Informationstechnik in der Anwaltskanzlei 2015 Auswertung

Marco 2811 - Fotolia
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Vorab möchte ich mich recht herzlich bei allen Teilnehmern der Umfrage zur Marktstudie “Informationstechnik in der Anwaltskanzlei 2015” bedanken.
Da diese Umfrage absolut anonym durchgeführt wurde, kann der Dank nur auf diesem Wege und über die Kanäle der Social Media erfolgen.

Teilnehmerzahlen

Die Teilnehmerzahlen haben sich zwischenzeitlich erhöht, sind jedoch nach wie vor nicht repräsentativ, was ich gleich vorausschicken möchte. Sie zeigen jedoch, dass das Interesse an diesem Thema in der Anwaltschaft zu wachsen scheint.

Kanzleien

Von den 190 teilnehmenden Kanzleien handelte sich sich zu 46% um Kanzleien mit einer Größe von zwei bis fünf Anwälten.  Bei 78% der teilnehmenden Kanzleien handelte es sich um örtliche Kanzleien. Die überörtlichen Kanzleien waren – bezogen auf Deutschland – mit 20% vertreten, die überörtlichen mit ausländischen Standorten nur zu 1%.

Programme

Interessant ist, dass 89% der teilnehmenden Kanzleien angaben, ein Anwaltsprogramm zu nutzen. Insgesamt wurden 13 Anwaltsprogramme genannt. Bei der Auswertung sind mehrere Nennungen eines Anbieters zusammengefasst worden, auch wenn die Programmbeschreibung verschieden war.

Zufriedenheitsgrad

Die Zufriedenheit der Teilnehmer mit den Anwendungen ist als hoch einzustufen. Nur 2,4% gaben dem von ihnen genutzten Produkt die Note mangelhaft. Damit ist ein leichter Anstieg zum Vorjahr zu verzeichnen.

Verwendung des Programms

In diesem Bereich scheint noch ein hohes Potential an Effizienzsteigerung in den Kanzleien möglich zu sein.
Es ist verständlich, dass sich die Nutzungsarten

  • Mahnverfahren
  • Prozesskostenhilfe
  • Unfallschadensbearbeitung

im unteren Bereich der Nutzung bewegen, schließlich werden diese Bereiche nicht in allen Kanzleiarten bearbeitet.
Bedenklich ist allerdings die geringe Nutzung der Fristenverwaltung  83,2% (Vorjahr 74,6%) und Terminverwaltung 80,8%  (Vorjahr 78,9%)

Insgesamt scheinen die betriebswirtschaftlichen Module weniger genutzt zu werden. So gaben von 113 Teilnehmern der Umfrage an, die Bereiche

  • Zeiterfassung zu 53% (Vorjahr 55,8%)
  • Kosten- u. Leistungsrechnung zu 25,3 % (Vorjahr 54,9%)
  • Internes Forderungsmanagement zu 34,9% (Vorjahr 58,4%)
  • Controlling zu 31,9% (Vorjahr 38,9%)

zu nutzen. Dieses entspricht in etwa auch den Ergebnissen geführter Gespräche in der Vergangenheit. Hier liegt ein erhebliches Potential, was jede Kanzlei “heben” sollte.
Teilweise ist dieser Umstand wohl auch auf fehlendes Personal mit entsprechendem Grundwissen zurück zu führen. Ein Indiz dafür ist auch, dass von den Teilnehmern das Modul “Finanzbuchhaltung” auch nur zu 75,9% (Vorjahr 66,4%) genutzt wird.

Digitales Diktat

Angaben zur Nutzung des digitalen Diktates machten in diesem Jahr 188 Personen, was zeigt, dass dieses Medium wohl zwischenzeitlich in den Kanzleien Fuß gefasst hat.
Die Vorteile des digitalen Diktates sind wahrscheinlich noch nicht vollständig in der Anwaltschaft angekommen. Ich gehe jedoch davon aus, dass sich dieses ändern wird. Immerhin nutzen bereits 60,1% der antwortenden Personen diese Möglichkeit.

