Archiv der Kategorie: Organisation

Outlook in der Anwaltskanzlei – Kategorien Teil 3 –

Nachdem Sie sich darüber klar geworden sind, welche Kategorien Sie benötigen, geht es jetzt darum, diese Kategorien anzulegen. Ich unterstelle für die nachfolgenden Hinweise die Nutzung von Outlook 2007. Bei den Vorversionen haben Sie ebenfalls die Möglichkeit Kategorien anzulegen und zu nutzen.

Klicken Sie in der Symbolleiste von Outlook auf das Symbol Kategorisieren. Aus dem dann erscheinenden Menü wählen Sie den Menüpunkt Alle Kategorien.
Es wird ein Eingabefenster angezeigt, das mit “Farbkategorien” überschrieben ist.

Ab Outlook 2007 hat Microsoft die Möglichkeit eingeführt, Kategorien farblich zu kennzeichnen. Ob dieses sinnvoll organisatorisch einsetzbar ist, müssen Sie selbst entscheiden. Selbstverständlich würde hier die Möglichkeit bestehen, die zu ihren Aktenfarben korrespondierenden Farben für verschiedene Rechtsgebiete auszuwählen.

Auf jeden Fall ist diese Eingabefenster das Fenster, welches Sie zur Eingabe der von Ihnen im Vorfeld geplanten Kategorien nutzen können.

Über

  • Neu rufen Sie das Eingabefeld für die neue Kategorie auf. Geben Sie diese ein, entscheiden Sie, ob sie farbliche gekennzeichet werden soll, und wählen Sie, soweit es gewünscht ist, für die Kategorie eine Tastenkombination aus. Letzeres gibt Ihnen die Möglichkeit, bei Bearbeitung eines Elements, also z. B. einer Adresse, durch Nutzung der Tastenkombination dem Element die entsprechende Kategorie zuzuweisen, ohne dass Sie den umständlichen Weg über die Auswahl der Kategorie gehen müssen.
  • Umbenennen können Sie vorhandene Kategorien umbenenen,
  • Löschen können Sie vorhandene Kategorien löschen

Nachdem Sie die Kategorien angelegt haben, steht deren Einsatz nichts mehr im Wege.

In welcher Form dieses möglich ist, demnächst wieder hier als Fortsetzung.

Outlook in der Anwaltskanzlei – Kategorien Teil 2 –

Um Kategorien nutzen zu können, sollten diese vor Beginn eingerichtet werden. Selbstverständlich ist es möglich, jederzeit neue Kategorien hinzuzufügen.

Welche Kategorien wären in einer Anwaltskanzlei wohl sinnvoll, einmal unterstellt, Sie arbeiten ohne Anwaltsprogramm und führen Ihre Aktenverwaltung ausschließlich über Outlook? Hier kommt es auf die Art der Elemente an, die Sie damit steuern wollen, also E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine:

Personenverwaltung (Kontakte)

  • Mandant
  • Gegner
  • Gericht
  • Gerichtsvollzieher
  • und alle Personengruppen, die zu einer Akte gehören können.

Aktenverwaltung (Kontakte)

  • Rechtsgebiete (also Mietrecht, Strafrecht, Baurecht etc.)
  • Statistikdaten (also z. B. Honorarvereinbarung, RVG etc.)
  • und alle sonstigen Daten, die geeignet sind, Ihre Akten zu unterscheiden oder auszuwerten

Termine

  • Gerichtstermine
  • Besprechungen
  • geblockte Zeiten für Aufgabenerledigung
  • und alle sonstigen Möglichkeiten, um Termine unterscheiden zu können

Aufgaben

  • Vorfristen
  • Endfristen
  • Art der Fristen (also z. B. Berufung, Berufungsbegründungen etc.)

Sie sehen, dass eine vorherige Planung der einzelnen Kategorien sinnvoll ist, damit später die Arbeit schnell von der Hand geht.

Wie Sie Kategorien einrichten, erarbeiten wir in Teil 3

Outlook in der Anwaltskanzlei – Kategorien Teil 1 –

In praktisch jeder Anwaltskanzlei ist heute Outlook von Microsoft installiert. Leider ist in Beratungsgesprächen immer wieder festzustellen, dass Outlook nicht umfassend genutzt wird. Möglichkeiten der Organisation, Verschlankung von Workflow etc. werden nicht genutzt.

Vielfach ist festzustellen, dass für jeden gedachten Sonderfall oder für jedes Projekt oder Mandat Unterordner angelegt werden in die teilweise, weil die Korrespondenz mehrere Projekte oder Mandate betrifft, mehrfach die Korrespondenz abgelegt wird. Sinn und Zweck von Kategorien, die hier helfen könnten, sind überwiegend nicht bekannt.

