Wie kann uns das Pareto-Prinzip helfen?

Wer kennt Pareto (Nationalökonom und Soziologe) und seine Feststellung (80/20) nicht? Im zarten Alter von 49 Jahren entdeckte er 1897 im weitesten Sinne das mathematische Prinzip, dass 20% Aufwand 80 % Ertrag bringen können.

Wenn wir diese Erkenntnis auf unsere tägliche Arbeit anwenden und feststellen, dass 20 % des täglichen Aufwandes zu 80% des gewünschten Ergebnisses führen, müssen wir uns natürlich Gedanken darüber machen, ob es Sinn macht, weitere 80 % Aufwand zu betreiben, um die restlichen 20% des Ergebnisses zu erreichen.

Auch auf die wirtschaftlichen Ergebnisse der Anwaltskanzlei kann diese Erkenntnis Wirkung zeigen.

Eine wirklich objektive Aufwand- Ertragsberechnung führt nicht selten zu dem Ergebnis, dass mit 20% der Mandate 80% des Umsatzes erzielt werden. Dieses führt wiederum zu der Überlegung, ob es Sinn macht, weitere 80% Mandate zu bearbeiten um die restlichen 20% Umsatz zu erreichen.

Brechen Sie dieses noch ein wenig herunter, also nicht auf Mandate, sondern auf Mandanten und stellen fest, das mit 20% der Mandanten und deren Mandate 80% des Umsatzes erzielt werden können, stellt sich die Frage, warum weitere 80% der Mandaten und ihre Mandate betreut werden sollen.

Abhängig von diesen Erkenntnissen ist nicht nur der Umsatz, sondern auch das Ergebnis der Kanzlei.
Es ist sicherlich einleuchtend, dass bei nur 20% der jetzt betreuten Mandanten und ihrer Mandate der Betreuungsaufwand geringer wird und damit gegebenenfalls der Aufwand an zu Verfügung gehaltenen Ressourcen und die damit einhergehenden Kosten.

Wäre es nicht schön, mit 20% des bisherigen Aufwands zu 80% des bisherigen Ergebnisses kommen zu können?
Eine Überlegung wäre es bestimmt wert.

Wie hoch ist Ihre Kostenquote in Ihrer Anwaltskanzlei?

Nach einer Untersuchung der IRES GmbH, Düsseldorf in 2011, beträgt auf der Basis von 250 niedergelassenen Anwälten mit mindestens drei qualifizierten Mitarbeitern die Kanzlei-Kostenquote (Anteil der Kosten / Abgaben vom Nettoumsatz) bei unternehmerischer Ausrichtung 39,8 % und nicht unternehmerischer Ausrichtung 45,1%, wobei die Kostenquote nach der Anzahl der Anwälte (1 Anwalt = 43,1%, 2-3 Anwälte = 42,0% und 4+ Anwälte = 41,3%) gestaffelt ist.
48% aller Kanzleien verzichten auf ein konsequentes Kostencontrolling.
Quelle: Berliner Anwaltsblatt 2011, 379 ff 
 

Wo liegen die Hauptkostenblöcke?

• Mietzins und Nebenkosten
• Prozesskosten (also Kosten der Arbeitsprozesse)
• Personalkosten
• Versicherungen
• Allgemeine Bürokosten (einschl. Energiekosten)

Alles das ist nicht “von Gott gegeben”, sondern kann durch die oder den Kanzleiinhaber beeinflusst werden.
Vielfach wird übersehen, dass jeder nicht für diese Kosten ausgegebene Euro ein Euro Gewinn ohne zusätzlichen Aufwand darstellt.

Welche grundsätzlichen Fragen sollten Sie sich im Zusammenhang mit diesen Positionen stellen?

Mietzins- u. Nebenkosten

• Entspricht der gezahlte Mietzins den derzeitigen Marktgegebenheiten am Standort?
• Schöpft das zur Zeit genutzte Raumkonzept alle Effizienzmöglichkeiten aus?
• Können evtl. vorgehaltene Räume zwischenvermietet werden?
• Sind die Nebenkosten richtig berechnet oder gibt es Möglichkeiten über eigene Vertragspartner die Nebenkosten zu senken?
• Ist das Reinigungskonzept den Erfordernissen angepasst oder kann durch einen gestaffelten Leistungskatalog eine Reduzierung der Reinigungsintervalle und damit einhergehend eine Reduzierung der Reinigungskosten stattfinden? Wurden diese Leistungen ausgeschrieben?

Prozesskosten

• Haben Sie Ihre Geschäftsprozesse bereits identifiziert?
• Wurden diese dokumentiert, modelliert und monitort?
• Wissen Sie, was Ihre Geschäftsprozesse kosten?
• Haben Sie die Wertschöpfungsmöglichkeiten geprüft?
• Haben Sie Ihre Geschäftsprozesse daraufhin überprüft, ob diese zu Ihrem Kerngeschäft gehören oder aber outgesourced werden können?

Personalkosten

• Kennen Sie Ihre tatsächlichen Personalkosten incl. kalkulatorischer Abschreibung, Lizenzkosten etc.?
• Haben Sie diese Personalkosten schon einmal Fremdkosten für gleiche Leistung und gleichen Service Level gegenübergestellt?
• Kennen Sie die Einsparungsmöglichkeiten durch Einsatz einer Poollösung?

Versicherungen

• Kennen Sie Ihre Versicherungsarten, stimmen die Deckung und Prämien?
• Versichern Sie Ihre Risiken zusätzlich mandatsbezogen?
• Haben Sie eine Ausschreibung vorgenommen?

