Der Begriff “Seiri” wird mit “Ordnung schaffen” oder “Trennung des Notwendigen von dem Nichtnotwendigen” gleichgestellt.

In der Arbeitspsychologie werden die Begriffe

• Leertischler
• Volltischler

verwendet.

Die Unterscheidung liegt darin, dass der “Volltischler” sich dadurch auszeichnet, dass er sich nur dann ausgesprochen wohlfühlt, wenn er vor einem übervollen Schreitisch sitzt, während der “Leertischler” genau den Vorgang auf dem Schreibtisch liegen hat, den er zur Zeit bearbeitet. Sie werden in Ihrer Kanzlei wahrscheinlich beide Arbeitstypen vertreten haben.
Oftmals besteht im Hinblick auf den “Leertischler” das Vorurteil, dass dieser nichts zu tun habe. Nun, das ist nicht der Fall. Er kann nur besser organisieren, als der Volltischler, hat seine Ablage im Griff und vergeudet nicht Zeit damit, Dinge mehrfach in die Hand zu nehmen oder Dinge aus dem auf dem Schreibtisch liegenden Wust von Papier suchen zu müssen, wie wir es von dem “Volltischler” kennen.

Sicherlich werden Sie auch schon das eine oder andere Organisationsseminar besucht, im Ansatz die Umsetzung des Zeitmanagements durchgeführt haben um dann jedoch in den alten Trott zurück zu fallen. Lassen Sie sich nicht entmutigen. Lassen Sie uns einfach neu beginnen.

1. Schauen Sie sich Ihren gesamten Arbeitsplatz, also Schreibtisch, Unterschrank, Regale, Aktenschränke Schritt für Schritt an. Nehmen Sie alle Papiere, die nicht abgeheftet, sondern nur lose herumliegen und legen Sie diese auf einen Stapel.
2. Nehmen Sie sich einen Behälter (Karton oder Papierkorb) und legen Sie in diesen alles vorgefundene Büromaterial, bis auf die Dinge, die Sie wirklich benötigen, wie z. B. einen Locher, einen Klammerer, einen Kugelschreiber oder Bleistift etc.. Alles was über die Mindestanfordernung hinausgeht, gehört in den Behälter, den Sie nach dieser Sammelaktion dem für das Büromaterial zuständigen Mitarbeiter zur weiteren Verwendung geben.
3. Arbeiten Sie den Papierstapel (s. 1.) durch. Alles was nicht zu einem Mandat gehört oder aus steuerlichen Gründen aufgehoben werden muss prüfen Sie darauf hin, ob sie es benötigen oder unbedingt behalten wollen, ansonsten gehört es in den Papierkorb. Es ist unsinnig etwas nur deswegen aufzuheben, weil nicht bekannt ist, ob sie es in naher Zukunft noch einmal benötigen wird. Der verbleibende und aufzubewahrende Rest gehört abgelegt.
4. Prüfen Sie Ihre Ablage darauf hin, ob Sie diese täglich, wöchentlich oder in noch größeren Abständen benötigen. Alles was nicht täglich benötigt wird, gehört nicht in die Nähe des Schreibtisches, d. h. Ablage, die Sie nur einmal wöchtlich benötigen, gehört in den Aktenschrank oder das Aktenregal, Ablage, die einmal im Quartal benötigt wird, ins Archiv. 

So, das wäre schon einmal der Anfang.

Der nächste Beitrag wird sich mit Seiton (Jeder Gegenstand an seinem Platz) befassen.

Wird fortgesetzt

Im Kaizen kennen wir unter anderem die sogenannte 5-S-Vorgabe. Hierunter wird verstanden:

• Seiri (Das Notwendige vom Nichtnotwendigen unterscheiden und das Nichtnotwendige entfernen
• Seiton (Jeden Gegenstand am richtigen Platz aufbewahren, schnelle Zugriffe, kurze Suchzeiten)
• Seiso (Sauberhalten der Arbeitsumgebung)
• Seiketsu (Schaffen von Standards, z. B. standardisierte Arbeitsabläufe etc.)
• Shitsuke (Selbstdisziplin am Arbeitsplatz, d. h. Nachhalten der Standards, Einhaltung der Vorgaben)

Nun dieses alles hört sich natürlich recht ungewohnt für uns an, ist jedoch die Grundlage für die Erreichung der Ziele durch Kaizen, wobei die Kundenzufriedenheit im Vordergrund steht.

