Archiv der Kategorie: Organisation

Anwaltskanzlei 2020

Sven Vietence - Fotolia
Sven Vietence – Fotolia

Letztens las ich in der Süddeutschen Zeitung die provokative Überschrift „die Roboter nehmen uns die Arbeitsplätze weg!“.
Es folgte dann die Frage „wird es so weit kommen?
Begründet wurde die head line mit dem Text

„intelligente Maschinen können inzwischen auch Hotelgäste empfangen, Versicherungen verkaufen, selbstständig Texte schreiben oder sogar Chef sein. Wie sehr sehen Sie durch diese Entwicklung Arbeitsplätze bedroht?“

Was liegt also näher, als sich mit dieser Frage auch im Hinblick auf die Arbeitsplätze in unseren Anwaltskanzleien zu befassen?

In den folgenden Beiträgen möchte ich Denkanstöße dazu geben, welche Veränderungen in den einzelnen Arbeitsprozessen zu erwarten sind. Sagen Sie jetzt nicht, diese Fragen treffen auf sie nicht zu. Gleich welche Größe eine Kanzlei hat, sie wird sich mit dieser Zukunftsfrage befassen müssen.

In unseren in Kürze erscheinenden ersten Artikel werde ich mich als erstes mit der Frage beschäftigen, ob es möglich sein wird, auch ohne eigene Kanzleiräume im herkömmlichen Sinne auszukommen.

Selbstverständlich sollten wir über diese Thematik auch diskutieren können.
Da der überwiegende Teil der Anwaltschaft, so wie ich  dieses täglich feststellen kann, zwischenzeitlich auch auf Facebook vertreten ist, habe ich dort eine Diskussionsgruppe eingerichtet, die sie unter folgendem Link erreichen können

https://www.facebook.com/groups/Anwaltskanzlei2020/

Ich freue mich auf interessante Beiträge und Diskussionen.

Wirkung des ASiG und anderer arbeitstechnischer Vorschriften auf die Anwaltskanzlei

Orlando Florian Rosu - Fotolia
Orlando Florian Rosu 

Wem sind schon alle arbeitstechnischen Vorschriften bekannt, die eine Vielzahl von Auflagen auch für den Anwalt als Arbeitgeber bringen?

Ich möchte in diesem kleinen Beitrag einmal einige der Vorschriften darlegen, die teilweise nicht bekannt sind.

Das Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG)

Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit

Die Vorschrift des § 1 Abs. 1 ASiG bestimmt erst einmal, dass der Arbeitgeber Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit zu bestellen hat. Die Bestellung hat für den Betriebsarzt gem. § 2 Abs. 1 ASiG und für die Fachkraft für Arbeitssicherheit gem. § 5 Abs. 1 ASiG schriftlich zu erfolgen.

Dieses gilt für Arbeitgeber, die mindestens einen Arbeitnehmer beschäftigen.

Für Art und Umfang der Betreuung gibt es verschiedene Modelle. Hierbei gelten auch besondere Regelungen für Kleinbetriebe. Siehe hierzu auch § 2, Absatz 4 DGUV Vorschrift 2 (Unternehmermodell)

Arbeitsschutzausschuss

In Betrieben mit mehr als 20 Mitarbeiter hat der Unternehmer einen Arbeitsschutzausschuss zu bilden (§ 11 ASiG)

 

Bildschirmarbeitsplatzverordnung (BildscharbV)

Gefährdungsbeurteilung

Der Arbeitgeber hat gem. § 3 der Verordnung entsprechend § 5 ArbSchG eine Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes vorzunehmen, wobei bei gleichartigen Arbeitsbedingungen die Beurteilung eines Arbeitsplatzes ausreichend ist.

