Shitsuke

Dieses ist der letzte Punkt der fünfstufigen Vorgehensweise (5 S-Bewegung). Dieser beinhaltet

• Erhaltung der geschaffenen Ordnung
• Sauberkeit des Arbeitsumfeldes
• Einhaltung des geschaffenen Standards

wobei der letzte Punkt nicht ein “Verharren” auf dem einmal Geschaffenen meint, sondern sehrwohl der Gedanke der stetigen Verbesserung weiterhin im Vordergrund steht.

Seiketsu

Seiketsu ist eigentlich ein Hilfsmittel zur Gestaltung und Einhaltung der “5S“, wie man so treffend die fünfstufige Herangehensweise zur Planung und Verbesserung von ordentlichen (Seiri /Seiton), sauberen (Seiso) und gut organisierten bzw. standardisierten Arbeitsplätzen bezeichnet.
Seiketsu beschäftigt sich mit der Standardisierung der Arbeitsplätze, wobei Arbeitsplazt auch im weiterläufigen Sinne zu sehen ist. Hierzu gehört sowohl der eigene Arbeitsplatz, als auch die diesem dienenden Räume, wie Kaffeeküchen etc.

Standardisierung hilft

• zu vermeiden das Rad immer wieder neu zu erfinden,
• Fehler zu erkennen, zu beseitigen und für die zukunft zu vermeiden,
• Reibungsverluste zu vermeiden,
• Schulungsaufwand zu senken

Ein Teil der Standardisierung kann z. B. die Schaffung eines Organisationshandbuches sein. In vielen Kanzleien wurde dieses bereits eingeführt, in wiederum anderen Kanzleien wird ein solches Vorhaben belächelt, schließlich ist man Anwalt und benötigt doch keine Organisation. Sie glauben nicht, welche Hinweise in dieser Form in entsprechenden Seminaren gegeben werden. Spätestens dann, wenn dann vorgerechnet wird, was eine Mitarbeiterin in der Minute kostet und welche Zeiten durch Standardisierung einfachster Tätigkeiten eingespart werden können, ändert sich die Einstellung.

Im Rahmen eines Organisationshandbuches sind alle Arbeitsabläufe (ich vermeide hier den Begriff Prozesse, da dieser in der Anwaltschaft bereits anderweitig besetzt ist) schriftlich und grafisch zu erfassen. Das beginnt bei dem simplen Posteingang (hat ca. 50 mögliche Prüfungstätigkeiten) und endet letztendlich in der Organisation von Abläufen in einfachen Zivilverfahren.

Aber auch absolut einfache Dinge können durch entsprechende Standardisierung bzw. Layouts vereinfacht und verbessert werden. Denken Sie nur an die Probleme bei der Bedienung der neuen Kaffeemaschine oder des Fotokopierers. Eine einfache einseitige Beschreibung der Funktion, die über jedes technische Gerät gehängt wird, verhindert Fehlbedienungen und Zeitverlust.

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Seiso

Unter dieser Bezeichnung steht “die Sauberkeit am Arbeitsplatz” im Vordergrund.

Sauberkeit am Arbeitsplatz bezieht sich auch und insbesondere im Officebereich auf Sauberkeit und Ordnung auf dem Schreibtisch. Seiso steht also im engen Zusammenhang zu Seiri, was ich an dieser Stelle ja bereits behandelt habe.

Betreten Sie einmal Ihre Kanzlei mit den Augen einer Ihrer Mandanten. Sehen Sie sich objektiv in Ihrer Kanzlei um. Welchen Eindruck macht Ihre Kanzlei? Sieht der Mandant überquellende Papierkörbe, zerfledderte Zeitschriften im Wartebereich, wie nimmt er den Raum wahr, in dem die Besprechung mit Ihnen stattfindet? Sie werden zu dem überraschenden Ergebnis kommen, dass auch in Ihrer Kanzlei einiges im Argen liegt.

