Richtige Adressierung in Outlook

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Jede E-Mail, die Sie heute versenden, besteht aus einem sogenannten Header-Abschnitt, der wiederum die Felder

  • FROM = Absender
  • TO = Empfänger
  • CC = (Carbon copy) weitere Empfänger
  • BCC = (Blind Carbon copy) weitere – nicht angezeigte – Empfänger

zur Verfügung stellt.

Das sind die Felder, die uns für den kurzen nachfolgenden Artikel interessieren.

Nach wie vor ist festzustellen, dass sich Versender über die Adressierung und Nutzung  dieser einzelnen Felder wenig Gedanken machen.

Dass ein Empfänger eingegeben wird, ist natürlich notwendig, wenn man eine E-Mail an einen Dritten richten will.
Vielfach werden jedoch auch weitere Empfänger angegeben, die teilweise nur aus dem Grunde eingesetzt werden, damit man als Absender im Bedarfsfall nachweisen kann, dass auch diese Personen von dem in der E-Mail enthaltenen Sachverhalt informiert worden sind.
Dieses ist teilweise unnötig und führt innerhalb eines Unternehmens insbesondere zu einem nicht notwendigen Aufwand an Ressourcen.
Jeder von uns, der schon einmal eine E-Mail erhalten hat, in der er in Cc erwähnt wurde, weiß, welche Ärgernis teilweise mit diesem Mehraufwand verbunden ist.
Sicherlich lassen sich diese E-Mails über Regeln bearbeiten. Outlook bietet insoweit ja eine Vielzahl von Möglichkeiten.
Hierauf hatte ich bereits in meinem Artikel “Schnelle Regeln erstellen” hingewiesen.

Nnicht bekannt scheint es nach wie vor zu sein, dass bei externen E-Mail Verkehr, sehr darauf zu achten ist, welche Empfänger in Cc einzutragen sind.

E-Mail-Adressen, die sich überwiegend aus Vornamen und Nachnamen zusammen setzen, sind als personenbezogene Daten im Sinne des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) anzusehen. Solche Daten dürfen an Dritte nur dann übermittelt werden, wenn eine Einwilligung vorliegt oder eine gesetzliche Grundlage gegeben ist.
Dieses ist in den wenigsten Fällen gegeben.
Das überwiegend unbedachte Einsetzen von Adressen in dem Cc- Feld sollte daher grundsätzlich vermieden werden.

Wie oben ausgeführt, stellt Outlook ein weiteres Feld, das Feld BCC (steht für Blind Carbon copy) zur Verfügung.
Soweit die E-Mail weiteren Empfängern zur Kenntnis gegeben werden soll, ist vorzugsweise dieses Feld zu nutzen.
Einträge in diesem Feld sind für die anderen Empfänger nicht sichtbar.

Aber auch hier sollten Sie als Absender gut überlegen, ob dieses tatsächlich notwendig ist.

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