Archiv der Kategorie: Kosten

Papierentsorgung in der Anwaltskanzlei

©Gina Sanders - Fotolia
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Kürzlich unterhielt ich mich mit einer  Fachangestellten über die Tagesabläufe in ihrer Kanzlei.
Unter anderem erzählte sie mir, dass die ungeliebteste Aufgabe sei, sensible Dokumente, also solche, bei denen Mandatsdaten enthalten sind oder auf solche geschlossen werden können, zu schreddern.
Ich habe mir dann einmal erklären lassen, wie es in dieser Kanzlei geschieht.
Es kam ein ganz interessantes Ergebnis zutage. Papierentsorgung in der Anwaltskanzlei weiterlesen

Anwaltskanzlei 2020 Überlegungen zur Kosteneinsparung

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In Teil zwei hatte ich bereits den Arbeitsprozess „Schriftguterstellung „ kurz angesprochen. Es gibt selbstverständlich eine Vielzahl von Arbeitsprozessen, die aus Effizienzgründen verändert werden sollten. Die zunehmende Technisierung und Automatisierung gibt uns die Möglichkeit hierzu. Warum diese also nicht nutzen?

Stellen Sie sich einmal folgendes Procedere vor Anwaltskanzlei 2020 Überlegungen zur Kosteneinsparung weiterlesen

Anwaltskanzlei 2020 Überlegungen zur Schriftguterstellung

MagnetplattenaufzeichnungWie im letzten Beitrag angekündigt, möchte ich mich in diesem und den nächsten Beiträgen mit den Arbeitsprozessen innerhalb der Anwaltskanzlei befassen.
Überwiegend sind diese in der bisherigen Ausgestaltung sehr kostenintensiv, teilweise auch nicht effizient.
Vielfach liegt es daran, dass die technische Ausstattung in den Kanzleien nicht den heutigen Gegebenheiten entspricht, eine Situation, die nicht nur kostenmäßig bedingt ist. Wer kennt nicht den Gedanken: „warum einen neuen Weg gehen, wenn der alte Weg reibungsfrei beschritten werden konnte“. Anwaltskanzlei 2020 Überlegungen zur Schriftguterstellung weiterlesen

Anwaltskanzlei 2020 Eigene Räume oder Business Center?

©  fischer-cg.de - Fotolia.com
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Ich hatte bereits im einleitenden Artikel zu dieser Serie darauf hingewiesen, dass ich mich diesmal mit der Frage der Notwendigkeit von Kanzleiräumen beschäftigen möchte.

Rechtliche Frage (§ 27 BRAO)

Leider ist die Anwaltschaft nicht in der Lage, über die Frage, ob sie Kanzleiräume unterhalten will oder nicht, frei zu entscheiden.
Die Berufsordnung der Rechtsanwälte (BRAO) schreibt in §27 ausdrücklich vor, dass eine Kanzlei einzurichten ist. Anwaltskanzlei 2020 Eigene Räume oder Business Center? weiterlesen

Überlegungen zur Softwareaktualisierung in Anwaltskanzleien

 

3d human with a red question markNachdem Microsoft für 2015 ein update seiner Software Windows 8.1  auf jetzt dann Windows 10.0 angekündigt hat, ziehen die ersten Softwarehersteller für Anwaltssoftware nach und stellen zwischenzeitlich dar, wie ihre Software auf dem neu zu erwartenden Betriebssystem sich gestalten wird.

Teilweise erfolgt dieses gleichzeitig im Rahmen eines Software-Updates der Anwalts Software.

Für viele Anwaltskanzleien stellt sich jetzt die Frage, ob sie auf diesen „Zug„ aufspringen wollen oder aber, ob sie erst einmal zuwarten wollen.

Überlegungen zur Softwareaktualisierung in Anwaltskanzleien weiterlesen

Personalkosten in der Anwaltskanzlei

Es kann als bekannt unterstellt werden, dass ein Großteil der Fixkosten durch Personalkosten entsteht.
Ob diese Personalkosten notwendig sind, oder ein erheblicher Anteil durch effizientere Abwicklung der Arbeitsprozesse vermieden werden könnte, ist nicht Gegenstand dieses Artikels und wird anderweitig behandelt werden.
An dieser Stelle soll erst einmal auf die Zusammensetzung der Personalkosten eingegangen und dann die Feststellung getroffen werden, welche Kosten durch einen Mitarbeiter entstehen können.