Pausen und Unterbrechungen der Bildschirmarbeit

Der Arbeitgeber hat gem. § 5 der Verordnung „die Tätigkeit der Beschäftigten so zu organisieren, daß die tägliche Arbeit an Bildschirmgeräten regelmäßig durch andere Tätigkeiten oder durch Pausen unterbrochen wird, die jeweils die Belastung durch die Arbeit am Bildschirmgerät verringern.“ Dieses Erfordernis sollte in einer Anwaltskanzlei grundsätzlich erfüllt sein.

Untersuchung der Augen und des Sehvermögens

§ 6 der Verordnung führt hierzu aus:

„Für die Untersuchung der Augen und des Sehvermögens einschließlich des Zurverfügungstellens von speziellen Sehhilfen gilt die Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge vom 18. Dezember 2008 (BGBl. I S. 2768), die im Anhang Teil 4 einen Anlass für Angebotsuntersuchungen enthält, in der jeweils geltenden Fassung.“

Die hierzu korrespondierende Vorschrift finden wir in Teil 4 Ziffer 2 Satz 1 des Anhang „Arbeitsmedizinische Pflicht- u. Angebotsvorsorge“ der Verordnung zur Arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV). Danach gilt

„Tätigkeiten an Bildschirmgeräten

Die Angebotsvorsorge enthält das Angebot auf eine angemessene Untersuchung der Augen und des Sehvermögens. Erweist sich auf Grund der Angebotsvorsorge eine augenärztliche Untersuchung als erforderlich, so ist diese zu ermöglichen. § 5 Abs. 2 gilt entsprechend für Sehbeschwerden. Den Beschäftigten sind im erforderlichen Umfang spezielle Sehhilfen für ihre Arbeit an Bildschirmgeräten zur Verfügung zu stellen, wenn Ergebnis der Angebotsvorsorge ist, dass spezielle Sehhilfen notwendig und normale Sehhilfen nicht geeignet sind“

 

Da bleibt für einige Arbeitgeber einiges zu tun.

Ersthelfer

Nach § 26 DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ hat der Arbeitgeber für die Erste-Hilfe-Leistung sogenannte Ersthelfer vorzuhalten. Die Anzahl der Ersthelfer bestimmt sich nach der Anzahl der „anwesenden Versicherten“. Bei einer Anzahl von 2 bis 20 anwesenden Versicherten hat der Arbeitgeber einen Ersthelfer zur Verfügung zu stellen.

Interessant ist, dass der Unternehmer selbst nicht in die Anzahl der anwesenden Versicherten eingerechnet wird. Das ergibt sich aus der Definition in § 2 Abs. 1 Ziffer 1 SGB VII.

Etagenbeauftragter / Evakuierungsbeauftragter

Nach § 10 Abs. 2 ArbSchG ist der Arbeitgeber zu folgendem verpflichtet:

„(2) Der Arbeitgeber hat diejenigen Beschäftigten zu benennen, die Aufgaben der Ersten Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung der Beschäftigten übernehmen. Anzahl, Ausbildung und Ausrüstung der nach Satz 1 benannten Beschäftigten müssen in einem angemessenen Verhältnis zur Zahl der Beschäftigten und zu den bestehenden besonderen Gefahren stehen. Vor der Benennung hat der Arbeitgeber den Betriebs- oder Personalrat zu hören. Weitergehende Beteiligungsrechte bleiben unberührt. Der Arbeitgeber kann die in Satz 1 genannten Aufgaben auch selbst wahrnehmen, wenn er über die nach Satz 2 erforderliche Ausbildung und Ausrüstung verfügt.“

Bitte prüfen Sie, inwieweit von Ihnen sogenannte „Etagenbeauftragte“ für die Evakuierung von Mitarbeitern zu benennen und auszubilden sind.

So, damit möchte ich es erst einmal bei der Auflistung von arbeitstechnischen Vorschriften belassen.

Ich nehme an, dass Sie in Ihrem Büro die Verpflichtung zur Überprüfung elektrischer Anlagen nach BGV Anlage 3 regelmäßig vornehmen lassen, so dass ich hierauf nicht näher eingehen muss.

