Archiv der Kategorie: Datenschutz

Auftragsdatenverarbeitung in der Anwaltskanzlei (IT-Support)

amir kaljikovic – Fotolia

Vielfach werden in Anwaltskanzleien IT Systeme und Software im Rahmen eines Wartungsvertrages durch Dritte supported.
Leider wird oft übersehen, dass es sich hierbei um eine Tätigkeit handeln kann, die nach § 11 Abs. 5 BDSG (Auftragsdatenverarbeitung) zu bewerten ist.

(5) Die Absätze 1 bis 4 gelten entsprechend, wenn die Prüfung oder Wartung automatisierter Verfahren oder von Datenverarbeitungsanlagen durch andere Stellen im Auftrag vorgenommen wird und dabei ein Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann.

Danach ist zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber ein Vertrag über die sogenannte Auftragsdatenverarbeitung schriftlich zu schließen (§ 11 Abs. 2 BDSG). Auftragsdatenverarbeitung in der Anwaltskanzlei (IT-Support) weiterlesen

Hurra, nun ist es da, das beA. Und nun?

© fotomek - fotolia
© fotomek – fotolia

Gott, war das eine Geburt.
Die Einführung des “besonderes elektronisches Anwaltspostfach” kurz “beA” genannt, entwickelte sich zu einem Streit zwischen der Bundesrechtsanwaltskammer (kurz BRAK) und Teilen ihrer Mitglieder, führte zu Verfahren vor dem Anwaltsgerichtshof in Berlin und nun doch – hoffentlich – zu einem guten Ende. Hurra, nun ist es da, das beA. Und nun? weiterlesen

Cyber Risk Versicherung für die Anwaltskanzlei

© Andrey Popov
© Andrey Popov

Immer häufiger hält die elektronische Verarbeitung in unseren Kanzleien Einzug. Der Weg weg von der sogenannten “Papierakte” hin zur “elektronischen Akte” wird von allen Seiten als dringend notwendig beschrieben und macht arbeitstechnisch und wirtschaftlich einen Sinn.
Es ist jetzt an der Zeit sich die Frage zu stellen, ob die Änderungen der Arbeitsweise verbunden mit einem höhen Datenrisiko versicherungstechnisch bereits ausreichend abgedeckt ist.

Viele Kanzleien, insbesondere kleinere und mittlere, unterschätzen die Gefahren der Nutzung des Internets und die der elektronischen Arbeitsweise.
Der Ausfall eines Rechners oder der Absturz eines Programms ist nicht nur ärgerlich, sondern kann zu erheblichen Schäden führen. Vielen von Ihnen wird das bereits bekannt sein. Ursachen hierfür können nicht nur schlecht getestete Updates sein, sondern insbesondere auch Angriffe von außen.
Hierdurch können erhebliche

  • Eigenschäden und
  • Drittschäden (Hapftlicht)

entstehen.
Die entstehenden Risiken für eine Anwaltskanzlei liegen überwiegend in der Betriebsunterbrechung. Aber auch die sonstigen Risiken wie z. B.

  • Datenverlust
  • Datenschutzverletzung
  • Ausspähen von Daten- u. Geschäftsgeheimnissen

um nur einige wenige zu nennen, sind nicht ohne.

Sie sollten sich daher mit Ihrem Versicherungsmakler in Verbindung setzen um festzustellen, welche Risiken bereits durch Ihre jetzige Versicherung gedeckt sind und wo es sinnvoll ist, entsprechende Änderungen in den Versicherungsverträgen vornehmen zu lassen.

Einen ersten Überblick können Sie in dieser kleinen Broschüre finden.

 

Datensicherung in der Anwaltskanzlei

© Ivelin Radkov
© Ivelin Radkov

Es ist wieder soweit. Sobald das neue Jahr beginnt, liefern eine Vielzahl von Softwareherstellern wieder ihre Updates aus. Dabei lässt es sich manchmal nicht vermeiden, dass aufgrund verschiedenster Hardwarekonfigurationen der Kanzleien das Update zu fehlerhaften Programmabläufen führt.
So anscheinend gerade wieder geschehen durch ein Update eines der führenden Softwarehäuser für Anwaltssoftware. Datensicherung in der Anwaltskanzlei weiterlesen

