Gedanken zu “Five ways for your law firm to increase its profitability”

make your choiceWährend einer kurzen Wartezeit hatte ich Gelegenheit, einen Blogbeitrag von Abby Jackson von Bott & Co in Legalsupportnetwork zu lesen.
Abby zeigt fünf Wege auf, die Profitabilität einer Kanzlei zu steigern.

Sicherlich sind diese fünf Wege nichts absolut Neues, aber ich glaube, man kann nicht oft genug auf diese Möglichkeiten hinweisen.
Zumindest ist der Beitrag für mich eine Anregung gewesen, hierauf näher einzugehen.

 

Investieren Sie in IT-Technik

Ich stimme ihr voll zu, dass die Optimierung der IT-Prozesse einer Kanzlei weit mehr erfordert, als Kapital für die neue Technik. Nur eine umfassende Überprüfung aller Prozesse innerhalb einer Rechtanwaltskanzlei und die danach vorzunehmende Reorganisation oder Neuschaffung von Prozessen kann den Einsatz einer auf die Prozesse abgestimmten IT amortisieren und zu einer mittel- u. langfristigen Verbesserung des wirtschaftlichen Kanzleiergebnisses führen.

Wie bei allen Organisationsmassnahmen kann und sollte dieses nicht mit einem „Big Bang“ erfolgen, sondern gemeinsam mit allen Beteiligten sollten die Prozesse herausgesucht werden, die den größt möglichen Erfolg mit dem geringsten Aufwand erwarten lassen. Dieses dient nicht nur allein der Motivation der Inhaber und Mitarbeiter der Kanzlei. Das ist wohl auch das, was Abby meint, wenn sie ausführt: “ I have found that the best way to start is by making a few simple process updates that make a large impact on the users (so that they realise the benefit). This way you can really start to get staff on board with improving systems and making the most of the technologies available. „

Als bestes Beispiel in einer Anwaltskanzlei dient hier m. E. der gesamte Posteingangs-, Bearbeitungs- u. Ausgangsprozess.

 

Social Media

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, einmal die verschiedenen Kanäle, wie Facebook, Google+, Twitter, Pinterest oder auch XING anzusehen und dort vor allem die vielfältigen Postings von Rechtsanwälten, gelangen Sie schnell an den Punkt, wo ein Zweifel darin aufkommt, ob von diesen jemals ein Marketingseminar besucht wurde. Den Erfolg einer Kanzlei werden die Urlaubshinweise, Urlaubsfotos und „Ich-war-hier-Meldungen“ wohl nicht sichern.

Leider findet man viel zu selten gut aufgemachte „Seiten“ von Kanzleien. Das Führen solcher Seiten mit interessanten Beiträgen und Hinweisen mit Links zur eigenen WebSite der Kanzlei macht Sinn. Unter Google+ könnten  Sie auch Communities nur für Mandanten einrichten, unter Facebook entsprechend gesperrte Gruppen. Auch die vielfältigen Analysemöglichkeiten könnten genutzt werden.

Dieses alles ist aber auch letztendlich von der Art der von der Kanzlei bearbeiteten Mandate und den Mandanten abhängig.

In den meisten Fällen können hierdurch Kundenbeziehungen aufgebaut und gefestigt werden.

 

Schulung der Mitarbeiter

Die Schulung der Mitarbeiter, eine gute Bezahlung und ein gutes Betriebsklima sind Faktoren im Personalmanagement, die nicht groß besprochen werden müssen. Geschulte nichtjuristische Mitarbeiter helfen zur Entlastung des Kanzleiinhabers, tragen unter Umständen auch direkt selbstständig am Umsatz bei und bringen durch hohe Motivation beste Leistungen. Das Gleiches für juristische Mitarbeiter gilt, muss nicht erwähnt werden. Das I-Tüpfelchen wäre natürlich ein vernünftiges Organisationshandbuch für die Kanzlei.

Dabei sollte es nicht darum gehen, ob der Bleistift mit rechter oder linker Hand anzuspitzen ist, sondern vor allem um Darstellung von Abläufen, die geschäftskritisch sind.

 

Papierlos arbeiten

Auch dieses wurde bereits in vielen Kanzleien versucht, in den wenigsten Fällen durchgehalten und in den meisten Fällen at acta gelegt. Aber warum ist das so?

In der Vergangenheit gab es selbstverständlich It-bezogene Probleme. Das Dokumentenmanagement lag in den Kinderschuhen. Das, was als Dokumentenmanagement angeboten wurde, war vielfach nicht mehr, als ein übliches Dateiverzeichnis in dem die Dokumente abgelegt wurden. Hatte man Pech und wollte die Anwaltssoftware wechseln, hatte man zwar noch die Dokumente, aber teilweise kaum eine Möglichkeit, diese fallbezogen in der neuen Software wiederzufinden.

Das hat sich in den letzten Jahren erheblich geändert. Die Scanner sind preiswert wie nie, der Schriftverkehr im Haus wird eh elektronisch erstellt, ja sogar die Steuergesetzgebung hat sich im Rahmen der elektronischen Rechnung angepasst, also was hindert die Kanzleien daran, diesen Weg jetzt einzuschlagen? In einigen Jahren wird eh der Zwang bestehen, die gerichtliche Korrespondenz auf dem elektronischen Weg durchzuführen. Sie bereiten also nur das vor, was der Gesetzgeber schon vorgeschrieben hat.

Hinzu kommt, dass immense Kosten für Papier, Porto und natürlich auch Personalkosten gespart werden können. Ganz davon abgesehen, dass sich die Kanzlei der Mandantschaft gegenüber als innovativ darstellt.

 

E-Mail

Der Einsatz von E-Mail ist natürlich ein Ausfluss des papierlosen Büros. Aber das kann nicht die Zukunft sein. Es werden eine Vielzahl anderer Collaborationstools in Zukunft auf den Markt kommen und Einzug in unsere Gesellschaft halten. Allerdings müssen die Kanzleien dazu übergehen, sich als „Teamplayer“ zu verstehen, in einem Team gemeinsam mit dem Mandanten.

In dieser Beziehung wird in unseren Kanzleien auch zukünftig noch eine Menge an Überzeugungsarbeit notwendig sein

Aber denken Sie immer an den Spruch: “Geh mit der Zeit, sonst gehst Du mit der Zeit

 

Den Beitrag von Abby finden Sie übrigens unter http://www.legalsupportnetwork.co.uk/technology/blog/five-ways-your-law-firm-increase-its-profitability

 

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