Elektronische Arbeitsweise in der Anwaltskanzlei (Teil 3)

Jetzt neue Wege gehen! © Marco2811
Jetzt neue Wege gehen! © Marco2811

In meinem letzten Artikel zu diesem Thema bin ich hauptsächlich auf die Frage der Vor- und Nachteile der papiergestützten Arbeitsweise eingegangen.
Unter anderem habe ich den einfachen Prozess der Erstellung eines Dokuments, welches per E-Mail an den Mandanten gesendet werden soll, kurz dargestellt.
Aber welche Vorteile bietet nun die elektronische Arbeitsweise? Schließlich geht es nicht um den Selbstzweck der elektronischen Arbeitsweise, sie muss auch eine Effizienzsteigerung der Kanzlei ermöglichen.

Vorteile der elektronischen Arbeitsweise sind insbesondere:

  • Da Dokumente zwischenzeitlich auch in der Anwaltskanzlei fast nur noch elektronisch erstellt werden, kann bei durchgehender elektronischer Arbeitsweise ein Medienbruch vermieden werden und Prozesse bei der Dokumentenerstellung und Versendung verkürzt werden.
  • Da kurz- und mittelfristig mit immer mehr eingehenden elektronischen Dokumenten in der Anwaltskanzlei gerechnet werden muss, insbesondere im Hinblick auf das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA), aber auch auf den Schriftverkehr zwischen Anwalt und Beteiligten, bietet es sich an, diesen Schriftverkehr auch elektronisch zu archivieren. Hinzu kommt, dass durch die elektronische Arbeitsweise Portokosten in nicht geringem Umfang eingespart werden können.
  • Gerade bei großen Dokumentenaufkommen, wie es in Anwaltskanzleien nach wie vor üblich ist, bietet die elektronische Archivierung erhebliche Vorteile auch im Hinblick auf die Kosten. Die elektronische Archivierung ist stets kostengünstiger als die Archivierung in Papierarchiven, insbesondere dann, wenn man den damit verbundenen Platzbedarf berücksichtigt. Dieser ergibt sich nicht nur aus den Vorschriften zur Aktenaufbewahrung sondern auch aus der Notwendigkeit, sich gegen eventuelle Regresse verteidigen zu können.
  • Ein nicht zu unterschätzender Vorteil ist ebenfalls die Möglichkeit des dezentralen Zugriffs auf die sogenannte elektronische Akte. Die Möglichkeit dem Mandanten auch den Zugriff auf „seine „elektronische Akte” und die für ihn freigegebenen darin gespeicherten Dokumente zu ermöglichen, führt zu einer zügigen Bearbeitung des Mandats und gibt einen gewissen Marktvorteil.

Sie sehen also, es sind eine Menge Vorteile die dafür sprechen, dass auch in einer Anwaltskanzlei die elektronische Arbeitsweise Einzug hält. Eigentlich geht es nicht mehr darum ob, sondern wann dieses geschieht. Ein Zuwarten kann allerdings schädlich sein.

Lassen Sie mich anhand unseres Beispiels aus dem letzten Artikel kurz darlegen, wie sich der Prozess der Erstellung eines Dokuments, welches per E-Mail an den Mandanten gesendet werden soll, durch die elektronische Arbeitsweise verkürzen lässt.

  1. Der Anwalt diktiert den Text,
  2. Die Mitarbeiterin schreibt das Diktat,
  3. Die Mitarbeiterin speichert das Dokument für den Anwalt in seinem Bearbeitungsordner ab,
  4. Der Anwalt prüft das Dokument, welches in dem Bearbeitungsordner liegt, nimmt entweder selbst kurze Änderungen vor, oder diktiert diese.
  5. Soweit der Anwalt Änderungen diktiert hat, korrigiert die Mitarbeiterin das Dokument.
  6. Soweit eine Unterschrift notwendig ist, fügt der Anwalt die elektronische Unterschrift bei.
  7. Die Mitarbeiterin fertigt eine E-Mail an den Mandanten und fügt das Dokument, welches die elektronische Unterschrift enthält bei
  8. Die Mitarbeiterin speichert beides zur “elektronischen Akte” ab

Sie sehen also, dass sich bereits einfache Prozesse erheblich verschlanken und effizient gestalten lassen.
In einem der nächsten Artikel werde ich kurz darauf eingehen, wie sich die Kommunikation mit dem Mandanten noch effizienter unter Nutzung der elektronischen Arbeitsweise gestalten lässt.

Sollten Sie nunmehr anstelle des digitalen Diktats Spracherkennung einsetzen, lässt sich dieser Prozess der Dokumentenerstellung noch weiter verkürzen.

Wird fortgesetzt

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