Dabei gibt Ihnen Outlook die Möglichkeit, Elemente (also E-Mails, Aufgaben, Termine etc.) mit Kategorien zu versehen, nach denen Sie diese ordnen oder anzeigen lassen können. Sie können Ansichten einrichten, Regeln für die automatische Zuordnung von Kategorien zu E-Mails erstellen und vieles mehr. Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie diese Kategorien auch farblich gestalten.

Wie Sie hierzu vorgehen, erfahren Sie in Teil 2, demnächst hier.

Kaizen in der Anwaltskanzlei – Teil 7 –

Shitsuke

Dieses ist der letzte Punkt der fünfstufigen Vorgehensweise (5 S-Bewegung). Dieser beinhaltet

  • Erhaltung der geschaffenen Ordnung
  • Sauberkeit des Arbeitsumfeldes
  • Einhaltung des geschaffenen Standards

wobei der letzte Punkt nicht ein “Verharren” auf dem einmal Geschaffenen meint, sondern sehrwohl der Gedanke der stetigen Verbesserung weiterhin im Vordergrund steht.

Kaizen in der Anwaltskanzlei – Teil 6 –

Seiketsu

Seiketsu ist eigentlich ein Hilfsmittel zur Gestaltung und Einhaltung der “5S“, wie man so treffend die fünfstufige Herangehensweise zur Planung und Verbesserung von ordentlichen (Seiri /Seiton), sauberen (Seiso) und gut organisierten bzw. standardisierten Arbeitsplätzen bezeichnet.
Seiketsu beschäftigt sich mit der Standardisierung der Arbeitsplätze, wobei Arbeitsplazt auch im weiterläufigen Sinne zu sehen ist. Hierzu gehört sowohl der eigene Arbeitsplatz, als auch die diesem dienenden Räume, wie Kaffeeküchen etc.

Standardisierung hilft

  • zu vermeiden das Rad immer wieder neu zu erfinden,
  • Fehler zu erkennen, zu beseitigen und für die zukunft zu vermeiden,
  • Reibungsverluste zu vermeiden,
  • Schulungsaufwand zu senken

Ein Teil der Standardisierung kann z. B. die Schaffung eines Organisationshandbuches sein. In vielen Kanzleien wurde dieses bereits eingeführt, in wiederum anderen Kanzleien wird ein solches Vorhaben belächelt, schließlich ist man Anwalt und benötigt doch keine Organisation. Sie glauben nicht, welche Hinweise in dieser Form in entsprechenden Seminaren gegeben werden. Spätestens dann, wenn dann vorgerechnet wird, was eine Mitarbeiterin in der Minute kostet und welche Zeiten durch Standardisierung einfachster Tätigkeiten eingespart werden können, ändert sich die Einstellung.

Im Rahmen eines Organisationshandbuches sind alle Arbeitsabläufe (ich vermeide hier den Begriff Prozesse, da dieser in der Anwaltschaft bereits anderweitig besetzt ist) schriftlich und grafisch zu erfassen. Das beginnt bei dem simplen Posteingang (hat ca. 50 mögliche Prüfungstätigkeiten) und endet letztendlich in der Organisation von Abläufen in einfachen Zivilverfahren.

Aber auch absolut einfache Dinge können durch entsprechende Standardisierung bzw. Layouts vereinfacht und verbessert werden. Denken Sie nur an die Probleme bei der Bedienung der neuen Kaffeemaschine oder des Fotokopierers. Eine einfache einseitige Beschreibung der Funktion, die über jedes technische Gerät gehängt wird, verhindert Fehlbedienungen und Zeitverlust.

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Kaizen in der Anwaltskanzlei – Teil 5 –

Seiso

Unter dieser Bezeichnung steht “die Sauberkeit am Arbeitsplatz” im Vordergrund.

Sauberkeit am Arbeitsplatz bezieht sich auch und insbesondere im Officebereich auf Sauberkeit und Ordnung auf dem Schreibtisch. Seiso steht also im engen Zusammenhang zu Seiri, was ich an dieser Stelle ja bereits behandelt habe.

Betreten Sie einmal Ihre Kanzlei mit den Augen einer Ihrer Mandanten. Sehen Sie sich objektiv in Ihrer Kanzlei um. Welchen Eindruck macht Ihre Kanzlei? Sieht der Mandant überquellende Papierkörbe, zerfledderte Zeitschriften im Wartebereich, wie nimmt er den Raum wahr, in dem die Besprechung mit Ihnen stattfindet? Sie werden zu dem überraschenden Ergebnis kommen, dass auch in Ihrer Kanzlei einiges im Argen liegt.

Hier gilt es anzusetzen. Denken Sie daran, Kaizen dient der ständigen Verbesserung zum Besseren. Der wirtschaftliche Erfolg Ihrer Kanzlei hängt davon ab, dass Sie unter ständiger Verbesserung Ihrer Dienstleistung mit ausgezeichneter Qualität zur höchsten Mandantenzufriedenheit beitragen.

