DSGVO in der Anwaltskanzlei (Die Informationspflichten Muster)

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In meinem letzten Artikel zu diesem Thema habe ich Stellung genommen zu den Erfordernissen der Informationspflichten bei Erhebung personenbezogener Daten bei der betroffenen Person (Art. 13 DSGVO).
Bevor ich in einem weiteren Artikel auf die Erfordernisse der Informationspflichten bei Erhebung personenbezogener Daten bei Dritten eingehe, möchte ich Ihnen noch praktische Tipps für die Art der Zurverfügungstellung und Mitteilung an die Hand geben. 
Ich glaube, insoweit herrscht noch viel Unklarheit in der Anwaltschaft.
Sie finden hier ein Muster eines solchen “Informationsblattes”, welches Sie dem Mandanten bei seinem erstmaligen Besuch ab dem 25.2.2018 direkt zur Verfügung stellen sollten.
Dieses können Sie gerne nutzen. Ich übernehme hierfür natürlich keine Haftung.

Lassen Sie uns bitte kurz auf das Muster eingehen:

Verantwortlicher  (Art. 4 Ziffer 7 DSGVO)

Dieser Begriff zieht sich durch die gesamte DSGVO. Gemeint ist

“Verantwortlicher“ die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet; sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so können der Verantwortliche beziehungsweise die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden”

Lassen Sie sich nicht erzählen, diese Person könnte auch ein Angestellter Ihrer Kanzlei sein. Nein, “Verantwortlicher” ist grundsätzlich der Inhaber der Kanzlei.
Dieser oder diese sind persönlich oder, soweit es sich um eine juristische Person bei der Kanzlei handelt, die vertretungsberechtigte natürliche Person einzutragen.

Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Datenverarbeitung ist ausdrücklich kurz gehalten. Datenschutzrechtliche Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, die da lautet:

“die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen;”

Soweit es sich um die Erhebung der Daten im Rahmen eines Anwaltsvertrages handelt, sollten Sie es nicht auf die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO abstellen.
Beachten Sie aber bitte, dass die Nutzung der Daten außerhalb des Anwaltsvertrages z. B. für Newsletter oder Einladungen zu Seminaren ohne ausdrückliche Einwilligung nicht zulässig ist.
Sollte Sie solche Maßnahmen beabsichtigen, beachten Sie bitte Art. 7 DSGVO.

Kategorien von Empfängern

Prüfen Sie bitte, welchen Empfängern Sie Daten Ihres Mandanten zur Verfügung stellen. Sollten Sie bestimmte Tätigkeiten outsourcen, wie z. B. Schreibbüro, Buchhaltung etc. sind auch diese Empfänger anzugeben.

Absicht der Übermittlung der Daten in ein Drittland

Da dieses in den seltensten Fällen einer Kanzlei vorkommt, habe ich diesen Punkt aus der Information herausgelassen. Sollten Sie jedoch eine solche Übermittlung beabsichtigen, beachten Sie bitte Art. 13 Abs. 1 lit. f), der da lautet:

“gegebenenfalls die Absicht des Verantwortlichen, die personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln, sowie das Vorhandensein oder das Fehlen eines Angemessenheitsbeschlusses der Kommission oder im Falle von Übermittlungen gemäß Artikel 46 oder Artikel 47 oder Artikel 49Absatz 1 Unterabsatz 2 einen Verweis auf die geeigneten oder angemessenen Garantien und die Möglichkeit, wie eine Kopie von ihnen zu erhalten ist, oder wo sie verfügbar sind.”

Sie müssen diesen Punkt dann umfassend aufnehmen.

Datenlöschung

Die Möglichkeit längerer Datenspeicherung, als die in Abs. 2 genannte, ergibt sich aus Abs. 1 “….bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist”.
Soweit es also kein reines Beitreibungsmandat und ein Regress nicht ausgeschlossen ist, haben Sie natürlich ein Interesse an der Speicherung.

Ihre Datenschutzrechte

An dieser Stelle werden die Rechte der betroffenen Person entsprechend den den aufgeführten Vorschriften dargelegt.
Es ist m. E. nicht erforderlich, innerhalb der Information umfassend die einzelne Vorschrift mit dem dazugehörigen Gesetzestext aufzuführen. Sicherheitshalber können Sie diesen ja per copy and paste (Quelle https://dsgvo-gesetz.de/) auf einer Seite zusammenfassen und bei Anforderung – aber nur dann –  dem Mandanten zur Verfügung stellen.

Unser Datenschutzbeauftragter

Sollten Sie keinen Datenschutzbeauftragten benannt haben, weil in Ihrer Kanzlei hierfür keine Voraussetzung vorliegt, kann der Punkt natürlich entfernt werden.

Bestätigung des Erhalts der Information

Ich bin zwar der Auffassung, da es einer solchen Bestätigung nicht bedarf, rate allerdings im Hinblick auf Ihre Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO an, solch eine Bestätigung einmalig einzuholen und unabhängig vom Mandat abzulegen.
Die Übergabe an die aufsichtsführende Stelle auf Anforderung würde ich im Hinblick auf § 203 StGB verweigern, soweit keine Schweigepflichtentbindung des Mandanten vorliegt, da bereits das Bestehen eines Mandatsverhältnisses geschützt ist.

Selbstverständlich stehe ich für Rückfragen gerne zur Verfügung. Bitte nutzen Sie hierzu das Kontaktformular.

Ein Gedanke zu „DSGVO in der Anwaltskanzlei (Die Informationspflichten Muster)“

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