Archiv der Kategorie: Tools

Komfortable Buchung von Meetingräumen und Arbeitsplätzen

Jetzt neue Wege gehen! © Marco2811

Ich möchte heute auf ein Thema eingehen, welches im Hinblick auf die veränderte Arbeitsweise gerade in überörtlichen Sozietäten oft zu Problemen wird.

Buchung von Meetingräumen und Arbeitplätzen

Es geht darum, Meetingsräume oder auch Arbeitsplätze effektiv und effizient zu verwalten, zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stellen zu können, und den Aufwand, der hierfür getrieben wird, in Grenzen zu halten.
Viele kennen dieses Problem.
Bilden wir ein Beispiel:

Rechtsanwalt A aus dem Standort der überörtlichen Sozietät in Berlin möchte sich mit Mandanten am Standort Köln zu einem Meeting treffen. Er benötigt hierfür am Standort Köln einen Besprechungsraum für sechs Personen, im Rahmen dieser Besprechung soll eine Videokonferenz mit den Standorten in Hamburg und München zu einem festgelegten Zeitpunkt mit weiteren Kollegen und den Mandanten stattfinden.
Für den gleichen Tag benötigt Anwalt A am Standort Köln außerhalb des Meetings einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz.

Sie sehen also, ein recht umfangreiches Vorhaben welches üblicherweise eine hektische Betriebsamkeit in den verschiedensten Abteilungen der einzelnen Standorte auslöst.

  • Erst ein mal ist Kontakt aufzunehmen mit dem Standort Köln um festzustellen, ob dort ein Besprechungsraum zu der gewünschten Zeit in der gewünschten Größe zur Verfügung steht. Gleichzeitig musste dieser Besprechungsraum auch die Möglichkeit einer Videokonferenz bieten.
  • Des weiteren ist festzustellen, ob in Hamburg und München zum festgelegten Zeitpunkt der Raum für die Videokonferenzen frei ist und die erforderlichen Personen ebenfalls zur Verfügung stehen.
  • Unabhängig davon zu prüfen, ob am Standort Köln ein Arbeitsplatz für Anwalt Ar aus Berlin zur Verfügung gestellt werden kann oder, ob dort alle Arbeitsplätze besetzt sind.

Während früher  Telefonate verschiedenster Sekretärinnen notwendig waren, um diese Fragen zu klären, bietet heute ein sogenanntes “Raumreservierungsverfahren” in Form einer entsprechenden Software die Möglichkeit, dieses

  • von einem Platz
  • durch eine Person

kurzfristig klären zu lassen.
Vielfach kann dieses bereits überOutlook geschehen, soweit die Software ein entsprechendes Add In anbietet.

Eines der führenden Anbieter auf dem Markt der Raumreservierungsoftware ist zum Beispiel Condeco .
Diese Software bietet nicht nur die Möglichkeit, Meetingsräume zu buchen und zu verwalten, sondern auch Arbeitsplätze effizient auszulasten.
Gerade in beratungsintensiven Unternehmen, wie Unternehmensberatung oder Wirtschaftskanzleien, bei denen eine Vielzahl von Mitarbeitern bei den Mandanten vor Ort tätig sind oder von Standort zu Standort reisen und dort ihre Tätigkeit aufnehmen, werden die Raumkosten immer mehr zu einem hohen Kostenfaktor.
Eine entsprechende Software, die nicht nur die Reservierung sondern auch entsprechende Auswertungen zulässt, bietet Planungssicherheit für die Zukunft und vermeidet nicht notwendigen Leerstand.
Wenn dieses noch mit einer digitalen Beschilderung integriert wird, werden erhebliche Sekretariats-und Rüstzeiten vermieden.

Zugriff aus der Anwendung auf Outlook

anwendung-zu-outlookDer Text, die Tabelle oder Präsentation sind fertig und sollen Dritten zur Kenntnisnahme, Überarbeitung im Originalformat oder als PDF-Datei zur Verfügung gestellt werden.
Jeder von uns kennt dieses Procedere.
Die Office-Produkte bieten hierfür, vor allem unter Verwendung von Outlook, eine interessante und schnelle Möglichkeit.

