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Sind “Not-to-do-Listen” eine reine Beschäftigungstherapie?

©studiostoks
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Wer sich mit sogenanntem „Zeitmanagement„ oder “Selbstmanagement” befasst, wird früher oder später auf die Erfordernis von To-do-Listen stoßen.
Eine solche To-do-Liste ist nichts anderes, als eine Aufgabenliste, also Liste offener Punkte die noch abzuarbeiten sind.
Insoweit werde ich Ihnen bestimmt nichts Neues sagen.

Aber was sind „Not-to-do-Listen“?
Diesem Begriff begegnet man seit einiger Zeit immer öfters. Die Not-to-do-Liste ist, wie der Name schon sagt, das Gegenstück der To-do-Liste. Und hier wird es interessant.
Vielfach wird gefordert, statt Tätigkeiten zu notieren, die zu erledigen sind, sollen die Tätigkeiten aufgeschrieben werden, die in Zukunft lieber gelassen werden sollen, d.h. man soll sich im Vorfeld Gedanken darüber machen, welche Tätigkeiten man in Zukunft nicht mehr ausüben will, um mehr Zeit für wichtige Aufgaben zur Verfügung zu haben.
Ich selbst bin ein Freund von GTD, einer Selbstmanagementmethode von David Allen, bei der es auch darum geht, alles aufzuschreiben, was noch zu erledigen ist, allerdings ohne Rücksicht darauf, ob es sich um berufliche oder private Dinge handelt.
Nie aber wäre ich auf den Gedanken gekommen, eine Liste der Arbeiten zu erstellen, die ich nicht mehr erledigen will.

Ich habe mir einmal den Spaß gemacht, über den Verlauf einer Woche hinweg alle vorgenommenen Tätigkeiten, ob beruflich oder privat bezogen, aufzulisten. Hierbei konnte ich sogenannte „Zeitfresser“ identifizieren und Tätigkeiten, die ich nicht selbst vornehmen muss, sondern die ich delegieren kann.
Diese Auflistung ist praktisch die Kontrollliste für ein effizientes Selbstmanagement. Ich habe also die Ergebnisse erhalten, über die ich mir Gedanken machen müsste, wenn ich eine „Not-to-do-Liste“ erstellen würde, die ich bei all den Planungen berücksichtigen müsste.

Der Vorschlag vieler Selbstmanagementberater, eine “Not-to-do-Liste” zu erstellen, erinnert mich an meine frühere Militärzeit, in der es bei Beschaffungsmaßnahmen notwendig war, ein Formular auszufüllen um ein Beschaffungsformular zu erhalten.
Das aber ist von einem effizienten Selbstmanagement weit entfernt.

Selbstorganisation (weg mit dem alten Plunder)

Ein jeder Jahresanfang bietet wieder Gelegenheit, das vergangene Jahr daraufhin zu überprüfen,

  • ob die Anfang des Jahres in’s Auge gefassten Ziele erreicht wurden,
  • wo die Defizite liegen,
  • welche Ursachen oder Verhaltensweisen für evtl. Defizite verantwortlich sind
  • und die Meilensteine für die neuen Jahresziele zu stecken.

Eines meiner Jahresziele, alten Ballast endlich abzuwerfen, habe ich offensichtlich nicht erreicht.

Als Beispiel nenne ich einmal die Sammelwut betreffend Fachbücher jeder Art. Können auch Sie sich schlecht von einmal erworbenen Büchern trennen?
So finde ich z. B. Bücher wie

  • Recht im Internet (Ausgabe 2001)
  • SQL Windows 5.0 (das Ausgabejahr teile ich lieber nicht mit)

und viele mehr, die maximal einem Antiquariat gut zu Gesicht stehen würden.

Aber wie kann man zukünftig die Anhäufung solcher nicht mehr verwendbarer Literatur verhindern?
Sicherlich wäre es relativ einfach, schnell eine kleine Datenbank zur Literaturverwaltung anzuschaffen und zu installieren. Aber steht der Aufwand – auch letztendlich der Aufnahme des Gesamtbestandes – wirklich in einem gesunden Verhältnis zu dem erhofften Ergebnis? Ich für meinen Teil kann das absolut verneinen.
Ich habe einen einfacheren Weg für meine Fachliteratur gewählt:

  • Auf jeden Buchrücken kommt ein Aufkleber mit der Ausgabejahreszahl um die Aktualität des Werkes auf einen Blick feststellen zu können
  • Zusätzlich erhält jedes Buch einen farblichen Aufkleber (der farblich alle zwei Jahre wechselt) auf den Buchrücken, sobald das Buch verwendet wird. Durch diesen Aufkleber ist direkt erkennbar, ob und wann das Buch letztmalig verwendet wurde.

