Überlegungen zum bevorstehenden Jahreswechsel 2016/2017

©Romolo Tavani
©Romolo Tavani

Der nachfolgende kleine Artikel soll – wie jedes Jahr –  Überlegungen anstoßen, welche Arbeiten vor dem Jahresende noch durchgeführt werden können, damit das neue Jahr gleich produktiv begonnen werden kann. Aber evtl. haben Sie für diesen Zweck ja schon eine Checkliste?

Ich hatte bereits im vergangenen Jahr teilweise auf die einzelnen nachfolgenden Punkte hingewiesen.

Es geht also nicht darum festzustellen, welche Investitionen sinnvoll in diesem Jahr noch zu tätigen sind, um steuerliche Vorteile zu erlangen. Dieses sollten Sie mit Ihrem Steuerberater frühzeitig besprechen.

Nein es geht einfach um die ganz banalen Dinge die organisatorisch zu jedem Jahresende anstehen.

Arbeiten in der Bibliothek

Gerade innerhalb einer anwaltlichen Bibliothek fallen zum Jahresende die üblichen Arbeiten an, wie

  • Zusammenstellung der Zeitschriften,
  • Beauftragung des Buchbinder zum Binden der Zeitschriften,
  • aber auch Überprüfung welche Zeitschriften tatsächlich noch weiterhin benötigt werden, auf welche verzichtet werden kann.

Dieses sollte bereits vor dem Jahreswechsel geschehen, damit dem Buchbinder in der ersten Januarwoche die Zeitschriften zur Verfügung gestellt werden können. Gerade zum Jahreswechsel fällt dort viel Arbeit an, so dass Sie lange Wartezeiten auf ihr Zeitschriften vermeiden können.

Aktenverwaltung

Auch die Aktenverwaltung bedarf ihrer Aufmerksamkeit. Zum einen wäre einmal zu überprüfen, welche Akten im Bestand sind, die eigentlich hätten schon weggelegt werden können. Dieses sollte noch im alten Jahr geschehen, damit sie einen Lagerjahrgang einsparen können. Wenn Sie die erledigten Akten erst im neuen Jahr weglegen, müssen Sie diese auch zumindest weitere elf Monate gegebenenfalls aufheben. Das können Sie vermeiden, wenn die Ablage noch im alten Jahr erfolgt. Wie die Ablage sinnvoll zu gestalten ist hat hatte ich bereits in dem Artikel “Ordnungs- u. Ablagesystem in der Anwaltskanzlei”  erwähnt. Wenn Sie Ihre abgelegten Akten jahrgangsmäßig abgelegt haben, dann können Sie jetzt bereits die Akten für die Vernichtung bereit legen.

Bei dieser Gelegenheit kann auch gleich überprüft werden, welche Akten im Bestand sind, die weder eine Wiedervorlage, noch eine Frist oder einen Termin aufweisen. Hierbei sollte Sie ihr EDV-System unterstützen, d.h., dieses sollte in der Lage sein eine Liste auszudrucken der Akten, die diesem Kriterium entsprechen.

Wohl dem, der bereits mit elektronischen Akten seinen Arbeitstag verbringt. Er kann die im ersten Absatz genannten Punkte bereits jetzt oder in Kürze vergessen. Kein

  • Aussortieren von Akten
  • Vorhalten von Lagerkapazität
  • Kosten für die Lagerung bei einem Drittanbieter
  • Kosten für die endgültige Vernichtung

Sie sehen also, evtl. auch spätestens jetzt ein Grund, sich über die Nutzung der elektronischen Akte Gedanken zu machen, entsprechende Arbeitsprozesse vorzubereiten und das Vorhaben anzugehen.

Finanzen

die Budgeterstellung für das kommende Jahr sollte bereits abgeschlossen sein. Das Budget sollte insgesamt verabschiedet und den Funktionsträgern ihrer Kanzlei zur Verfügung gestellt werden. Dieses gilt sowohl für das Einnahme-, als auch für das Ausgabenbudget.

Tipps zur Budgetierung in der Anwaltskanzlei können Sie dem Beitrag “Budgetierung in der Anwaltskanzlei” entnehmen.

Materialverwaltung

Im Rahmen der Materialverwaltung sollte festgestellt werden, ob die gerade zum Jahresanfang benötigten Materialien, wie zum Beispiel verschiedenste Ordnergrößen oder sonstiger Mehrbedarf vorhanden ist. Gerade zum Jahresende werden eine Vielzahl von Büromaterialien zu Sonderpreisen angeboten, so dass es teilweise sinnvoll ist, einen kleinen Vorrat einzukaufen.

Gleiches gilt für Kalender, soweit Sie diese noch nutzen und nicht bereits erworben oder als Werbeträger erhalten haben.  Kalender kauft man übrigens bei einem Werbeartikelhändler. Dort erhalten Sie den sogenannten “Chefkalender” bereits unter 1,50 €. Bei Großmengen natürlich noch preisweiter.

Tipps für den Einkauf finden Sie in diesem kleinen Leitfaden

Personalverwaltung

Soweit nicht mit einem EDV-gestütztem Personalprogramm gearbeitet wird, ist jetzt der richtige Zeitpunkt festzustellen, welche Resturlaube des Personals ins Folgejahr vorzutragen sind. Es sollte darauf geachtet werden, dass diese Resturlaube sich in ganz geringen Größen bewegen. Letzten Endes sind dieses Verbindlichkeiten des Unternehmens. Gleiches gilt für eventuell zu entlohnende Überstunden. Das ist zwar nicht besonders auszuweisen, soweit Sie nicht bilanzieren, jedoch auch für Ihre Planung zu beachten.

Auch die Jahresgespräche sollten spätestens jetzt begonnen werden, soweit dies nicht bereits abgeschlossen sind.

Verjährungsfragen

Auf diese möchte ich nicht näher eingehen. Hierzu gibt es eine Vielzahl von Beiträgen, wie z. B. auch zur Frage der Verjährung der Rechtsanwaltskosten. Ich möchte dieses Thema nur kurz in Erinnerung rufen.

Planung der Weihnachtsfeier

Wenn Sie es bisher nicht geschafft, haben, dieses jährliche Jubelfest zu planen, dann wird es höchste Zeit. Es wird schwer werden, noch ein gutes Lokal zu finden, in dem Sie im festlichen Rahmen die Weihnachtsfeier gestalten können.

Weihnachtsgrüsse für die Mandanten

Bedenken auch Sie Ihre Mandanten mit den jährlichen Weihnachtsgrüßen? Ich hatte in einem meiner früheren Artikel zur Sinnhaftigkeit solcher Grüße schon einmal Stellung genommen.
Sollte es sich also nicht vermeiden lassen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die Adresslisten zusammen stellen zu lassen.

Besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA)

Haben Sie sich hierauf bereits vorbereitet? Entgegen früheren Angaben, soll dieses für Sie verpflichtend ab 01.01.2018 zur Verfügung stehen.
Sinnvoll ist es, sich bereits vorher ab Freischaltung mit der Änderung der Arbeitsabläufe zu beschäftigen, damit die Bedienung durch Sie und die Mitarbeiter ohne Probleme ab dem Stichtag erfolgen kann.

Damit möchte ich meinen kleinen Anstoß zu Überlegungen beenden, welche Aufgaben im alten Jahr noch möglichst erledigt werden sollten. Je nach Kanzleiart und Kanzleigröße fallen eine Vielzahl weiterer Tätigkeiten an. Sprechen Sie auch mit Ihren Mitarbeitern über dieses Thema. Sie werden viele Anregungen erhalten.

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