Unsere Daten sollten uns wichtig sein

©Gina Sanders - Fotolia
©Gina Sanders – Fotolia

Dass wir alle uns aufgrund der fortschreitenden technischen Möglichkeiten zum gläsernen Bürger entwickeln, dürfte kein Geheimnis sein.
Sicherlich sind im Rahmen der “NSA-Affäre” in jüngster Zeit vielfältige Diskussionen über die vorherrschende Datensammelwut geführt worden, in den sozialen Netzwerken kontrovers und emotional, ohne jedoch zu beachten, dass wir selbst unsere Daten mehr oder weniger wissentlich umfassend zur Verfügung stellen.
Warnungen hiergegen verhallen ungehört und nur die wenigsten von uns hinterfragen, welche Möglichkeiten eigentlich zur Zeit bestehen, die Daten der Bürger umfassend abzugreifen. Unsere Daten sollten uns wichtig sein weiterlesen

Papierentsorgung in der Anwaltskanzlei

©Gina Sanders - Fotolia
©Gina Sanders – Fotolia

Kürzlich unterhielt ich mich mit einer  Fachangestellten über die Tagesabläufe in ihrer Kanzlei.
Unter anderem erzählte sie mir, dass die ungeliebteste Aufgabe sei, sensible Dokumente, also solche, bei denen Mandatsdaten enthalten sind oder auf solche geschlossen werden können, zu schreddern.
Ich habe mir dann einmal erklären lassen, wie es in dieser Kanzlei geschieht.
Es kam ein ganz interessantes Ergebnis zutage. Papierentsorgung in der Anwaltskanzlei weiterlesen

Notebook mit Daten abhanden gekommen, was nun?

torbz - Fotolia
torbz – Fotolia

Eine vielfach wenig beachtete Vorschrift ist die des § 42 a BDSG betreffend die „Informationspflicht bei unrechtmäßiger Kenntniserlangung von Daten“.

Wenn man bedenkt, dass

  • Weltweit jährlich mehr als 800.000 Notebooks „verloren“ gehen,
  • Pro Woche mehr als 12.000 Notebooks auf US-Flughäfen,
  • Pro Woche mehr als 4.000 Notebooks auf UK-Flughäfen

„verloren“ gehen, davon Notebook mit Daten abhanden gekommen, was nun? weiterlesen

Datenschutzunterweisung für Mitarbeiter

 amir kaljikovic - Fotolia
amir kaljikovic – Fotolia

Die neue Version des Tools “Datenschutzunterweisung für Mitarbeiter” ist fertiggestellt. Das Tool hat eine Profilverwaltung erhalten, die es ermöglicht, profilbezogen die Unterweisung durchzuführen. Auch der Ausdruck eines Bearbeitungsprotokolls ist jetzt möglich, aus dem die einzelnen Bearbeitungsschritte und auch die Ergebnisse der von dem jeweiligen Mitarbeiter bearbeiteten Testfragen ersichtlich sind.

Den Umfang des Tools können Sie hier sehen.

 

Die Clean-Desk-Policy in der Anwaltskanzlei

L. Klauser-Fotolia
L. Klauser-Fotolia

Wenn wir heute von einer sogenannten “Clean Desktop Policy” sprechen, haben wir gleich das Bild der Forderung nach einem absolut aufgeräumten Schreibtisch vor uns.

Viele Inhaber von Anwaltskanzleien sind der festen Überzeugung, dass es einen solch aufgeräumten Schreibtisch nicht geben kann.
Leider wird vielfach übersehen, dass im Vordergrund der sogenannten “Clean Desk Policy” nicht  die Frage eines aufgeräumten Schreibtisches steht, sondern insbesondere die Frage der Sicherheit von vertraulichen Informationen.
Der aufgeräumte Schreibtisch ist eher nur ein Ergebnis der Vorsorge, erhaltene Informationen tatsächlich vertraulich zu halten. Die Clean-Desk-Policy in der Anwaltskanzlei weiterlesen

Non-legal Outsourcing von Kanzleien

© fotomek - fotolia
© fotomek – fotolia

“Heureka” könnte man ausrufen, nach dem die fünfte Satzungsversammlung in ihrem dritten Anlauf das sogenannte „Non-legal Outsourcing von Kanzleien“ im Rahmen des Berufsrechts geregelt hat.

Ich möchte nachfolgend kurz sowohl die alte Vorschrift des § 2 BORA, wie auch den Entwurf der neuen Vorschrift des § 2 BORA vorstellen. Wohl gemerkt, diese Änderung muss noch durch das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz geprüft und soweit dem zugestimmt wird, anschließend in den Mitteilungen der BRAK verkündet werden, damit sie wirksam und anwendbar wird. Non-legal Outsourcing von Kanzleien weiterlesen