Non-legal Outsourcing von Kanzleien

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“Heureka” könnte man ausrufen, nach dem die fünfte Satzungsversammlung in ihrem dritten Anlauf das sogenannte „Non-legal Outsourcing von Kanzleien“ im Rahmen des Berufsrechts geregelt hat.

Ich möchte nachfolgend kurz sowohl die alte Vorschrift des § 2 BORA, wie auch den Entwurf der neuen Vorschrift des § 2 BORA vorstellen. Wohl gemerkt, diese Änderung muss noch durch das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz geprüft und soweit dem zugestimmt wird, anschließend in den Mitteilungen der BRAK verkündet werden, damit sie wirksam und anwendbar wird.

 § 2 BORA – in der jetzigen Fassung –

(1) Der Rechtsanwalt ist zur Verschwiegenheit berechtigt und verpflichtet.

(2) Das Recht und die Pflicht zur Verschwiegenheit beziehen sich auf alles, was ihm in Ausübung seines Berufes bekannt geworden ist, und bestehen nach Beendigung des Mandats fort.

(3) Die Pflicht zur Verschwiegenheit gilt nicht, soweit diese Berufsordnung oder andere Rechtsvorschriften Ausnahmen zulassen oder die Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen aus dem Mandatsverhältnis oder die Verteidigung des Rechtsanwalts in eigener Sache die Offenbarung erfordern.

(4) Der Rechtsanwalt hat seine Mitarbeiter und alle sonstigen Personen, die bei seiner beruflichen Tätigkeit mitwirken, zur Verschwiegenheit (§ 43a Abs. 2 Bundesrechtsanwaltsordnung) ausdrücklich zu verpflichten und anzuhalten.

§ 2 BORA – neue Fassung –

Der neue § 2 BORA zur Verschwiegenheit – der nicht vor dem 1. Mai 2015 in Kraft treten wird – lautet:

(1) Der Rechtsanwalt ist zur Verschwiegenheit verpflichtet und berechtigt. Dies gilt auch nach Beendigung des Mandats.

(2)  Ein Verstoß gegen die Pflicht zur Verschwiegenheit (§ 43a Abs. 2 Bundesrechtsanwaltsordnung) liegt nicht vor, soweit Gesetz und Recht eine Ausnahme fordern oder zulassen.

(3)  Ein Verstoß ist nicht gegeben, soweit das Verhalten des Rechtsanwalts

  1. a) mit Einwilligung erfolgt oder
  2. b) zur Wahrnehmung berechtigter Interessen erforderlich ist, z.B. zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen aus dem Mandatsverhältnis oder zur Verteidigung in eigener Sache, oder
  3. c) im Rahmen der Arbeitsabläufe der Kanzlei einschließlich der Inanspruchnahme von Leistungen Dritter erfolgt und objektiv einer üblichen, von der Allgemeinheit gebilligten Verhaltensweise im sozialen Leben entspricht (Sozialadäquanz).

(4)  Der Rechtsanwalt hat seine Mitarbeiter zur Verschwiegenheit schriftlich zu verpflichten und anzuhalten, auch soweit sie nicht im Mandat, sondern in sonstiger Weise für ihn tätig sind.

(5)  Abs. 4 gilt auch hinsichtlich sonstiger Personen, deren Dienste der Rechtsanwalt in Anspruch nimmt und

  1. a) denen er verschwiegenheitsgeschützte Tatsachen zur Kenntnis gibt oder
  2. b) die sich gelegentlich ihrer Leistungserbringung Kenntnis von verschwiegenheitsgeschützten Tatsachen verschaffen können.

Nimmt der Rechtsanwalt die Dienste von Unternehmen in Anspruch, hat er diesen Unternehmen aufzuerlegen, ihre Mitarbeiter zur Verschwiegenheit über die Tatsachen gemäß Satz 1 zu verpflichten. Die Pflichten nach Satz 1 und Satz 2 gelten nicht, soweit die dienstleistenden Personen oder Unternehmen kraft Gesetzes zur Geheimhaltung verpflichtet sind oder sich aus dem Inhalt der Dienstleistung eine solche Pflicht offenkundig ergibt.

(6)  Der Rechtsanwalt darf Personen und Unternehmen zur Mitarbeit im Mandat oder zu sonstigen Dienstleistungen nicht hinzuziehen, wenn ihm Umstände bekannt sind, aus denen sich konkrete Zweifel an der mit Blick auf die Verschwiegenheitspflicht erforderlichen Zuverlässigkeit ergeben und nach Überprüfung verbleiben.