  1. Wählen Sie aus dem Menü der Anwendung “Datei” aus
  2. Wählen Sie “Freigeben” aus
  3. Wählen Sie “E-Mail” aus

Sie erhalten jetzt die aus der obigen Grafik ersichtlichen Möglichkeiten

  • als Anlage senden
  • als PDF senden
  • als XPS senden
  • als Internetfax senden

Es öffnet sich (bei Auswahl einer der ersten drei Punkte) die Maske einer neuen E-Mail, in der die Datei bereits als Anlage enthalten ist.

Eine, wie ich meine, interessante schnelle Möglichkeit der Versendung.

 

Auswertung zur Marktstudie “Informationstechnik in der Anwaltskanzlei 2016”

Marco 2811 - Fotolia
Marco 2811 – Fotolia

Vorab möchte ich mich recht herzlich bei allen Teilnehmern der Umfrage zur Marktstudie „Informationstechnik in der Anwaltskanzlei 2016“ bedanken.
Da diese Umfrage absolut anonym durchgeführt wurde, kann der Dank nur auf diesem Wege und über die Kanäle der Social Media erfolgen.

Teilnehmerzahlen

Die Teilnehmerzahlen sind im Gegensatz zum Vorjahr gesunken, sind also nach wie vor nicht repräsentativ, was ich gleich vorausschicken möchte. Woran der Rückgang der Teilnehmerzahlen gelegen hat, ist leider nicht feststellbar. Auswertung zur Marktstudie “Informationstechnik in der Anwaltskanzlei 2016” weiterlesen

Outlook 2016 Betreffzeile ändern

betreffzeileVielfach ist es gewünscht, in Outlook zur besseren Übersicht und Zuordnung, Betreffzeilen zu ändern oder zu ergänzen.

Das geht natürlich auch in Outlook 2016, nur ist die einfache und schnelle Möglichkeit leider etwas versteckt und auch nicht logisch zugeordnet.

Sie sehen in der obigen Grafik die typische Kopfzeile einer geöffneten E-Mail.
Auf der rechten Seite finden Sie (siehe roter Pfeil) einen sogenannten Reduzierungsicon. Solange dieser geschlossen ist, kann die Betreffzeile nicht geändert werden. Erweitern Sie die Darstellung durch Anklicken des Icon und Sie haben die Möglichkeit, die Betreffzeile, wie gewünscht, zu ändern.

Informationstechnik in der Anwaltskanzlei Umfrage 2016

Paragraf©VRDDie Umfrage zum Thema “Informationstechnik in der Anwaltskanzlei” wird zum 30.10.2016 geschlossen.

Sie haben bis dahin Gelegenheit, an dieser Umfrage teilzunehmen.

Diese  ist absolut anonymisiert und lässt keinen Rückschluss auf den Teilnehmer der Umfrage zu.
Um ein repräsentatives Ergebnis zu erhalten, wäre ich für rege Teilnahme dankbar. Die Bearbeitungszeit nimmt nicht mehr als zehn Minuten in Anspruch.

Sie finden die Umfrage hier

Informationstechnik in der Anwaltskanzlei Umfrage 2016

Marco 2811 - Fotolia
Marco 2811 – Fotolia

Wie auch in den vergangenen Jahren, wird für 2016 eine Umfrage zum Thema “Informationstechnik in der Anwaltskanzlei” durchgeführt.

Diese Umfrage ist absolut anonymisiert und lässt keinen Rückschluss auf den Teilnehmer der Umfrage zu.
Um ein repräsentatives Ergebnis zu erhalten, wäre ich für rege Teilnahme dankbar. Die Bearbeitungszeit nimmt nicht mehr als zehn Minuten in Anspruch.