Ich möchte in den nächsten Beiträgen versuchen, Ihnen die einzelnen Punkte nahezubringen. Erwarten Sie aber bitte keine wissenschaftlichen Darlegungen. Ich kann Ihnen nur ”aus der Praxis für die Praxis” bieten.

Wird fortgesetzt

Es wundert nicht, dass sich dieses Streben nach stetiger Verbesserung nicht nur auf das Arbeitssystem, sondern insbesondere auch auf Wissen, Kenntnisse und Erfahrungen der Mitarbeiter bezieht.
Was ursprünglich nur im Produktionsbereich (Toyota) seinen Ursprung fand, kann ebenso, wenn auch ein wenig abgewandelt, auf den Officebereich angewendet werden und führt auch dort zu recht interessanten Ergebnissen.

Sicherlich erfordert die Abkehr von einer reinen Ergebnisorientierung hin zu einer Prozessorientierung ein Umdenken aller Beteiligter, sie kann jedoch - konsequent und nachhaltig durchgeführt - zu einem zukünftig hohen Zufriedenheitsgrad, einer damit verbundenen Steigerung der Motivation der Mitarbeiter und letztendlich des Betriebsergebnisses führen.

Sicherlich werden Sie jetzt einwenden, dass dieses ja nicht neu sei, denn schließlich vertrete KVP - kontinuierlicher Verpesserungsprozess - die gleichen Ziele. Da stimme ich Ihnen natürlich zu. Welchen Weg Sie wählen, ist gleichgültig. Wichtig ist nur, dass Sie einen Weg wählen.

Kaizen ist der Weg der Evolution nicht der der Revolution, wie Leipek / Bieber (Effizienz im Büro mit Kaizen-Methoden) so schön ausführen.

Einen ersten Schritt möchte ich mit Ihnen gemeinsam gehen. Er soll Sie für das Thema sensibilisieren, mehr nicht.

Wird fortgesetzt

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Finanzierung.

Sicherlich können hier keine allgemeingültigen Vorschläge gemacht werden. Grundlage jeder Entscheidung sollte jedoch erst einmal der Barpreis sein. Alsdann ist festzustellen, welcher Zinsverlust über die gesamte Nutzungsdauer des Investitionsgutes unter Berücksichtigung der Abschreibung entsteht. Anhand des Ergebnisses sind alsdann Alternativfinanzierungsmethoden zu prüfen, wie

• Kredit,
• Leasing und
• Miete

Das wäre der wirtschaftliche Teil.

Nicht zu unterschätzen ist jedoch die Tatsache, daß die Anmietung eines Investitionsgutes im Gegensatz zu den anderen Finanzierungsarten von Vorteil sein kann. Dieses insbesondere im Hinblick auf, wie ich feststellen konnte, besseren Support, aber auch auf die Möglichkeit des Austausches gegen ein Gerät moderner Bauart im Rahmen des bestehenden Mietvertrages.

Lagervorhaltung

Ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor ist die Lagerhaltung oder auch Bevorratung genannt. Nicht nur, daß die Lagerfläche Miete kostet, die Bevorratung Liquidität und die Pflege des Bestandes Personalkosten, nein auch die Verderblichkeit der bevorrateten Waren ist zu berücksichtigen. Viele Artikel, angefangen bei den Briefumschlägen, haben nur ein begrenzte Nutzbarkeitsdauer. Sie werden das evtl. schon bei eingehender Post festgestellt haben, wo mangels Selbst-Klebemöglichkeit der Umschlag mit Klebeband zugeklebt wurde. Dieses ist ein Zeichen für fehlerhafte Bevorratung oder fehlerhafte Lagerhaltung. Aber auch so teure Artikel, wie Toner für Fotokopierer und Laserdrucker, haben nur eine begrenzte Haltbarkeitsdauer.

