Computerausfall in der Anwaltskanzlei

 

© Jeanette Dietl
© Jeanette Dietl

Es darf als bekannt unterstellt werden, dass in einem sogenannten EDV-Kalender eingetragene Fristen ebenso zu kontrollieren sind, wie die in einem Papierkalender eingetragene Fristen.

Hierzu gehört, dass eine Frist als eingetragen auf dem fristauslösenden Schriftstück erst dann durch Kurzzeichen bestätigt werden darf, wenn anhand eines ausgedruckten Protokolls eine Kontrolle durchgeführt wurde, die Eingabefehler oder Versäumnisse ausschließt.


Selbstverständlich ist der Anwalt auch bei Nutzung eines EDV-Kalenders verpflichtet, die ordnungsgemäße Handhabung des von ihm vorgegebenen Ablaufes zur Fristeneintragung und Fristenwahrung stichprobenartig zu kontrollieren.
Hinzu kommt, dass eine Kontrolle durch den Anwalt immer dann vorgenommen werden muss, wenn die Akte ihm zu einer friststgebundenen Handlung vorgelegt wird, d.h. zum Beispiel wenn ihm die Akte im Rahmen einer Vorfrist vorgelegt wird. Spätestens dann ist von ihm zu kontrollieren, ob auch die Ablauffrist ordnungsgemäß berechnet und eingetragen wurde.
Dieses alles bereitet wenig Probleme, wenn ein entsprechender Arbeitsprozess aufgesetzt wurde und die Einhaltung kontrolliert wird.

Probleme ergeben sich aber immer dann, wenn das Programm einmal kürzere oder längere Zeit nicht zur Verfügung steht.

Murphys Gesetz lautet:

„Whatever can go wrong will go wrong.“

„Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen.“

Welche Vorkehrungen haben sie für einen solchen Fall in ihrer Kanzlei getroffen?
Wie können Sie ausschließen, dass eine Frist versäumt wird, weil genau an diesem Tage eine Kontrolle der Fristen durch den Ausfall des Programms nicht möglich ist?
Sollte die Platte defekt sein, ihr System auch nicht mit einem RAID 1 oder besser RAID 5 System ausgestattet sein, hilft Ihnen hier ihre zeitnahe Datensicherung zur Rücksicherung auf eine neue Platte.
Bis eine Datensicherung durchgeführt werden kann, eine neue Platte zur Verfügung steht, oder ein anderweitiger Schaden an der Hardware oder aber auch an der Software behoben ist, muss dennoch sichergestellt sein, dass anstehende Fristen erkannt und bearbeitet werden können.
Möglichkeiten dieses zu garantieren, gibt es selbst verständlich zu Genüge.

Fristenliste

Sie lassen zum Beispiel jeden Freitag für die Folgewoche eine Fristenliste ausdrucken. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Schaden nicht innerhalb der nächsten 48 Stunden behoben sein kann, ist – einen Wartungsvertrag unterstellt – unwahrscheinlich, so dass Sie mit einer solchen Liste die Ausfallzeit des Systems leicht überbrücken können

Kopie der fristauslösenden Schriftstücke

Eine weitere, wenn auch schlechtere Möglichkeit ist es, die fristauslösenden Schriftstücke, nachdem Fristbeginn und Fristende darauf notiert wurden, zu kopieren und in einem Ordner aufzubewahren. Sinnvoll wäre es diese je nach Fristablauf in Monatsregistern zu sortieren. So könnte bei einem längeren Ausfall des Systems leicht nachvollzogen werden können, welche Fristen an den betreffenden Tagen ablaufen.
Wie gesagt, dieses widerspricht allerdings einer weitgehend elektronischen Arbeitsweise.

Papierkalender führen

Ebenfalls nicht sinnvoll wäre es, neben dem sogenannten EDV Kalender auch noch einen Papierkalender zur Sicherheit zu führen. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein gut gepflegtes System umfassend ausfällt, und nicht binnen 48 Stunden wiederhergestellt werden kann, dürfte im einstelligen Prozentbereich liegen.

Gleich, für welche Möglichkeit sie sich entscheiden, Gedanken darüber was in einer solchen Situation getan werden kann, um Fristen einzuhalten und nicht zu versäumen, werden Sie sich machen müssen.

Ansonsten wird ihnen nichts anderes übrig bleiben, als alle ihre Handakten daraufhin zu überprüfen, ob an dem entsprechenden Tag ein Fristablauf zu erwarten ist. Der BGH hat sich in seinem Beschluss vom 27 Januar 2015 zu II ZB 23/13 bereits mit dieser Thematik umfassend beschäftigt.

Bei dieser Gelegenheit sollten Sie sich auch Gedanken darüber machen, wie Sie das fristwahrende Schriftstück bei Ausfall Ihres Computersystems fertigen wollen.

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