Sie finden die Umfrage hier

Überlegungen zur Zeiterfassung in der Anwaltskanzlei

Coffee break late businessman cafe pop art retro style
© studiotoks

Vielfach wird mir im Rahmen von Beratungsgesprächen die Frage gestellt, ob das zurzeit installierte Anwaltsprogramm oder das Anwaltsprogramm des Anbieters “ABC” das richtige Tool für die Kanzlei wäre.
Auch in den verschiedensten Foren und Social Media ist immer wieder die Frage aus dem anwaltlichen Bereich zu lesen „welches Programm habt ihr und ist es gut?“. Überlegungen zur Zeiterfassung in der Anwaltskanzlei weiterlesen

OneNote Notizen und Outlook Aufgaben

OneNote NotizenIch möchte Sie auch mit diesem Artikel dafür sensibilisieren, mit wahrscheinlich vorhandenen “Bordmitteln” sich erhebliche Arbeitserleichterung zu verschaffen.
Ich habe ja bereits darauf hingewiesen, dass OneNote in Verbindung mit Outlook ein unschlagbares Team darstellt. Sie erinnern sich? Ansonsten ist hier der Link zu dem Artikel. OneNote Notizen und Outlook Aufgaben weiterlesen

Outlook kann viel mehr, als nur E-Mail versenden (Teil 2)

Ich hätte nicht gedacht, dass der kleine Artikel über die Möglichkeit der benutzerdefinierten Datenerfassung zu einer solch großen Resonanz führen würde.
Ich möchte mit dieser Fortsetzung insbesondere die Fragen beantworten, die mir aufgrund des Artikels bisher gestellt wurden.

Dateien mit Kontakten verknüpfen

Nachdem ich im ersten Teil gezeigt habe, welche Möglichkeiten bestehen, eine Vielzahl von gewünschten Informationen einem oder mehreren Kontakten hinzuzufügen, kam die Frage auf, ob es auch möglich sei, Kontakte mit Dateien, die in Verbindung mit den Kontakten stehen, z. B. Angebote, Rechnungen etc., zu verknüpfen.
Leider hat Microsoft beginnend mit der Version Outlook 2013 die Journalfunktion erheblich zurückgefahren.
Soweit Sie keine Dokumentenverwaltung mit OneNote aufbauen wollen, aber dennoch direkten Zugriff auf die Dateien haben wollen, die den jeweiligen Kontakt betreffen, bleibt Ihnen nur die Möglichkeit der nachträglichen Verlinkung der entsprechenden Dateien.
Als Feld hierzu bietet sich praktisch das Notizfeld in der Kontaktmaske an.
Die Vorgehensweise ist relativ einfach:

  • rechter Mausklick im Notizfeld
  • auswählen “Link”
  • aus der Maske neben dem DropDown-Feld “Dokumente” das Icon “Nach Datei suchen” auswählen
  • es öffnet sich der Explorer
  • Datei auswählen mit ok bestätigen
  • es öffnet sich die Maske von Outlook. Wenn Sie wollen, können Sie die Datei vorher noch entsprechend umbenennen. Es wird ansonsten Ablageort und Dateinamen im Link angegeben.
  • mit OK bestätigen

Nun ist der Link im Notizfeld vorhanden.
Auf diese Weise können Sie sämtlichen Schriftverkehr mit dem Kontakt diesem zuordnen, so dass Sie z. B. bei einem Anruf direkt den Sachstand feststellen und jede Datei direkt aufrufen können.

