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Finanzbuchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung Teil VI

Im Beitrag Teil V habe ich die Systematik der Zuordnung der Kosten angesprochen. Lassen Sie mich dieses etwas vertiefen.

Kostenartenrechnung
Wie wir gesehen haben, fallen hierunter Einzel- u. Gemeinkosten. Was aber sind nun Einzelkosten und was Gemeinkosten?

Einzelkosten
Einzelkosten sind direkt zuordenbare Kosten. Je nach Organisation können Personalkosten ganz oder teilweise zu den Einzelkosten oder zu den Gemeinkosten zählen. Im Hinblick auf die Kostenstellenrechnung können die Kosten des oder der Anwälte, die zu einer Kostenstelle gehören und ausschließlich hierfür tätig werden, dieser voll zugerechnet werden. Gleiches gilt natürlich auch dann, wenn dieser Kostenstelle Mitarbeiter ausschließlich zugeordnet sind.
Einzelkosten können aber auch Reisekosten etc. sein, die direkt dem Kostenträger zuzurechnen sind, also der Akte, dem Projekt oder wie auch immer die Bezeichnung lautet.

Gemeinkosten
Soweit Mitarbeiter jedoch auch andere Tätigkeiten verrichten, wie z. B. Telefondienst, Diktate für das Gesamtbüro etc. sind diese jedoch zu Gemeinkosten zu rechnen und entsprechend einem zu vereinbarenden Schlüssel zu verteilen. Dieses kann pro Kopf oder nach anderen Schlüsseln erfolgen.
Die Mietkosten werden auch überwiegend als Gemeinkosten bezeichnet, was m. E. aber zu “kurz gesprungen” ist. Soweit Teile des Büros direkt Angehörigen von Kostenstellen zur ausschließlichen Nutzung zugewiesen sind, also z. B. das Anwaltsbüro, sind diese wie Einzelkosten zu behandeln, d. h. also direkt zuzurechnen. Nur die verbleibenden Räumlichkeiten (Sozialräume, Bibliothek, Besprechungsräume, Empfang etc.) sind in einem solchen Fall als Gemeinkosten wiederum nach einem Schlüssel zu verteilen.

Kostenstellenrechnung
Selbstverständlich können je nach Organisation auch die Kostenstellen sehr verschieden sein. So können sowohl das Rechtsgebiet (also z. B. Mietrecht) mit all den dazugehörigen Anwälten und Mitarbeitern eine Kostenstelle sein. Es ist aber auch nicht auszuschließen, dass ein Anwalt alleine oder mit Personal eine Kostenstelle bildet.

Kostenträgerrechnung
Kostenträger ist das einzelne Mandat, Projekt oder wie auch immer die Bezeichnung in Ihrem Büro lautet. Den Einnahmen aus dem Mandat werden die Kosten gegenübergestellt, wobei – neben den direkt zuordenbaren Einzelkosten wie Reisekosten etc. – der zu berechnende Stundensatz des Anwalts multipliziert mit dem Stundenaufwand im Mandat als “Kosten” in Bezug auf den Kostenträger anzusetzen ist.
Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass eine vollständige Zeiterfassung erfolgt und der Kostensatz des Anwalts bekannt ist.

Wie dieser berechnet wird, werden wir in Teil VII behandeln.

 

Finanzbuchhaltung und Kosten- u. Leistungsrechnung Teil V

Nachdem wir uns mit den kalkulatorischen Kosten auseinander gesetzt haben, müssen wir die Systematik der Zuordnung von Kosten behandeln.

Kostenartenrechnung
Diese behandelt die Frage, welche Kosten entstanden sind und unterscheidet die Kosten nach

  • Einzelkosten (also direkt zuordenbaren Kosten)
  • Gemeinkosten (indirekt zuordenbaren Kosten)

Kostenstellenrechnung
Diese wieder gibt Auskunft darüber, wo die Kosten entstanden sind, also z. B.

