Ich möchte an dieser Stelle umfassende Ausführungen vermeiden und verweise auf

http://www.dienstleistungs-informationspflichten-verordnung….

Dort wird umfassend auf die Verordnung eingegangen.

Da Rechtsanwälte (im Gegensatz zu den Notaren) nicht ausdrücklich von der Verordnung ausgenommen sind, hat diese auch für Rechtsanwälte Geltung.
Die Verordnung tritt am 17.05.2010 in Kraft

Die Website http://www.anwaltsprogramme.treysse.com soll eine Brücke zwischen den Anbietern einerseits und Nachfragendem “schlagen”.

Was ist in Zukunft geplant?

• Marktstudie durch Erarbeitung und elektronische Zurverfügungstellung eines Fragebogens

• Erarbeiten eines Anforderungskatalogs auf der Basis der Ergebnisse der Marktstudie

• Schaffung einer Basis für Darstellungen durch die Anbieter

• Zuverfügungstellung eines Forums für die Anwender

Wenn auch Sie sich an der Marktstudie beteiligen wollen, können Sie diese direkt über http://www.anwaltsprogramme.treysse.com/html/marktstudie.html 

erreichen.

• Mindmaps
• Organigrammen
• Entscheidungsbäumen
• Geschäftsprozessmodellen
• Projektstrukturplänen

das dazu noch einen intelligenten Knowledge-Webserver enhält, der Textdokumente inhaltlich analysiert und in ein Wissensnetz einbindet, gleich ob diese Texte im HTML-, RTF-, Winword- oder PDF-Format vorliegen, und zusätzlich Informationen aus Texten, die Sie beim Online-Lesen in die Zwischenablage kopiert haben in ein Diagramm einfügt? Wenn dieses auch noch zu einem vernünftigen Preis zu erhalten sein soll, dann sollten Sie sich einmal “InfoRapid KnowledgeMap” ansehen.

Ich arbeite mit diesem Werkzeug nunmehr seit einigen Monaten und kann nur immer wieder darüber staunen, warum ich nicht bereits früher auf dieses Tool aufmerksam geworden bin.

Einige interessante Darstellungen der Anwendungsmöglichkeiten mit Beispielen finden Sie auch hier.

• Aufbauorganisation und
• Ablauforganisation

bei der Organisation einer Anwaltskanzlei bezogen auf einzelne Funktionen im Vordergrund standen, sehen sich heutige Kanzleien einem immer größer werdenden Druck ausgesetzt, ihre Organisation nachhaltig zu optimieren.
Hier hilft nur ein gutes Prozessmanagment.

Gutes Prozessmanagement nimmt Abstand von der bisherigen überwiegend genutzten funktionsbasierenden Organisation. Im Vordergrund steht der Prozess mit seinen vielfältigen Schnittstellen zu anderen Prozessen, aber auch anderen Funktionen.

Nehmen wir alleine den Prozess “Posteingang”. Dieser ist in einer Anwaltskanzlei den sogenannten “Kernprozessen” zuzurechnen. Hier können eine Vielzahl von Schnittstellen angesprochen sind, wie z. B. zur Funktion Personalverwaltung, Finanzen etc., aber auch zu sonstigen Prozessen, wie z. B. Fristen u. Termine, Mandatsverwaltung etc.

Bevor Maßnahmen zur Prozessgestaltung vorgenommen werden können, muss allerdings erst einmal eine Übersicht über vorhandene Prozesse gefertigt werden. Hierbei sind alle Prozessarten, wie z. B.

• Führungsprozesse (betreffend Management der Kanzlei, Wissenmangement etc.)
• Kernprozesse (alle Hauptprozesse die der Abwicklung der Mandate, Projekte etc. dienen)
• Unterstützende Prozesse (Prozesse, die nicht dem Kerngeschäft dienen und daher auch ausgelagerten werden können, wie z. B. reine Supportprozesse)

zu erfassen und in diese Klassen einzuteilen. Für die Darstellung der Prozessstruktur der Kanzlei bietet sich z. B. ein Mindmapping-Tool an. Dieses gibt es auch als FreeWare z. B. unter http://freemind.softonic.de/

Soweit Sie diese Tätigkeit selbst vornehmen wollen, empfehle ich als Einstieg einen guten Artikel von Stefan Becker, den Sie unter http://www.projektmagazin.de/magazin/abo/artikel/2005/1305-2.html finden.

