Archiv der Kategorie: Prozessmanagement

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Die Managementprozesse)

Qualität©marco2811
Qualität©marco2811

Wie bereits im letzten Beitrag zu diesem Thema angekündigt, werde ich nachfolgend auf die Managementprozesse aus unserer “Prozesslandschaft” eingehen.

Wenn Sie sich nochmals die Grafik aus dem Beitrag vor Augen halten sind das insbesondere

  • Strategie / Ziele
  • Kanzleimanagement
  • Finanzen / Controlling
  • Mitarbeiter / Compliance
  • Marketing

In diesem Artikel möchte ich nachfolgend kurz auf den ersten Punkt, Strategie / Ziele eingehen. Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Die Managementprozesse) weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Die Prozessarten)

Prozesslandkarte_1Wenn Sie sich die nebenstehende Grafik einmal ansehen, existieren eigentlich nur drei Prozessarten, denen die einzelnen Prozesse untergeordnet sind.
Ich möchte gleich am Anfang  klar stellen, dass die einzelnen Prozesse von Kanzlei zu Kanzlei absolut unterschiedlich sein können, weitere Prozesse hinzu kommen oder aufgeführte Prozesse entfallen. Auch bei einer Personenidentität des Verantwortlichen für verschiedene Prozesse ist es dennoch wichtig, die Prozesse einzeln zu betrachten und zu hinterfragen.
Lassen Sie mich auf die Prozessarten kurz eingehen:

Managementprozesse

Vereinfacht ausgedrückt gehören zu den Managementprozessen alle die Prozesse, die Ihre persönliche Entscheidung voraussetzen und zusätzlichen Weisungscharakter haben. Selbstverständlich müssen die den Prozessen zugrunde liegenden Aufgaben nicht von Ihnen als Kanzleiinhaber persönlich wahrgenommen und / oder erfüllt werden.

Kernprozesse

Kernprozesse hängen immer mit dem eigentlichen Unternehmenszweck zusammen und sind Garant für den wirtschaftlichen Erfolg der Kanzlei. Es handelt sich also um sogenannte “Wertschöpfungsprozesse”.

Feststellbar sind diese an der Tatsache, dass am Anfang und am Ende des Prozesses immer der Mandant steht und der Prozess – so er denn vernünftig aufgesetzt ist – zur Zufriedenheit des Mandanten beiträgt.

Unterstützungsprozesse

Unterstützungsprozesse haben keine direkte Wertschöpfung. Der Mandant wäre auch nicht bereit, für diese gesondert zu bezahlen. Sie dienen auch nicht der direkten Zufriedenheit des Mandanten, sind dennoch für den reibungslosen Ablauf einer Anwaltskanzlei absolut notwendig.

In meinem nächsten Artikel werde ich näher auf die Managementprozesse eingehen.

 

Computerausfall in der Anwaltskanzlei

 

© Jeanette Dietl
© Jeanette Dietl

Es darf als bekannt unterstellt werden, dass in einem sogenannten EDV-Kalender eingetragene Fristen ebenso zu kontrollieren sind, wie die in einem Papierkalender eingetragene Fristen.

Hierzu gehört, dass eine Frist als eingetragen auf dem fristauslösenden Schriftstück erst dann durch Kurzzeichen bestätigt werden darf, wenn anhand eines ausgedruckten Protokolls eine Kontrolle durchgeführt wurde, die Eingabefehler oder Versäumnisse ausschließt.

Computerausfall in der Anwaltskanzlei weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei

Prozesslandkarte_1Bevor es hier zu Missverständnissen kommt, ich werde mich in diesem und den Folgeartikeln immer dann, wenn von “Prozess” gesprochen wird, mit dem Geschäfts- oder auch Arbeitsprozess genannt, beschäftigen. Die Prozesse im anwaltlichen Sinne bleiben Ihnen überlassen.

Was versteht man also unter einem Geschäftsprozess? Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei weiterlesen

Neues Jahr neue Vorsätze in der Anwaltskanzlei?

Wolfilser - Fotolia
Wolfilser – Fotolia

Wie kommt es eigentlich, dass wir uns immer zu Beginn eines neuen Jahres neue Vorsätze vornehmen?
Liegt es daran, dass die letzten Tage des Vorjahres uns Zeit dafür gaben, Revue passieren zu lassen?
Liegt es daran, dass wir die uns gesteckten Ziele im Vorjahr nicht erreicht haben?
Wie oft haben Sie im vergangenen Jahr für sich selbst festgestellt: “Heute habe ich meine Arbeit wie geplant geschafft”?
Oder haben Sie stöhnend das Büro verlassen, Akten mit nach Hause genommen und bis spät in die Nacht gearbeitet?
Sind Sie ein Mensch, der überwiegend nur noch reagiert, keine Zeit dafür hat, zu agieren?
Oft gebraucht ist das Beispiel des Waldarbeiters, der verzweifelt versucht, die vorgegebenen Bäume mit einer stumpfen Säge zu fällen und auf den Hinweis, die Säge sei doch wohl stumpf erwidert, er habe keine Zeit die Säge zu schärfen, er müsse Bäume fällen.
Viele Leser werden sich in diesem Beispiel wieder finden.