Innerhalb der Warenwirtschaft spricht man von einem Warenumschlag, d. h. davon, wie lange es dauert, einen bestimmten Artikel nicht nur in das Lager herein, sondern planmäßig auch wieder herauszubekommen. Lange Lagerzeiten können bei der Weinherstellung sinnvoll sein, nicht jedoch bei der Lagerhaltung von Verbrauchsmaterial. Es ist also Sache des Einkäufers darauf zu achten, daß nur der jeweils bis zur nächsten Lieferung notwendige Bedarf vorhanden ist.

Einfach läßt sich das durch ein Warenwirtschaftsprogramm gestalten. Die hierfür entstehenden Kosten können sich unter Umständen recht schnell amortisieren. Dabei geht es darum, Erkenntnisse über

• Lagermenge,
• Warenverbrauch und
• Bestellmenge

auf einfachstem Weg zu erhalten. Solche Programme sind heute von namhaften Softwareanbietern für bereits unter 200,00 Euro zu erhalten. Sämtliche Stammdaten der Lieferanten, einschließlich Bestell-Nr., Bestellpreis, Lieferfristen und Bezeichnung der Artikel können in einer Datenbank aufgenommen werden. Hauptentlastung ist jedoch, daß eine Mindestlagermenge eingegeben werden kann, die bei Unterschreitung eine automatische Bestellung auslösen kann. Sicherlich wird es bei der Frage, ob ein solches Programm sinnvoll ist, auch immer auf die Größe der Kanzlei ankommen. Dieses muß der Kanzleiinhaber entscheiden.

Es gibt aber auch eine einfache Möglichkeit über KanBan-Kärtchen (s. Artikel Materialwirtschaft)

Outsourcing

Erst in der jüngeren Vergangenheit ist dieser Begriff geprägt worden. Gerade für größere Kanzleien sollte überlegt werden, den Einkauf bzw. Teile des Einkaufes nach außen zu geben. Das Einsparpotential kann enorm sein. Interne Kräfte werden entlastet, Kompetenz, Marktkenntnisse und die Möglichkeit der Einkaufsbündelung genutzt. Dieses alles bedarf jedoch einer umfassenden Überprüfung und entsprechender Organisation der Materialanforderungen.

Bitte winken Sie jetzt nicht ab. Was die Industrie für den Einkauf schon lange erkannt hat, wird zukünftig auch bei den sogenannten Dienstleistern zur Selbstverständlichkeit gehören.

Während es erheblichen Aufwand und Einsatz des Kanzleiinhabers bedeutet, den Umsatz der Kanzlei zu halten oder zu steigern, ist es doch relativ einfach, den Gewinn dadurch zu steigern, daß Kosten auf das unvermeidliche Maß gesenkt werden.

Der Artikel sollte bewirken, Sie für die Frage des “Einkaufs” in der Anwaltskanzlei zu sensibilisieren. Viele Dinge wurden nur angeschnitten, einige nicht betrachtet. Die richtige Strategie entscheidet sich an den Bedürfnissen der jeweiligen Kanzlei und die festzustellen ist “am grünen Tisch” nicht möglich.

Nachdem der Bedarf und die Spezifikation festgelegt wurden, ist der Bedarfszeitpunkt und Bedarfszeitraum als weitere Bezugsgröße festzustellen. Auch diese haben einen nicht unerheblichen Einfluß auf die Preisgestaltung.

Bei Verbrauchsgütern ist zwischen

• Verbrauchsgütern mit sofortigem und
• Verbrauchsgütern mit späterem Verbrauch

zu unterscheiden.

Als Verbrauchsgüter mit sofortigem Verbrauch sind die zu verstehen, bei denen Erwerbs- u. Verbrauchszeitpunkt identisch sind. Wir kennen dieses insbesondere im Hinblick auf Stromlieferungsverträge und bei Dienstleitungen bei den  Telekommunikationsverträgen.