Damit ist schon alles getan.

Zu Anfang eines jeden Jahres werden nur noch diese beiden Aufkleber geprüft, ohne dass das Buch selbst aus dem Regal entnommen werden muss. Und dann geht alles ganz schnell:

  • Ist die Auflage des Buches älter als zwei Jahre und
  • wurde es im vergangenen Jahr nicht genutzt

findet es seinen Weg in die Papiertonne. Dieses ist immer noch preiswerter, als der Versuch des Verkaufs über einen Händler mit dem Aufwand des Versandes.

So, nun muss ich aber einmal schnell meine Aufkleber auf den Buchbestand bringen.

 

 

 

20 Methoden für das Selbstmanagment

Methodenvielfalt

Bei der Bearbeitung dieser Thematik stößt man unweigerlich auf eine Vielzahl von verschiedenen Methoden, die alle eines zum Gegenstand haben, das sogenannte „Selbstmanagement“. Teilweise bauen sie auf einige wenige Methoden auf, teilweise gleichen sie sich wie ein Ei dem anderen.

Ich möchte auf die Methoden kurz eingehen, die mir bekannt geworden sind und diese kurz darstellen. Eine vollständige Beschreibung der einzelnen Methoden ist an dieser Stelle nicht möglich, würde auch nicht zielführend sein.

Soweit möglich, werden zurden Methoden Links genannt, die weitere Informationen hierzu geben.

 

5S/5A

Es handelt sich um einen Teilbereich des sogenannten „Toyota Arbeitssystems“, der zwischenzeitlich nicht nur im Produktionsbereich sondern auch im Dienstleistungsbereich Anwendung findet.

Weil es so schön wichtig klang, wurde anfänglich von den „5S“ gesprochen. Zwischenzeitlich werden die deutschen Entsprechungen unter „5A“ genannt.

Nachfolgend führe ich beide auf, die deutschen Entsprechungen in Klammern hinter dem jeweiligen japanischen Begriff.

 

  • Seiri = sortiere aus, was nicht unbedingt an dem Arbeitsplatz benötigt wird (Aussortieren)
  • Seiton = stelle alles an seinen Platz nach ergonomischen Gesichtspunkten (Aufräumen)
  • Seiso = reinige den Arbeitsplatz (Arbeitsplatzsauberkeit)
  • Seiketsu = Sauberkeit bewahren (Anordnung zur Regel machen)
  • Shitsuke = Selbstdisziplin üben, Ordnung und Sauberkeit aufrecht erhalten (Alle Punkte einhalten und verbessern)

Ein findiger Kopf fand dann noch ein 6.S für Shukan = Übergehen in Fleisch und Blut (Alles läuft von selbst).
Einführende Informationen finden Sie unter http://de.wikipedia.org/wiki/5S

6-Hut-Denken

Die Methode geht davon aus, dass wir Probleme nur dann effektiv lösen können, wenn wir diese aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten.
Das Prinzip ist, dass uns verschiedene Denkweisen zur Verfügung stehen, um ein Problem zu lösen, wie z. B. kritisch, kreativ, neutral etc. Diese Methode hat große Ähnlichkeit mit der Disney-Methode, auf die ich später eingehen werde.
Informationen zur Methode 6-Hut-Denken finden Sie unter http://www.zeitzuleben.de/2387-die-methode-des-6-hut-denkens/

 10-20-30-Regel (Vermeidung des Beamer-Komas)

Bei dieser Methode handelt es sich weniger um eine für das Selbstmanagement, sondern eher um eine für die Selbsteinschränkung im Hinblick auf den Aufbau von Präsentationen.
Gemeint ist damit, dass eine Präsentation nach folgender Regel aufgebaut sein sollte:

  • 10 Slides sollte eine Präsentation maximal beinhalten,
  • 20 Minuten sollte eine Präsentation maximal dauern und
  • 30 ist die minimale Punktgröße (Schriftgröße) einer Präsentation

Mehr Informationen erhalten Sie direkt bei Guy Kawasaki, der diese Idee entwickelt hat http://blog.guykawasaki.com/2005/12/the_102030_rule.html

80/20 Regel (auch Pareto-Prinzip genannt)

Das Prinzip beruht auf der Beobachtung von Vilfrede Pareto, der 1906 festgestellt haben will, dass 80% des italienischen Grund und Boden im Eigentum von 20% der Bevölkerung standen. Dieses Prinzip findet in vielen Bereichen auch heute noch Anwendung.

