Archiv der Kategorie: Controlling

Überlegungen zur Zeiterfassung in der Anwaltskanzlei

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© studiotoks

Vielfach wird mir im Rahmen von Beratungsgesprächen die Frage gestellt, ob das zurzeit installierte Anwaltsprogramm oder das Anwaltsprogramm des Anbieters “ABC” das richtige Tool für die Kanzlei wäre.
Auch in den verschiedensten Foren und Social Media ist immer wieder die Frage aus dem anwaltlichen Bereich zu lesen „welches Programm habt ihr und ist es gut?“. Überlegungen zur Zeiterfassung in der Anwaltskanzlei weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Mitarbeiter und Compliance)

Mitarbeiter_ComplianceWie in meinem letzten Artikel bereits angekündigt, möchte ich nunmehr den Managementprozess „Mitarbeiter/Compliance „kurz ansprechen.
Es handelt sich hierbei um einen relativ umfangreichen Prozess, wobei auch hier wiederum Aufgaben außerhalb des Managements auf Dritte delegiert werden können. Lassen Sie mich kurz auf diesen Managementprozess eingehen. Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Mitarbeiter und Compliance) weiterlesen

Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Finanzen_Controlling)

© tashatuvango
© tashatuvango

Nun, haben Sie sich schon einmal in Ihrer Kanzlei umgesehen und überlegt, welche der bereits in meinen bisherigen Beiträgen Strategie/Ziele und Kanzleimanagement genannten Prozesse auch auf Ihre Kanzlei zutreffen oder auch ergänzt werden müssen?  Wie eingangs erwähnt, jede Kanzlei unterscheidet sich in Nuancen von anderen Kanzleien. Einige Prozesse fehlen, weil z. B. einfach keine Notwendigkeit für diese besteht oder erkannt wurde, andere Prozesse, die in der Prozesslandschaft aufgeführt sind, sind für die eigene Kanzlei nicht notwendig.
Bei den Managementprozessen jedoch sollte dieses sehr selten vorkommen. Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Finanzen_Controlling) weiterlesen

Überlegungen zur Softwareaktualisierung in Anwaltskanzleien

 

3d human with a red question markNachdem Microsoft für 2015 ein update seiner Software Windows 8.1  auf jetzt dann Windows 10.0 angekündigt hat, ziehen die ersten Softwarehersteller für Anwaltssoftware nach und stellen zwischenzeitlich dar, wie ihre Software auf dem neu zu erwartenden Betriebssystem sich gestalten wird.

Teilweise erfolgt dieses gleichzeitig im Rahmen eines Software-Updates der Anwalts Software.

Für viele Anwaltskanzleien stellt sich jetzt die Frage, ob sie auf diesen „Zug„ aufspringen wollen oder aber, ob sie erst einmal zuwarten wollen.

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Personalkosten in der Anwaltskanzlei

Es kann als bekannt unterstellt werden, dass ein Großteil der Fixkosten durch Personalkosten entsteht.
Ob diese Personalkosten notwendig sind, oder ein erheblicher Anteil durch effizientere Abwicklung der Arbeitsprozesse vermieden werden könnte, ist nicht Gegenstand dieses Artikels und wird anderweitig behandelt werden.
An dieser Stelle soll erst einmal auf die Zusammensetzung der Personalkosten eingegangen und dann die Feststellung getroffen werden, welche Kosten durch einen Mitarbeiter entstehen können.

Löhne und gehälter
© Marco2811- Fotolia.com

Entgelt für geleistete Arbeit

Als Entgelt für geleistete Arbeit ist das in einer Gehaltsperiode zu zahlende Entgelt ohne Vergütung arbeitsfreier Tage wie Urlaub, Feiertage oder Tage mit Lohnfortzahlung zu verstehen.

Gesetzlich begründete Zusatzkosten

Hierunter sind der Arbeitgeberanteil für Sozialversicherung, berechnet vom jährlichen Bruttoentgelt zuzüglich Sonderzahlungen zu verstehen. Hinzu treten bezahlte Feiertage und Entgelt für Krankheitstage.

Sonstige Zusatzkosten

Unter sonstige Zusatzkosten fallen Entgelt für Urlaubstage, sonstige Fehltage, Entgelt für Zeiten für Fort- u. Weiterbildung sowie Sonderzahlungen, wie Boni, Weihnachtsgeld oder sonstige Sonderzahlungen.

Wenn Sie Interesse an weiteren Ausführungen zu diesem Thema haben, laden Sich sich als Erstes diese Excel-Datei herunter.

Nun können wir kurz auf die einzelnen Punkte eingehen.
Vorab, Eingaben können Sie in den grau hinterlegten Feldern im linken Teil der Tabelle machen. Rechts sehen Sie kurze Erklärungen zu den einzelnen Eingabemöglichkeiten.
Die Tabelle enthält zur Zeit Eingaben für ein monatliches Bruttogehalt von 2.000,00 €.

