Budgetierung in der Anwaltskanzlei

Ebenso, wie eine Kanzlei zu ihrer wirtschaftlichen Absicherung ein Leistungsziel definieren sollte, müssen auch die Kosten geplant werden, die höchstens entstehen dürfen. Der Gesamtheit dieser Planung, also

  • Leistung und
  • Kosten

dient die Budgetierung.

 

Budgetierungsphase

Tatsächlich wird ein Budget innerhalb der Planungzeit aus einer Vielzahl von Einzelbudgets bestehen, die nach Abschluß der Budgetplanung und Budgetverhandlung zu einem Gesamtbudget zusammengeführt werden.

An der Erstellung des Budgets sollen die Verantwortlichen der Einzelbereiche beteiligt sein, also in unserem zu behandelnden Fall auch die Person, die für den Einkauf zuständig ist. Dieses dient insbesondere dazu, eine Identifizierung des Verantwortlichen mit den Budgetvorgaben zu erreichen.

 

Das „flexible Budget”

Vielfach wird eine Budget als absolute Größe für die Vorgabe von Leistung und Kosten betrachtet. Das mag im Einzelfall richtig sein, nicht jedoch in den Fällen, in denen die Kosten im erheblichen Umfang von dem Beschäftigungsgrad innerhalb des Einzelbereichs abhängen. Hier muß der Grundsatz der flexiblen Budgetierung angewendet werden können, d. h. es muß eine Umrechnung der Vorgabewerte auf den gesteigerten Beschäftigungsgrad möglich und zulässig sein.

Dieses wird verständlich, wenn innerhalb der Budgetierungphase der Kanzleiinhaber von einem Personalzuwachs von zwei Kräften ausgegangen ist, anstelle dieser vorgesehenen Zuwachszahl jedoch drei Personen neu eingestellt werden. Bereits im Einkauf der Investitionsgüter paßt ein fixes Budget dann nicht mehr.

Wichtig ist, daß das Budget diese von dem Grad der Beschäftigung abhängigen Kosten als solche ausweist, so daß ohne weiteres eine Umrechnung erfolgen kann. So würde z. B. ein Budget auf der Annahme des Personalzuwachses um zwei Personen erstellt, jedoch eine alternative Ausweisung für drei Personen vorgenommen werden.

 

Budgetperiode

Daneben ist die Wahl der Budgetperiode, also ob jährlich oder unterjährig, weniger von Bedeutung. In einer Anwaltskanzlei wird das Budget für das Geschäftsjahr, welches überwiegend mit dem Kalenderjahr identisch ist, angebracht sein. Allerdings sollte nicht, wie es leider nach wie vor geschieht, eine Aufteilung auf Monate oder Quartale dergestalt erfolgen, daß das Jahresbudget einfach durch zwölf oder vier dividiert wird. Vielmehr sind die auch in einer Anwaltskanzlei saisonbedingten Schwankungen bei der Aufteilung zu berücksichtigen. Gleiches ist der Fall, wenn Investitionen budgetiert werden. Diese fallen üblicherweise auch nicht unterjährig gleichmäßig an, sondern überwiegend planmäßig, so daß eine Berücksichtigung zu dem entsprechenden unterjährigen Zeitpunkt zu erfolgen hat. Die saisonbedingten Schwankungen lassen sich leicht durch eine Analyse der Vorjahre feststellen. Wird dieses nicht berücksichtigt, dann ist eine ordnungsgemäße Nachverfolgung oder ein sauberes Controlling unterjährig kaum durchzuführen.

 

Budget ist keine Fortschreibung

Bei Beratungsgesprächen wird immer wieder festgestellt, daß die Budgetierung als reines Fortschreiben von Vorjahreswerten vorgenommen wird. Gerade im Gemeinkostenbereich, in den überwiegend die Einkaufskosten fließen, ist dieses jedoch der falsche Ansatz. Hier ist jeder Kostenansatz erst einmal in Frage zu stellen. Man spricht hier auch von einem sogenannten „Zero Base Budgeting”. Alles andere würde zu dem aus den öffentlichen Haushalten bekannten „Etat” führen, den es zusätzlich grundsätzlich auszuschöpfen gilt, damit der Folgeetat zumindest in gleicher Höhe zur Verfügung steht, einer also für ein privatwirtschaftliches Unternehmen auf Dauer verheerenden Kostenspirale.

Ein Gedanke zu „Budgetierung in der Anwaltskanzlei“

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