Änderungsverfolgung bei Terminen und Aufgaben

Vielfach scheint es auch wünschenswert zu sein festzustellen, wer wann einen Termin geändert bzw. eine Aufgabe geändert hat.
Selbstverständlich bietet Outlook auch diese Möglichkeit.
Der einfache Weg ohne Programmierung ist das Erstellen einer eigenen Ansicht auf z. B. Termine.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Kalender_AnsichtAus dem Kalendermenü wählen Sie “Ansicht”
  • Danach “Ansicht ändern”
  • und “Ansichten verwalten”

 

Aus der vorstehenden Maske “Ansichten verwalten” wählen Sie bitte die Ansicht “Liste” aus und kopieren Sie diese. Wir wollen ja letztendlich nur eine neue Ansicht erstellen, die uns die Möglichkeit gibt festzustellen, ob der Termin geändert und wenn ja, von wem er geändert wurde. Alle anderen Ansichten eignen sich für diese Aufgabe nicht. Als Name vergeben Sie bitte “Änderung Kalender”. Sie können zusätzlich wählen, für wen die neue Ansicht sichtbar sein soll. Nach Betätigung von “OK”

Spalten_auswaehlenEs wird Ihnen jetzt eine Maske für erweiterte Ansichtseinstellungen angezeigt. Wählen Sie aus dieser bitte “Spalten” aus.
Jetzt kommen Sie zu dem Teil, in dem Sie nach Gutdünken Spalten für die neue Ansicht erstellen können.
Das DropDown-Feld “Verfügbare Spalten auswählen aus” gibt Ihnen die Möglichkeit, aus allen Elementen vorbelegte Spalten auszuwählen.
Entfernen Sie jedoch vorher die für die Ansicht nicht benötigten Spalten

  • Serienmuster
  • Kategorien

indem Sie diese im rechten Feld der Maske anklicken und den Button “Entfernen” betätigen.
Wählen Sie nun aus dem DropDown-Feld “Verfügbare Spalten auswählen aus” die Anzeige “Alle E-Mail Felder” aus.
Wählen Sie aus den angezeigten Feldern die Felder

  • Erstellt
  • Geändert
  • Geändert von

aus und fügen Sie diese über “Hinzufügen” in das rechte Maskenfeld ein. Dort können Sie die Reihenfolge der Felder bestimmen. Schließen Sie Ihre Eingabe in der Maske mit “OK” ab.
Auch die Maske “erweiterte Einstellungen” schließen Sie bitte mit “OK” und in der Folgemaske “Alle Ansichten verwalten” wählen Sie “Ansicht übernehmen” aus.
In der tabellarischen Ansicht werden jetzt die Felder, wie von Ihnen gewünscht, angezeigt und Sie können feststellen, wer zu welchem Datum die Eintragung des entsprechenden Termins geändert hat.

Die gleiche Vorgehensweise führt Sie auch bei den Aufgaben zu Ihrem Ziel.

Zur Einstellung Ihrer vorherigen Kalenderansicht gehen Sie einfach wieder auf “Ansicht ändern” und wählen Sie den entsprechenden Kalender aus. Sie finden dort auch Ihre Kalenderansicht “Änderung Kalender” vor.

Datensicherung von Outlook

Soweit Sie nicht in der Cloud arbeiten, sondern Outlook auf dem Desktop verwenden, sollten Sie sich auf jeden Fall um eine ausreichende Datensicherung kümmern.

Ein interessantes Produkt ist MoBackup.

Sollten Sie weitere Informationen darüber wünschen, schreiben Sie mir einfach eine E-Mail unter info@treysse.com. Ich werde Ihre Fragen dann in einem der nächsten Artikel gerne mit einfließen lassen.

 

 

 

 

Outlook kann viel mehr, als nur E-Mail versenden

Details_alleFelderImmer wieder werde ich darauf angesprochen, wie ich auf den Gedanken kommen würde, kleinere Einheiten könnten auch mit Outlook umfangreiche Kontaktpflege betreiben.
Outlook sei absolut unsicher, Änderungen nicht nachverfolgbar und vieles mehr.
In dem kleinen nachfolgenden Beitrag möchte ich Ihnen die Möglichkeiten, die Outlook zusätzlich bietet, einmal anhand der Kontakte kurz darstellen. Outlook kann viel mehr, als nur E-Mail versenden weiterlesen