Lassen Sie uns gleich zu dem Punkt “Berechnung” kommen, da die Eingabemöglichkeiten eigentlich selbsterklärend sind.

Entgelt für geleistete Arbeit

Unter Ziffer A wird der Stundenbruttoverdienst auf der Basis des Bruttogehaltes ermittelt. Dieses erfolgt dadurch, dass das Bruttogehalt durch die von Ihnen unter Ziffer 4 eingegebene Arbeitszeit, vermindert um

  • Feiertage (Ziffer 5)
  • vertraglicher Urlaubsanspruch (Ziffer 6)
  • durchschnittliche Krankheitstage (Ziffer 7)
  • sonstige Fehltage (Ziffer 8)
  • Fort- u. Weiterbildung mit Lohnfortzahlung

dividiert wird. Dabei werden zur Vereinfachung monatlich 4 Wochen zu Grunde gelegt.
Bei den in der Tabelle enthaltenen Eingaben ergibt sich eine tatsächliche Jahresarbeitzeit von 207 Tagen = 1.656 Arbeitsstunden. Diese werden mit dem eben ermittelten Stundensatz multipliziert, so dass sich das Entgelt für geleistete Arbeit ergibt.
Bitte beachten Sie, dass in dieser Berechnung sogenannte Rüstzeiten, wie sie aus der Industrie bekannt sind, nicht berücksichtigt sind. Diese könnten z. B. aus dem Hochfahren des Computers oder sonstigen Tätigkeiten, die nicht mit der eigentlichen Arbeit im Zusammenhang stehen, entstehen.

Gesetzlich begründete Zusatzkosten

Dieses sind z. B.

  • Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (in Ziffer 3 ermittelter Prozentsatz vom Bruttogehalt incl. evtl. Sonderzahlung)
  • Bezahlte Feiertage (Ziffer 5 multipliziert mit dem Stundenbruttoverdienst)
  • Entgelt für Krankheitstage (Ziffer 7 multipliziert mit dem Stundenbruttoverdienst

Sonstige Zusatzkosten

Zu den sonstigen Zusatzkosten zählen

  • Entgelt für vertragliche Urlaubstage (Stunden aus Ziffer 6 multipliziert mit dem Stundenbruttoverdienst)
  • Entgelt für sonstige Fehltage (Stunden aus Ziffer 8 multipliziert mit dem Stundenbruttoverdienst)
  • Entgelt für Fort- u. Weiterbildung (Stunden aus Ziffer 9 multiplizirt mit dem Stundenbruttoverdienst)
  • Sonderzahlungen (aus Ziffer 2)

Zum Ende der Tabelle werden dann diese Summen addiert.
Bei unserem Beispielfall entstehen 48,2% Nebenkosten bezogen auf Entgelt für geleistete Arbeit.

Ziffer 10 und 11 der Tabelle enthalten keine Eingaben. Es handelt sich hierbei um Personalbeschaffungskosten, wie z. B. Stellenanzeigen oder je nach Angestelltenstatus auch Kosten für Headhunter. Um diese in die Berechnung einfließen zu lassen, werden diese auf die durchschnittliche Beschäftigungsdauer (die Sie aus Ihrer Kanzlei ja kennen) umgerechnet (Ihre Eingabe in Ziffer 11).

Bitte beachten Sie bei Ihren Eingaben die geltenden Beitragsbemessungsgrenzen.

Nicht berechnet wurden weiterhin die

  • kalkulatorische Abschreibung (für Arbeitsmittel, wie Computer, Software, Arbeitsplatz)
  • die Raumkosten für die genutzte Arbeitsfläche
  • anteilige Gemeinkosten

 

 

Mandantenbefragung in der Anwaltskanzlei

Für deutsche Unternehmen gehören die Kosten für die Kundengewinnung zu den größten Kostentreibern im Kundenmanagement. Teilweise wird von einem fünf mal höherem Kostenbetrag für die Gewinnung eines Neukunden anstelle der Bindung  eines Bestandskunden gesprochen.
In der Anwaltschaft wird das ebenso der Fall sein.
Es wundert daher, warum ein Großteil der Kanzleien nicht die Möglichkeit der Mandantenpflege nutzt.

Eine Möglichkeit ist unter anderem die Mandantenbefragung. Diese kann

  • unmittelbar nach Abschluss eines Mandats,
  • bei Stammmandanten periodisch,

in Form von

  • persönlicher Ansprache,
  • schriftlicher Abfrage in Form eines Formblatts,
  • elektronischer Befragung,

erfolgen.

Davon abgesehen, dass der Mandant das berechtigte Gefühl erhält, dass man sich um ihn kümmert, seine Meinung dem Unternehmen wichtig ist, kann eine solche Befragung auch ein proaktiver Beitrag zur Mandatsgenerierung sein.

