Datenschutz in der Anwaltskanzlei (Teil 1)

Nach wie vor wird der Datenschutz in den Anwaltskanzleien noch recht stiefmütterlich behandelt.

In diesem und den Folgebeiträgen möchte ich einmal kurz skizzieren, worauf zu achten ist, wenn Daten in einer Anwaltskanzlei verarbeitet werden.

Lassen Sie mich bitte kurz die Systematik des Bundesdatenschutzgesetzes (kurz BDSG) anhand einer kleinen Grafik darstellen:

Systematik BDSG
Systematik BDSG

Zweck des Bundesdatenschutzgesetztes ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird (§ 1 Abs. 1 BDSG)

Der Einzelne

Und schon stellt sich die Frage, was meint der Gesetzgeber mit “den Einzelnen”? Gemeint ist hier nur die natürlich Person, die durch das BDSG geschützt werden soll. Juristische Personen fallen nur dann unter die Vorschriften des BDSG, wenn durch sie unmittelbar auf eine Einzelperson abgestellt werden kann. Dieses kann z. B. bei einer Einmann-GmbH der Fall sein.

Umgang

Das Bundesdatenschutzgesetzt gilt für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten (§ 1 Abs. 2 BDSG).
Aber was ist unter diesen Begriffen wiederum zu verstehen? Auch hier lässt uns der Gesetzgeber natürlich nicht alleine.

Erhebung

Erheben ist das Beschaffen von Daten über den Betroffenen (§ 3 Abs. 3 BDSG)

Verarbeiten

Verarbeiten ist das Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen personenbezogener Daten (§ 3 Abs. 4 BDSG). Im Einzelnen ist, ungeachtet der dabei angewendeten Verfahren:
Speichern das

  • Erfassen,
  • Aufnehmen
  • oder Aufbewahren personenbezogener Daten auf einem Datenträger zum Zweck ihrer weiteren Verarbeitung oder Nutzung, (§ 3 Abs. 4 Satz 1 BDSG)

Verändern das

  • inhaltliche Umgestalten gespeicherter personenbezogener Daten, (§ 3 Abs. 4 Satz 2 BDSG)

Übermitteln das

  • Bekanntgeben gespeicherter oder durch Datenverarbeitung gewonnener personenbezogener Daten an einen Dritten in der Weise, dass
  • die Daten an den Dritten weitergegeben werden oder
  • der Dritte zur Einsicht oder zum Abruf bereitgehaltene Daten einsieht oder abruft, (§ 3 Abs. 4 Satz 3 BDSG)

Sperren das

  • Kennzeichnen gespeicherter personenbezogener Daten, um ihre weitere Verarbeitung oder Nutzung einzuschränken, (§ 3 Abs. 4 Satz 4 BDSG)

Löschen das

  • Unkenntlichmachen gespeicherter personenbezogener Daten. (§ 3 Abs. 4 Satz 5 BDSG)

Nutzen

Nutzen ist jede Verwendung personenbezogener Daten, soweit es sich nicht um Verarbeitung handelt. ( 3 Abs. 5 BDSG)

Nun haben Sie schon einige der wichtigsten Begriffe aus dem BDSG kennen gelernt, die Ihnen nachfolgend immer wieder begegnen werden.

Wird fortgesetzt

 

Währung Lebenszeit

Das unser Ende einmal kommen wird, wissen wir. Es ist also keine Frage des “ob”, sondern nur des “wann”.
Es ist auch eine Frage, wie wir mit der verbleibenden Zeit umgehen wollen.

Wir sind nicht im Film “In Time”, der die Möglichkeit bietet, Zeit durch Arbeit, Schenkung oder Diebstahl dem eigenen Leben hinzu zu fügen. Wir können die uns gegebene Zeit nur versuchen, effizienter zu nutzen, wobei ich davon ausgehe, dass Sie Ihre Zeit bereits effektiv nutzen.
Was, Sie zögern beim Lesen und fragen sich, wo liegt denn da der Unterschied?

Nehmen wir an, Ihr Ziel ist es, einen Kubikmeter Muttererde von A nach B zu schaffen. Sie setzen hierfür Ihre Zeit effektiv ein, egal in welchem Zeitraum Sie das schaffen. Wenn Sie jedoch anstelle eines Esslöffels einen Bagger nutzen, setzen Sie Ihre Zeit zur Erreichung des Ziels auch noch effizient ein. Das ist der wesentliche Unterschied, also nicht nur “die richtigen zu Dinge tun”, sondern “die Dinge richtig zu tun”.

