Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Mitarbeiter und Compliance)

Mitarbeiter_ComplianceWie in meinem letzten Artikel bereits angekündigt, möchte ich nunmehr den Managementprozess „Mitarbeiter/Compliance „kurz ansprechen.
Es handelt sich hierbei um einen relativ umfangreichen Prozess, wobei auch hier wiederum Aufgaben außerhalb des Managements auf Dritte delegiert werden können. Lassen Sie mich kurz auf diesen Managementprozess eingehen.

Wir finden hier

  • Personalplanung
    • Stellen Beschreibung
    • Anforderungsprofil
    • Personalauswahl
    • Neueinstellung
    • Ausscheiden
    • Spezialisten Datenbank
  • Personalführung
    • Jahresgespräche
    • Schulung
    • Motivation
    • Vorschlagswesen
    • Gehalt/Boni
    • Versicherungen
  • Compliance
    • Datenschutz
    • Geldwäsche
    • Chinese Wall
    • Arbeitsschutz
    • Berufsrecht
    • Business Continuity Plan

 

Personalplanung

Je nach Größe der Kanzlei werden eine Vielzahl der unter Personalplanung aufgeführten Tätigkeiten bei der Unternehmensführung oder aber, bei hierfür gesondert geschulten Mitarbeitern angesiedelt sein.
Die Stellenbeschreibung für juristische Mitarbeiter wird überwiegend allerdings im Rahmen der Kanzleiführung erstellt.
Bei großen Kanzleien erfolgt die Stellenbeschreibung durch den jeweiligen Fachbereichsleiter.
Der Stellenbeschreibung liegt das gewünschte Anforderungsprofil zugrunde. Dieses kann die Anforderungen ausschließlich für die zu besetzende Stelle enthalten, überwiegend jedoch werden Anforderungen gestellt die auch außerhalb der Stellenanforderung liegen . Dieses kann viele Gründe haben.

Die Auswahl des Personals erfolgt überwiegend wiederum je nach Größe der Kanzlei und die Art des Personals (als juristischer oder nichtjuristischer Mitarbeiter) durch die Kanzleiführung oder aber funktionsbezogen.

Höflich formuliert wurde auch der Punkt  “Ausscheiden” aufgeführt.
Dieses Ausscheiden kann natürlich sehr viele Ursachen haben, vom eigenen Wunsch das Unternehmen zu verlassen, bis zum Wunsch des Unternehmens.
Als letzter Punkt wurde Spezialistendatenbank angeführt.
Sie werden sich gegebenenfalls fragen, welchen Zweck eine solche Datenbank hat.
Eine spezielle Datenbank kann sowohl intern als auch  extern von Nutzen sein.
Aufgeführt werden dort zum Beispiel Mitarbeiter der Kanzlei mit allen ihren „herausragenden Fähigkeiten“.
Wenn Sie zum Beispiel morgen wissen wollen, welcher Kollege in einer größeren Einheit zu versicherungstechnische Fragen angesprochen werden kann, hilft Ihnen eine solche Spezialistendatenbank weiter.

Personalführung

Eng zusammenhängend mit der Personalplanung ist der Prozess der Personalführung.
Gerade in kleinen und mittleren Kanzleien wird dieser Punkt relativ stiefmütterlich behandelt, wohl aus dem Gedanken heraus, dass es bei der engen Zusammenarbeit nicht notwendig ist.
Viel spricht jedoch dagegen.
Nehmen wir zum Beispiel Jahresgespräche.
Vielfach besteht die Auffassung, dass Jahresgespräche nicht notwendig seein, man spreche ja eh täglich miteinander.
Dabei wird allerdings übersehen, dass Jahresgespräche ein erheblich höheren Informationsgehalt für beide Seiten haben sollten, als das tägliche, überwiegend fachliche, Gespräch. Jahresgespräche sollten auch die Situation des Mitarbeiters berücksichtigen, sowohl im beruflichen wie auch im privaten Bereich. Jahresgespräche sollten keine disziplinarischen Gespräche sein.
Ich habe hier zu vor einiger Zeit einmal etwas geschrieben. Soweit Interesse besteht ist hier der Link.

Schulung

Weiter- und Fortbildung ist das A und O der Personalführung.
Hier bestimmt die Kanzleiführungen, welchen Stellenwert der Mitarbeiter in Zukunft im Unternehmen haben kann. Sicherlich kann von einem gut dotierten Mitarbeiter erwartet werden, dass er sich um seine Weiter- und Fortbildung selbst kümmert. Zielgerichtete Schulung jedoch bietet eine Vielzahl von Vorteilen für die Kanzlei.