So gehen Kaufleute teilweise davon aus, dass 80% des Umsatzes von 20% der Kunden generiert werden, diese also einer besonderen „Bedienung bedürfen“.
Vielfach wird auch argumentiert, dass 20% Aufwand ein Arbeitsergebnis von 80% erbringen.
Insoweit kann dieses Prinzip auch für das Selbstmanagement genutzt werden.

Informationen zum Pareto-Prinzip finden Sie unter anderem unter http://www.pareto-prinzip.net/

 

ABC

Wir denken hierbei nicht an die ABC-Methode von Ellis, die allerdings bei näherer Betrachtung auch zum Selbstmanagement gehören könnte http://www.juko.de/html/abc-methode.html sondern vielmehr an die im Rahmen des sogenannten „Zeitmanagement“ vorgenommene Einteilung nach

  • A-Aufgaben = sehr wichtig (sofort eredigen)
  • B-Aufgaben = weniger wichtig (später erledigen oder delegieren)
  • C-Aufgaben = kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen)

Eine kurze Darstellung finden Sie unter http://www.todo-liste.de/html/abc-analyse.php

 

Alpen

Es handelt sich um eine relativ wirksame Methode, wenn man sie dann durchhält. Sie eignet sich überwiegend auch nur für Personen, die nicht „fremdgesteuert“ tätig sind. Gemeint ist mit ALPEN

 

  • Aufgaben, Termine etc. notieren
  • Länge der zur Erledigung benötigen Zeit schätzen
  • Pufferzeiten einplanen
  • Entscheidungen treffen (z. B. ABC-Analyse s. oben)
  • Nachkontrolle

Auch an dieser Stelle wieder ein Link für einführende Informationen http://www.teachsam.de/arb/zeitmanagement/zeitmanag_2_4_5.htm

 

Amore

Nein, Sie sind nicht im falschen Film. Bei der AMORE Methode handelt es sich um eine Managementmethode die der Zielfindung dient, wobei AMORE für

 

  • Ambitiös
  • Motivierend
  • Organisiert
  • Realistisch
  • Echt

steht.

Auch für diese Methode ein Link zum Einlesen http://123management.nl/0/070_methode/a720_methode_06_doelen.html

Aschenputtel

Nun, diese Methode ist nur der Vollständigkeit halber genannt. Danach sollen die guten, wie schlechten Seiten auf einzelne Zettel aufgeschrieben, die schlechten entsorgt und die guten gefördert werden. Einen seriösen Link hierzu konnte ich nicht finden. Man hätte diese Methode auch Rechts-Links-Methode nennen können, also die Zettel mit den guten Seiten in die linke Hand und die mit den schlechten Seiten in die rechte Hand. Die Zettel in der rechten Hand entsorgen … Sie sehen also, so ganz ernst kann man diese Methode nicht nehmen.

Bären

Es handelt sich um einen Ansatz aus dem Zeitmanagement des Zeitmanagement-Gurus Lothar Seiwert.
Ich würde es mit „Entschleunigung“ vergleichen. Rund um eine nette Tiergeschichte werden Strategien zu kluger Zeiteinteilung aufgebaut. Hauptperson ist ein Bär.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter http://www.baerenstrategie.de/

 

Daisy

Diese Bezeichnung steht für

 

  • DIN
  • A6
  • Informations
  • System

und ist auf DIN A6 Zettel aufgebaut, die in verschiedenfarbigen Mäppchen sortiert werden.
Es ist in den USA bekannt unter MemoCard.

Nähere Informationen finden Sie unter http://www.daisyclub.ch/index.html

 

Disney

Es handelt sich hierbei um eine Kreativitätsmethode auf der Basis von Rollenspielen, die sowohl von Einzelpersonen, wie auch von Gruppen angewendet werden kann und zum Gegenstand hat, ein Problem aus drei Blickwinkeln zu betrachten und zwar

  • des Träumers = Entwicklung von Visionen
  • des Realisten = Entwickelt Aktivitätenpläne, Prozesse etc.
  • des Kritikers = Aufgabe ist das kritische Betrachten und Hinterfragen der Vorgaben der anderen beiden Rollen.

Zum Teil wird eine weitere Rolle genutzt. Weitere Informationen finden Sie unter http://de.wikipedia.org/wiki/Walt-Disney-Methode

 

Eisenhower

Die Eisenhower-Methode (oder auch Eisenhower-Prinzip) finden Sie in einer Vielzahl anderslautenden Methoden wieder. Es ist die angebliche Herangehensweise des ehemaligen amerikanischen Präsidenten, wesentliches und wichtiges von unwesentlichem und unwichtigen zu unterscheiden, Aufgaben entsprechend ihrer Priorität zu strukturieren und mit der größten Hebelwirkung zu erledigen http://www.eisenhower-prinzip.de/ .

