Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) Teil 2

Paragraf©VRDIm ersten Teil des Artikels zu diesem Thema hatte ich bereits unter „Rechtevergabe„ darauf hingewiesen, dass die Vergabe von Zugriffsrechten frühzeitig vorab zu planen ist.
Was ist hierbei zu beachten.

 Postfachverwalter

Als erstes sollte der sogenannte „Postfachverwalter” eingerichtet werden, der auch in der Lage sein sollte, so jedenfalls der bisherige Kenntnisstand, nicht nur das Postfach selbst zu verwalten sondern auch Rechte zu vergeben und diese zu verwalten.

Es sollte ein vertrauenswürdiger Mitarbeiter für diese Funktion ausgewählt werden.

Dieser Mitarbeiter benötigt selbstverständlich auch einen Vertreter. Im Vorfeld sollte überlegt werden, ob ein Vertreter bereits jetzt eingerichtet werden soll oder aber, ob der Anwalt sich vorbehält, für den Fall der Urlaubsabwesenheit oder einer Abwesenheit durch Krankheit des Postfachverwalter, einen neuen Postfachverwalter zu bestellen, also ihm die entsprechenden Rechte einzurichten. Dieses muss jeder Postfachinhaber für sich selbst entscheiden.

 Poststelle

Nach den bisherigen Hinweisen der Bundesrechtsanwaltskammer wird es kein Kanzleipostfach geben. Dieses hat den Hintergrund, dass für jeden Rechtsanwalt gesondert ein Postfach eingerichtet wird, dieser dafür die volle Verantwortung trägt, dieser das Postfach auch behält, wenn er die Kanzlei wechselt, da das Postfach ja an ihn, also an seine Person, gebunden ist.

Dieses führt jedoch dann, wenn die Kanzlei aus mehr als einem Anwalt besteht, zu Problemen bei der Überwachung des jeweiligen Postfaches und des Postbearbeitungsprozesses.

Dieses kann dadurch gelöst werden, dass einem oder mehreren Mitarbeitern von jedem Postfachinhaber oder von dem von ihm berechtigten Postfachverwalter, Rechte auf das Postfach erteilt werden. Die Rechte sollten den oder die Mitarbeiter, die wir einmal „die Poststelle„ nennen wollen, befähigen das jeweilige Postfach einzusehen und die eingegangenen Nachrichten nebst Anlagen entsprechend zu behandeln. Dazu gehört natürlich auch, dass die Rechte für den Export in eine Drittsoftware erteilt werden.

Durch die Rechtevergabe der einzelnen Postfachinhaber an die oder den Mitarbeiter (Poststelle) ist sichergestellt, dass diese in der Lage sind auf einen Blick alle eingegangenen Nachrichten in den Postfächern feststellen zu können.

Es ist darauf zu achten, dass die Geschäftsprozesse für Fristen und Termine entsprechend anzupassen sind.

In größeren Kanzleien gibt es für diese Zwecke sogenannte „Fristenabteilungen“, die die Fristen und Termine der Gesamtkanzlei, zumindest des Gesamtstandortes, bearbeiten. In kleineren Kanzleien fallen die Tätigkeiten „Posteingangsbearbeitung „und „Fristen und Termine „meist zusammen.

Den Bereich „Eingangspost„ habe ich bereits unter

 ausführlich angesprochen.

Die entsprechende Grafik muss natürlich geändert werden

20150920 Anwaltspost

Der Posteingangsbereich “besonderes elektronisches Anwaltspostfach” mit den entsprechenden Untergruppen, wurde hinzugefügt.

 

 

Abholzeiten

Eigentlich müsste man zu der Frage, wann das Postfach auf Eingänge zu kontrollieren ist, nichts mehr ausführen.

Sie gehen auch nicht täglich alle 5 Minuten zu ihrem Hausbriefkasten um festzustellen, ob der Briefträger dort Post hineingeworfen hat.

Auch bei der Bearbeitung ihrer eingehenden E-Mails sollten Sie sich entsprechende Kontrollzeiten ausgesucht haben, d.h. mehr als zweimal pro Tag sollte man auch nicht das besondere elektronische Anwalts Postfach kontrollieren müssen.

In der Prozessbeschreibung sollte eindeutig enthalten sein, zu welchen Zeitpunkten das Postfach zu kontrollieren ist. Alles andere würde dazu führen, dass die tägliche Arbeit unterbrochen wird, nur um in dem Postfach nachzusehen, ob irgend etwas eingegangen ist. Das wäre keine gute Organisation des Arbeitsablaufes.

Für ganz Neugierige gibt es die Möglichkeit – so wiederum die Ausführungen der Kammer – durch eine pro Postfach eindeutige E-Mail-Adresse sich über den Eingang einer Nachricht im besonderen elektronischen Anwaltspostfach informieren zu lassen. Ob das Sinn macht, möchte ich dahingestellt sein lassen. In den ersten Tagen dieses Postfaches mag das noch gehen. Später jedoch, wenn sich die Eingänge in dem Postfach mehren, werden sie gegebenenfalls von den Benachrichtigungs-E-Mails erschlagen werden.

 Was ist zu tun?

In dem Geschäftsprozess „Posteingang“ ist eindeutig festzulegen, was mit dem jeweiligen Posteingang zu geschehen hat.

Dieses trifft selbstverständlich auch auf die Nachrichten und Eingänge in ihren besonderen elektronischen Anwaltspostfach zu. Sind diese Nachrichten in ein Drittprogramm zu exportieren, wenn ja an welche Stelle? Ist das von dem Anbieter ihres Anwaltsprogramms fest gelegt oder aber, haben sie hierauf Einfluss und können dieses ihren Bedürfnissen anpassen? Wenn sie ohne ein Anwaltsprogramm arbeiten, sind die Nachrichten in einen Ordner in ihrem Dateisystem zu exportieren? Diese Fragen lassen sich letzten Endes nur klären, wenn sie berücksichtigen, ob sie mit einer elektronischen Akte oder aber einer manuellen Akte, also einer Papierakte arbeiten. Auch die Frage, ob der Eingang ausgedruckt und zur Papierakte genommen werden soll, lässt sich nur hieran ausrichten. Aber evtl. überlegen Sie sich ja den Einstieg in die digitale Welt und die Nutzung der elektronischen Akte?

Welche Möglichkeiten sie haben, die eingehenden Nachrichten mit Vermerken, Hinweisen oder auch Verfügungen direkt elektronisch zu versehen, wird sich leider erst klären lassen sobald die Benutzungsanleitung des besonderen elektronischen Postfaches vorliegt. Wann das der Fall sein wird, ist nach wie vor nicht bekannt. Der Support der Bundesrechtsanwaltskammer zieht es vor, auf Anfragen hierzu auch nicht zu antworten.

 

Aber vielleicht gibt es die Möglichkeit, in einem der nächsten Artikel zu diesem Thema auf die dringendsten Fragen eingehen zu können.

 

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