Löhne und gehälter
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Entgelt für geleistete Arbeit

Als Entgelt für geleistete Arbeit ist das in einer Gehaltsperiode zu zahlende Entgelt ohne Vergütung arbeitsfreier Tage wie Urlaub, Feiertage oder Tage mit Lohnfortzahlung zu verstehen.

Gesetzlich begründete Zusatzkosten

Hierunter sind der Arbeitgeberanteil für Sozialversicherung, berechnet vom jährlichen Bruttoentgelt zuzüglich Sonderzahlungen zu verstehen. Hinzu treten bezahlte Feiertage und Entgelt für Krankheitstage.

Sonstige Zusatzkosten

Unter sonstige Zusatzkosten fallen Entgelt für Urlaubstage, sonstige Fehltage, Entgelt für Zeiten für Fort- u. Weiterbildung sowie Sonderzahlungen, wie Boni, Weihnachtsgeld oder sonstige Sonderzahlungen.

Wenn Sie Interesse an weiteren Ausführungen zu diesem Thema haben, laden Sich sich als Erstes diese Excel-Datei herunter.

Nun können wir kurz auf die einzelnen Punkte eingehen.
Vorab, Eingaben können Sie in den grau hinterlegten Feldern im linken Teil der Tabelle machen. Rechts sehen Sie kurze Erklärungen zu den einzelnen Eingabemöglichkeiten.
Die Tabelle enthält zur Zeit Eingaben für ein monatliches Bruttogehalt von 2.000,00 €.

Lassen Sie uns gleich zu dem Punkt “Berechnung” kommen, da die Eingabemöglichkeiten eigentlich selbsterklärend sind.

Entgelt für geleistete Arbeit

Unter Ziffer A wird der Stundenbruttoverdienst auf der Basis des Bruttogehaltes ermittelt. Dieses erfolgt dadurch, dass das Bruttogehalt durch die von Ihnen unter Ziffer 4 eingegebene Arbeitszeit, vermindert um

  • Feiertage (Ziffer 5)
  • vertraglicher Urlaubsanspruch (Ziffer 6)
  • durchschnittliche Krankheitstage (Ziffer 7)
  • sonstige Fehltage (Ziffer 8)
  • Fort- u. Weiterbildung mit Lohnfortzahlung

dividiert wird. Dabei werden zur Vereinfachung monatlich 4 Wochen zu Grunde gelegt.
Bei den in der Tabelle enthaltenen Eingaben ergibt sich eine tatsächliche Jahresarbeitzeit von 207 Tagen = 1.656 Arbeitsstunden. Diese werden mit dem eben ermittelten Stundensatz multipliziert, so dass sich das Entgelt für geleistete Arbeit ergibt.
Bitte beachten Sie, dass in dieser Berechnung sogenannte Rüstzeiten, wie sie aus der Industrie bekannt sind, nicht berücksichtigt sind. Diese könnten z. B. aus dem Hochfahren des Computers oder sonstigen Tätigkeiten, die nicht mit der eigentlichen Arbeit im Zusammenhang stehen, entstehen.

Gesetzlich begründete Zusatzkosten

Dieses sind z. B.

  • Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (in Ziffer 3 ermittelter Prozentsatz vom Bruttogehalt incl. evtl. Sonderzahlung)
  • Bezahlte Feiertage (Ziffer 5 multipliziert mit dem Stundenbruttoverdienst)
  • Entgelt für Krankheitstage (Ziffer 7 multipliziert mit dem Stundenbruttoverdienst

Sonstige Zusatzkosten

Zu den sonstigen Zusatzkosten zählen

  • Entgelt für vertragliche Urlaubstage (Stunden aus Ziffer 6 multipliziert mit dem Stundenbruttoverdienst)
  • Entgelt für sonstige Fehltage (Stunden aus Ziffer 8 multipliziert mit dem Stundenbruttoverdienst)
  • Entgelt für Fort- u. Weiterbildung (Stunden aus Ziffer 9 multiplizirt mit dem Stundenbruttoverdienst)
  • Sonderzahlungen (aus Ziffer 2)

Zum Ende der Tabelle werden dann diese Summen addiert.
Bei unserem Beispielfall entstehen 48,2% Nebenkosten bezogen auf Entgelt für geleistete Arbeit.

