Ordnungs- u. Ablagesystem in der Anwaltskanzlei

Ordnungs- u. Ablagesysteme sind ein wichtiges Thema in der Anwaltskanzlei. Nach wie vor sind wir von der papierlosen Kanzlei eben so weit entfernt, wie von der papierlosen Toilette.

Ein geflügeltes Sprichwort lautet: „Man muss nicht alles wissen, man muss nur wissen, wo es steht“.
Dieses Motto zeigt, dass es in der Tat entscheidend ist, wo welche Informationen wem zur Verfügung stehen.

Ablage- und Registraturwesen

Die Anwaltschaft zeichnet sich seit jeher dadurch aus, dass alles, was je schriftlich niedergelegt wurde, im Rahmen des Ablage- u. Registraturwesens gespeichert und abgelegt wurde. Dieses geschieht teilweise freiwillig, teilweise aufgrund von gesetzlichen Vorgaben.

So schreibt z. B. § 50 Abs. 1 BRAO vor:

„ Der Anwalt muss durch Anlegung von Handakten ein geordnetes Bild über die von ihm entfaltete Tätigkeit geben können“

Zwar ist zwischenzeitlich anerkannt, dass diese geforderte Handakte auch elektronisch geführt werden kann, also nicht unbedingt in Papierform geführt werden muss,  jedoch wird es wohl noch einige Jahre dauern, bis sich diese Erkenntnis in den Kanzleien umsetzen lässt.

Also müssen wir uns nach wie vor um die Papier-Ablage kümmern.

Bei der Auswahl der Registraturart sollten vorab die Fragen geklärt werden

  • Wie viel Raum wird verbraucht?
  • Wie viel Zeit benötigt man für die Handhabung?
  • Welche organisatorischen Unterscheidungsmerkmale stehen zur Verfügung?
  • Welche Kosten entstehen für die Anschaffung?

Wir wollen daher nachfolgend erst einmal auf die Ablagearten eingehen:

Liegende Ablage

Bei den Gerichten ist auch heute noch die „liegende Ablage“ mit Aktenschwänzen aktuell. Diese Dinosaurier der Ablagemöglichkeiten finden sich aber auch heute noch in Kanzleien, selbst wenn dort bereits EDV im Einsatz ist. Die Nachteile liegen auf der Hand: In der Regel werden die Akten innerhalb des jeweiligen Buchstabens nicht sortiert, sondern wahllos aufeinander gelegt. Der Suchaufwand ist erhöht. Zwar lässt sich nicht verhehlen, dass dieses die preiswerteste Art der Ablage  von den Materialkosten her ist, jedoch werden diese Ersparnisse durch die erheblichen Suchzeiten und damit verbundenen Personalkosten praktisch „aufgefressen“. Warum diese nicht mehr zeitgemäßige Ablageart von einigen Herstellern nach wie vor angeboten wird, ist – zumindest für mich – nicht nachvollziehbar.

 

Pendelregistratur

Eine gebräuchliche Art der Aktenführung ist die Pendelregistratur. Hier können auf mehreren Ebenen die Akten in alphabetischer Form aufbewahrt werden. Diese konnte sich jedoch in den Anwaltskanzleien leider nicht durchsetzen. Der Platzaufwand ist relativ gering.  So benötigen 6,00 lfd. Meter Pendelregistratur max. 1,50 m². Eine Unterscheidbarkeit der Akten kann durch farbige Aktendeckel und entsprechende Aktenstreifen zur Beschriftung erfolgen.
Gerade die Anschaffung der Regale ist bei dieser Art der Registratur sehr preiswert, da diese durch einen Tischler mit einfachen Mitteln gebaut werden können.
Allerdings sind die Verbrauchsmaterialien, eben weil sich diese Form nicht durchsetzen konnte, erheblich hoch.

Hängeregistratur

Die Hängeregistratur ist wohl die überwiegend genutzte Aktenaufbewahrung. In alphabetischer Reihenfolge, sinnvoll sortiert nach dem Kriterium „Mandant“ ./. „Gegner“, ist jede Akte – unter der Voraussetzung, dass das Alphabet beherrscht wird(!) – schnell aufzufinden. Die teilweise noch angewendete Methode nach dem Kriterium „Kläger“ ./. „Beklagter“ die Akten zu führen, führt insbesondere bei Personalwechsel und mehreren Akten, die für einen Mandanten bearbeitet werden, zu einer unnötigen Suche; überdies ist ein Vorteil dieser Art der Aktenführung nicht erkennbar. Beim Einsatz von Standardtexten im EDV-Bereich kann vordefiniert werden, ob der Mandant Kläger oder Beklagter ist, so dass das Rubrum jederzeit korrekt wiedergegeben wird.