Vorschlagswesen

Das Vorschlagswesen wird innerhalb unserer Kanzleien leider auch vernachlässigt.
Überwiegend herrscht der Gedanke „das war schon immer so„ und es besteht also keine sinnvolle Notwendigkeit, Vorschläge von Mitarbeitern zu erwarten.
Die Kanzleiführung, die sich auf diesen Standpunkt stellt, wird feststellen, dass Innovationen von anderen Kanzleien kommen, die ihre Mitarbeiter, ob juristische oder auch nichtjuristische Mitarbeiter, bei der Entwicklung der Kanzlei mit einbinden.
Ob, wie in großen Unternehmen, Vorschläge honoriert werden oder aber außerhalb einer Geldleistung entsprechend gewürdigt werden, bleibt natürlich jeder Kanzlei selbst überlassen. Es sollte nur überlegt werden, solch ein Vorschlagswesen, egal wie man es nennen mag, einzuführen und sehr stark zu nutzen.

Gehalt / Boni

Gehalt und Boni sind eines der wirklichen Minenfelder einer Anwaltskanzlei.
Schnell kann ein guter Mitarbeiter verprellt werden, weil er bei Gehaltserhöhungen oder Festsetzung der Boni nicht oder seiner Meinung nach nicht richtig berücksichtigt wurde. Dieses kann teilweise bis zur inneren Kündigung führen.
Aus diesem Grund ist gerade dieses ein Teil des Managementprozesses.
Vorschläge können von einem für Personal zuständigen Mitarbeiter selbstverständlich jederzeit gemacht werden, die Entscheidung jedoch sollte grundsätzlich bei der Kanzleiführung als Managementprozess angesiedelt sein.

Versicherungen

Innerhalb der Personalverwaltung Personalführung sind auch Versicherungen zu berücksichtigen.
Dieses gilt insbesondere für die Vermögensschadenhaftpflicht soweit es sich um juristische Mitarbeiter handelt, aber auch für betriebliche Unfallversicherungen etc.

Compliance

Im Rahmen der Erstellung dieser Reihe habe ich einmal versucht, eine einfache Erklärung für den Begriff Compliance zu erhalten. Ich bin dabei auf eine Seite einer Anwaltskanzlei gestoßen, die dieses recht trefflich formuliert

Compliance umfasst die organisatorische Maßnahmen zur Sicherstellung rechtskonformen Verhaltens mit dem Ziel der Einhaltung aller für das Unternehmen relevanten rechtlichen Vorschriften sowie ethischer Gebote aus unternehmenseigenen Verhaltensleitlinien (http://www.ra-mascha.de/index.php/compliance-management/ Link abgerufen am 24.1.2016)

Keine Kanzlei, die etwas auf sich hält, kommt heute um diesen Begriff herum. Es wird extern tüchtig beworben und angeboten.
Wenn Sie einmal nach den Begriffen „Rechtsanwalt Compliance“ in Google suchen, werden Ihnen 369.000 Ergebnisse angezeigt (abgerufen am 24.1.2016).
Fragt man aber einmal im Rahmen eines Beratungsgespräches in einer Kanzlei nach, ob dort jemand innerbetrieblich für Compliance zuständig ist, stößt man auf großes Erstaunen.
Wahrscheinlich liegt es daran, dass die Notwendigkeit zumindest bezüglich der diversen zu beachtenden Vorschriften nicht gesehen wird.

Insiderrichtlinien

Sicherlich muss die Kanzlei, die nicht im Wirtschaftsrecht im weitesten Sinne tätig ist, nicht unbedingt die Vorschrift zur Führung von Insiderverzeichnissen nach Paragraf 15 b WPHG kennen.
Natürlich auch nicht, dass entsprechende Listen zu führen und diese aufzubewahren sind.

Datenschutz

Die Vorschriften zum Datenschutz, soweit sie die Anwaltskanzlei betreffen, sollten allerdings bekannt sein.

Geldwäsche

Gleiches gilt natürlich auch für das Geldwäschebekämpfungsgesetz und die Geldwäsche selbst.

Chinese Wall

In den wenigsten Kanzleien wird die Notwendigkeit bestehen, eine sogenannte “Chinese Wall” zu unterhalten.
Allerdings gehört die Einrichtung eines Kollisionschecks sehr wohl in den Managementbereich.

Arbeitsschutz

In welcher Kanzlei ist schon bekannt, dass es große Anzahl von Vorschriften gibt, die gerade auch die Anwaltskanzlei betreffen?
Welche einzelnen Punkte im Arbeitsschutz zu beachten sind, habe ich hier einmal dargestellt.

Berufsrecht

Die Kenntnis des Berufsrechts sollte eigentlich unterstellt werden. Dafür zu sorgen, dass dieses eingehalten wird, ist ebenfalls ein Managementprozess.

Business Continuity Plan

Als letzter Punkt ist der Business Continuity Plan zu nennen, ohne den keine Kanzlei auskommen sollte. Welche Probleme und Risiken auf die Kanzlei zukommen können, können Sie hier nachlesen.

In meinem nächsten Beitrag werde ich auf den letzten (ist nicht böse gemeint) Managementprozess „Marketing„ eingehen.

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