Insoweit ist auch der vielfach genutzte Begriff “Zeitmanagement” absolut fehlerhaft. Wir versuchen durch Anwendung verschiedenster (sinnvoller oder nicht sinnvoller) Methoden unsere täglichen Aufgaben zu verwalten und diesen zur Erledigung einen gewissen Zeitraum unserer Lebenszeit (denn Arbeitszeit ist nur ein Unterteil der Lebenszeit) mehr oder weniger effizient zuzuweisen.
Und hier liegt unsere Problem.

Haben Sie sich bereits einmal Gedanken darüber gemacht,

  • welchen Wert die Erreichung Ihres von Ihnen gesetzten Ziels für Sie hat,
  • also welchen Zeitraum Ihrer Lebenszeit Sie für die Erreichung des gesteckten Ziels bereit sind ausgeben zu wollen?
  • Schreiben Sie den jeweils aufgewendeten Zeitraum fort?
  • Führen Sie eine Nachkalkulation durch?

Haben Sie sich schon einmal Gedanken gemacht, wo Sie lebenszeitmäßig zur Zeit stehen? Nein, evtl. hilft das nachfolgende kleine Beispiel:

  1. Nehmen Sie ein Lineal, ein leeres Blatt Papier und einen Stift zur Hand
  2. Zeichnen Sie eine horizontale Linie von genau 7 cm
  3. Gehen Sie davon aus, dass jeder Millimeter den Gegenwert eines Lebensjahres darstellt
  4. Zeichnen Sie jetzt auf die Linie ein Kreuz an der Stelle, die Ihrem Lebensalter entspricht (also z. B. bei 40 Millimeter für 40 Jahre)

Der linke Teil vor dem von Ihnen eingezeichneten Kreuz entspricht dem bereits von Ihnen “gelebten” Zeitraum, der rechte Teil entspricht dem noch zu lebenden Zeitraum, wenn wir von einer durchschnittlichen Lebenserwartung von 70 Jahren ausgehen.

Sollten Sie Fragen dazu haben, wie Sie Ihre Zeit effizienter einsetzen können, dann stehe ich Ihnen gerne zur Beratung zur Verfügung.

Ordnungs- u. Ablagesystem in der Anwaltskanzlei

Ordnungs- u. Ablagesysteme sind ein wichtiges Thema in der Anwaltskanzlei. Nach wie vor sind wir von der papierlosen Kanzlei eben so weit entfernt, wie von der papierlosen Toilette.

Ein geflügeltes Sprichwort lautet: „Man muss nicht alles wissen, man muss nur wissen, wo es steht“.
Dieses Motto zeigt, dass es in der Tat entscheidend ist, wo welche Informationen wem zur Verfügung stehen.

Ablage- und Registraturwesen

Die Anwaltschaft zeichnet sich seit jeher dadurch aus, dass alles, was je schriftlich niedergelegt wurde, im Rahmen des Ablage- u. Registraturwesens gespeichert und abgelegt wurde. Dieses geschieht teilweise freiwillig, teilweise aufgrund von gesetzlichen Vorgaben.

So schreibt z. B. § 50 Abs. 1 BRAO vor:

„ Der Anwalt muss durch Anlegung von Handakten ein geordnetes Bild über die von ihm entfaltete Tätigkeit geben können“

Zwar ist zwischenzeitlich anerkannt, dass diese geforderte Handakte auch elektronisch geführt werden kann, also nicht unbedingt in Papierform geführt werden muss,  jedoch wird es wohl noch einige Jahre dauern, bis sich diese Erkenntnis in den Kanzleien umsetzen lässt.

Also müssen wir uns nach wie vor um die Papier-Ablage kümmern.

Bei der Auswahl der Registraturart sollten vorab die Fragen geklärt werden

  • Wie viel Raum wird verbraucht?
  • Wie viel Zeit benötigt man für die Handhabung?
  • Welche organisatorischen Unterscheidungsmerkmale stehen zur Verfügung?
  • Welche Kosten entstehen für die Anschaffung?

Wir wollen daher nachfolgend erst einmal auf die Ablagearten eingehen:

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