Archiv der Kategorie: Allgemein

Auftragsdatenverarbeitung in der Anwaltskanzlei (IT-Support)

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Vielfach werden in Anwaltskanzleien IT Systeme und Software im Rahmen eines Wartungsvertrages durch Dritte supported.
Leider wird oft übersehen, dass es sich hierbei um eine Tätigkeit handeln kann, die nach § 11 Abs. 5 BDSG (Auftragsdatenverarbeitung) zu bewerten ist.

(5) Die Absätze 1 bis 4 gelten entsprechend, wenn die Prüfung oder Wartung automatisierter Verfahren oder von Datenverarbeitungsanlagen durch andere Stellen im Auftrag vorgenommen wird und dabei ein Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann.

Danach ist zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber ein Vertrag über die sogenannte Auftragsdatenverarbeitung schriftlich zu schließen (§ 11 Abs. 2 BDSG). Auftragsdatenverarbeitung in der Anwaltskanzlei (IT-Support) weiterlesen

Komfortable Buchung von Meetingräumen und Arbeitsplätzen

Jetzt neue Wege gehen! © Marco2811

Ich möchte heute auf ein Thema eingehen, welches im Hinblick auf die veränderte Arbeitsweise gerade in überörtlichen Sozietäten oft zu Problemen wird.

Buchung von Meetingräumen und Arbeitplätzen

Es geht darum, Meetingsräume oder auch Arbeitsplätze effektiv und effizient zu verwalten, zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stellen zu können, und den Aufwand, der hierfür getrieben wird, in Grenzen zu halten.
Viele kennen dieses Problem.
Bilden wir ein Beispiel:

Rechtsanwalt A aus dem Standort der überörtlichen Sozietät in Berlin möchte sich mit Mandanten am Standort Köln zu einem Meeting treffen. Er benötigt hierfür am Standort Köln einen Besprechungsraum für sechs Personen, im Rahmen dieser Besprechung soll eine Videokonferenz mit den Standorten in Hamburg und München zu einem festgelegten Zeitpunkt mit weiteren Kollegen und den Mandanten stattfinden.
Für den gleichen Tag benötigt Anwalt A am Standort Köln außerhalb des Meetings einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz.

Sie sehen also, ein recht umfangreiches Vorhaben welches üblicherweise eine hektische Betriebsamkeit in den verschiedensten Abteilungen der einzelnen Standorte auslöst.

  • Erst ein mal ist Kontakt aufzunehmen mit dem Standort Köln um festzustellen, ob dort ein Besprechungsraum zu der gewünschten Zeit in der gewünschten Größe zur Verfügung steht. Gleichzeitig musste dieser Besprechungsraum auch die Möglichkeit einer Videokonferenz bieten.
  • Des weiteren ist festzustellen, ob in Hamburg und München zum festgelegten Zeitpunkt der Raum für die Videokonferenzen frei ist und die erforderlichen Personen ebenfalls zur Verfügung stehen.
  • Unabhängig davon zu prüfen, ob am Standort Köln ein Arbeitsplatz für Anwalt Ar aus Berlin zur Verfügung gestellt werden kann oder, ob dort alle Arbeitsplätze besetzt sind.

Während früher  Telefonate verschiedenster Sekretärinnen notwendig waren, um diese Fragen zu klären, bietet heute ein sogenanntes “Raumreservierungsverfahren” in Form einer entsprechenden Software die Möglichkeit, dieses

  • von einem Platz
  • durch eine Person

kurzfristig klären zu lassen.
Vielfach kann dieses bereits überOutlook geschehen, soweit die Software ein entsprechendes Add In anbietet.

Eines der führenden Anbieter auf dem Markt der Raumreservierungsoftware ist zum Beispiel Condeco .
Diese Software bietet nicht nur die Möglichkeit, Meetingsräume zu buchen und zu verwalten, sondern auch Arbeitsplätze effizient auszulasten.
Gerade in beratungsintensiven Unternehmen, wie Unternehmensberatung oder Wirtschaftskanzleien, bei denen eine Vielzahl von Mitarbeitern bei den Mandanten vor Ort tätig sind oder von Standort zu Standort reisen und dort ihre Tätigkeit aufnehmen, werden die Raumkosten immer mehr zu einem hohen Kostenfaktor.
Eine entsprechende Software, die nicht nur die Reservierung sondern auch entsprechende Auswertungen zulässt, bietet Planungssicherheit für die Zukunft und vermeidet nicht notwendigen Leerstand.
Wenn dieses noch mit einer digitalen Beschilderung integriert wird, werden erhebliche Sekretariats-und Rüstzeiten vermieden.