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Kaizen in der Anwaltskanzlei – Teil 4 –

Seiton

Kennen Sie “Jedes Ding hat seinen Ort”?
Nur dann, wenn wir dieses auch bei unserer täglichen Arbeit beherzigen, werden wir die Möglichkeit zu einem organisierten Arbeiten finden.

Hierzu gehören gerade in der Anwaltskanzlei

  • eindeutige Regelungen dafür, wo z. B. die Terminsakten für den Folgetag im Anwaltszimmer liegen sollten,
  • gleiches gilt für Fristakten (also Akten, bei denen eine Tätigkeit zur Erledigung einer prozessualen Frist ansteht)
  • oder den Ort für die Posteingänge, möglichst unterteilt nach “normalen” Posteingängen und solchen mit besonderer Zustellform, wie z. B. mit EB etc.

Ihnen werden bestimmt für Ihre tägliche Arbeit weitere Dinge einfallen, die “ihren eigenen Ort” bedürfen.

Gleiches gilt für die diversen Gerätschaften, wie Telefon, Diktiergerät, Computer etc. Auch hier sollte jedes Ding seinen Ort haben, der eindeutig bestimmt ist und der Arbeitstechnik des Nutzers entspricht. Es macht wenig Sinn, bei einem Rechtshänder das Telefon auf die rechte Seite des Arbeitsplatzes zu stellen. Letztendlich wird die rechte Hand für das Eingeben der Telefon-Nr., Notieren von Mitteilungen etc. benötigt.

Was für den eigenen Arbeitsplatz gilt, hat auch seine Berechtigung im Bereich der Materialverwaltung, Aktenverwaltung etc.

So gehört eine Akte grundsätzlich in den Aktenschrank. Nur dann kann eine Zuordnung von Posteingängen etc. zur Akte unmittelbar und schnell erfolgen. Der “Aktentourismus” z. B. zum Bearbeiten von Wiedervorlagen sollte der Vergangenheit angehören. Es ist nicht notwendig, eine Akte daraufhin zu überprüfen, ob eine Bearbeitung notwendig ist. Dieses muss ohne Akte erledigt werden können.

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Kaizen in der Anwaltskanzlei – Teil 3 –

Seiri

Der Begriff “Seiri” wird mit “Ordnung schaffen” oder “Trennung des Notwendigen von dem Nichtnotwendigen” gleichgestellt.

In der Arbeitspsychologie werden die Begriffe

  • Leertischler
  • Volltischler

verwendet.

Die Unterscheidung liegt darin, dass der “Volltischler” sich dadurch auszeichnet, dass er sich nur dann ausgesprochen wohlfühlt, wenn er vor einem übervollen Schreitisch sitzt, während der “Leertischler” genau den Vorgang auf dem Schreibtisch liegen hat, den er zur Zeit bearbeitet. Sie werden in Ihrer Kanzlei wahrscheinlich beide Arbeitstypen vertreten haben.
Oftmals besteht im Hinblick auf den “Leertischler” das Vorurteil, dass dieser nichts zu tun habe. Nun, das ist nicht der Fall. Er kann nur besser organisieren, als der Volltischler, hat seine Ablage im Griff und vergeudet nicht Zeit damit, Dinge mehrfach in die Hand zu nehmen oder Dinge aus dem auf dem Schreibtisch liegenden Wust von Papier suchen zu müssen, wie wir es von dem “Volltischler” kennen.

Sicherlich werden Sie auch schon das eine oder andere Organisationsseminar besucht, im Ansatz die Umsetzung des Zeitmanagements durchgeführt haben um dann jedoch in den alten Trott zurück zu fallen. Lassen Sie sich nicht entmutigen. Lassen Sie uns einfach neu beginnen.