Spracherkennung

Zu meiner Überraschung nahmen in diesem Bereich diesmal  184 Teilnehmer an der Umfrage teil. Von diesen gaben 58,7% an, bereits Spracherkennung zu nutzen. Vielfach sind die Vorteile noch nicht bekannt. Der Konkurrenzdruck der nächsten Jahre wird allerdings dazu führen, dass Effektivität und Effizienz noch mehr im Fokus der Anwaltschaft stehen werden, was automatisch eine Kostenreduktion und einen sinnvollen  Mehreinsatz von Technik bedingen wird.

Elektronische Akte

Der elektronische Rechtsverkehr wirft in diesem Bereich anscheinend seine Schatten voraus. Es waren 188 Antworten (Vorjahr 47 Antworten) zu verzeichnen. Das Ergebnis ist interessant. Wahrscheinlich traut man allerdings der elektronischen Akte noch nicht so ganz, wie die Angabe von rd. 50% der Antwortenden zeigt, die eine Papierakte als Backup-Akte führen. Dennoch zeichnet sich eine erfreuliche Entwicklung ab.

Kommunikation mit dem Mandanten

Diese Frage wurde erstmalig gestellt, da in der Anwaltschaft erhebliche Unsicherheit besteht, wie mit dem Mandanten eine effiziente Kommunikation geführt werden kann, die auf der einen Seite die erforderliche Sicherheit und den Datenschutz gewährleistet, auf der anderen Seite aber auch Medienbrüche vermeidet. Überraschend war für mich, dass anstelle der E-Akte, also der Möglichkeit, dass der Mandant auf für ihn freigegebene Daten zugreifen kann, die unverschlüsselte Versendung von E-Mails so einen hohen Stellenwert hat. Hier sollte ein Umdenken in der Anwaltschaft einsetzen.

Vorbereitung auf das beA

Auch diese Frage wurde erstmalig gestellt. Immerhin nahmen an diesem Fragenkomplex 150 Teilnehmer der Umfrage teil. Das Ergebnis der Vorbereitungen ist erfreulich, wenn auch von Seiten der BRAK die Termine nicht eingehalten werden konnten. Dieses wird nicht gerade zur Akzeptanz dieses Postfaches führen.
Allerdings lässt die Anpassung der Arbeitsprozesse mit 28% zu wünschen übrig.

Nutzung einer Cloud

Ich habe lange überlegt, ob ich diesen Punkt in die Auswertung mit aufnehmen soll. Da die Beantwortung allerdings vollkommen anonym erfolgte und auch für mich kein Rückschluss auf die Teilnehmer möglich ist, somit auch für sonst niemanden (Kammer etc.) habe ich mich entschlossen die Daten in die Auswertung mit aufzunehmen auch wenn mir als Datenschützer das Herz hierbei blutet. Aber schauen Sie selbst.
Beruhigend war für mich, dass eine Vielzahl von Teilnehmern Bedenken äußerten, auch wenn diese natürlich bei vernünftiger Beratung über die Nutzungsmöglichkeiten einer Cloud auch für Anwälte ausgeräumt werden könnten.
Das die externe Cloud der internen Cloud vorgezogen wird, ist an sich nicht schlimm.  Aber schauen Sie sich einmal an, welche Cloud genutzt wird. Das macht schon nachdenklich.

Marketing

Hier hat sich in den vergangenen Jahren doch einiges getan. Eine WebSite unterhält zwischenzeitlich fast jede der teilnehmenden Kanzleien (91,7%) und auch die Nutzung von Social Media (54,2%) folgt dieser Entwicklung.
Interessant war für mich die doch umfangreiche Nutzung von XING mit 71,1%, der von Facebook mit 64,9% und die Vernachlässigung des “Entscheider-Network” Linkedin mit nur 29,8%.

Die reine Datenanalyse können Sie hier finden.

Sollten Sie Fragen zu der Auswertung haben, nehmen Sie bitte Kontakt zu mir auf. Das kann über das Kontaktformular oder aber auch über info@treysse.com direkt erfolgen.

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