Ziffer 10 und 11 der Tabelle enthalten keine Eingaben. Es handelt sich hierbei um Personalbeschaffungskosten, wie z. B. Stellenanzeigen oder je nach Angestelltenstatus auch Kosten für Headhunter. Um diese in die Berechnung einfließen zu lassen, werden diese auf die durchschnittliche Beschäftigungsdauer (die Sie aus Ihrer Kanzlei ja kennen) umgerechnet (Ihre Eingabe in Ziffer 11).

Bitte beachten Sie bei Ihren Eingaben die geltenden Beitragsbemessungsgrenzen.

Nicht berechnet wurden weiterhin die

  • kalkulatorische Abschreibung (für Arbeitsmittel, wie Computer, Software, Arbeitsplatz)
  • die Raumkosten für die genutzte Arbeitsfläche
  • anteilige Gemeinkosten

 

 

Gewinnsteigerung durch Senkung der Beschaffungskosten in der Anwaltskanzlei

Gewinnsteigerung durch Kostensenkung in der Anwaltskanzlei

Ein nicht zu vernachlässigender Kostenfaktor ist der Beschaffungsprozess in einer Anwaltskanzlei.

Büro- u. Verbrauchsmaterial

Wer kennt nicht die Situation, in der der Auszubildende oder die teure Fachkraft Kataloge nach Büroartikeln durchsieht, vordergründig preiswert erscheinende Sonderartikel bei einem weiteren Anbieter bestellt, oder auch, weil wieder einmal ein Artikel fehlt, diesen gleich ums Eck beim Einzelhändler kauft.

Überwiegend fehlt

  • ein eindeutiger Beschaffungsprozess
  • ein abgestimmter Artikelkatalog
  • vereinbarte Qualitäten, Lieferbedingungen und Preise

Was wiederum zu

  • erhöhtem Personalaufwand für Bestellung, Prüfung und Buchung der Geschäftsvorfälle
  • nicht notwendige Artikelvielfalt
  • einer nicht notwendigen Vielfalt an Lieferanten
  • überhöhte Preise
  • verlorene Rabatte

führt.

Weiteres Einsparpotential ist die Nutzung von sogenannten Eigenartikeln namhafter Lieferanten, die in Qualität und Haltbarkeit den gewohnten Artikeln relativ nahe kommen, preislich aber erheblich günstiger zu erhalten sind.

Dienstleistungen

Ein weiteres „Einsparfeld“ ist das der in Anspruch genommenen Dienstleistungen.

Dieses beginnt bereits bei dem üblichen Reinigungsdienst aufgrund vielfach fehlender „Reinigungskataloge“ die eindeutig die Intervalle von durchzuführenden Leistungen beschreiben. Was nutzen zur Verfügung stehende Benchmarks, wenn diese aufgrund fehlender Vergleichsmöglichkeiten nicht zu Rate gezogen werden können?

Dieses setzt sich fort mit in Anspruch genommenen Reiseleistungen, bei denen TicketFee auch für Buchungen gezahlt werden, die leicht hätten selbst online vorgenommen werden können, oder überhöhte Ticketkosten durch fehlende Vergleichbarkeit oder Anpassung der Reisezeiten.

Die vorgenannten Beispiele sind nur ein Teilbereich, der optimiert werden kann und zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

Die Organisationsberatung Treysse unterstützt Sie bei der Analyse Ihres Beschaffungswesens und bei Einsatz der zur Kostensenkung notwendigen Optimierungsmöglichkeiten.

Sicherlich werden Sie sich fragen, was Sie dieser Service kostet wird. Nun, Sie zahlen lediglich einen vorher vereinbarten Teil der Ihnen für die nächsten zwölf Monate nachgewiesenen Einsparmöglichkeiten.

Unsere Vorgehensweise können Sie der hier zu erhaltenden Broschüre entnehmen.