Hier gilt es anzusetzen. Denken Sie daran, Kaizen dient der ständigen Verbesserung zum Besseren. Der wirtschaftliche Erfolg Ihrer Kanzlei hängt davon ab, dass Sie unter ständiger Verbesserung Ihrer Dienstleistung mit ausgezeichneter Qualität zur höchsten Mandantenzufriedenheit beitragen.

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Seiton

Kennen Sie “Jedes Ding hat seinen Ort”?
Nur dann, wenn wir dieses auch bei unserer täglichen Arbeit beherzigen, werden wir die Möglichkeit zu einem organisierten Arbeiten finden.

Hierzu gehören gerade in der Anwaltskanzlei

• eindeutige Regelungen dafür, wo z. B. die Terminsakten für den Folgetag im Anwaltszimmer liegen sollten,
• gleiches gilt für Fristakten (also Akten, bei denen eine Tätigkeit zur Erledigung einer prozessualen Frist ansteht)
• oder den Ort für die Posteingänge, möglichst unterteilt nach “normalen” Posteingängen und solchen mit besonderer Zustellform, wie z. B. mit EB etc.

Ihnen werden bestimmt für Ihre tägliche Arbeit weitere Dinge einfallen, die “ihren eigenen Ort” bedürfen.

Gleiches gilt für die diversen Gerätschaften, wie Telefon, Diktiergerät, Computer etc. Auch hier sollte jedes Ding seinen Ort haben, der eindeutig bestimmt ist und der Arbeitstechnik des Nutzers entspricht. Es macht wenig Sinn, bei einem Rechtshänder das Telefon auf die rechte Seite des Arbeitsplatzes zu stellen. Letztendlich wird die rechte Hand für das Eingeben der Telefon-Nr., Notieren von Mitteilungen etc. benötigt.

Was für den eigenen Arbeitsplatz gilt, hat auch seine Berechtigung im Bereich der Materialverwaltung, Aktenverwaltung etc.

So gehört eine Akte grundsätzlich in den Aktenschrank. Nur dann kann eine Zuordnung von Posteingängen etc. zur Akte unmittelbar und schnell erfolgen. Der “Aktentourismus” z. B. zum Bearbeiten von Wiedervorlagen sollte der Vergangenheit angehören. Es ist nicht notwendig, eine Akte daraufhin zu überprüfen, ob eine Bearbeitung notwendig ist. Dieses muss ohne Akte erledigt werden können.

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Seiri

Der Begriff “Seiri” wird mit “Ordnung schaffen” oder “Trennung des Notwendigen von dem Nichtnotwendigen” gleichgestellt.

In der Arbeitspsychologie werden die Begriffe

• Leertischler
• Volltischler

verwendet.

Die Unterscheidung liegt darin, dass der “Volltischler” sich dadurch auszeichnet, dass er sich nur dann ausgesprochen wohlfühlt, wenn er vor einem übervollen Schreitisch sitzt, während der “Leertischler” genau den Vorgang auf dem Schreibtisch liegen hat, den er zur Zeit bearbeitet. Sie werden in Ihrer Kanzlei wahrscheinlich beide Arbeitstypen vertreten haben.
Oftmals besteht im Hinblick auf den “Leertischler” das Vorurteil, dass dieser nichts zu tun habe. Nun, das ist nicht der Fall. Er kann nur besser organisieren, als der Volltischler, hat seine Ablage im Griff und vergeudet nicht Zeit damit, Dinge mehrfach in die Hand zu nehmen oder Dinge aus dem auf dem Schreibtisch liegenden Wust von Papier suchen zu müssen, wie wir es von dem “Volltischler” kennen.

Sicherlich werden Sie auch schon das eine oder andere Organisationsseminar besucht, im Ansatz die Umsetzung des Zeitmanagements durchgeführt haben um dann jedoch in den alten Trott zurück zu fallen. Lassen Sie sich nicht entmutigen. Lassen Sie uns einfach neu beginnen.