Es ist also festzustellen,

• welche Menge von einem Produkt oder einer Dienstleistung
• zu welchem Zeitpunkt
• oder in welchem Zeitraum

benötigt wird. Auch diese Planung sollte ausschließlich auf eine feststellbare Notwendigkeit abgestellt sein und nicht auf eine Bevorratung.

Preisfindung

Erst wenn alle die obigen Kriterien erarbeitet wurden, können Maßnahmen zur Preisfindung eingeleitet werden.

Eine Preisfindung sollte im Rahmen einer Ausschreibung stattfinden. Lassen Sie sich von diesem Begriff nicht verunsichern. Auch die kleine Kanzlei ist in der Lage, nachdem die obigen Kriterien erarbeitet wurden, eine Ausschreibung mit dem Erfolg einer günstigeren Preisgestaltung durchzuführen.

Ausschreibung

Die Ausschreibung sollten Sie breit fächern. Geben Sie den örtlichen Lieferanten ebenso die Möglichkeit, ein Angebot abzugeben, wie auch den bekannten großen Lieferanten, wobei es sich von selbst versteht, daß Mandanten grundsätzlich als Lieferanten ausscheiden. Bedenken Sie, daß Sie bei Streitigkeiten mit einem solchen Lieferanten auch einen Mandanten verlieren würden..

In dieser Ausschreibung sind anzugeben

• Bezeichnung des zu erwerbenden Produkts,
• Qualität (also Spezifikation),
• Menge bezogen auf den Zeitraum (Jahresbedarf),
• Zeitpunkt des Abrufs und
• Menge des jeweiligen Abrufs.

Es sollten auch Fragen nach

• Lieferfähigkeit,
• Verfügbarkeit und
• Service

gestellt werden.

Weiterhin sind die Lieferbedingungen also „frei Haus” oder „frei Verwendungsstelle” zu spezifizieren. Nichts ist frustrierender, als im Eingangsbereich vor eine Palette mit 100.000 Blatt Fotokopierpapier zu stehen und der Lieferant verweist auf die vereinbarte Bedingung „Frei Haus”. Es bleibt dann Ihnen und Ihren Mitarbeitern überlassen, die Verteilung z. B. auf die einzelnen Stockwerke oder in den Keller vorzunehmen.

Nur wenn Sie alle die vorstehenden Angaben in einer Ausschreibung machen, geben Sie dem Anbieter die Möglichkeit, ein ehrliches Angebot zu unterbreiten.

Bedenken Sie dabei, daß der Anbieter überwiegend als Einzelhändler tätig wird, d. h. entweder vom Großhändler oder seltener Hersteller einkaufen muß. Wenn er aufgrund der Angaben in der Ausschreibung in der Lage ist, seine Mengen und Abrufmengen zu bestimmen, erhält er einen besseren Preis, der wiederum teilweise an Sie weitergegeben werden kann. Der Lieferant wird nur dann, wenn er gewiss sein kann, keine hohen Vorfinanzierungszinsen zu zahlen und keine langen Zwischenlagerungen vornehmen zu müssen, ein für beide Seiten akzeptables Angebot unterbreiten können.

Sobald die Angebote vollständig vorliegen, sollten Sie diese auswerten. Neben den Angebotspreisen sollten Sie auch die Antworten zu den oben gestellten Fragen berücksichtigen. Es kann letztendlich preiswerter sein, den Zuschlag einem Lieferanten zu erteilen, der preislich im Mittelfeld liegt, wenn auf der anderen Seite durch die Lieferfähigkeit und Verfügbarkeit eine eigene teure Lagerhaltung und hierdurch bedingte Bindung der Liquidität weitgehendst vermieden werden kann.

Alsdann sollte in die Verhandlungen zur Ermittlung der Endpreise eingetreten werden. Auch hier geht es wiederum nicht darum, den letzten Pfennig aus dem Lieferanten „herauszupressen”, sondern darum, einen für beide Seiten akzeptablen Preis auszuhandeln.

Nicht der Einzelartikel steht im Vordergrund, sondern der Warenkorb, d. h. also die Gesamtheit der zu beziehenden Artikel.