Zugriff aus der Anwendung auf Outlook

anwendung-zu-outlookDer Text, die Tabelle oder Präsentation sind fertig und sollen Dritten zur Kenntnisnahme, Überarbeitung im Originalformat oder als PDF-Datei zur Verfügung gestellt werden.
Jeder von uns kennt dieses Procedere.
Die Office-Produkte bieten hierfür, vor allem unter Verwendung von Outlook, eine interessante und schnelle Möglichkeit.

  1. Wählen Sie aus dem Menü der Anwendung “Datei” aus
  2. Wählen Sie “Freigeben” aus
  3. Wählen Sie “E-Mail” aus

Sie erhalten jetzt die aus der obigen Grafik ersichtlichen Möglichkeiten

  • als Anlage senden
  • als PDF senden
  • als XPS senden
  • als Internetfax senden

Es öffnet sich (bei Auswahl einer der ersten drei Punkte) die Maske einer neuen E-Mail, in der die Datei bereits als Anlage enthalten ist.

Eine, wie ich meine, interessante schnelle Möglichkeit der Versendung.

 

Hurra, nun ist es da, das beA. Und nun?

© fotomek - fotolia
© fotomek – fotolia

Gott, war das eine Geburt.
Die Einführung des “besonderes elektronisches Anwaltspostfach” kurz “beA” genannt, entwickelte sich zu einem Streit zwischen der Bundesrechtsanwaltskammer (kurz BRAK) und Teilen ihrer Mitglieder, führte zu Verfahren vor dem Anwaltsgerichtshof in Berlin und nun doch – hoffentlich – zu einem guten Ende. Hurra, nun ist es da, das beA. Und nun? weiterlesen

“Elektronischer Rechtsverkehr und beA” ein Seminarbericht

© Jeanette Dietl
© Jeanette Dietl

Ich habe das Online Seminar der Deutschen Anwaltsakademie „Elektronischer Rechtsverkehr und besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA)“ am 23.11.2016 „besucht“.

Der Schwerpunkt lag weniger auf Bedienung des beA, als – was auch sinnvoll ist – auf

  • Darlegung der Rechtsgrundlagen zum beA,
  • Abschnitte der Freischaltung und Erreichbarkeit der Gerichte
  • Erklärung der verschiedenen Kartenarten (beA-Karte Basic, beA-Karte Signatur, Mitarbeiter-Chipkarte, Mitarbeiterzertifikat sowie der verschiedenen Lesegeräte
  • Probleme der Rechteverwaltung
  • Sicherheitsaspekte – vor allem Virenkontrolle –
  • Benötigte Infrastruktur
  • Sinnvolle technische Ausstattung
  • Diverse organisatorische Hinweise im Hinblick auf die Nutzung einer elektronischen Akte incl. Tipps zum Scannen etc.

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Auswertung zur Marktstudie “Informationstechnik in der Anwaltskanzlei 2016”

Marco 2811 - Fotolia
Marco 2811 – Fotolia

Vorab möchte ich mich recht herzlich bei allen Teilnehmern der Umfrage zur Marktstudie „Informationstechnik in der Anwaltskanzlei 2016“ bedanken.
Da diese Umfrage absolut anonym durchgeführt wurde, kann der Dank nur auf diesem Wege und über die Kanäle der Social Media erfolgen.

Teilnehmerzahlen

Die Teilnehmerzahlen sind im Gegensatz zum Vorjahr gesunken, sind also nach wie vor nicht repräsentativ, was ich gleich vorausschicken möchte. Woran der Rückgang der Teilnehmerzahlen gelegen hat, ist leider nicht feststellbar. Auswertung zur Marktstudie “Informationstechnik in der Anwaltskanzlei 2016” weiterlesen

Überlegungen zum bevorstehenden Jahreswechsel 2016/2017

©Romolo Tavani
©Romolo Tavani

Der nachfolgende kleine Artikel soll – wie jedes Jahr –  Überlegungen anstoßen, welche Arbeiten vor dem Jahresende noch durchgeführt werden können, damit das neue Jahr gleich produktiv begonnen werden kann. Aber evtl. haben Sie für diesen Zweck ja schon eine Checkliste?

Ich hatte bereits im vergangenen Jahr teilweise auf die einzelnen nachfolgenden Punkte hingewiesen.

Es geht also nicht darum festzustellen, welche Investitionen sinnvoll in diesem Jahr noch zu tätigen sind, um steuerliche Vorteile zu erlangen. Dieses sollten Sie mit Ihrem Steuerberater frühzeitig besprechen.

Nein es geht einfach um die ganz banalen Dinge die organisatorisch zu jedem Jahresende anstehen.