1. Schauen Sie sich Ihren gesamten Arbeitsplatz, also Schreibtisch, Unterschrank, Regale, Aktenschränke Schritt für Schritt an. Nehmen Sie alle Papiere, die nicht abgeheftet, sondern nur lose herumliegen und legen Sie diese auf einen Stapel.
2. Nehmen Sie sich einen Behälter (Karton oder Papierkorb) und legen Sie in diesen alles vorgefundene Büromaterial, bis auf die Dinge, die Sie wirklich benötigen, wie z. B. einen Locher, einen Klammerer, einen Kugelschreiber oder Bleistift etc.. Alles was über die Mindestanfordernung hinausgeht, gehört in den Behälter, den Sie nach dieser Sammelaktion dem für das Büromaterial zuständigen Mitarbeiter zur weiteren Verwendung geben.
3. Arbeiten Sie den Papierstapel (s. 1.) durch. Alles was nicht zu einem Mandat gehört oder aus steuerlichen Gründen aufgehoben werden muss prüfen Sie darauf hin, ob sie es benötigen oder unbedingt behalten wollen, ansonsten gehört es in den Papierkorb. Es ist unsinnig etwas nur deswegen aufzuheben, weil nicht bekannt ist, ob sie es in naher Zukunft noch einmal benötigen wird. Der verbleibende und aufzubewahrende Rest gehört abgelegt.
4. Prüfen Sie Ihre Ablage darauf hin, ob Sie diese täglich, wöchentlich oder in noch größeren Abständen benötigen. Alles was nicht täglich benötigt wird, gehört nicht in die Nähe des Schreibtisches, d. h. Ablage, die Sie nur einmal wöchtlich benötigen, gehört in den Aktenschrank oder das Aktenregal, Ablage, die einmal im Quartal benötigt wird, ins Archiv. 

So, das wäre schon einmal der Anfang.

Der nächste Beitrag wird sich mit Seiton (Jeder Gegenstand an seinem Platz) befassen.

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Die 5 S

Im Kaizen kennen wir unter anderem die sogenannte 5-S-Vorgabe. Hierunter wird verstanden:

• Seiri (Das Notwendige vom Nichtnotwendigen unterscheiden und das Nichtnotwendige entfernen
• Seiton (Jeden Gegenstand am richtigen Platz aufbewahren, schnelle Zugriffe, kurze Suchzeiten)
• Seiso (Sauberhalten der Arbeitsumgebung)
• Seiketsu (Schaffen von Standards, z. B. standardisierte Arbeitsabläufe etc.)
• Shitsuke (Selbstdisziplin am Arbeitsplatz, d. h. Nachhalten der Standards, Einhaltung der Vorgaben)

Nun dieses alles hört sich natürlich recht ungewohnt für uns an, ist jedoch die Grundlage für die Erreichung der Ziele durch Kaizen, wobei die Kundenzufriedenheit im Vordergrund steht.

Ich möchte in den nächsten Beiträgen versuchen, Ihnen die einzelnen Punkte nahezubringen. Erwarten Sie aber bitte keine wissenschaftlichen Darlegungen. Ich kann Ihnen nur ”aus der Praxis für die Praxis” bieten.

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Japaner sind nicht nur bekannt für Sushi, preiswerte Kraftfahrzeuge und ihren Hang zum kollektiven Fotografieren, sondern insbesondere auch für ihre Lebens- u. Arbeitsphilosopie, bei der das Bestreben im Vordergrund steht, stetige Verbesserung zu erreichen.

Es wundert nicht, dass sich dieses Streben nach stetiger Verbesserung nicht nur auf das Arbeitssystem, sondern insbesondere auch auf Wissen, Kenntnisse und Erfahrungen der Mitarbeiter bezieht.
Was ursprünglich nur im Produktionsbereich (Toyota) seinen Ursprung fand, kann ebenso, wenn auch ein wenig abgewandelt, auf den Officebereich angewendet werden und führt auch dort zu recht interessanten Ergebnissen.