(7)  Die Bestimmungen des Datenschutzrechts zum Schutz personenbezogener Daten bleiben unberührt.

Die erste, auffallende Änderung in § 2 Abs. 1 BORA ist, dass nunmehr die Verpflichtung zur Verschwiegenheit der Berechtigung zur Verschwiegenheit vorgezogen wird. Die Vorschrift selbst wurde in Abs. 2 um einen Verweis auf § 43a,  Abs. 2 BRAO ergänzt sowie um eine Darlegung, dass ein Verstoß gegen die Pflicht zur Verschwiegenheit nicht vor liegt, soweit Gesetz und Recht eine Ausnahme fordern oder zulassen.

In Abs. 3 sind dann drei Vorschriften enthalten, die klarstellen wann ein Verstoß gegen die Pflicht zur Verschwiegenheit nicht gegeben ist:

Mit Einwilligung

Immer dann, wenn zum Beispiel der Mandant seine Einwilligung zu einem bestimmten Handeln gegeben hat, wie zum Beispiel die Einschaltung eines Schreibbüros, das Auslagern von Akten, Einschaltung von Übersetzungsdiensten etc. ist davon auszugehen, dass ein Verstoß nicht gegeben ist.

Insoweit sollten Sie also darauf achten, dass Ihre Mandatsbedingungen entsprechende Einwilligungen auf jeden Fall enthalten, damit Sie später keine Probleme haben, entsprechend zu verfahren.

 

Zur Wahrnehmung berechtigter Interessen

Hier wird aus geführt, dass zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen aus dem Mandatsverhältnis oder zur Verteidigung in eigener Sache ein Verstoß gegen die Pflicht zur Verschwiegenheit nicht vor liegt. Dieses ist meines Erachtens eine Klarstellung, da es auch bisher möglich war, bei Ansprüchen gegen einen Mandanten oder Abwehr von Ansprüchen eines Mandanten das im Rahmen eines Mandates bekannt gewordene in das Verfahren einzuführen.

 

Im Rahmen der Arbeitsabläufe der Kanzlei

Dieser Teil der Vorschrift wird wahrscheinlich noch eine Vielzahl von Juristen beschäftigen. Wann ist eine Sozialadäquanz gegeben? Ist die Nutzung einer Cloud, wie zum Beispiel Google Drive oder DropBox, ICloud oder wie immer sie auch heißen,  eine „übliche, von der Allgemeinheit gebilligte Verhaltensweise im sozialen Leben“? Ist das Einschalten eines Sekretariatsdienstes ein solcher Fall? Hier hätte ich mir mehr Klarheit gewünscht.

Abs. 4 der neuen Vorschrift bringt auch nichts Neues. Sinnvollerweise wurde auch bisher schon zum Beispiel die Reinigungskraft zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Nach der alten Vorschrift wäre das zwar nicht nötig gewesen, da sich diese Vorschrift  rein auf seine berufliche Tätigkeit beschränkte. Auch dieses ist eigentlich nur eine Klarstellung.

Abs. 5 musste eingeführt werden, da der Rechtsanwalt auch solche Personen zu verpflichten hat, deren Dienste er in Anspruch nimmt. D.h. auch das Schreibbüro oder der Sekretariatsdienst etc. sind durch den Rechtsanwalt schriftlich zu verpflichten. Dieses gilt auch für solche Personen (b) die sich gelegentlich im Rahmen ihrer Leistungserbringung Kenntnis von verschwiegenheitsgeschützten Tatsachen verschaffen können.
Dieses ist zum Beispiel dann der Fall, wenn der Rechtsanwalt Akten durch ein Drittunternehmen vernichten lässt oder aber auch Akten außerhalb lagert.
Wie er dieses allerdings bei dem Betreiber einer
Cloud vornehmen will, wird noch interessant sein. Überwiegend werden dort die Standardverträge der Anbieter genutzt. Die wenigsten enthalten eine Verpflichtung des Anbieters zur Verpflichtung seiner Mitarbeiter zur Verschwiegenheit.

Wiederum interessant ist Abs. 7 der neuen Vorschrift, die erstmalig darauf hinweißt, dass die Bestimmungen des Datenschutzes zum Schutz personenbezogener Daten unberührt bleiben.

Insgesamt erleichtert die neue Vorschrift hoffentlich  jedoch ein gerade für Anwaltskanzleien wirtschaftlich sinnvolles Outsourcing.

 

 

 

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