Schärfen Sie Ihre Säge in Ihrer Anwaltskanzlei. Ihre Säge sind Ihre Arbeitsprozesse, die Ihnen helfen müssen, Ihre Aufgaben nicht nur effektiv sondern auch effizient zu erledigen.

Ich habe bereits vor einiger Zeit dieses Thema einmal kurz angeschnitten. Sie finden es hier:

Kennen Sie Ihre Arbeitsprozesse in Ihrer Kanzlei? Wenn nicht, dann freuen Sie sich auf die neue Artikelserie “Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei”. Sie werden überrascht sein, welche Arbeitsprozesse von Ihnen in Ihrer Kanzlei festgestellt werden können und wie Sie diese effizient nutzen können.

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) Teil 2

Paragraf©VRDIm ersten Teil des Artikels zu diesem Thema hatte ich bereits unter „Rechtevergabe„ darauf hingewiesen, dass die Vergabe von Zugriffsrechten frühzeitig vorab zu planen ist.
Was ist hierbei zu beachten.

 Postfachverwalter

Als erstes sollte der sogenannte „Postfachverwalter” eingerichtet werden, der auch in der Lage sein sollte, so jedenfalls der bisherige Kenntnisstand, nicht nur das Postfach selbst zu verwalten sondern auch Rechte zu vergeben und diese zu verwalten. Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) Teil 2 weiterlesen

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA)

Paragraf©VRDWie allgemein bekannt, soll das  besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) den Rechtsanwälten die sichere elektronische Kommunikation mit der Justiz und insbesondere untereinander ab dem 1. Januar 2016 ermöglichen.

Hierzu wird die Bundesrechtsanwaltskammer aufgrund ihrer Verpflichtung nach § 31 a BRAO allen in der Bundesrepublik Deutschland zugelassenen Rechtsanwälten ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach einrichten, welches als besonderes Sicherheit eine End to End Verschlüsselung enthält. Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) weiterlesen

Liniensysteme in der Anwaltskanzlei (Teil 4)

MatrixorganisationWährend wir in Teil 1 das Einliniensystem, in Teil 2 das Stabliniensystem und in Teil 3 das Mehrliniensystem behandelt haben, möchte ich heute kurz auf das Matrixsystem eingehen.
Das Matrixsystem ist ein eigentliches Mehrliniensystem.
Wie sie der obigen Grafik entnehmen können, stehen die Mitarbeiter in  gleich zwei gleichrangigen Weisungsbeziehungen zueinander und zwar einmal in den

  • funktionsbezogenen Weisungsbeziehungen, wie
    • Operations,
    • IT,
    • und Human Resources,

gleichzeitig aber auch in den

  • prozessbezogenen Weisungsbeziehungen.

Liniensysteme in der Anwaltskanzlei (Teil 4) weiterlesen

Liniensysteme in der Anwaltskanzlei (Teil 2)

StabliniensystemIm ersten Teil dieser kleinen Abhandlung hatten wir uns mit dem Einliniensystem befasst.

Nachfolgend möchte ich auf das sogenannte „Stabliniensystem“ eingehen.

Auch dieses gehört zu den etablierten Liniensystemen innerhalb der Organisation. Liniensysteme in der Anwaltskanzlei (Teil 2) weiterlesen

Tätigkeitsmatrix in der Anwaltskanzlei

Haben Sie sich nicht auch schon einmal gefragt, welche Tätigkeit welcher Mitarbeiter zur Zeit in der Kanzlei ausübt? Für welche Tätigkeiten der jeweilige Mitarbeiter verantwortlich ist, wer letztendlich die Vertretung für diesen Mitarbeiter im Verhinderungsfall übernimmt? Für die Beantwortung solcher Fragen kann Ihnen eine einfache Tätigkeitsmatrix helfen.

 

Taetigkeitsmatrix

Es geht bei dieser Matrix nicht darum, den Prozess selbst in seiner Gesamtheit im Ablauf darzustellen, sondern einzig um die Möglichkeit festzustellen,

  • welche Tätigkeiten in der Kanzlei anfallen,
  • welche von diesen Tätigkeiten von wem ausgeführt werden,
  • wer den zuständigen Mitarbeiter vertritt

Sicherlich besteht die Möglichkeit, den jeweiligen Zeitaufwand zur Tätigkeit zuzuordnen, um eine gleichmäßige Auslastung der Mitarbeiter zu erreichen.

Der Vorteil dieser Matrix liegt einfach darin, in relativ kurzer Zeit alle in der Kanzlei anfallenden Tätigkeiten zu erfassen und personell zuzuordnen. Bei dieser Gelegenheit kann auch gleich festgestellt werden, ob Tätigkeiten anderweitig zugeordnet werden können oder welche Tätigkeiten überflüssig sind.