Hilfreiche Tastenkombinationen Teil 4

Nachdem wir uns in Teil 3 mit den Tastenkombinationen für die Aufgabenerstellung befasst haben, möchte ich jetzt zu den in der Kalenderbearbeitung sinnvollen Tastenkombinationen kommen.

Mit

<Strg> + <2>

wechseln Sie schnell von der E-Mail-Ansicht in die Kalenderansicht, in der Sie sich mit den nachfolgenden Tastenkombinationen sehr schnell bewegen können.

<Alt> + <1> zeigt Ihnen den aktuellen Tag im Kalender an
<Alt> + <2> zeigt Ihnen die nächsten zwei Tage im Kalender an
<Alt> + <3> zeigt Ihnen die nächsten drei Tage im Kalender an
<Alt> + <4> zeigt Ihnen die nächsten vier Tage im Kalender an
<Alt> + <5> zeigt Ihnen die nächsten fünf Tage im Kalender an
<Alt> + <6> zeigt Ihnen die nächsten sechs Tage im Kalender an
<Alt> + <7> zeigt Ihnen die nächsten sieben Tage im Kalender an
<Alt> + <8> zeigt Ihnen die nächsten acht Tage im Kalender an
<Alt> + <9> zeigt Ihnen die nächsten neun Tage im Kalender an
<Alt> + <0> zeigt Ihnen die nächsten zehn Tage im Kalender an
<Strg> + <Alt> + <1> wechselt in die Tagesansicht
<Strg> + <Alt> + <2> zeigt nur Tage in der Arbeitswoche an
<Strg> + <Alt> + <3> zeigt die gesamte Woche an
<Strg> + <Alt> + <4> zeigt den gesamten Monat an
<Strg> + <Alt> + <5> wechselt in die Planungsansicht
Um ein explizites Datum anzuspringen, nutzen Sie die Tastenkombination <Strg> + <G>. In einem Auswahlfeld können Sie das entsprechende Datum komfortabel eingeben und zusätzlich die Kalenderansicht zwischen Tageskalender, Wochenkalender, Monatskalender und Arbeitswochenkalender wechseln.

Bewegungen innerhalb des Kalenders nehmen Sie mit den Tastenkombinationen

<Alt> + <Pfeil nach unten> = im Kalender zur nächsten Woche springen
<Alt> + <Pfeil nach oben> = im Kalender zur vorherigen Woche springen
<Alt> + <Bild nach unten> = im Kalender zum nächsten Monat springen
<Alt> + <Bild nach oben> = im Kalender zum vorherigen Monat springen
< Strg> + <Pfeil nach rechts> = im Kalender zum nächsten Tag springen
< Strg> + <Pfeil nach links> = im Kalender zum vorherigen Tag springen

vor und mit

<Strg> + <N> erstellen Sie einen neuen Termin

Damit hätten wir die wichtigsten Tastenkombinationen in Outlook 2010 abgehandelt. Nicht immer sind diese logisch aufgebaut und alle wird man auch nicht nutzen.

Hilfreiche Tastenkombinationen Teil 3

Heute möchte ich Ihnen einige Möglichkeiten aufzeigen, mit Tastenkombinationen Aufgaben zu erstellen bzw. zu verwalten.

<Strg> + <Umschalt> + <T>
Gleich, wo Sie sich in Outlook befinden, mit dieser Tastenkombination können Sie die Eingabemaske für eine neue Aufgabe aufrufen.

<Strg> + <F>
Weiterleiten können Sie aus dem Ansichtenfenster (z. B. einfache Liste) eine Aufgabe mit dieser Tastenkombination. Voraussetzung ist natürlich, dass die Aufgabe markiert ist.

<Entf>
Die Taste entfernt die markierte Aufgabe soweit diese im Ansichtenfenster markiert ist.

<Strg> + <D>
Eine geöffnete Aufgabe können Sie mit dieser Tastenkombination entfernen.

<Strg> + <F>
Selbstverständlich können Sie mit dieser Tastenkombination auch eine geöffnete Aufgabe weiterleiten.

<Strg> + <G>
Hiermit legen Sie eine Aufgabe als Terminserie fest oder können eine bestehende Terminserie bearbeiten.

Den Aufgabentext können Sie wie folgt formatieren:

<Strg> + <Umschalt> + <F> veranlasst Fettdruck
<Strg> + <Umschalt> + <K> veranlasst Kursivdruck
<Strg> + <Umschalt> + <U> veranlasst Unterstreichung
<Strg> + <#> veranlasst Tiefstellung eines Buchstabens oder einer Zahl
<Strg> + <+> veranlasst Hochstellung eines Buchstabens oder einer Zahl
<Strg> + <L> ordnet Text linksbündig an
<Strg> + <E> ordnet Text zentriert an
<Strg> + <R> ordnet Text rechtsbündig an
<Strg> + <L> ordnet Text als Blocksatz an
<Strg> + <>> vergrößert die Schriftart
<Strg> + <<> verkleinert die Schriftart

Wie in Office üblich können Sie mit <Strg> + <H> die Maske zum Suchen und Ersetzen von Text aufrufen.