Was für die Verbrauchs- u. Investitionsgüter gilt, findet auch Anwendung bei den Dienstleistungen. Die Bündelung z. B. des gesamten Reiseaufkommens kann zu erheblichen Preisnachlässen führen. Auch eine Beratung des Reisebüros nimmt bei der Buchung des gesamten Reiseaufkommens erheblich zu. So werden Sondertarife mitgeteilt, Tickets geliefert, Hotels gebucht und vieles mehr, was sonst Personalzeiten bindet.

Marktbeobachtung

Das der Markt auch nach den Verhandlungen beobachtet werden sollte, ist selbstverständlich. Es stellt sich lediglich die Frage nach dem dafür zu betreibenden Aufwand.

Sicherlich wird es immer wieder vorkommen, daß z. B. die Haftnotizen durch einen andern Händler preiswerter angeboten werden als durch den eigenen. Überwiegend sind dieses aber nur Sonderaktionen. Wichtiger ist es schon, bei höherpreisigen Artikeln den Markt aufmerksam zu beobachten. Dieses gilt insbesondere bei solchen Artikeln, die von Währungsschwankungen abhängig sind, wie z. B.

• Papier und
• Toner für Drucker und Fotokopierer

etc..

Wenn Grundlage bei den vorherigen Verhandlungen ein hoher Dollarkurs war, sollte bei einer Veränderung des Kurses über eine Nachverhandlung nachgedacht werden.

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• Leistung und
• Kosten

dient die Budgetierung.

Budgetierungsphase

Tatsächlich wird ein Budget innerhalb der Planungzeit aus einer Vielzahl von Einzelbudgets bestehen, die nach Abschluß der Budgetplanung und Budgetverhandlung zu einem Gesamtbudget zusammengeführt werden.

An der Erstellung des Budgets sollen die Verantwortlichen der Einzelbereiche beteiligt sein, also in unserem zu behandelnden Fall auch die Person, die für den Einkauf zuständig ist. Dieses dient insbesondere dazu, eine Identifizierung des Verantwortlichen mit den Budgetvorgaben zu erreichen.

Das „flexible Budget”

Vielfach wird eine Budget als absolute Größe für die Vorgabe von Leistung und Kosten betrachtet. Das mag im Einzelfall richtig sein, nicht jedoch in den Fällen, in denen die Kosten im erheblichen Umfang von dem Beschäftigungsgrad innerhalb des Einzelbereichs abhängen. Hier muß der Grundsatz der flexiblen Budgetierung angewendet werden können, d. h. es muß eine Umrechnung der Vorgabewerte auf den gesteigerten Beschäftigungsgrad möglich und zulässig sein.

Dieses wird verständlich, wenn innerhalb der Budgetierungphase der Kanzleiinhaber von einem Personalzuwachs von zwei Kräften ausgegangen ist, anstelle dieser vorgesehenen Zuwachszahl jedoch drei Personen neu eingestellt werden. Bereits im Einkauf der Investitionsgüter paßt ein fixes Budget dann nicht mehr.

Wichtig ist, daß das Budget diese von dem Grad der Beschäftigung abhängigen Kosten als solche ausweist, so daß ohne weiteres eine Umrechnung erfolgen kann. So würde z. B. ein Budget auf der Annahme des Personalzuwachses um zwei Personen erstellt, jedoch eine alternative Ausweisung für drei Personen vorgenommen werden.

Budgetperiode

Daneben ist die Wahl der Budgetperiode, also ob jährlich oder unterjährig, weniger von Bedeutung. In einer Anwaltskanzlei wird das Budget für das Geschäftsjahr, welches überwiegend mit dem Kalenderjahr identisch ist, angebracht sein. Allerdings sollte nicht, wie es leider nach wie vor geschieht, eine Aufteilung auf Monate oder Quartale dergestalt erfolgen, daß das Jahresbudget einfach durch zwölf oder vier dividiert wird. Vielmehr sind die auch in einer Anwaltskanzlei saisonbedingten Schwankungen bei der Aufteilung zu berücksichtigen. Gleiches ist der Fall, wenn Investitionen budgetiert werden. Diese fallen üblicherweise auch nicht unterjährig gleichmäßig an, sondern überwiegend planmäßig, so daß eine Berücksichtigung zu dem entsprechenden unterjährigen Zeitpunkt zu erfolgen hat. Die saisonbedingten Schwankungen lassen sich leicht durch eine Analyse der Vorjahre feststellen. Wird dieses nicht berücksichtigt, dann ist eine ordnungsgemäße Nachverfolgung oder ein sauberes Controlling unterjährig kaum durchzuführen.