Sicherlich erfordert die Abkehr von einer reinen Ergebnisorientierung hin zu einer Prozessorientierung ein Umdenken aller Beteiligter, sie kann jedoch - konsequent und nachhaltig durchgeführt - zu einem zukünftig hohen Zufriedenheitsgrad, einer damit verbundenen Steigerung der Motivation der Mitarbeiter und letztendlich des Betriebsergebnisses führen.

Sicherlich werden Sie jetzt einwenden, dass dieses ja nicht neu sei, denn schließlich vertrete KVP - kontinuierlicher Verpesserungsprozess - die gleichen Ziele. Da stimme ich Ihnen natürlich zu. Welchen Weg Sie wählen, ist gleichgültig. Wichtig ist nur, dass Sie einen Weg wählen.

Kaizen ist der Weg der Evolution nicht der der Revolution, wie Leipek / Bieber (Effizienz im Büro mit Kaizen-Methoden) so schön ausführen.

Einen ersten Schritt möchte ich mit Ihnen gemeinsam gehen. Er soll Sie für das Thema sensibilisieren, mehr nicht.

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Ein erheblicher Zeitaufwand wird in kleinen und mittleren Kanzleien mit der Bevorratung und Beschaffung von Material betrieben.

Ein einfacher Weg weist Kaizen auf:

• Verwenden Sie sogenannte KanBan-Kärtchen, z. B. die üblichen Karteikärtchen DIN A6
• Jeder Artikel, also z. B. Ordner, Kopierpapier etc. erhält ein eigenes Kärtchen. Hierauf verzeichnet sind
  - Lieferant mit allen Kontaktdaten
  - Bestell-Nr.
  - Mindestbestellmenge
• Für jeden Artikel wird eine Mindestlagermenge festgeschrieben (z. B. 200 Briefumschläge)
• Auf diese Mindestlagermenge wird nun das Kärtchen für diesen Artikel gelegt und darauf die über die Mindestlagermenge hinausgehenden Vorräte
• Sobald Vorräte entnommen werden und die Mindeslagermenge erreicht wird, ist dieses an dem oben liegenden Kärtchen zu erkennen, welches in einen dafür vorgesehenen Korb gelegt wird
• An einem festen Wochentag (z. B. Freitag) wird anhand der Kärtchen, auf denen sämtliche notwendigen Angaben stehen, das fehlende Büromaterial bestellt.

Bei dieser Art der Materialverwaltung gehören Engpässe garantiert der Vergangenheit an.

Übrigens, was Kaizen bedeutet, wie es in der Anwaltspraxis helfen kann, können Sie in den nächsten Tagen an dieser Stelle lesen.

Eine der vielen Definitionen hierzu lautet:

„ Ein Prozess ist eine Struktur, deren Elemente Aufgaben, Aufgabenträger, Sachmittel und Informationen sind, die durch logische Folgebeziehungen verknüpft sind. Darüber hinaus werden deren zeitliche, räumliche und mengenmäßige Dimensionen konkretisiert. Ein Prozess hat ein definiertes Startereignis (Input) und Ergebnis (Output) und dient dazu, einen Wert für Kunden zu schaffen”

Sehr umfassend also.

Die Summe aller Prozesse eines Unternehmens nennt man auch Prozessorganisation.

Im Vordergrund steht immer der Mehrwert für den Kunden, wobei Kunde nicht nur als Begriff für eine außerhalb des Unternehmens stehende Person zu sehen sein sollte, sondern auch der interne Kunde, den wir als Nutznießer des Prozesses identifizieren können.

Dieses können je nach Sicht z. B. für Businessmitarbeiter die Anwälte einer Kanzlei sein, aber auch alle anderen Mitarbeiter ein Kanzlei.