Der nächste Beitrag ist den Tastenkombinationen bei der Bearbeitung des Kalenders gewidmet.

Hilfreiche Tastenkombinationen (Teil 2)

Lassen Sie uns nachfolgend zu den hilfreichen Tastenkombinationen im Bereich E-Mail kommen, die ebenfalls ein schnelles Arbeiten garantieren.

<Strg> + <.>
Soweit Sie eine E-Mail geöffnet haben, sich also im Nachrichtenfenster befinden, können Sie mit dieser Tastenkombination jeweils die nächste E-Mail erreichen, ohne die vorherige manuell schließen zu müssen.
Gerade bei vielen E-Mails eine gute und schnelle Möglichkeit.

<Strg> + <,>
Frei nach dem Motto, das für jedes Mittel ein Gegenmittel existiert, gibt Ihnen diese Tastenkombination die Möglichkeit, immer die vorherige E-Mail zu erreichen. Voraussetzung ist auch hier, dass Sie sich im Nachrichtenfenster befinden.

<Pos1>
Mit dieser Taste springen Sie an den Anfang Ihrer E-Mails im Ansichtenfenster

<Ende>
Mit dieser Taste springen Sie an das Ende Ihrer E-Mails im Ansichtenfenster

<Leertaste>
Eine weitere Möglichkeit von E-Mail zu E-Mail zu wechseln. Mit dieser Tastenkombination können Sie im Lesebereich nach unten blättern und, sobald das Ende der E-Mail erreicht ist, zur nächsten E-Mail wechseln.

<Umschalt> + <Leertaste>
Wie nicht anders zu erwarten, ist dieses das Gegenstück zur vorherigen Möglichkeit.

<<->
Mit der linken Pfeiltaste können Sie die E-Mail-Ansicht wechseln. Zurück geht es mit der rechten Pfeiltaste.

<Strg> + <R>
Mit dieser Tastenkombination können Sie einem Absender antworten

<Strg> + <Umschalt> + <R>
Mit dieser Tastenkombination antworten Sie allen Empfängern einschl. Absender

<Strg> + <F>
Diese Tastenkombination können Sie für die Weiterleitung einer E-Mail benutzen

<Alt> + <S>
Hiermit senden Sie die E-Mail ab

<Strg> + <Umschalt> + <M>
Hiermit erstellten Sie eine neue E-Mail

<Strg> + <Alt> + <R>
Beantwortet eine E-Mail mit einer Besprechungsanfrage

<Strg> + <O>
Mit dieser Tastenkombination öffnen Sie die E-Mail

<Strg> + <Q>
Hiermit markieren Sie die Nachricht als gelesen, während Sie mit

<Strg> + <U>
die Nachricht als ungelesen markieren

Im nächsten Beitrag werde ich die Tastenkombinationen im Bereich Aufgaben behandeln.

Hilfreiche Tastenkombinationen (Teil 1)

Wie auch in den Vorgängerversionen besteht bei Outlook 2010 die Möglichkeit, die Steuerung über die Tastatur vorzunehmen. Dieses ist für geübte Nutzer teilweise erheblich schneller als mit der Maussteuerung, allerdings recht gewöhnungsbedürftig, da sich die Tastenfolgen nicht aus der jeweiligen Maßnahme erschließen.

Im ersten Teil dieses Beitrages wollen wir uns mit den allgemeinen Steuerungen befassen. In den Nachfolgebeiträgen werde ich auf die einzelnen Bereiche, also Mail, Kalender etc. eingehen.

<Strg> + <1>
Mit dieser Kombination aktivieren Sie die E-Mail-Ansicht, d.h. Sie springen also aus dem jeweiligen Bereich (Kalender etc.) direkt in die E-Mail-Ansicht.

<Strg> + <2>
Entsprechend der Wertigkeit des Workflows wechseln Sie mit dieser Kombination zum Kalender.

<Strg> + <3>
Sollten sie sich Ihre Kontakte anzeigen lassen wollen, können Sie an jeder Stelle mit dieser Tastenkombination zur Kontaktanzeige gelangen.

<Strg> + <4>
Auf die gleiche Art können Sie mit Hilfe dieser Tastenkombination zur Aufgabenliste wechseln

<Strg> + <5>
Soweit Sie sich die Notizen anzeigen lassen wollen, nutzen Sie diese Tastenkombination

<Strg> + <6>
Eine sinnvolle Tastenkombination. Sie können sich hierüber die Ordnerliste anzeigen lassen.

<Strg> + <7>
Mit dieser Tastenkombination werden Ihnen  die Verknüpfungen angezeigt.

<Strg> + <8>
Als letzte Anzeigemöglichkeit erhalten Sie mit dieser Tastenkombination Zugriff auf das Journal.

<Strg> + <9>
Soweit Sie den Business Contact Manager installiert haben, gelangen Sie über diese Tastenkombination direkt in das Dashboard.