Anraten würde ich allerdings, sich diesbezüglich externer Unterstützung durch einen auf Anwaltskanzleien spezialisierten Berater zu versichern. Die hierfür notwendigen Investitionen amortisieren sich kurzfristig.

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte (externer wie auch interner) ist gem. § 4g Abs. 1 Satz 2 BDSG verpflichtet die bei der Verarbeitung personenbezogener Daten tätigen Personen durch geeignete Maßnahmen mit den Vorschriften dieses Gesetzes sowie anderen Vorschriften über den Datenschutz und mit den jeweiligen besonderen Erfordernissen des Datenschutzes vertraut zu machen.
Dabei bleibt es dem Datenschutzbeauftragten nach herrschender Meinung unbenommen, dieses in mündlicher, schriftlicher oder auch elektronischer Form vorzunehmen.
Hier setzt das Tool “Datenschutzunterrichtung” an.

Das Tool wird in der Form eines E-Learning Lehrganges zur Verfügung gestellt und hat unter anderem folgenden Inhalt:

• Zweck des Datenschutzes
  • Personenbezogene Daten
  • Verständnisfragen
• Automatisierte Verarbeitung
  • nicht automatisierte Datei
  • Verständnisfragen
• Begriff der Be- u. Verarbeitung
  • Erheben
  • Verarbeiten
  • Nutzen
  • Anonymisieren
  • Pseudonymisieren
  • Verständnisfragen
  • Verantwortliche Stelle
  • Empfänger
  • mobile Datenträger
  • Beschäftigte
• Geltungsbereich
• für wen gilt das BDSG
• Grundsatz
• Was darf das Unternehmen
• Verständnisfragen
• Was muss das Unternehmen
• Was darf der Mitarbeiter
• Verständnisfragen
• Technische Maßnahmen mit Beispielen
  • Zutrittskontrolle
  • Zugangskontrolle
  • Eingabekontrolle
  • Zugriffskontrolle
  • Verfügbarkeitskontrolle
  • Datentrennungsgebot
  • Auftragskontrolle
  • Weitergabekontrolle
• Folgen des Verstoßes
• § 5 BDSG

Geliefert wird dieses Tool in Form einer Exe-Datei. Es bedarf keiner Installation, kann also von CD, USB-Stick etc. gestartet werden.

Die Demo-Version ist voll lauffähig und nicht in der Nutzung eingeschränkt. Sie können diese hier anfordern.

Nachdem die Summe der Kosten für die Kostenstelle “Anwalt” bekannt ist - Sie erinnern sich Zuordnung der Einzelkosten zur Kostenstelle und aufgrund eines Schlüssels die anteiligen Gemeinkosten - kann für jeden Anwalt der interne Stundensatz gebildet werden, indem die auf diesen entfallenden Kosten durch die berechenbaren Arbeitsstunden dividiert werden.

Wenn wir von einer “normalen” Arbeitszeit von 40 Stunden / Woche ausgehen würden, ergibt dieses eines Jahresarbeitszeit (52 Wochen) von 2.080 Stunden. Von diesem Wert sind abzuziehen die Stunden für Urlaubszeit, Feiertage, Krankheitstage. Es verbleibt dann die reine Arbeitzeit. Diese verbleibenden Stunden werden nicht in voller Höhe in die Mandatsarbeit einfließen. Je nach Organisation der Kanzlei werden die verbleibenden Stunden um 20% bis 30% nicht den Mandaten zurechenbaren Stunden gekürzt werden müssen. Diese fallen an für Verwaltungzeiten, Fortbildungzeiten etc.. Die danach verbleibende Stundenzahl ist die Grundlage für die Berechnung des internen Stundensatzes (also Kosten der Kostenstelle Anwalt dividiert durch die Stundenzahl).
Dieses ist ein recht umkomplizierte Rechnung die auch trotz “Iudex non calculat” nachvollzogen werden kann.