  • unterteilt nach Rechtsgebieten,
  • unterteilt nach Verwaltungsgebieten, wie z. B. Marketing, Finanzbuchhaltung etc., Bibliothek

Kostenträgerrechnung
Die Kostenträgerrechnung berücksichtigt, wofür die Kosten letztendlich angefallen sind.

wird fortgesetzt

Finanzbuchhaltung und Kosten- u. Leistungsrechnung Teil IV

Nicht aus der Finanzbuchhaltung können Sie die kalkulatorischen Kosten ersehen, wie z. B.

  • kalkulatorischer Mietzins
  • kalkulatorischer Unternehmerlohn
  • kalkulatorische Abschreibung
  • kalkulatorische Zinsen

Kalkulatorischer Mietzins
Dieser kommt immer dann zum Einsatz, wenn im Privateigentum stehende Räumlichkeiten genutzt werden (Kanzlei im eigenen Haus etc.) und bemisst sich an dem Aufwand, der für Räume gleicher Größe und Qualität durch eine Fremdmiete anzusetzen wäre.

Kalkulatorischer Unternehmerlohn
Dieser wird in Höhe des Betrages angesetzt, den der Eigentümer (Unternehmer) bei vergleichbarer Tätigkeit auf dem Markt erhalten könnte.

Kalkulatorische Abschreibung
Um den Wertverlust von Wirtschaftsgütern möglichst der Realität entsprechend zu erfassen, berücksichtigt de kalkulatorische Abschreibung im Gegensatz zum Handels- / Steuerrecht nicht die Anschaffungskosten sondern die erwarteten Wiederbeschaffungskosten und schreibt gleichzeitig entsprechend der tatsächlichen Nutzungsdauer ab.

Kalkulatorische Zinsen
Es handelt sich hierbei um die Zinsen, die der Unternehmer hätte erzielen können, wenn er das Kapital – statt im eigenen Unternehmen zu investieren – auf dem Kapitalmarkt angelegt hätte.

Finanzbuchhaltung und Kosten- u. Leistungsrechnung Teil III

In Teil II haben wir bei den Kostenarten insbesondere auch die Personalkosten angesprochen. Da hierunter verschiedene Kostenansätze verstanden werden, möchte ich kurz darauf eingehen.

In der amtlichen Stastik werden die Arbeitskosten wie folgt zugrunde gelegt:

Entgelt für geleistete Arbeit (Direktentgelt)
+ Entgelt für arbeitsfreie Tage (Urlaub, Krankheit, gesetzliche Feiertage, Sonderurlaub etc.)
+ Sonderzahlungen (13. Monatsgehalt, VWL, Boni, Urlaubsgeld etc)
= Bruttogehalt
+ Aufwendungen für Vorsorgeeinrichtungen (RV, AV, KV etc.)
+ Sonstige Personalzusatzkosten (Fahrtkosten, Essengeldzuschuss über Kantinen etc.)
= gesamte Personalkosten

Nach einer Arbeitskostenerhebung im Dienstleistungsbereich in 2004 betrug das Entgelt für geleistete Arbeitszeit bei gesamten Arbeitskosten von 47.129 T€ nur 26.742 T€ pro Arbeitsplatz. Ein erheblicher Teil der Personalkosten besteht also aus den Personalzusatzkosten.

Eine Excel-Datei zur Berechnung der Personalkosten können Sie unter Info@treysse.com anfordern.

Finanzbuchhaltung u. Kosten- u. Leistungsrechnung Teil II

Nachdem wir uns in Teil 1 mit der Begrifflichkeit der Kosten- u. Leistungsrechnung befasst haben, wollen wir mit den Vorbereitungen beginnen.

Hierzu gehört erst einmal die Feststellung der Kostenarten, die in einer Rechtsanwaltskanzlei überlicherweise vorkommen:

  • Personalkosten
    • Gehälter,
    • Löhne
    • Sozialabgaben
    • freiwillige Zusatzleistungen
  • Raumkosten
    • Miete
    • Kalkulatorische Mietkosten bei Eigennutzung von Eigentum zu Kanzleizwecken
    • Nebenkosten
    • Renovierungs- u. Umzugkosten, Instantsetzungskosten etc.
  • Sachkosten
    • Betriebs- u. Geschäftsausstattung
  • Kalkulatorische Zinsen und kalkulatorische Abschreibung
  • Dienstleistungskosten
    • Post
    • Courier
    • sonstige Drittleistungen
  • Lizenzen und Leasing
  • Versicherungen (soweit nicht zu Raumkosten gehörend)

Einen Großteil der Kosten können Sie unter Zuhilfenahme Ihrer Finanzbuchhaltung ermitteln, einige wenige sind kalkulatorische Kosten (wie z. B. Ihr kalkulatorischer Unternehmerlohn) die sich nicht in der Finanzbuchhaltung widerspiegeln.