 

Das Pareto-Prinzip

Wie kann uns das Pareto-Prinzip helfen?

Wer kennt Pareto (Nationalökonom und Soziologe) und seine Feststellung (80/20) nicht? Im zarten Alter von 49 Jahren entdeckte er 1897 im weitesten Sinne das mathematische Prinzip, dass 20% Aufwand 80 % Ertrag bringen können.

Wenn wir diese Erkenntnis auf unsere tägliche Arbeit anwenden und feststellen, dass 20 % des täglichen Aufwandes zu 80% des gewünschten Ergebnisses führen, müssen wir uns natürlich Gedanken darüber machen, ob es Sinn macht, weitere 80 % Aufwand zu betreiben, um die restlichen 20% des Ergebnisses zu erreichen.

Auch auf die wirtschaftlichen Ergebnisse der Anwaltskanzlei kann diese Erkenntnis Wirkung zeigen.

Eine wirklich objektive Aufwand- Ertragsberechnung führt nicht selten zu dem Ergebnis, dass mit 20% der Mandate 80% des Umsatzes erzielt werden. Dieses führt wiederum zu der Überlegung, ob es Sinn macht, weitere 80% Mandate zu bearbeiten um die restlichen 20% Umsatz zu erreichen.

Brechen Sie dieses noch ein wenig herunter, also nicht auf Mandate, sondern auf Mandanten und stellen fest, das mit 20% der Mandanten und deren Mandate 80% des Umsatzes erzielt werden können, stellt sich die Frage, warum weitere 80% der Mandaten und ihre Mandate betreut werden sollen.

Abhängig von diesen Erkenntnissen ist nicht nur der Umsatz, sondern auch das Ergebnis der Kanzlei.
Es ist sicherlich einleuchtend, dass bei nur 20% der jetzt betreuten Mandanten und ihrer Mandate der Betreuungsaufwand geringer wird und damit gegebenenfalls der Aufwand an zu Verfügung gehaltenen Ressourcen und die damit einhergehenden Kosten.

Wäre es nicht schön, mit 20% des bisherigen Aufwands zu 80% des bisherigen Ergebnisses kommen zu können?
Eine Überlegung wäre es bestimmt wert.

 

 

Kostenquote in der Anwaltskanzlei

Wie hoch ist Ihre Kostenquote in Ihrer Anwaltskanzlei?

Nach einer Untersuchung der IRES GmbH, Düsseldorf in 2011, beträgt auf der Basis von 250 niedergelassenen Anwälten mit mindestens drei qualifizierten Mitarbeitern die Kanzlei-Kostenquote (Anteil der Kosten / Abgaben vom Nettoumsatz) bei unternehmerischer Ausrichtung 39,8 % und nicht unternehmerischer Ausrichtung 45,1%, wobei die Kostenquote nach der Anzahl der Anwälte (1 Anwalt = 43,1%, 2-3 Anwälte = 42,0% und 4+ Anwälte = 41,3%) gestaffelt ist.
48% aller Kanzleien verzichten auf ein konsequentes Kostencontrolling.
Quelle: Berliner Anwaltsblatt 2011, 379 ff
Wo liegen die Hauptkostenblöcke?

  • Mietzins und Nebenkosten
  • Prozesskosten (also Kosten der Arbeitsprozesse)
  • Personalkosten
  • Versicherungen
  • Allgemeine Bürokosten (einschl. Energiekosten)

Alles das ist nicht “von Gott gegeben”, sondern kann durch die oder den Kanzleiinhaber beeinflusst werden.
Vielfach wird übersehen, dass jeder nicht für diese Kosten ausgegebene Euro ein Euro Gewinn ohne zusätzlichen Aufwand darstellt.

Welche grundsätzlichen Fragen sollten Sie sich im Zusammenhang mit diesen Positionen stellen?