Budget ist keine Fortschreibung

Bei Beratungsgesprächen wird immer wieder festgestellt, daß die Budgetierung als reines Fortschreiben von Vorjahreswerten vorgenommen wird. Gerade im Gemeinkostenbereich, in den überwiegend die Einkaufskosten fließen, ist dieses jedoch der falsche Ansatz. Hier ist jeder Kostenansatz erst einmal in Frage zu stellen. Man spricht hier auch von einem sogenannten „Zero Base Budgeting”. Alles andere würde zu dem aus den öffentlichen Haushalten bekannten „Etat” führen, den es zusätzlich grundsätzlich auszuschöpfen gilt, damit der Folgeetat zumindest in gleicher Höhe zur Verfügung steht, einer also für ein privatwirtschaftliches Unternehmen auf Dauer verheerenden Kostenspirale.

Ein einfacher Weg weist Kaizen auf:

• Verwenden Sie sogenannte KanBan-Kärtchen, z. B. die üblichen Karteikärtchen DIN A6
• Jeder Artikel, also z. B. Ordner, Kopierpapier etc. erhält ein eigenes Kärtchen. Hierauf verzeichnet sind
  - Lieferant mit allen Kontaktdaten
  - Bestell-Nr.
  - Mindestbestellmenge
• Für jeden Artikel wird eine Mindestlagermenge festgeschrieben (z. B. 200 Briefumschläge)
• Auf diese Mindestlagermenge wird nun das Kärtchen für diesen Artikel gelegt und darauf die über die Mindestlagermenge hinausgehenden Vorräte
• Sobald Vorräte entnommen werden und die Mindeslagermenge erreicht wird, ist dieses an dem oben liegenden Kärtchen zu erkennen, welches in einen dafür vorgesehenen Korb gelegt wird
• An einem festen Wochentag (z. B. Freitag) wird anhand der Kärtchen, auf denen sämtliche notwendigen Angaben stehen, das fehlende Büromaterial bestellt.

Bei dieser Art der Materialverwaltung gehören Engpässe garantiert der Vergangenheit an.

Übrigens, was Kaizen bedeutet, wie es in der Anwaltspraxis helfen kann, können Sie in den nächsten Tagen an dieser Stelle lesen.

Aber ist das der richtige Weg? Kommt es wirklich darauf an, ob beim Einkauf der kleinen gelben Klebezettel 0,10 € gespart werden, oder zählt nicht vielmehr der Warenkorb aufs Jahr gerechnet (und zwar einschl. des Personalaufwands für den Einkauf)?

Ein schlauer Mann sagte einmal: “Du wirst nicht reicht durch das was Du sparst, sondern durch das, was Du nicht ausgibst”.

Gehen wird das Thema “Einkauf” doch einmal mit System an:

Die Menge der im Planungsjahr zu verbrauchenden Materialien kann nicht von der Menge des Vorjahres abgeleitet werden. Viele Faktoren können zu einer Erhöhung, aber auch zu einer Verringerung des Verbrauchs führen.

Verbrauchsmenge

Vielfach ist nicht der Preis der Kostenfaktor, sondern die Verbrauchsmenge. Bei einer Vielzahl von „einzukaufenden” Verbrauchsgütern kann eine Einwirkung auf den Preis durch den Einkäufer nicht erfolgen. Denken Sie hier zum Beispiel nur an das Porto. Aber der Verbrauch der Portomenge kann in Frage gestellt und durch Anpassung der Organisation verringert werden.