Hierauf werden wir im nächsten Teil weiter eingehen.

Finanzbuchhaltung und Kosten- u. Leistungsrechnung

Während im Rahmen der Finanzbuchhaltung das steuerliche Gesamtergebnis einer Kanzlei ermittelt werden kann, ist die Kosten- u. Leistungsrechnung das Werkzeug, welches den Kanzleiinhaber oder das Management in die Lage versetzt, Kosten- u. Leistungsinformationen zu erhalten, die wiederum die Grundlage für die Planung der zukünftigen Geschäftsentwickung sein können.

Sie dient unter anderem

  • der Wirtschaftlichkeitsberechnung der betrieblichen Prozesse,
  • der Kalkulation und Nachkalkulation,
  • der Kostenträger- u. Kostenstellenrechnung

um nur einige Punkte zu nennen.

Aber wie bauen wir eine solche Kosten- u. Leistungsrechnung auf, welche Erkenntnisse können wir dem Ergebnis entnehmen, welche zukünftige Planung hierauf abstellen?

Dieses können Sie in Kürze in einigen Beiträgen an dieser Stelle nachlesen.

Einkauf in der Anwaltskanzlei (Teil 3)

Finanzierung von Investitionsgütern

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Finanzierung.

Sicherlich können hier keine allgemeingültigen Vorschläge gemacht werden. Grundlage jeder Entscheidung sollte jedoch erst einmal der Barpreis sein. Alsdann ist festzustellen, welcher Zinsverlust über die gesamte Nutzungsdauer des Investitionsgutes unter Berücksichtigung der Abschreibung entsteht. Anhand des Ergebnisses sind alsdann Alternativfinanzierungsmethoden zu prüfen, wie

  • Kredit,
  • Leasing und
  • Miete

Das wäre der wirtschaftliche Teil.

Nicht zu unterschätzen ist jedoch die Tatsache, daß die Anmietung eines Investitionsgutes im Gegensatz zu den anderen Finanzierungsarten von Vorteil sein kann. Dieses insbesondere im Hinblick auf, wie ich feststellen konnte, besseren Support, aber auch auf die Möglichkeit des Austausches gegen ein Gerät moderner Bauart im Rahmen des bestehenden Mietvertrages.

Lagervorhaltung

Ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor ist die Lagerhaltung oder auch Bevorratung genannt. Nicht nur, daß die Lagerfläche Miete kostet, die Bevorratung Liquidität und die Pflege des Bestandes Personalkosten, nein auch die Verderblichkeit der bevorrateten Waren ist zu berücksichtigen. Viele Artikel, angefangen bei den Briefumschlägen, haben nur ein begrenzte Nutzbarkeitsdauer. Sie werden das evtl. schon bei eingehender Post festgestellt haben, wo mangels Selbst-Klebemöglichkeit der Umschlag mit Klebeband zugeklebt wurde. Dieses ist ein Zeichen für fehlerhafte Bevorratung oder fehlerhafte Lagerhaltung. Aber auch so teure Artikel, wie Toner für Fotokopierer und Laserdrucker, haben nur eine begrenzte Haltbarkeitsdauer.

Innerhalb der Warenwirtschaft spricht man von einem Warenumschlag, d. h. davon, wie lange es dauert, einen bestimmten Artikel nicht nur in das Lager herein, sondern planmäßig auch wieder herauszubekommen. Lange Lagerzeiten können bei der Weinherstellung sinnvoll sein, nicht jedoch bei der Lagerhaltung von Verbrauchsmaterial. Es ist also Sache des Einkäufers darauf zu achten, daß nur der jeweils bis zur nächsten Lieferung notwendige Bedarf vorhanden ist.