Die Clean-Desk-Policy in der Anwaltskanzlei

L. Klauser-Fotolia
L. Klauser-Fotolia

Wenn wir heute von einer sogenannten “Clean Desktop Policy” sprechen, haben wir gleich das Bild der Forderung nach einem absolut aufgeräumten Schreibtisch vor uns.

Viele Inhaber von Anwaltskanzleien sind der festen Überzeugung, dass es einen solch aufgeräumten Schreibtisch nicht geben kann.
Leider wird vielfach übersehen, dass im Vordergrund der sogenannten “Clean Desk Policy” nicht  die Frage eines aufgeräumten Schreibtisches steht, sondern insbesondere die Frage der Sicherheit von vertraulichen Informationen.
Der aufgeräumte Schreibtisch ist eher nur ein Ergebnis der Vorsorge, erhaltene Informationen tatsächlich vertraulich zu halten. Die Clean-Desk-Policy in der Anwaltskanzlei weiterlesen

Liniensysteme in der Anwaltskanzlei (Teil 4)

MatrixorganisationWährend wir in Teil 1 das Einliniensystem, in Teil 2 das Stabliniensystem und in Teil 3 das Mehrliniensystem behandelt haben, möchte ich heute kurz auf das Matrixsystem eingehen.
Das Matrixsystem ist ein eigentliches Mehrliniensystem.
Wie sie der obigen Grafik entnehmen können, stehen die Mitarbeiter in  gleich zwei gleichrangigen Weisungsbeziehungen zueinander und zwar einmal in den

  • funktionsbezogenen Weisungsbeziehungen, wie
    • Operations,
    • IT,
    • und Human Resources,

gleichzeitig aber auch in den

  • prozessbezogenen Weisungsbeziehungen.

Liniensysteme in der Anwaltskanzlei (Teil 4) weiterlesen

Liniensysteme in der Anwaltskanzlei (Teil 3)

MehrliniensystemWährend wir in Teil 1 das Liniensystem und in Teil 2 das Stabliniensystem behandelt haben, möchte ich heute auf das sogenannte „Mehrliniensystem“ kurz eingehen.
Dieses System finden Sie in einer Vielzahl größerer Anwaltskanzleien.
Sie kennen wahrscheinlich auch solche Konstruktionen, bei denen Partner einer Kanzlei bestimmte Aufgaben aus dem Partnerkreis zugewiesen bekommen oder übernommen haben.
So insbesondere kennen wir den sogenannten „EDV-Partner „, den „Personal-Partner“ und gegebenenfalls natürlich auch den sogenannten „Verwaltungs – Partner“. Liniensysteme in der Anwaltskanzlei (Teil 3) weiterlesen

Liniensysteme in der Anwaltskanzlei (Teil 2)

StabliniensystemIm ersten Teil dieser kleinen Abhandlung hatten wir uns mit dem Einliniensystem befasst.

Nachfolgend möchte ich auf das sogenannte „Stabliniensystem“ eingehen.

Auch dieses gehört zu den etablierten Liniensystemen innerhalb der Organisation. Liniensysteme in der Anwaltskanzlei (Teil 2) weiterlesen

Liniensysteme in der Anwaltskanzlei (Teil 1)

EinliniensystemEs gibt eine Vielzahl von Liniensystemen.

In den folgenden Beiträgen möchte ich auf die einzelnen Liniensysteme eingehen und insbesondere darauf, wie diese innerhalb einer Anwaltskanzlei darstellbar sind.

Lassen Sie mich als erstes bitte auf das Einliniensystem eingehen: Liniensysteme in der Anwaltskanzlei (Teil 1) weiterlesen

Überlegungen zu den Jahresabschlussarbeiten in der Anwaltskanzlei

Wolfilser - Fotolia
Wolfilser – Fotolia

Der nachfolgende kleine Artikel soll Überlegungen anstoßen, welche Arbeiten vor dem Jahresende noch durchgeführt werden können, damit das neue Jahr gleich produktiv begonnen werden kann. Aber evtl. haben Sie für diesen Zweck ja schon eine Checkliste?

