Alle gegen die E-Mail-Flut

Und wieder “jagen wir eine Sau durchs Dorf”

War es früher das Telefon, so ist jetzt die E-Mail der schlimmste Feind des heutigen Mitarbeiters.

Unter http://www.welt.de/112426342 befasst sich wiederum das wohl renommierte Blatt “Die Welt” am 12.01.2013 mit dieser Thematik und titelt: “Deutsche Firmen entdecken Alternative zur E-Mail”.
Macht man sich allerdings die Mühe, den Artikel zu lesen, stellt man schnell fest, dass dieser an dem französischen IT-Dienstleister ATOS http://de.atos.net/de-de/ festgezurrt ist, einem Unternehmen, welches Geschäftslösungen gerade in diesem Bereich anbietet. Also doch nichts weiter, als versteckte Werbung?

Nein, so einfach sollte man die Problematik der täglich E-Mail-Flut nicht abhandeln.
Ob es nun Sinn macht, wie Daimler den Mitarbeitern während des Urlaubs die Möglichkeit der Löschung eingehender E-Mails einzuräumen http://www.heise.de/ix/meldung/Daimler-kaempft-gegen-die-E-Mail-Flut-nach-dem-Urlaub-1756988.html, oder wie VW eine E-Mail-Weiterleitung nach 18:15 Uhr auf das Firmenblackberry zu unterbinden, oder die Kommunikation über Social Software http://christinck.de/2013/01/wider-die-e-mail-flut/ abgewickelt wird, mag ich einmal dahin gestellt sein lassen.
Wichtiger ist es m. E. im Rahmen einer E-Mail-Policy in einem Unternehmen Rahmenbedingungen für interne E-Mails festzulegen, die von jedem Mitarbeiter zu beachten sind.
Dabei handelt es sich um die einfachsten Regeln:

  • Vor Versendung einer internen E-Mail ist zu prüfen, ob es sich um das richtige Kommunikationsmittel handelt. Bei Fragen, die längere Diskussion zwischen zwei oder mehreren Personen auslösen, ist der persönliche Kontakt vorzuziehen.
  • Jede E-Mail hat einen aussagefähigen Betreff zu enthalten, damit auf einfachem Weg die Kommunikation bezüglich dieses Themas automatisch nachvollzogen werden kann und der Empfänger bereits aus dem Betreff erkennen kann, um welche Thematik mit welcher Wichtigkeit und Eilbedürftigkeit es sich handelt.
  • Als Empfänger sind nur die Personen anzugeben, die tatsächlich mit der Thematik befasst sind. CC: oder BC: sollte nur in den wenigsten Fällen Anwendung finden.
  • Die E-Mail hat den gesamten Sachverhalt zu enthalten, so dass Nachträge, Rückfragen, Erklärungen etc.  die Ausnahme sind.
  • Bei erarbeiteten Ergebnissen (auch gerne als Fazit benannt) haben diese am Anfang der E-Mail zu stehen. Der sie tragende Sachverhalt hat danach zu stehen, so dass der Empfänger nicht unbedingt sich mit dem gesamten Sachverhalt auseinander setzen muss.
  • Die vielfach feststellbaren “Dankes-E-Mail” nach Erledigung einer Aufgabe oder dem Eingang einer E-Mail sollten der Vergangenheit angehören.
  • Sogenannte Rund-Mails, wie z. B. “wo ist meine Tasse”, oder “habe noch eine Theaterkarte zu vergeben” sind zu unterlassen.
  • Bei der Antwort auf eine E-Mail, die an mehrere Empfänger gerichtet ist, ist stetes zu prüfen, ob die Antwort an alle Personen erfolgen muss, oder aber ausschließlich an den Absender.

Die Beachtung dieser wenigen Regeln ist geeignet, 20-40% der internen E-Mail-Flut zu verhindern.

Die Verlagerung des internen Kommunikationsverhaltens von E-Mail auf Social Network wird nicht zu einer Verringerung der Kommunikationsflut führen können. Statt zielgerichtet eingehende E-Mails zu lesen, wird sich der Mitarbeiter dann zukünftig halt im Social Network aufhalten um nachzuschauen, ob ihn betreffende Informationen vorliegen.
Der oft diskutierte Vorschlag, einen Alert für neue Informationen einzurichten führt letztendlich wiederum zu einer Benachrichtigung. Wo also soll dort der Vorteil liegen?

Und dann noch etwas zum abendlichen Abschalten des E-Mail-Accounts. Es stellt sich die Frage, ob wir mit mündigen Mitarbeitern arbeiten, oder aber diese vor sich selbst geschützt werden müssen. Jeder Mitarbeiter sollte wohl in der Lage sein selbst entscheiden zu können, ob er sich auch außerhalb seiner “Arbeitszeit” über eingehende E-Mails informieren möchte oder nicht.