 

GTD

Und damit kommen wir auch schon zu Getting Thinks Done, einer Methode von David Allen http://www.davidco.com/ , die mein absoluter Favorit im Bereich der Methoden des Selbstmanagements ist. Das Prinzip der Methode ist, dass der Anwender alle aber auch wirklich alle anstehenden Tätigkeiten (im weitesten Sinne) in einem Verwaltungssystem (ob manuell oder it-gestützt) notiert, um den Kopf für wichtige Dinge frei zu haben http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done .

Umfassende Informationen finden Sie auch im deutschen Forum „Dinge geregelt kriegen“ welches Sie über http://dingegeregeltkriegen.de/wbb3/ erreichen können.

Mit dieser Methode arbeite ich seit einigen Jahren.

Kanban

Kanban ist im eigentlichen Sinne kein Werkzeug zum Selbstmanagement, sondern dient der Materialsteuerung, kommt aus Japan und bedeutet übersetzt Karte, Etikett oder Aufkleber http://www.lepros.de/kanban-definition.php .
Ich möchte es jedoch nicht unerwähnt lassen, weil es bei entsprechender Modifizierung auch zur Prozesssteuerung und selbstverständlich auch zum Aufgabenmanagement genutzt werden kann. Man spricht dann vom sogenannten Personal-Kanban.
Einen interessanten Artikel hierzu finden Sie unter http://imgriff.com/2013/01/09/personal-kanban-trotz-tagesgeschaeft-das-wesentliche-nie-aus-den-augen-verlieren/

 

Magie

Diese Methode, die relativ unbekannt ist, soll der Zielfindung dienen, wobei die Ziele

 

  • Machbar
  • Akzeptabel
  • Gewissenhaft
  • Inspirierend
  • Ehrgeizig

sein sollen. Die einzige Information über diese Methode konnte ich unter http://karrierebibel.de/drei-ziemlich-kuriose-selbstmanagement-methoden-von-denen-sie-vermutlich-noch-nie-gehort-haben/ finden.

Osborn

Es handelt sich hierbei um eine Kreativitätsmethode die sehr umfangreich ist und dem Anwender einiges abverlangt. Nähere Informationen finden Sie natürlich in Wikipedia unter http://de.wikipedia.org/wiki/Alex_F._Osborn .

 

PDCA (Plan-Do-Check-Act)

Es handelt sich auch wiederum um eine unter Zielfindung / Zielerreichung einzuordnende Methode, die im weitesten Sinne auch einen Bereich des Selbstmanagements darstellt http://www.wandelweb.de/blog/?p=1384

PIDEWAWA

Der Name der Methode steht für

 

  • P = positives Formulieren von Zielen
  • I = Ist-Zustand festhalten
  • D = Detailliert konkret und messbar formulieren
  • E = Erreichbare also realistische Ziele formulieren
  • WA = Wann, also Festlegen eines Zeitrahmens
  • WA = Warum wollen Sie das Ziel erreichen

Umfassende Informationen über diese Methode finden Sie unter http://kreative-zeiten.over-blog.com/article-26449613.html .

Pomodoro

Diese Methode basiert auf der Annahme, dass Pausen zwischen Arbeitsblöcken der geistigen Beweglichkeit und besseren Abarbeitung der Arbeit dienen können. Die Aufgaben werden in ca. 25minütige Arbeitsblöcke unterteilt, nach denen jeweils eine kurze Pause eingefügt wird. Nach vier Blöcken ist eine längere Pause vorgesehen.

Damit die Zeiten eingehalten werden, bedient man sich eines Küchenweckers (auch Kurzzeitmesser genannt).
Nähere Informationen finden Sie unter http://de.wikipedia.org/wiki/Pomodoro_Zeitmanagement

oder auch

http://www.pomodorotechnique.com/

 

S.M.A.R.T

Im Rahmen des Selbstmanagements ist die S.M.A.R.T-Regel für die Zielfindung oder auch Zieldefinition seit 1956 bekannt. Es handelt sich hierbei um ein Akronym für

 

  • Spezifisch (also nicht allgemein)
  • Messbar
  • Attraktiv (also lohnend)
  • Realistisch (also machbar)
  • Terminiert (zeitlich fixiert)

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/SMART_(Projektmanagement)

 

Sicherlich gibt es noch eine Vielzahl weiterer Methoden, sinnvolle und unsinnige. Ich möchte mich an dieser Stelle auf die vorgenannten Methoden beschränken.
Wichtig ist nur, dass es Ihnen eine Anregung dafür gibt, welche Möglichkeiten Ihnen für Ihr Selbstmanagement zur Verfügung stehen.