<Strg> + <Umschalt> + <TAB>
Diese Tastenkombination wechselt zwischen verschiedenen Ansichten (Menüband, Navigationsbereich etc.)

<Strg> + <F1>
Diese Tastenkombination schaltet das Menüband ein oder aus.

Soweit unser 1. Teil der hilfreichen Tastenkombinationen.

PhraseExpress Version 8 erschienen

Ich hatte bereits im Dezember auf PhraseExpress hingewiesen, ein Tool, dass ich in meiner täglichen Arbeit nicht mehr missen möchte.
An jeder Stelle, in jedem Programm, stehen mir die von mir erstellten Textbausteine zur Verfügung.
Dieses gilt natürlich auch in Xing, Twitter oder Facebook.
Aber nicht nur Textbausteine erstellen können Sie mit PhraseExpress, sondern Programme steuern, Internetseiten nach von Ihnen vorgegebenen Kriterien durchsuchen und vieles mehr.

Zwischenzeitlich ist die Version 8 erschienen, die eine Vielzahl von neuen Möglichkeiten mitbringt. Selbstverständlich können Sie PhraseExpress auch auf dem Mac nutzen.

Outlook 2010 Suchordner richtig nutzen

Im Rahmen der Installation von Outlook werden einige Suchordner installiert. Sie finden diese bei Anzeige der Ordnerliste

als Unterordner im Verzeichnis “Suchordner”. Das obige Beispiel zeigt u.a. die üblicherweise installierten Suchordner wie z. B. “Große Nachrichten”, “Ungelesene Nachrichten” oder auch “Zur Nachverfolgung”.

Vor allem dann, wenn Sie Kategorien einsetzen, sollten Sie entsprechende Suchordner erstellen. (weiterlesen…)

Outlook 2010 Kategorien und ihre Anwendungsmöglichkeit

Zu einem früheren Zeitpunkt hatte ich bereits das Thema Kategorien und ihre Anwendungsmöglichkeit in der Anwaltskanzlei angeschnitten.

Sie finden diese Ausführungen unter

Outlook in der Anwaltskanzlei – Kategorien Teil 1 -
Outlook in der Anwaltskanzlei – Kategorien Teil 2 -
Outlook in der Anwaltskanzlei – Kategorien Teil 3 -
Outlook in der Anwaltskanzlei – Kategorien Teil 4 -

Dieser Tipp soll eine Ergänzung zu den vorbezeichneten Artikeln sein. (weiterlesen…)

QuickSteps in Outlook 2010

Neu in Outlook 2010 sind unter anderem die sogenannten “QuickSteps”, eine Möglichkeit häufig sich wiederholende gleichgelagerte Aufgaben automatisch auszuführen, ohne den Beschränkungen von Regeln (s. Tipp 8) zu unterliegen. (weiterlesen…)

Eine Regel unter Zuhilfenahme einer E-Mail erstellen

Vielfach ist es gewünscht, Abläufe zu automatisieren, wie z. B. eine E-Mail je nach Absender direkt in einen dafür spezifizierten Ordner zu verschieben.

Dieses geht relativ schnell und einfach:

Im nachfolgenden Beispiel wollen wir alle E-Mails, die von dem Absender “eGovernment-Computing.de” stammen, in einen Unterordner verschieben.

Hierzu wählen Sie die E-Mail des Absenders und aus dem Menüband Start den Menüpunkt Regeln.

Es öffnet sich direkt eine Eingabemaske

Aktivieren Sie jetzt die gewünschten Felder, also in unserem Fall

• von eGovernment-Computing.de
• Element in Ordner verschieben

wählen Sie den Zielordner aus und bestätigen Sie die Eingabe mit OK.

Dieses ist ein einfacher und schneller Weg, Regeln ohne eine Vielzahl von Eingaben zu erstellen.

Im nächsten Beitrag werde ich Ihnen zeigen, wie Sie mit QuickSteps komplexe Abläufe mit nur einem Aufruf steuern können.

Bundesrat beschließt sogenanntes “DE-Mail-Gesetz”

Das unter dem vorgenannten Begriff bekannte Gesetz wurde durch den Bundesrat am Freitag, dem 18.03.2011 beschlossen.
Der Vermittlungsausschuss wurde nicht angerufen.

Es bleiben zwar noch datenschutzrechtliche Fragen offen, aber auch diese sollten kein großes Hindernis für die Verbreitung des Dienstes sein.

Während DE-Mail nach wie vor mehr “dahin dümpelt” ist die Anwendung E-Postbrief bereits seit einigen Monaten auf dem Markt und erfreut sich großen Zuspruchs.

Zwischenzeitlich an Micrsoft angekündigt, kurzfristig eine Integration von E-Postbrief in die Office-Produkte zu schaffen. Bis zum Jahresende soll auch eine Integration in Outlook erfolgen, so dass auch über Outlook E-Postbriefe verschickt werden können.