Effizientes Arbeiten mit Outlook

L. Klauser-Fotolia
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Bei einer Vielzahl von Gesprächen habe ich festgestellt, dass Outlook überwiegend nur zur Kommunikation im Rahmen des E-Mailverkehrs genutzt wird, aber weniger als Personal Informations Manager (kurz PIM). Vielleicht scheint es daran zu liegen, dass die Möglichkeiten, die Outlook bietet, kaum bekannt sind.

Ich habe bereits in früheren Artikeln versucht, diese Möglichkeiten aufzuzeigen. Es wäre daher müßig, dieses zu wiederholen. Statt dessen möchte ich auf die einzelnen Artikeln hier kurz Bezug nehmen:

Maus oder Tastatur?

Dieses ist, so konnte ich feststellen, bereits eine Glaubensfrage. Ich selbst stelle immer wieder fest, dass viele Arbeiten über die Tastatur schneller erledigt werden können, als unter Nutzung der Maus. Versuchen Sie es einmal selbst.

Diese Tastenkombinationen sind überwiegend bei den letzten Outlookversionen gleich geblieben.

Ordnung durch Kategorien

Ob E-Mails, Aufgaben oder Termine, sinnvoll ist eine gut durchdachte Ablage und hierbei helfen uns die Kategorien. Über diese ist es auch möglich, ein gutes Selbstmanagement aufzubauen. Informationen hierzu finden Sie unter

Gerade die Möglichkeit, eigene Suchordner zu erstellen und diese mit den Kategorien zu verknüpfen, hilft Ordnung in Outlook zu bringen.

QuickSteps

Immer dann, wenn Aufgaben zu automatisieren sind, Sie aber den Beschränkungen der in Outlook möglichen Regeln nicht unterworfen werden wollen, hilft Ihnen QuickSteps. Die Möglichkeiten sind eigentlich unerschöpflich. Es bedarf nur einer guten Planung. Eine Einführung finden Sie unter

Regeln in Outlook

Natürlich haben auch Regeln unter Outlook weiterhin ihre Berechtigung. Was wären wir ohne die Möglichkeit, nervige E-Mails von noch nervigeren Versendern automatisch löschen zu lassen? Evtl. finden Sie unter dem nachfolgenden Link noch Anregungen

Zumindest erfahren Sie, wie eine Regel sehr schnell und unkompliziert erstellt werden kann.

Diverse weitere Tipps

Outlook versetzt Sie auch in die Lage, im Zusammenspiel mit OneNote, ein bescheidenes CRM-Modul selbst zu gestalten.

Aber dazu demnächst mehr.

 

 

 

 

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