier der Link zu dem Artikel. OneNote Notizen und Outlook Aufgaben weiterlesen

Outlook kann viel mehr, als nur E-Mail versenden (Teil 2)

Ich hätte nicht gedacht, dass der kleine Artikel über die Möglichkeit der benutzerdefinierten Datenerfassung zu einer solch großen Resonanz führen würde.
Ich möchte mit dieser Fortsetzung insbesondere die Fragen beantworten, die mir aufgrund des Artikels bisher gestellt wurden.

Dateien mit Kontakten verknüpfen

Nachdem ich im ersten Teil gezeigt habe, welche Möglichkeiten bestehen, eine Vielzahl von gewünschten Informationen einem oder mehreren Kontakten hinzuzufügen, kam die Frage auf, ob es auch möglich sei, Kontakte mit Dateien, die in Verbindung mit den Kontakten stehen, z. B. Angebote, Rechnungen etc., zu verknüpfen.
Leider hat Microsoft beginnend mit der Version Outlook 2013 die Journalfunktion erheblich zurückgefahren.
Soweit Sie keine Dokumentenverwaltung mit OneNote aufbauen wollen, aber dennoch direkten Zugriff auf die Dateien haben wollen, die den jeweiligen Kontakt betreffen, bleibt Ihnen nur die Möglichkeit der nachträglichen Verlinkung der entsprechenden Dateien.
Als Feld hierzu bietet sich praktisch das Notizfeld in der Kontaktmaske an.
Die Vorgehensweise ist relativ einfach:

  • rechter Mausklick im Notizfeld
  • auswählen “Link”
  • aus der Maske neben dem DropDown-Feld “Dokumente” das Icon “Nach Datei suchen” auswählen
  • es öffnet sich der Explorer
  • Datei auswählen mit ok bestätigen
  • es öffnet sich die Maske von Outlook. Wenn Sie wollen, können Sie die Datei vorher noch entsprechend umbenennen. Es wird ansonsten Ablageort und Dateinamen im Link angegeben.
  • mit OK bestätigen

Nun ist der Link im Notizfeld vorhanden.
Auf diese Weise können Sie sämtlichen Schriftverkehr mit dem Kontakt diesem zuordnen, so dass Sie z. B. bei einem Anruf direkt den Sachstand feststellen und jede Datei direkt aufrufen können.

Änderungsverfolgung bei Terminen und Aufgaben

Vielfach scheint es auch wünschenswert zu sein festzustellen, wer wann einen Termin geändert bzw. eine Aufgabe geändert hat.
Selbstverständlich bietet Outlook auch diese Möglichkeit.
Der einfache Weg ohne Programmierung ist das Erstellen einer eigenen Ansicht auf z. B. Termine.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Kalender_AnsichtAus dem Kalendermenü wählen Sie “Ansicht”
  • Danach “Ansicht ändern”
  • und “Ansichten verwalten”

 

Aus der vorstehenden Maske “Ansichten verwalten” wählen Sie bitte die Ansicht “Liste” aus und kopieren Sie diese. Wir wollen ja letztendlich nur eine neue Ansicht erstellen, die uns die Möglichkeit gibt festzustellen, ob der Termin geändert und wenn ja, von wem er geändert wurde. Alle anderen Ansichten eignen sich für diese Aufgabe nicht. Als Name vergeben Sie bitte “Änderung Kalender”. Sie können zusätzlich wählen, für wen die neue Ansicht sichtbar sein soll. Nach Betätigung von “OK”

Spalten_auswaehlenEs wird Ihnen jetzt eine Maske für erweiterte Ansichtseinstellungen angezeigt. Wählen Sie aus dieser bitte “Spalten” aus.
Jetzt kommen Sie zu dem Teil, in dem Sie nach Gutdünken Spalten für die neue Ansicht erstellen können.
Das DropDown-Feld “Verfügbare Spalten auswählen aus” gibt Ihnen die Möglichkeit, aus allen Elementen vorbelegte Spalten auszuwählen.
Entfernen Sie jedoch vorher die für die Ansicht nicht benötigten Spalten