Mietzins- u. Nebenkosten

  • Entspricht der gezahlte Mietzins den derzeitigen Marktgegebenheiten am Standort?
  • Schöpft das zur Zeit genutzte Raumkonzept alle Effizienzmöglichkeiten aus?
  • Können evtl. vorgehaltene Räume zwischenvermietet werden?
  • Sind die Nebenkosten richtig berechnet oder gibt es Möglichkeiten über eigene Vertragspartner die Nebenkosten zu senken?
  • Ist das Reinigungskonzept den Erfordernissen angepasst oder kann durch einen gestaffelten Leistungskatalog eine Reduzierung der Reinigungsintervalle und damit einhergehend eine Reduzierung der Reinigungskosten stattfinden? Wurden diese Leistungen ausgeschrieben?

Prozesskosten

  • Haben Sie Ihre Geschäftsprozesse bereits identifiziert?
  • Wurden diese dokumentiert, modelliert und monitort?
  • Wissen Sie, was Ihre Geschäftsprozesse kosten?
  • Haben Sie die Wertschöpfungsmöglichkeiten geprüft?
  • Haben Sie Ihre Geschäftsprozesse daraufhin überprüft, ob diese zu Ihrem Kerngeschäft gehören oder aber outgesourced werden können?

Personalkosten

  • Kennen Sie Ihre tatsächlichen Personalkosten incl. kalkulatorischer Abschreibung, Lizenzkosten etc.?
  • Haben Sie diese Personalkosten schon einmal Fremdkosten für gleiche Leistung und gleichen Service Level gegenübergestellt?
  • Kennen Sie die Einsparungsmöglichkeiten durch Einsatz einer Poollösung?

Versicherungen

  • Kennen Sie Ihre Versicherungsarten, stimmen die Deckung und Prämien?
  • Versichern Sie Ihre Risiken zusätzlich mandatsbezogen?
  • Haben Sie eine Ausschreibung vorgenommen?

Allgemeine Bürokosten (incl. Energiekosten)

  • Arbeiten Sie z. B. mit einem Büromittelhändler zusammen oder ist der Warenbezug auf eine Vielzahl von Händlern verteilt?
  • Haben Sie einen Artikelkatalog mit fest spezifizierten Standardartikeln incl. Büromöbel?
  • Halten Sie mehr als den 48-Stunden-Bedarf an Büromaterial vor?
  • Haben Sie Ihr Büromaterial incl. Mobiliar und auch Energiekosten ausgeschrieben?
  • Setzen Sie Stromspargeräte und Beleuchtungsmittel (LED, Stromsparlampen etc.) ein?

Das sind nur einige wenige Fragen von denen die Wirtschaftlichkeit Ihrer Kanzlei abhängt.

Wenn Sie Fragen hierzu haben, stehen wir Ihnen zu einem – in Berlin kostenlosen – Erstgespräch zur Verfügung.
Nehmen Sie hierzu unter info@treysse.com Kontakt zu uns auf.

 

Finanzbuchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung Teil VII

Berechnung des Anwaltsstundensatzes

Nachdem die Summe der Kosten für die Kostenstelle “Anwalt” bekannt ist – Sie erinnern sich Zuordnung der Einzelkosten zur Kostenstelle und aufgrund eines Schlüssels die anteiligen Gemeinkosten – kann für jeden Anwalt der interne Stundensatz gebildet werden, indem die auf diesen entfallenden Kosten durch die berechenbaren Arbeitsstunden dividiert werden.

Wenn wir von einer “normalen” Arbeitszeit von 40 Stunden / Woche ausgehen würden, ergibt dieses eines Jahresarbeitszeit (52 Wochen) von 2.080 Stunden. Von diesem Wert sind abzuziehen die Stunden für Urlaubszeit, Feiertage, Krankheitstage. Es verbleibt dann die reine Arbeitzeit. Diese verbleibenden Stunden werden nicht in voller Höhe in die Mandatsarbeit einfließen. Je nach Organisation der Kanzlei werden die verbleibenden Stunden um 20% bis 30% nicht den Mandaten zurechenbaren Stunden gekürzt werden müssen. Diese fallen an für Verwaltungzeiten, Fortbildungzeiten etc.. Die danach verbleibende Stundenzahl ist die Grundlage für die Berechnung des internen Stundensatzes (also Kosten der Kostenstelle Anwalt dividiert durch die Stundenzahl).
Dieses ist ein recht umkomplizierte Rechnung die auch trotz “Iudex non calculat” nachvollzogen werden kann.