Einfach läßt sich das durch ein Warenwirtschaftsprogramm gestalten. Die hierfür entstehenden Kosten können sich unter Umständen recht schnell amortisieren. Dabei geht es darum, Erkenntnisse über

  • Lagermenge,
  • Warenverbrauch und
  • Bestellmenge

auf einfachstem Weg zu erhalten. Solche Programme sind heute von namhaften Softwareanbietern für bereits unter 200,00 Euro zu erhalten. Sämtliche Stammdaten der Lieferanten, einschließlich Bestell-Nr., Bestellpreis, Lieferfristen und Bezeichnung der Artikel können in einer Datenbank aufgenommen werden. Hauptentlastung ist jedoch, daß eine Mindestlagermenge eingegeben werden kann, die bei Unterschreitung eine automatische Bestellung auslösen kann. Sicherlich wird es bei der Frage, ob ein solches Programm sinnvoll ist, auch immer auf die Größe der Kanzlei ankommen. Dieses muß der Kanzleiinhaber entscheiden.

Es gibt aber auch eine einfache Möglichkeit über KanBan-Kärtchen (s. Artikel Materialwirtschaft)

Outsourcing

Erst in der jüngeren Vergangenheit ist dieser Begriff geprägt worden. Gerade für größere Kanzleien sollte überlegt werden, den Einkauf bzw. Teile des Einkaufes nach außen zu geben. Das Einsparpotential kann enorm sein. Interne Kräfte werden entlastet, Kompetenz, Marktkenntnisse und die Möglichkeit der Einkaufsbündelung genutzt. Dieses alles bedarf jedoch einer umfassenden Überprüfung und entsprechender Organisation der Materialanforderungen.

Bitte winken Sie jetzt nicht ab. Was die Industrie für den Einkauf schon lange erkannt hat, wird zukünftig auch bei den sogenannten Dienstleistern zur Selbstverständlichkeit gehören.

Während es erheblichen Aufwand und Einsatz des Kanzleiinhabers bedeutet, den Umsatz der Kanzlei zu halten oder zu steigern, ist es doch relativ einfach, den Gewinn dadurch zu steigern, daß Kosten auf das unvermeidliche Maß gesenkt werden.

Der Artikel sollte bewirken, Sie für die Frage des “Einkaufs” in der Anwaltskanzlei zu sensibilisieren. Viele Dinge wurden nur angeschnitten, einige nicht betrachtet. Die richtige Strategie entscheidet sich an den Bedürfnissen der jeweiligen Kanzlei und die festzustellen ist “am grünen Tisch” nicht möglich.

Einkauf in der Anwaltskanzlei (Teil 2)

Bedarfszeitpunkt und Bedarfszeitraum

Nachdem der Bedarf und die Spezifikation festgelegt wurden, ist der Bedarfszeitpunkt und Bedarfszeitraum als weitere Bezugsgröße festzustellen. Auch diese haben einen nicht unerheblichen Einfluß auf die Preisgestaltung.

Bei Verbrauchsgütern ist zwischen

  • Verbrauchsgütern mit sofortigem und
  • Verbrauchsgütern mit späterem Verbrauch

zu unterscheiden. Einkauf in der Anwaltskanzlei (Teil 2) weiterlesen

Budgetierung in der Anwaltskanzlei

Ebenso, wie eine Kanzlei zu ihrer wirtschaftlichen Absicherung ein Leistungsziel definieren sollte, müssen auch die Kosten geplant werden, die höchstens entstehen dürfen. Der Gesamtheit dieser Planung, also

  • Leistung und
  • Kosten

dient die Budgetierung.

 

Budgetierungsphase

Tatsächlich wird ein Budget innerhalb der Planungzeit aus einer Vielzahl von Einzelbudgets bestehen, die nach Abschluß der Budgetplanung und Budgetverhandlung zu einem Gesamtbudget zusammengeführt werden.

An der Erstellung des Budgets sollen die Verantwortlichen der Einzelbereiche beteiligt sein, also in unserem zu behandelnden Fall auch die Person, die für den Einkauf zuständig ist. Dieses dient insbesondere dazu, eine Identifizierung des Verantwortlichen mit den Budgetvorgaben zu erreichen.