  • Serienmuster
  • Kategorien

indem Sie diese im rechten Feld der Maske anklicken und den Button “Entfernen” betätigen.
Wählen Sie nun aus dem DropDown-Feld “Verfügbare Spalten auswählen aus” die Anzeige “Alle E-Mail Felder” aus.
Wählen Sie aus den angezeigten Feldern die Felder

  • Erstellt
  • Geändert
  • Geändert von

aus und fügen Sie diese über “Hinzufügen” in das rechte Maskenfeld ein. Dort können Sie die Reihenfolge der Felder bestimmen. Schließen Sie Ihre Eingabe in der Maske mit “OK” ab.
Auch die Maske “erweiterte Einstellungen” schließen Sie bitte mit “OK” und in der Folgemaske “Alle Ansichten verwalten” wählen Sie “Ansicht übernehmen” aus.
In der tabellarischen Ansicht werden jetzt die Felder, wie von Ihnen gewünscht, angezeigt und Sie können feststellen, wer zu welchem Datum die Eintragung des entsprechenden Termins geändert hat.

Die gleiche Vorgehensweise führt Sie auch bei den Aufgaben zu Ihrem Ziel.

Zur Einstellung Ihrer vorherigen Kalenderansicht gehen Sie einfach wieder auf “Ansicht ändern” und wählen Sie den entsprechenden Kalender aus. Sie finden dort auch Ihre Kalenderansicht “Änderung Kalender” vor.

Datensicherung von Outlook

Soweit Sie nicht in der Cloud arbeiten, sondern Outlook auf dem Desktop verwenden, sollten Sie sich auf jeden Fall um eine ausreichende Datensicherung kümmern.

Ein interessantes Produkt ist MoBackup.

Sollten Sie weitere Informationen darüber wünschen, schreiben Sie mir einfach eine E-Mail unter info@treysse.com. Ich werde Ihre Fragen dann in einem der nächsten Artikel gerne mit einfließen lassen.

 

 

 

 

Outlook kann viel mehr, als nur E-Mail versenden

Details_alleFelderImmer wieder werde ich darauf angesprochen, wie ich auf den Gedanken kommen würde, kleinere Einheiten könnten auch mit Outlook umfangreiche Kontaktpflege betreiben.
Outlook sei absolut unsicher, Änderungen nicht nachverfolgbar und vieles mehr.
In dem kleinen nachfolgenden Beitrag möchte ich Ihnen die Möglichkeiten, die Outlook zusätzlich bietet, einmal anhand der Kontakte kurz darstellen. Outlook kann viel mehr, als nur E-Mail versenden weiterlesen

FindTime eine sinnvolle Ergänzung für Outlook

FindTime_IconOft genug kommt es vor, dass mit mehreren Personen gleichzeitig ein Termin vereinbart werden muss.
Probleme bereitet dieses vor allem dann, wenn dieses auch mit Personen geschehen soll, die nicht in Ihrem Unternehmen tätig sind, so dass Sie auf keinen Terminplanungsassistenten zurückgreifen können.
Notwendig sind dann Telefonanrufe, oder eine Vielzahl von E-Mails, soweit nicht Fremdprogramme genutzt werden sollen. FindTime eine sinnvolle Ergänzung für Outlook weiterlesen

Richtige Adressierung in Outlook

© fotomek - fotolia
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Jede E-Mail, die Sie heute versenden, besteht aus einem sogenannten Header-Abschnitt, der wiederum die Felder

  • FROM = Absender
  • TO = Empfänger
  • CC = (Carbon copy) weitere Empfänger
  • BCC = (Blind Carbon copy) weitere – nicht angezeigte – Empfänger

zur Verfügung stellt.

Das sind die Felder, die uns für den kurzen nachfolgenden Artikel interessieren. Richtige Adressierung in Outlook weiterlesen

Schnellbausteine in Outlook 2016 erstellen

SchnellbausteinSehr oft ist es notwendig, im Rahmen einer E-Mail immer wieder vorkommende Textpassagen zu schreiben. Dieses nimmt unnötig Zeit in Anspruch und beinhaltet Fehlerquellen.
Outlook 2016 bietet, wie auch die Vorversionen, die Möglichkeit, für solche Zwecke sogenannte “Schnellbausteine” einzusetzen.  Schnellbausteine in Outlook 2016 erstellen weiterlesen