Ivan Blatter http://imgriff.com/2008/04/11/im-test-remember-the-milk/ hat sich in seinem Artikel bereits 2008 ausgiebig mit RTM befasst und dieses Tool im Zusammenhang mit GTD getestet. Er bezeichnet RTM als eine der besten Aufgabenverwaltungen.
Durch seine Offenheit ist RTM m. E. das beste Tool für die Aufgabenverwaltung unter GTD.

David Hellmann http://www.davidhellmann.com/tutorials/remember-the-milk-richtig-nutzen/ stellt fest, dass man mit RTM mehr machen kann, als nur Aufgaben verwalten und zeigt ein sehr gutes Beispiel, wie GTD unter Nutzung von RTM durchgeführt werden kann.

Andy Meyer http://www.ameyer.ch/WordPress/archives/88 zeigt in seinem Beitrag, warum er von der Aufgabenverwaltung in Outlook zu RTM gewechselt hat.

Die Computerwoche http://www.computerwoche.de/netzwerke/web/1855117/index6.html führt RTM unter den besten Web 2.0 Tools für die tägliche Arbeit auf.

Ich persönlich möchte RTM bei meiner Planung nicht mehr missen.

Kostenartenrechnung
Wie wir gesehen haben, fallen hierunter Einzel- u. Gemeinkosten. Was aber sind nun Einzelkosten und was Gemeinkosten?

Einzelkosten
Einzelkosten sind direkt zuordenbare Kosten. Je nach Organisation können Personalkosten ganz oder teilweise zu den Einzelkosten oder zu den Gemeinkosten zählen. Im Hinblick auf die Kostenstellenrechnung können die Kosten des oder der Anwälte, die zu einer Kostenstelle gehören und ausschließlich hierfür tätig werden, dieser voll zugerechnet werden. Gleiches gilt natürlich auch dann, wenn dieser Kostenstelle Mitarbeiter ausschließlich zugeordnet sind.
Einzelkosten können aber auch Reisekosten etc. sein, die direkt dem Kostenträger zuzurechnen sind, also der Akte, dem Projekt oder wie auch immer die Bezeichnung lautet.

Gemeinkosten
Soweit Mitarbeiter jedoch auch andere Tätigkeiten verrichten, wie z. B. Telefondienst, Diktate für das Gesamtbüro etc. sind diese jedoch zu Gemeinkosten zu rechnen und entsprechend einem zu vereinbarenden Schlüssel zu verteilen. Dieses kann pro Kopf oder nach anderen Schlüsseln erfolgen.
Die Mietkosten werden auch überwiegend als Gemeinkosten bezeichnet, was m. E. aber zu “kurz gesprungen” ist. Soweit Teile des Büros direkt Angehörigen von Kostenstellen zur ausschließlichen Nutzung zugewiesen sind, also z. B. das Anwaltsbüro, sind diese wie Einzelkosten zu behandeln, d. h. also direkt zuzurechnen. Nur die verbleibenden Räumlichkeiten (Sozialräume, Bibliothek, Besprechungsräume, Empfang etc.) sind in einem solchen Fall als Gemeinkosten wiederum nach einem Schlüssel zu verteilen.

Kostenstellenrechnung
Selbstverständlich können je nach Organisation auch die Kostenstellen sehr verschieden sein. So können sowohl das Rechtsgebiet (also z. B. Mietrecht) mit all den dazugehörigen Anwälten und Mitarbeitern eine Kostenstelle sein. Es ist aber auch nicht auszuschließen, dass ein Anwalt alleine oder mit Personal eine Kostenstelle bildet.

Kostenträgerrechnung
Kostenträger ist das einzelne Mandat, Projekt oder wie auch immer die Bezeichnung in Ihrem Büro lautet. Den Einnahmen aus dem Mandat werden die Kosten gegenübergestellt, wobei - neben den direkt zuordenbaren Einzelkosten wie Reisekosten etc. - der zu berechnende Stundensatz des Anwalts multipliziert mit dem Stundenaufwand im Mandat als “Kosten” in Bezug auf den Kostenträger anzusetzen ist.
Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass eine vollständige Zeiterfassung erfolgt und der Kostensatz des Anwalts bekannt ist.

Wie dieser berechnet wird, werden wir in Teil VII behandeln.