Papierentsorgung in der Anwaltskanzlei

©Gina Sanders - Fotolia
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Kürzlich unterhielt ich mich mit einer  Fachangestellten über die Tagesabläufe in ihrer Kanzlei.
Unter anderem erzählte sie mir, dass die ungeliebteste Aufgabe sei, sensible Dokumente, also solche, bei denen Mandatsdaten enthalten sind oder auf solche geschlossen werden können, zu schreddern.
Ich habe mir dann einmal erklären lassen, wie es in dieser Kanzlei geschieht.
Es kam ein ganz interessantes Ergebnis zutage.
Jeden Abend wird das zu vernichtende Papier an den Arbeitsplätzen eingesammelt und an einer festgelegten Stelle zwischengelagert.
Am Freitag einer jeden Woche ist die Auszubildende verpflichtet, dieses Material mit Hilfe eines Papierschredders zu vernichten.
Dieses Gerät verarbeitet in einem Arbeitsgang max. 7 Blatt Papier und hat ein Sammelvolumen von max. 20 Liter. Regelmäßig nach rund 800 Blättern muss das Gerät abkühlen.
Nachdem mir dieses erklärt wurde, verstehe ich natürlich auch, dass diese Tätigkeit keine Freude bereitet.

Eigenes Personal oder Outsourcing?

Wie wird dieses in ihrem Büro gehandhabt? Nutzen Sie hierfür auch ihr gut bezahltes Personal bzw. ihren Auszubildenden? Oder leert Ihre Reinigungskraft die Papierkörbe und entsorgt das gesamte Papier über den Hauscontainer? Nein, das glaube ich nicht …..

Gerade diese Tätigkeit ist prädestiniert für ein Outsourcing.
Eine Vielzahl von Anbietern stellen Ihnen kostenlos einen Sammelbehälter zur Verfügung, der verschlossen ist.
Dieser kann an einer zentralen Stelle innerhalb ihres Büros stehen, zum Beispiel neben dem Kopierer. In diesen Sammelbehälter kann das zu vernichtende Schriftgut über eine Öffnung eingeführt werden.
Der Sammelbehälter kann je nach Bedarf ausgetauscht werden und die Vernichtung des Schriftgutes erfolgt je nach vorgegebener Schutzklasse und Sicherheitsstufe zu vertretbaren Preisen.

Zu beachtende Sicherheitsstufen und Schutzklassen

Schutzklassen und Sicherheitsstufen sind in der DIN 66399 Teil 1 festgelegt.
Für Anwaltskanzleien gilt die Schutzklasse 3 (sehr hoher Schutzbedarf). Als Sicherheitsstufe sind mindestens die Stufen 4 oder 5 auszuwählen.
Halten Sie diese Vorgaben zur Zeit ein? Bei einem hierfür spezialisierten Unternehmen können Sie sicher sein.

Vernichtungsbestätigung

Selbstverständlich erhalten Sie von dem Anbieter eine Vernichtungsbestätigung.

 

Sonderkonditionen

Bitte sprechen Sie Ihren örtlichen Anwaltsverein bzw. ihre Kammer an. Diese haben teilweise mit Unternehmen, die sich auf Akten- bzw. Papiervernichtung spezialisiert haben, Sonderkonditionen für ihre Mitglieder vereinbart.

Auftragsdatenverarbeitung (§ 11 BDSG)

Bitte denken Sie daran, dass für den Fall einer Auftragsvergabe mit dem Anbieter ein Vertrag nach § 11 BDSG (Auftragsdatenverarbeitung) zu schließen ist.

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