Warensortiment

Zur Disposition steht aber nicht nur die Menge der einzelnen Verbrauchsgüter sondern auch die Vielfalt, also das vorgehaltene Warensortiment. Es dürfte einleuchtend sein, daß der Erwerb von vier verschiedenen Kugelschreiberarten zu höheren Kosten führen muß, also der Einkauf der gleichen Menge von einer Kugelschreiberart, da Rabatte aufgrund der geteilten Menge evtl. nicht erzielt werden können, wobei der Spareffekt noch höher wird, wenn die Menge selbst wiederum in Frage gestellt wird. Gleiches gilt für alle Verbrauchsgüter.

Bitte verstehen Sie das richtig. Es geht nicht darum zu sparen, egal was es kostet, sondern um eine Verringerung der Kosten auf das ausschließlich notwendige Maß. Erst dann, wenn nach eingehender Untersuchung des Bedarfs die Menge feststeht, können die entsprechenden Kosten in das Budget einfließen.

Investitionsgüter

Was für Verbrauchsgüter gilt, gilt selbstverständlich auch für Investitionsgüter, wobei  als Investitionsgüter alle die Güter bezeichnet werden, die nicht als reine Verbrauchsgüter einzuordnen sind. Auch hier ist die Notwendigkeit in Frage zu stellen. Es ist nicht sinnvoll, einen vorhanden Computerarbeitsplatz nur deswegen auszutauschen, weil die Leistung der neuen Generation sich erheblich erhöht hat. Es ist vorab die Frage zu stellen, ob diese erhöhe Leistung für die Bewältigung der Arbeit an diesem Computerarbeitsplatz überhaupt benötigt wird.

Gleiches gilt für die von einigen EDV-Abteilungen größerer Kanzleien beliebten Updates von Software. Auch hier hat die Frage im Vordergrund zu stehen, ob die neuen Möglichkeiten der Software für die täglich Arbeit benötigt werden. Vielfach ziehen nicht notwendige Software-Updates erhebliche Investitionen in der Hardware nach sich, die vermieden oder zumindest auf ein späteres Geschäftsjahr verschoben werden könnten, von dem kostenintensiven Schulungsbedarf solcher nicht notwendiger Maßnahmen einmal ganz abgesehen.

Technische Spezifikation

Ein weiterer Kostenfaktor sind technische Ausstattungen der Investitionsgüter. Jeder Anbieter wird versuchen, das optimale Produkt zu verkaufen, wenn schon nicht optimal für den Käufer dann jedoch preisgestaltungsmäßig für den Verkäufer. Das ist seine Aufgabe und kann ihm niemand verdenken. Es muß jedoch Sache des Einkäufers sein, mit den Bereichen, die mit dem eingekauften Produkt arbeiten sollen, technische Spezifikationen zu erarbeiten. Niemand käme auf den Gedanken, einen Farb-Fotokopierer zu kaufen, wenn Farbkopien nicht benötigt werden. Wenn es jedoch zum Beispiel um die Anschaffung von Telefonanlagen etc. geht, wird in den seltensten Fällen eine technische Spezifikation erarbeitet, also zum Beispiel

• wird eine Voice-Mail-Box benötigt,
• wird ein Link benötigt (ermöglicht die Anbindung an ein vorhandenes PC-Netz für automatische Wahl und Buchung der Telefongebühren)

und vieles mehr. Leistungen, die nicht benötigt werden, verteuern unnötig das Produkt, unabhängig davon, ob dieses gekauft, gemietet oder geleast wird. Nicht vorhandene, aber benötigte Leistungen führen zu teilweise erheblichen Folgekosten.

Was für Investitionsgüter gilt, gilt selbstverständlich auch für Verbrauchsgüter. Auch hier stellt sich die Frage, ob es dann ein 100 g/m² - Papier sein muß und es nicht ein 80 g/m² -Papier auch tut. So können eine Vielzahl von Artikel hinterfragt werden.

Wichtig für das weitere Vorgehen ist auf jeden Fall, daß sowohl bei Investitionsgütern als auch Verbrauchsgütern eine eindeutige Spezifikation durch den Einkäufer oder den Kanzleiinhaber vorgenommen wird.