 

Es geht also nicht darum festzustellen, welche Investitionen sinnvoll in diesem Jahr noch zu tätigen sind, um steuerliche Vorteile zu erlangen. Dieses sollten Sie mit Ihrem Steuerberater frühzeitig besprechen.

Nein es geht einfach um die ganz banalen Dinge die organisatorisch zu jedem Jahresende anstehen.

Arbeiten in der Bibliothek

Gerade innerhalb einer anwaltlichen Bibliothek fallen zum Jahresende die üblichen Arbeiten an, wie

  • Zusammenstellung der Zeitschriften,
  • Beauftragung des Buchbinder zum Binden der Zeitschriften,
  • aber auch Überprüfung welche Zeitschriften tatsächlich noch weiterhin benötigt werden, auf welche verzichtet werden kann.

Überlegungen zu den Jahresabschlussarbeiten in der Anwaltskanzlei weiterlesen

Non-legal Outsourcing von Kanzleien

© fotomek - fotolia
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“Heureka” könnte man ausrufen, nach dem die fünfte Satzungsversammlung in ihrem dritten Anlauf das sogenannte „Non-legal Outsourcing von Kanzleien“ im Rahmen des Berufsrechts geregelt hat.

Ich möchte nachfolgend kurz sowohl die alte Vorschrift des § 2 BORA, wie auch den Entwurf der neuen Vorschrift des § 2 BORA vorstellen. Wohl gemerkt, diese Änderung muss noch durch das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz geprüft und soweit dem zugestimmt wird, anschließend in den Mitteilungen der BRAK verkündet werden, damit sie wirksam und anwendbar wird. Non-legal Outsourcing von Kanzleien weiterlesen

Gedanken zu “Five ways for your law firm to increase its profitability”

make your choiceWährend einer kurzen Wartezeit hatte ich Gelegenheit, einen Blogbeitrag von Abby Jackson von Bott & Co in Legalsupportnetwork zu lesen.
Abby zeigt fünf Wege auf, die Profitabilität einer Kanzlei zu steigern.

Sicherlich sind diese fünf Wege nichts absolut Neues, aber ich glaube, man kann nicht oft genug auf diese Möglichkeiten hinweisen.
Zumindest ist der Beitrag für mich eine Anregung gewesen, hierauf näher einzugehen.

 

Investieren Sie in IT-Technik

Ich stimme ihr voll zu, dass die Optimierung der IT-Prozesse einer Kanzlei weit mehr erfordert, als Kapital für die neue Technik. Nur eine umfassende Überprüfung aller Prozesse innerhalb einer Rechtanwaltskanzlei und die danach vorzunehmende Reorganisation oder Neuschaffung von Prozessen kann den Einsatz einer auf die Prozesse abgestimmten IT amortisieren und zu einer mittel- u. langfristigen Verbesserung des wirtschaftlichen Kanzleiergebnisses führen.

Wie bei allen Organisationsmassnahmen kann und sollte dieses nicht mit einem „Big Bang“ erfolgen, sondern gemeinsam mit allen Beteiligten sollten die Prozesse herausgesucht werden, die den größt möglichen Erfolg mit dem geringsten Aufwand erwarten lassen. Dieses dient nicht nur allein der Motivation der Inhaber und Mitarbeiter der Kanzlei. Das ist wohl auch das, was Abby meint, wenn sie ausführt: “ I have found that the best way to start is by making a few simple process updates that make a large impact on the users (so that they realise the benefit). This way you can really start to get staff on board with improving systems and making the most of the technologies available. „ Gedanken zu “Five ways for your law firm to increase its profitability” weiterlesen