Seiri

Der Begriff “Seiri” wird mit “Ordnung schaffen” oder “Trennung des Notwendigen von dem Nichtnotwendigen” gleichgestellt.

In der Arbeitspsychologie werden die Begriffe

• Leertischler
• Volltischler

verwendet.

Die Unterscheidung liegt darin, dass der “Volltischler” sich dadurch auszeichnet, dass er sich nur dann ausgesprochen wohlfühlt, wenn er vor einem übervollen Schreitisch sitzt, während der “Leertischler” genau den Vorgang auf dem Schreibtisch liegen hat, den er zur Zeit bearbeitet. Sie werden in Ihrer Kanzlei wahrscheinlich beide Arbeitstypen vertreten haben.
Oftmals besteht im Hinblick auf den “Leertischler” das Vorurteil, dass dieser nichts zu tun habe. Nun, das ist nicht der Fall. Er kann nur besser organisieren, als der Volltischler, hat seine Ablage im Griff und vergeudet nicht Zeit damit, Dinge mehrfach in die Hand zu nehmen oder Dinge aus dem auf dem Schreibtisch liegenden Wust von Papier suchen zu müssen, wie wir es von dem “Volltischler” kennen.

Sicherlich werden Sie auch schon das eine oder andere Organisationsseminar besucht, im Ansatz die Umsetzung des Zeitmanagements durchgeführt haben um dann jedoch in den alten Trott zurück zu fallen. Lassen Sie sich nicht entmutigen. Lassen Sie uns einfach neu beginnen.

1. Schauen Sie sich Ihren gesamten Arbeitsplatz, also Schreibtisch, Unterschrank, Regale, Aktenschränke Schritt für Schritt an. Nehmen Sie alle Papiere, die nicht abgeheftet, sondern nur lose herumliegen und legen Sie diese auf einen Stapel.
2. Nehmen Sie sich einen Behälter (Karton oder Papierkorb) und legen Sie in diesen alles vorgefundene Büromaterial, bis auf die Dinge, die Sie wirklich benötigen, wie z. B. einen Locher, einen Klammerer, einen Kugelschreiber oder Bleistift etc.. Alles was über die Mindestanfordernung hinausgeht, gehört in den Behälter, den Sie nach dieser Sammelaktion dem für das Büromaterial zuständigen Mitarbeiter zur weiteren Verwendung geben.
3. Arbeiten Sie den Papierstapel (s. 1.) durch. Alles was nicht zu einem Mandat gehört oder aus steuerlichen Gründen aufgehoben werden muss prüfen Sie darauf hin, ob sie es benötigen oder unbedingt behalten wollen, ansonsten gehört es in den Papierkorb. Es ist unsinnig etwas nur deswegen aufzuheben, weil nicht bekannt ist, ob sie es in naher Zukunft noch einmal benötigen wird. Der verbleibende und aufzubewahrende Rest gehört abgelegt.
4. Prüfen Sie Ihre Ablage darauf hin, ob Sie diese täglich, wöchentlich oder in noch größeren Abständen benötigen. Alles was nicht täglich benötigt wird, gehört nicht in die Nähe des Schreibtisches, d. h. Ablage, die Sie nur einmal wöchtlich benötigen, gehört in den Aktenschrank oder das Aktenregal, Ablage, die einmal im Quartal benötigt wird, ins Archiv. 

So, das wäre schon einmal der Anfang.

Der nächste Beitrag wird sich mit Seiton (Jeder Gegenstand an seinem Platz) befassen.

Wird fortgesetzt

Die 5 S

Im Kaizen kennen wir unter anderem die sogenannte 5-S-Vorgabe. Hierunter wird verstanden:

• Seiri (Das Notwendige vom Nichtnotwendigen unterscheiden und das Nichtnotwendige entfernen
• Seiton (Jeden Gegenstand am richtigen Platz aufbewahren, schnelle Zugriffe, kurze Suchzeiten)
• Seiso (Sauberhalten der Arbeitsumgebung)
• Seiketsu (Schaffen von Standards, z. B. standardisierte Arbeitsabläufe etc.)
• Shitsuke (Selbstdisziplin am Arbeitsplatz, d. h. Nachhalten der Standards, Einhaltung der Vorgaben)

Nun dieses alles hört sich natürlich recht ungewohnt für uns an, ist jedoch die Grundlage für die Erreichung der Ziele durch Kaizen, wobei die Kundenzufriedenheit im Vordergrund steht.

Ich möchte in den nächsten Beiträgen versuchen, Ihnen die einzelnen Punkte nahezubringen. Erwarten Sie aber bitte keine wissenschaftlichen Darlegungen. Ich kann Ihnen nur ”aus der Praxis für die Praxis” bieten.