Arbeiten in der Bibliothek

Gerade innerhalb einer anwaltlichen Bibliothek fallen zum Jahresende die üblichen Arbeiten an, wie

  • Zusammenstellung der Zeitschriften,
  • Beauftragung des Buchbinder zum Binden der Zeitschriften,
  • aber auch Überprüfung welche Zeitschriften tatsächlich noch weiterhin benötigt werden, auf welche verzichtet werden kann.

Überlegungen zum bevorstehenden Jahreswechsel 2016/2017 weiterlesen

Outlook 2016 Betreffzeile ändern

betreffzeileVielfach ist es gewünscht, in Outlook zur besseren Übersicht und Zuordnung, Betreffzeilen zu ändern oder zu ergänzen.

Das geht natürlich auch in Outlook 2016, nur ist die einfache und schnelle Möglichkeit leider etwas versteckt und auch nicht logisch zugeordnet.

Sie sehen in der obigen Grafik die typische Kopfzeile einer geöffneten E-Mail.
Auf der rechten Seite finden Sie (siehe roter Pfeil) einen sogenannten Reduzierungsicon. Solange dieser geschlossen ist, kann die Betreffzeile nicht geändert werden. Erweitern Sie die Darstellung durch Anklicken des Icon und Sie haben die Möglichkeit, die Betreffzeile, wie gewünscht, zu ändern.

Sind “Not-to-do-Listen” eine reine Beschäftigungstherapie?

©studiostoks
©studiostoks

Wer sich mit sogenanntem „Zeitmanagement„ oder “Selbstmanagement” befasst, wird früher oder später auf die Erfordernis von To-do-Listen stoßen.
Eine solche To-do-Liste ist nichts anderes, als eine Aufgabenliste, also Liste offener Punkte die noch abzuarbeiten sind.
Insoweit werde ich Ihnen bestimmt nichts Neues sagen.

Aber was sind „Not-to-do-Listen“?
Diesem Begriff begegnet man seit einiger Zeit immer öfters. Die Not-to-do-Liste ist, wie der Name schon sagt, das Gegenstück der To-do-Liste. Und hier wird es interessant.
Vielfach wird gefordert, statt Tätigkeiten zu notieren, die zu erledigen sind, sollen die Tätigkeiten aufgeschrieben werden, die in Zukunft lieber gelassen werden sollen, d.h. man soll sich im Vorfeld Gedanken darüber machen, welche Tätigkeiten man in Zukunft nicht mehr ausüben will, um mehr Zeit für wichtige Aufgaben zur Verfügung zu haben.
Ich selbst bin ein Freund von GTD, einer Selbstmanagementmethode von David Allen, bei der es auch darum geht, alles aufzuschreiben, was noch zu erledigen ist, allerdings ohne Rücksicht darauf, ob es sich um berufliche oder private Dinge handelt.
Nie aber wäre ich auf den Gedanken gekommen, eine Liste der Arbeiten zu erstellen, die ich nicht mehr erledigen will.

Ich habe mir einmal den Spaß gemacht, über den Verlauf einer Woche hinweg alle vorgenommenen Tätigkeiten, ob beruflich oder privat bezogen, aufzulisten. Hierbei konnte ich sogenannte „Zeitfresser“ identifizieren und Tätigkeiten, die ich nicht selbst vornehmen muss, sondern die ich delegieren kann.
Diese Auflistung ist praktisch die Kontrollliste für ein effizientes Selbstmanagement. Ich habe also die Ergebnisse erhalten, über die ich mir Gedanken machen müsste, wenn ich eine „Not-to-do-Liste“ erstellen würde, die ich bei all den Planungen berücksichtigen müsste.

Der Vorschlag vieler Selbstmanagementberater, eine “Not-to-do-Liste” zu erstellen, erinnert mich an meine frühere Militärzeit, in der es bei Beschaffungsmaßnahmen notwendig war, ein Formular auszufüllen um ein Beschaffungsformular zu erhalten.
Das aber ist von einem effizienten Selbstmanagement weit entfernt.

Überlegungen zur Zeiterfassung in der Anwaltskanzlei

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© studiotoks

Vielfach wird mir im Rahmen von Beratungsgesprächen die Frage gestellt, ob das zurzeit installierte Anwaltsprogramm oder das Anwaltsprogramm des Anbieters “ABC” das richtige Tool für die Kanzlei wäre.
Auch in den verschiedensten Foren und Social Media ist immer wieder die Frage aus dem anwaltlichen Bereich zu lesen „welches Programm habt ihr und ist es gut?“. Überlegungen zur Zeiterfassung in der Anwaltskanzlei weiterlesen