 

Das „flexible Budget”

Vielfach wird eine Budget als absolute Größe für die Vorgabe von Leistung und Kosten betrachtet. Das mag im Einzelfall richtig sein, nicht jedoch in den Fällen, in denen die Kosten im erheblichen Umfang von dem Beschäftigungsgrad innerhalb des Einzelbereichs abhängen. Hier muß der Grundsatz der flexiblen Budgetierung angewendet werden können, d. h. es muß eine Umrechnung der Vorgabewerte auf den gesteigerten Beschäftigungsgrad möglich und zulässig sein.

Dieses wird verständlich, wenn innerhalb der Budgetierungphase der Kanzleiinhaber von einem Personalzuwachs von zwei Kräften ausgegangen ist, anstelle dieser vorgesehenen Zuwachszahl jedoch drei Personen neu eingestellt werden. Bereits im Einkauf der Investitionsgüter paßt ein fixes Budget dann nicht mehr.

Wichtig ist, daß das Budget diese von dem Grad der Beschäftigung abhängigen Kosten als solche ausweist, so daß ohne weiteres eine Umrechnung erfolgen kann. So würde z. B. ein Budget auf der Annahme des Personalzuwachses um zwei Personen erstellt, jedoch eine alternative Ausweisung für drei Personen vorgenommen werden.

 

Budgetperiode

Daneben ist die Wahl der Budgetperiode, also ob jährlich oder unterjährig, weniger von Bedeutung. In einer Anwaltskanzlei wird das Budget für das Geschäftsjahr, welches überwiegend mit dem Kalenderjahr identisch ist, angebracht sein. Allerdings sollte nicht, wie es leider nach wie vor geschieht, eine Aufteilung auf Monate oder Quartale dergestalt erfolgen, daß das Jahresbudget einfach durch zwölf oder vier dividiert wird. Vielmehr sind die auch in einer Anwaltskanzlei saisonbedingten Schwankungen bei der Aufteilung zu berücksichtigen. Gleiches ist der Fall, wenn Investitionen budgetiert werden. Diese fallen üblicherweise auch nicht unterjährig gleichmäßig an, sondern überwiegend planmäßig, so daß eine Berücksichtigung zu dem entsprechenden unterjährigen Zeitpunkt zu erfolgen hat. Die saisonbedingten Schwankungen lassen sich leicht durch eine Analyse der Vorjahre feststellen. Wird dieses nicht berücksichtigt, dann ist eine ordnungsgemäße Nachverfolgung oder ein sauberes Controlling unterjährig kaum durchzuführen.

 

Budget ist keine Fortschreibung

Bei Beratungsgesprächen wird immer wieder festgestellt, daß die Budgetierung als reines Fortschreiben von Vorjahreswerten vorgenommen wird. Gerade im Gemeinkostenbereich, in den überwiegend die Einkaufskosten fließen, ist dieses jedoch der falsche Ansatz. Hier ist jeder Kostenansatz erst einmal in Frage zu stellen. Man spricht hier auch von einem sogenannten „Zero Base Budgeting”. Alles andere würde zu dem aus den öffentlichen Haushalten bekannten „Etat” führen, den es zusätzlich grundsätzlich auszuschöpfen gilt, damit der Folgeetat zumindest in gleicher Höhe zur Verfügung steht, einer also für ein privatwirtschaftliches Unternehmen auf Dauer verheerenden Kostenspirale.

Einkauf in der Anwaltskanzlei (Teil 1)

Einkauf in der Anwaltskanzlei wird überwiegend über den Auszubildenden abgewickelt, Kataloge werden zuhauf gewälzt, jedes Sonderangebot wird mit Freude bestellt, erhält man doch gegebenenfalls auch noch ein schönes Werbegeschenk dazu.

Aber ist das der richtige Weg? Kommt es wirklich darauf an, ob beim Einkauf der kleinen gelben Klebezettel 0,10 € gespart werden, oder zählt nicht vielmehr der Warenkorb aufs Jahr gerechnet (und zwar einschl. des Personalaufwands für den Einkauf)?

Ein schlauer Mann sagte einmal: “Du wirst nicht reicht durch das was Du sparst, sondern durch das, was Du nicht ausgibst”.

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