  1. Schauen Sie sich Ihren gesamten Arbeitsplatz, also Schreibtisch, Unterschrank, Regale, Aktenschränke Schritt für Schritt an. Nehmen Sie alle Papiere, die nicht abgeheftet, sondern nur lose herumliegen und legen Sie diese auf einen Stapel.
  2. Nehmen Sie sich einen Behälter (Karton oder Papierkorb) und legen Sie in diesen alles vorgefundene Büromaterial, bis auf die Dinge, die Sie wirklich benötigen, wie z. B. einen Locher, einen Klammerer, einen Kugelschreiber oder Bleistift etc.. Alles was über die Mindestanfordernung hinausgeht, gehört in den Behälter, den Sie nach dieser Sammelaktion dem für das Büromaterial zuständigen Mitarbeiter zur weiteren Verwendung geben.
  3. Arbeiten Sie den Papierstapel (s. 1.) durch. Alles was nicht zu einem Mandat gehört oder aus steuerlichen Gründen aufgehoben werden muss prüfen Sie darauf hin, ob sie es benötigen oder unbedingt behalten wollen, ansonsten gehört es in den Papierkorb. Es ist unsinnig etwas nur deswegen aufzuheben, weil nicht bekannt ist, ob sie es in naher Zukunft noch einmal benötigen wird. Der verbleibende und aufzubewahrende Rest gehört abgelegt.
  4. Prüfen Sie Ihre Ablage darauf hin, ob Sie diese täglich, wöchentlich oder in noch größeren Abständen benötigen. Alles was nicht täglich benötigt wird, gehört nicht in die Nähe des Schreibtisches, d. h. Ablage, die Sie nur einmal wöchtlich benötigen, gehört in den Aktenschrank oder das Aktenregal, Ablage, die einmal im Quartal benötigt wird, ins Archiv. 

So, das wäre schon einmal der Anfang.

Der nächste Beitrag wird sich mit Seiton (Jeder Gegenstand an seinem Platz) befassen.

Wird fortgesetzt

Anwaltssoftware Auswahlkriterien

Vielfach wird die Frage gestellt, welche Anwaltssoftware sei die beste auf dem Markt? Das Erstaunen ist groß, wenn die Antwort lautet: “Das kommt auf Ihre Anforderungen an”.

Tja, welche Anforderungen sollte man an eine Anwaltssoftware stellen? Wo sollte man die Schwerpunkte suchen?

Eine kleine Einführung werden Sie auf dieser Seite erhalten.

Anforderungen an ein Anwaltsprogramm

Von entscheidender Bedeutung ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Beziehen Sie bei der Auswahl Ihre Mitarbeiter in die Entscheidungsfindung ein! Eine gemeinsam getroffene Entscheidung hilft, die Probleme und Schwierigkeiten, die immer auftreten werden, gemeinsam zu bewältigen.

Auch an dieser Stelle soll lediglich eine Sensibilisierung für die Schwerpunkte bei der Auswahl einer Anwaltssoftware stattfinden. Sie werden als Rechtsfachwirt bei der Entscheidungsfindung beteiligt sein, so dass ein gewisses Grundwissen notwendig ist.

Adressverwaltung

Dreh- u. Angelpunkt einer Anwaltssoftware ist die Adressverwaltung. Hier sollten alle Angaben zur Person gemacht werden können, die bei späterer Bearbeitung zur Verfügung stehen müssen.

Wichtig ist dabei, dass die Angaben nicht direkt insgesamt bei Anlage der Adresse gemacht werden müssen, sondern auch nachträglich hinzugefügt werden können.

Wünschenswert wäre es, wenn die Anbieter Eingabemasken zur Verfügung stellen würden, die je nach Art der Person, also natürliche oder juristische Person entsprechende Felder enthalten würden. Es macht wenig Sinn, bei der Eingabe einer juristischen Person das Feld „Vorname” anzuzeigen.

Auch eine Zuordnung nach Mandant oder Gegner sollte nicht im Rahmen der Adressverwaltung erfolgen, da dieses von der Stellung abhängig ist, die die Person letztendlich in einem Mandat hat. So kann der Gegner im Rahmen eines Mandats sehrwohl Mandant in einem anderen Mandat sein.

Zumindest sollten folgende Daten zur Person erfasst werden können, wobei wir an dieser Stelle einmal von einer natürlich Person ausgehen:

  • Titel, Anrede, Name, Vorname, Geburtsname
  • Anschrift (und zwar zu jeder Person die Möglichkeit unendlich viele Anschriften aufnehmen zu können), wobei auch die Möglichkeit einer ausländischen Anschrift möglich sein sollte, die sich von einer deutschen Anschrift ja erheblich unterscheidet.
  • Kommunikationsmittel, also Telefon, Telefax, Handy, E-Mail-Adresse (auch hier keine Beschränkung auf die Anzahl)
  • Bankverbindungen (also Bankleitzahl, Konto-Nr., Bankname)
  • Geburtsdatum, Datum der Eheschließung, Steuer-Nr., , Vorsteuerabzugsberechtigung,
  • Rechtsschutz-Versicherungs-Nr. (Versicherung über Auswahlfeld, da diese nur einmal im System vorhanden sein sollte)
  • Möglichkeiten für Eingabe von Marketingdaten (interessiert sich für Informationen über bestimmte Rechtsgebiete, bekommt Weihnachtskarte, wird zu Seminaren eingeladen etc.)

Das wären die Mindestanforderungen, bezogen auf eine natürliche Person.

Sie sehen also, bereits in diesem kleinen Teilbereich sind eine Vielzahl von Dingen zu beachten, die Ihnen das Leben später einfacher machen.