Wichtig ist, dass die Befragung ein detailliertes Ergebnis erwarten lässt, das eine Verbesserung des Services da ermöglicht, wo es notwendig erscheint. Hierzu gehört es auch Fragen zu stellen, die eine kritische Beantwortung durch den Mandanten ermöglichen.

Eine solche Mandantenbefragung sollten Sie auch als Teil eines aktiven Beschwerdemanagements sehen.

Sollten noch Fragen hierzu offen sein, können Sie gerne das Kontaktformular nutzen.

 

 

Controlling – Buchhaltung und Rechnungswesen

Controlling/Steuern/Fakturierung etc. – Rechtsanwälte und Notare können helfen

Je größer ein Unternehmen wird, desto schneller wachsen auch seine Herausforderungen im Bereich der Buchhaltung. Zudem setzen verschiedene Prozesse ein, die den korrekten Einsatz der Geldmittel sowie das passende Verhalten der Geschäftsführung dokumentieren sollen. Rechtsanwälte und Notare sind dabei unverzichtbare Partner in den Bereichen Steuern, Controlling und Fakturierung.

Steuern: Der Sachverstand von Anwälten wird gebraucht

Das deutsche Steuerrecht ändert sich ständig. Oft sind es nur Kleinigkeiten, die der Gesetzgeber reformiert. So werden beispielsweise Bemessungsgrundlagen geändert. Für Unternehmen haben solche Reformen aber sofortige Konsequenzen, weil sich beispielsweise die Rechnungserstellung ändert. Oft werden aber auch größere Änderungen durch den Gesetzgeber vorgenommen: Umsatzsteuer und mehr Einnahmen, die durch Betriebe generiert werden, stehen diesbezüglich ganz oben auf der Liste, weil sie den Normalbürger nicht betreffen. Hinzu kommt das Problem, dass die Steuererhebung durch den Föderalismus der Bundesrepublik nicht nur durch einen Gesetzgeber erfolgt: Gemeinden erhalten die Gewerbesteuer, die sie durch den Hebesatz beeinflussen können. Für eine Firma ist es in einer Vielzahl von Fällen wesentlich günstiger, vor die Stadtgrenze zu ziehen. Um überhaupt die Kenntnis darüber zu gelangen, wird die rechtliche Expertise durch einen Anwalt benötigt, der darüber aufklärt, welche neuen gesetzlichen Bestimmungen zu beachten sind und an welchem Standort die Firma die finanziell günstigsten Rahmenbedingungen vorfindet.

Controlling: Notare und Anwälte können entlasten

Viele Unternehmen übersetzen den Begriff Controlling mit “interner Rechnungslegung”. Diese ist sogar gesetzlich vorgeschrieben, beschränkt sich jedoch nicht nur darauf, die Abrechnungen im Haus zu kontrollieren. Das Controlling ist die Grundlage, auf der Vorstände und/ oder Geschäftsführung in jedem Jahr entlastet werden müssen. Der korrekte Einsatz sowie die dazu gehörige Abrechnung ist nur der Ausgangspunkt der “Kontrolle”. Zum Controlling zählt auch die Frage, wie die Verantwortlichen mit Verstößen gegen die Unternehmensrichtlinien oder sogar gesetzlichen Bestimmungen umgehen. Im Rahmen des Controlling wird so auch das Abmahnwesen durchleuchtet. Der Prozess wird deshalb durch externe Kräfte durchgeführt. Dazu gehören neben den Rechnungsprüfern auch Anwälte, die darauf achten, dass alle Bestimmungen eingehalten worden sind. Unternehmen sollten deshalb frühzeitig juristischen Rat darüber einholen, welche Bereiche das Controlling tatsächlich bei ihnen umfasst. Zudem müssen bestimmte Beschlüsse, Ausgaben oder sonstige Prozesse von “unternehmerischer Wichtigkeit” notariell beglaubigt werden.

Fakturierung: Notare sollten vorausschauende Verträge beglaubigen

Die Rechnungslegung braucht eigentlich keinen zusätzlichen juristischen Rat. Auf die notwendigen steuerlichen Aspekte weisen die Anwälte hin. Einzige Ausnahme ist es, wenn internationale Partner an dem Geschäft beteiligt sind. Wird die Rechnung beispielsweise für ein spanisches Unternehmen erstellt, müssen gewisse Punkte berücksichtigt werden, für die Anwälte konsultiert werden sollten. Allerdings sind Notare im Rahmen der Fakturierung die weit häufigeren Ansprechpartner. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Rechnung für vorgesehene, aber noch nicht erfolgte Lieferungen von Waren gelegt wird. Häufig gibt es deshalb juristischen Streit. Betroffene Unternehmen sollten diesen Aspekt bereits im eigentlichen Lieferungsvertrag festhalten und diesen notariell beglaubigen lassen. Mögliche Streitigkeiten können auf diese Weise bereits ausgeräumt werden, bevor sie überhaupt auftreten. Informieren Sie sich hierzu auf die-fakturierung.de!