Dienstleistung

Der Einkauf von Dienstleistungen unterliegt ebenfalls diesen Überlegungen. Ob es sich nun

• um Reisen
• Übersetzungen
• Reparaturen
• Beratungen

oder sonstige Dienstleistungen handelt, grundsätzlich ist die Frage nach dem Bedarf und dem Umfang zu stellen und die Anforderungen eindeutig zu spezifizieren.

Wird fortgesetzt

Vielfach wird die Frage gestellt, welche Anwaltssoftware sei die beste auf dem Markt? Das Erstaunen ist groß, wenn die Antwort lautet: “Das kommt auf Ihre Anforderungen an”.

Tja, welche Anforderungen sollte man an eine Anwaltssoftware stellen? Wo sollte man die Schwerpunkte suchen?

Eine kleine Einführung werden Sie auf dieser Seite erhalten.

Anforderungen an ein Anwaltsprogramm

Von entscheidender Bedeutung ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Beziehen Sie bei der Auswahl Ihre Mitarbeiter in die Entscheidungsfindung ein! Eine gemeinsam getroffene Entscheidung hilft, die Probleme und Schwierigkeiten, die immer auftreten werden, gemeinsam zu bewältigen.

Auch an dieser Stelle soll lediglich eine Sensibilisierung für die Schwerpunkte bei der Auswahl einer Anwaltssoftware stattfinden. Sie werden als Rechtsfachwirt bei der Entscheidungsfindung beteiligt sein, so dass ein gewisses Grundwissen notwendig ist.

Adressverwaltung

Dreh- u. Angelpunkt einer Anwaltssoftware ist die Adressverwaltung. Hier sollten alle Angaben zur Person gemacht werden können, die bei späterer Bearbeitung zur Verfügung stehen müssen.

Wichtig ist dabei, dass die Angaben nicht direkt insgesamt bei Anlage der Adresse gemacht werden müssen, sondern auch nachträglich hinzugefügt werden können.

Wünschenswert wäre es, wenn die Anbieter Eingabemasken zur Verfügung stellen würden, die je nach Art der Person, also natürliche oder juristische Person entsprechende Felder enthalten würden. Es macht wenig Sinn, bei der Eingabe einer juristischen Person das Feld „Vorname” anzuzeigen.

Auch eine Zuordnung nach Mandant oder Gegner sollte nicht im Rahmen der Adressverwaltung erfolgen, da dieses von der Stellung abhängig ist, die die Person letztendlich in einem Mandat hat. So kann der Gegner im Rahmen eines Mandats sehrwohl Mandant in einem anderen Mandat sein.

Zumindest sollten folgende Daten zur Person erfasst werden können, wobei wir an dieser Stelle einmal von einer natürlich Person ausgehen:

• Titel, Anrede, Name, Vorname, Geburtsname
• Anschrift (und zwar zu jeder Person die Möglichkeit unendlich viele Anschriften aufnehmen zu können), wobei auch die Möglichkeit einer ausländischen Anschrift möglich sein sollte, die sich von einer deutschen Anschrift ja erheblich unterscheidet.
• Kommunikationsmittel, also Telefon, Telefax, Handy, E-Mail-Adresse (auch hier keine Beschränkung auf die Anzahl)
• Bankverbindungen (also Bankleitzahl, Konto-Nr., Bankname)
• Geburtsdatum, Datum der Eheschließung, Steuer-Nr., , Vorsteuerabzugsberechtigung,
• Rechtsschutz-Versicherungs-Nr. (Versicherung über Auswahlfeld, da diese nur einmal im System vorhanden sein sollte)
• Möglichkeiten für Eingabe von Marketingdaten (interessiert sich für Informationen über bestimmte Rechtsgebiete, bekommt Weihnachtskarte, wird zu Seminaren eingeladen etc.)

Das wären die Mindestanforderungen, bezogen auf eine natürliche Person.

Sie sehen also, bereits in diesem kleinen Teilbereich sind eine Vielzahl von Dingen zu beachten, die Ihnen das Leben später einfacher machen.