Wird fortgesetzt

Japaner sind nicht nur bekannt für Sushi, preiswerte Kraftfahrzeuge und ihren Hang zum kollektiven Fotografieren, sondern insbesondere auch für ihre Lebens- u. Arbeitsphilosopie, bei der das Bestreben im Vordergrund steht, stetige Verbesserung zu erreichen.

Es wundert nicht, dass sich dieses Streben nach stetiger Verbesserung nicht nur auf das Arbeitssystem, sondern insbesondere auch auf Wissen, Kenntnisse und Erfahrungen der Mitarbeiter bezieht.
Was ursprünglich nur im Produktionsbereich (Toyota) seinen Ursprung fand, kann ebenso, wenn auch ein wenig abgewandelt, auf den Officebereich angewendet werden und führt auch dort zu recht interessanten Ergebnissen.

Sicherlich erfordert die Abkehr von einer reinen Ergebnisorientierung hin zu einer Prozessorientierung ein Umdenken aller Beteiligter, sie kann jedoch - konsequent und nachhaltig durchgeführt - zu einem zukünftig hohen Zufriedenheitsgrad, einer damit verbundenen Steigerung der Motivation der Mitarbeiter und letztendlich des Betriebsergebnisses führen.

Sicherlich werden Sie jetzt einwenden, dass dieses ja nicht neu sei, denn schließlich vertrete KVP - kontinuierlicher Verpesserungsprozess - die gleichen Ziele. Da stimme ich Ihnen natürlich zu. Welchen Weg Sie wählen, ist gleichgültig. Wichtig ist nur, dass Sie einen Weg wählen.

Kaizen ist der Weg der Evolution nicht der der Revolution, wie Leipek / Bieber (Effizienz im Büro mit Kaizen-Methoden) so schön ausführen.

Einen ersten Schritt möchte ich mit Ihnen gemeinsam gehen. Er soll Sie für das Thema sensibilisieren, mehr nicht.

Wird fortgesetzt

Ein erheblicher Zeitaufwand wird in kleinen und mittleren Kanzleien mit der Bevorratung und Beschaffung von Material betrieben.

Ein einfacher Weg weist Kaizen auf:

• Verwenden Sie sogenannte KanBan-Kärtchen, z. B. die üblichen Karteikärtchen DIN A6
• Jeder Artikel, also z. B. Ordner, Kopierpapier etc. erhält ein eigenes Kärtchen. Hierauf verzeichnet sind
  - Lieferant mit allen Kontaktdaten
  - Bestell-Nr.
  - Mindestbestellmenge
• Für jeden Artikel wird eine Mindestlagermenge festgeschrieben (z. B. 200 Briefumschläge)
• Auf diese Mindestlagermenge wird nun das Kärtchen für diesen Artikel gelegt und darauf die über die Mindestlagermenge hinausgehenden Vorräte
• Sobald Vorräte entnommen werden und die Mindeslagermenge erreicht wird, ist dieses an dem oben liegenden Kärtchen zu erkennen, welches in einen dafür vorgesehenen Korb gelegt wird
• An einem festen Wochentag (z. B. Freitag) wird anhand der Kärtchen, auf denen sämtliche notwendigen Angaben stehen, das fehlende Büromaterial bestellt.

Bei dieser Art der Materialverwaltung gehören Engpässe garantiert der Vergangenheit an.

Übrigens, was Kaizen bedeutet, wie es in der Anwaltspraxis helfen kann, können Sie in den nächsten Tagen an dieser Stelle lesen.

Eine der vielen Definitionen hierzu lautet:

„ Ein Prozess ist eine Struktur, deren Elemente Aufgaben, Aufgabenträger, Sachmittel und Informationen sind, die durch logische Folgebeziehungen verknüpft sind. Darüber hinaus werden deren zeitliche, räumliche und mengenmäßige Dimensionen konkretisiert. Ein Prozess hat ein definiertes Startereignis (Input) und Ergebnis (Output) und dient dazu, einen Wert für Kunden zu schaffen”

Sehr umfassend also.

Die Summe aller Prozesse eines Unternehmens nennt man auch Prozessorganisation.

Im Vordergrund steht immer der Mehrwert für den Kunden, wobei Kunde nicht nur als Begriff für eine außerhalb des Unternehmens stehende Person zu sehen sein sollte, sondern auch der interne Kunde, den wir als Nutznießer des Prozesses identifizieren können.

Dieses können je nach Sicht z. B. für Businessmitarbeiter die Anwälte einer Kanzlei sein, aber auch alle anderen Mitarbeiter ein Kanzlei.