Der Platzbedarf ist aufgrund des Umstandes, dass in normalen Aktenschränken max. vier übereinanderliegende Fächer angeordnet werden können und diese eine große Auszugsfläche nutzen, größer als der der Pendelregistratur. So benötigen 2,20 lfd. Meter Hängeregistratur 0,90 m² als Fläche. Selbstverständlich können auch diese Akten  durch Nutzung von verschiedenen Farben gut unterschieden werden. Die Anschaffungskosten der Schränke schlagen sich jedoch gerade in einem Anfangsbudget erheblich nieder. Bei der Anschaffung der Schränke sollte darauf geachtet werden, dass die Schubladen durch entsprechende Böden geschlossen sind, damit aus der Akte herausfallendes Papiergut sofort wiedergefunden werden kann.

Teilweise wird in Kanzleien mit einem großen Aktenvolumen mit sogenannten Aktenpadernoster gearbeitet, die hunderte von Hängeregistraturakten auf geringer Grundfläche aufnehmen können und deren Höhe nur von der Deckenhöhe des Raumes begrenzt ist. Allerdings sind die Anschaffungskosten für eine normale Kanzlei kaum tragbar. Hinzu kommt, dass statische Probleme durch das auf  kleiner Grundfläche hohe Gewicht auftreten, was überwiegend eine bauliche Veränderung der Böden voraussetzt.

 

Aufbewahrung in Ordnern

Manche Akte nimmt einen derartigen Umfang an, dass ein normaler Aktenhefter nicht mehr ausreichend ist. Als Markenname hat sich hier der „Leitz“-Ordner herausgebildet, ähnlich wie man von „Tempo“ spricht, wenn man Papiertaschentücher meint. Soweit EDV im Einsatz ist, sollte auf einen Blick erkennbar sein, ob es sich um eine Akte im normalen Aktenhefter oder um eine Akte in Ordnerform handelt, damit unnötige Suchzeiten vermieden werden. Der Platzbedarf  liegt bei 1,50 m² für 5 lfd. Meter Ordner. Eine farbliche Unterscheidung ist ohne weiteres durch Ordnerschilder möglich.
Gerade in beratenden Kanzleien, aber auch in Kanzleien mit viel Familienrecht, werden diese Ordner eingesetzt.

 

Unterschiede bei der Aktenführung

 Aktenhefter

Aktenhefter gibt es in vielfältigen Farben und in verschiedenen Ausführungen. Man kann die unterschiedlichen Farben nutzen, um Sachbearbeiter oder Sachgebiete voneinander zu unterscheiden. So werden z.B. rote Aktenhefter häufig für Straf- und Bußgeldsachen genutzt. Es gibt Aktenhefter mit einer oder mit zwei Abheftmöglichkeiten. So kann man z.B. zwischen Korrespondenz und Gerichtspost eine Trennung vornehmen. Des weiteren wird zwischen der Rechtsheftung (kaufmännische Heftung): neuester Vorgang oben und der Linksheftung (amtsmäßige Heftung): neuester Vorgang hinten unterschieden. Zusätzlich kann man Aktenhefter mit einer oder auch zwei Dehntaschen  für Dokumente u.ä. nutzen. Wichtig ist die Aufhängung der Aktenhefter und deren Stabilität.

Ordner

Bei der Nutzung von Ordnern können innerhalb des Ordners weitere Unterteilungen vorgenommen werden. So gibt es z.B. im Fachhandel für Familiensachen spezielle Registereinteilungen. Empfehlenswert ist bei der Führung von Ordnern die kaufmännische Heftung, d.h. der neueste Vorgang befindet sich obenauf.

 

Archivierung von Altakten

Zu irgendeinem Zeitpunkt ist jedes Mandat einmal erledigt und die Frage stellt sich, wohin mit den Akten der erledigten Mandate und zusätzlich, wie lege ich diese ab.

Grundsätzliche Überlegungen

Bei der Ablage einer Akte sollte zwingend darauf geachtet werden, dass die Akte kostenmäßig erledigt ist und Auslagen, die im Rahmen von eigenen Vollstreckungsmaßnahmen vom Mandanten nicht zu erlangen sind, auf das Konto „Uneinbringliche Auslagen“, welches im Gegensatz zum normalen Auslagenkonto ein Kostenkonto ist, umgebucht werden.

Originalunterlagen und Dokumente sind an den Mandanten auszuhändigen, sinnvoller weise bereits bei Abschluss des Mandats, z.B. im Rahmen der Mandantenbefragung nach Bezahlung der Kostennote. Soweit Titel in der Kanzlei verbleiben, um ggf. später erneute Vollstreckungsmaßnahmen einzuleiten, sind diese entweder aus der Altakte zu entfernen und separat zu überwachen, oder man führt diese Akten – je nach Platzangebot – ggf. einer gesonderten Aufbewahrung und Fristenüberwachung zu.

Nach dem Motto „Legen Sie die Akte ab, aber nicht den Mandanten!“ sollte auch bei fruchtloser Vollstreckung eine Nachsorge erfolgen, um ggf. zu einem späteren Zeitpunkt für den Mandanten erfolgreich die Forderung beizutreiben. Achten Sie hierbei auch auf die Verjährung von Zinsforderungen und informieren Sie Ihren Mandanten hierüber.

Archivierung nach Alphabet

Die Archivierung nach Alphabet ist nicht zu empfehlen, da bei der Vernichtung von Akten nach Ende der Aufbewahrungszeit eine einzelne Aussortierung erfolgen muss. Dieses bindet unnötiger Weise Personal und verursacht damit erhebliche Kosten.

 

Archivierung nach Ablagenummern und Jahreszahl

Bei der Ablage der Akte wird eine Ablagenummer und die entsprechende Jahreszahl vergeben. So kann zum einen die Akte im Bedarfsfall schnell gefunden werden, zum anderen kann ein Jahrgang nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist komplett vernichtet werden. Die Vergabe der Akten-Nr. erfolgt durch Ihr Anwaltsprogramm. Das ist Standard.

 Aufbewahrungsfrist

Auch in diesem Punkt lässt Sie das Gesetz nicht alleine. Unterstellt, es befinden sich keine steuerrelevanten Unterlagen in der Akte, also z. B. Zahlungs- u. Kontenbelege, eine Abschrift der Rechnung wird gesondert außerhalb der Akte aufbewahrt, dann gibt es keinen Grund, die Akte länger aufzubewahren, als die BRAO vorschreibt.

Der Rechtsanwalt hat die Handakte auf die Dauer von fünf Jahren nach Beendigung des Auftrages aufzubewahren (§  50 Abs. 2 Satz 1 BRAO). Er kann sie jedoch bereits nach sechs Monaten vernichten, wenn er den Mandanten aufgefordert hat, diese in Empfang zu nehmen, wobei diese kurze Frist mit dem Empfang der Mitteilung durch den Mandanten zu laufen beginnt (§ 50 Abs. 2 Satz 2 BRAO).

Im Hinblick auf evtl. Schadensersatzansprüche des Mandanten und die Möglichkeit der Abwehr sollte jedoch von der letzten Möglichkeit nur in einfach gelagerten Fällen Gebrauch gemacht werden, wenn eine Schadensersatzforderung des Mandanten ausgeschlossen werden kann. Hier ist erhöhte Vorsicht geboten.

Eine weitere Aufbewahrungsfrist ergibt sich nach dem Geldwäschegesetz und zwar aus § 9 Abs. 3 GWG

(3) Die Aufzeichnungen sind sechs Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist im Falle des § 4 Abs. 1 beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung mit dem Vertragspartner endet. In den übrigen Fällen beginnt sie mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Angabe festgestellt worden ist.

Kanzleien, die bei dem Kauf- oder Verkauf von börsennotierten Unternehmen beratend tätig sind, sollten auch die Aufbewahrungsfrist nach § 16 Abs. 2 WpAIV für das nach § 15b  Abs. 1 WpHG zu führende Insiderverzeichnis von sechs Jahren beachten, wobei diese Frist für jeden in das Verzeichnis eingefügten Datensatz gesondert mit der Eintragung zu laufen beginnt.

Im Hinblick auf die Änderung der Verjährungsvorschriften sollte überlegt werden, ob die Archivierung der Altakten nicht über diese Zeiträume hinaus erfolgen sollte, um sich im Rahmen von evtl. Regressverfahren exkulpieren zu können.

EDV-Archivierung

Bei der EDV-Archivierung sollte wie bei der manuellen Archivierung eine Sortierung nach Ablagenummern und Jahreszahl erfolgen. Im Zeitalter der immer preiswerter werdenden Festplatten sollte die komplette Akte bis zu ihrer endgültigen Vernichtung bei Bedarf wieder „aufgeweckt“ bzw. rekonstruiert werden können. Bei dieser vorläufigen Ablage kann so jederzeit auf notwendige Informationen und Schreiben zurückgegriffen werden, ohne die Akte aus der manuellen Altablage zu nehmen.

Aus heutiger Sicht gibt es eigentlich keine Notwendigkeit mehr, neben der elektronischen Ablage noch eine Ablage in Papierform zu führen. Auf der anderen Seite sollte einer elektronische Ablage aber nur dann der Vorzug gegeben werden, wenn eine ausschließlich elektronische Aktenführung vorliegt, d. h. bereits sämtliche Schriftstücke und Daten in elektronischer Form vorhanden sind.

Ein nachträgliches Einscannen, nur um Ablagefläche zu sparen, steht kostenmäßig in keinem Verhältnis zu den Kosten für die Ablagefläche.

War es früher aufgrund der Festplattenkapazitäten notwendig, nicht mehr benötigte Adressen von Mandanten und sonstigen Beteiligten zu löschen, so empfiehlt es sich heute, diese Daten nach Erledigung der Akte weiterhin zu nutzen, z.B. im Rahmen von Mandantenpflegemaßnahmen und –informationen außerhalb einer laufenden Akte.

Hierbei sind jedoch die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes zu beachten. Auf diesen Spezialbereich, der immer mehr in den Vordergrund tritt, werden wir an gesonderter Stelle eingehen.

Sollten noch Fragen zu dieser Thematik offen geblieben sein, oder wünschen Sie eine Beratung, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

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