Allgemeine Bürokosten (incl. Energiekosten)

• Arbeiten Sie z. B. mit einem Büromittelhändler zusammen oder ist der Warenbezug auf eine Vielzahl von Händlern verteilt?
• Haben Sie einen Artikelkatalog mit fest spezifizierten Standardartikeln incl. Büromöbel?
• Halten Sie mehr als den 48-Stunden-Bedarf an Büromaterial vor?
• Haben Sie Ihr Büromaterial incl. Mobiliar und auch Energiekosten ausgeschrieben?
• Setzen Sie Stromspargeräte und Beleuchtungsmittel (LED, Stromsparlampen etc.) ein?

Das sind nur einige wenige Fragen von denen die Wirtschaftlichkeit Ihrer Kanzlei abhängt.

Wenn Sie Fragen hierzu haben, stehen wir Ihnen zu einem – in Berlin kostenlosen – Erstgespräch zur Verfügung.
Nehmen Sie hierzu unter info@treysse.com Kontakt zu uns auf.

Das hier bereits mehrfach besprochene DE-Mail Gesetz “Gesetz zur Regelung von DE-Mail-Diensten und zur Änderung weiterer Vorschriften” ist am 03.05.2011 in Kraft getreten.

Hier http://bit.ly/isHS0I können Sie das Gesetz nachlesen.

QuickSteps in Outlook 2010

Neu in Outlook 2010 sind unter anderem die sogenannten “QuickSteps”, eine Möglichkeit häufig sich wiederholende gleichgelagerte Aufgaben automatisch auszuführen, ohne den Beschränkungen von Regeln (s. Tipp 8) zu unterliegen. (weiterlesen…)

Eine Regel unter Zuhilfenahme einer E-Mail erstellen

Vielfach ist es gewünscht, Abläufe zu automatisieren, wie z. B. eine E-Mail je nach Absender direkt in einen dafür spezifizierten Ordner zu verschieben.

Dieses geht relativ schnell und einfach:

Im nachfolgenden Beispiel wollen wir alle E-Mails, die von dem Absender “eGovernment-Computing.de” stammen, in einen Unterordner verschieben.

Hierzu wählen Sie die E-Mail des Absenders und aus dem Menüband Start den Menüpunkt Regeln.

Es öffnet sich direkt eine Eingabemaske

Aktivieren Sie jetzt die gewünschten Felder, also in unserem Fall

• von eGovernment-Computing.de
• Element in Ordner verschieben

wählen Sie den Zielordner aus und bestätigen Sie die Eingabe mit OK.

Dieses ist ein einfacher und schneller Weg, Regeln ohne eine Vielzahl von Eingaben zu erstellen.

Im nächsten Beitrag werde ich Ihnen zeigen, wie Sie mit QuickSteps komplexe Abläufe mit nur einem Aufruf steuern können.

Outlook Kalender und Feiertage

Der Klient ruft an, ein Besprechungstermin wird von Ihnen auf den 22.04.2011 vorgeschlagen. Der Klient weist darauf hin, dass an diesem Tag Karfreitag ist. Dumm gelaufen.
Damit Ihnen ein solcher Fehler erspart bleibt, sollten Sie direkt nach der Installation von Outlook die gesetzlichen Feiertage in den Kalender übernehmen lassen.

Über Datei / Optionen / Kalender erhalten Sie die folgende Einstellungsmaske:

Wählen Sie “Feiertage hinzufügen” aus und aus der dann sich öffnenden Auswahl das ensprechende Land, also z. B. Germany.
Nach Bestätigung werden die Feiertage in den Kalender eingefügt.

Leider besteht keine Möglichkeit die Feiertage nach Bundesland auszuwählen, so dass Sie auch Feiertage eingetragen erhalten, die in Ihrem Bundesland nicht als Feiertage gelten.

Wie erstelle ich eine Outlook-Aufgabe aus Word 2010

Die neue Version von Outlook 2010 bietet erhebliche Verbesserungen gegenüber den Vorversionen. Einige Funktionen sind aber nach wie vor nicht direkt offensichtlich. Gleiches gilt für Word, obwohl das Zusammenspiel der Programme den Workflow unterstützen soll.

Sie kennen das Problem wahrscheinlich auch:

Sie befinden sich in einem Dokument in Word und stellen fest, dass sich aus dem Dokument eine Aufgabe für Sie ergibt, die Sie in Outlook eintragen wollen.
Hier hilft Ihnen der nachfolgende Tipp:

Sie müssen, soweit dieses nicht bereits geschehen ist, das Symbol für Outlook-Aufgaben in Word sichtbar machen.

Rufen Sie über Datei / Optionen den Menüpunkt “Symbolleiste für den Schnellzugriff” auf.

 
Aus der im rechten Teil vorhandenen Befehlsliste wählen Sie “Alle Befehle” aus.

und fügen aus der angezeigten Liste “Microsoft Outlook-Aufgaben” der rechten Liste für die Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzu.

Bestätigen Sie mit “OK”.
Sie finden jetzt in der “Schnellzugriffleiste” das Symbol für Outlook-Aufgaben.
Voraussetzung, dass Sie dieses nutzen können ist, dass das Dokument einmal gespeichert wurde.

Wenn Sie jetzt das Symbol anklicken, öffnet sich das Aufgabenfenster.

Der Betreff enthält den Titel des Word-Dokuments, das zusätzlich mit der Aufgabe verknüpft wurde.
Eine sehr schnelle Möglichkeit, aus einem Word-Dokument heraus direkt eine Aufgabe in Outlook zu erstellen.

Der nachfolgende Artikel soll die Möglichkeiten darlegen, die das Tool Remember the Milk zur Unterstützung von GTD Gettings Things Done bieten kann. GTD an dieser Stelle zu erklären, würde den Umfang dieses Artikels sprengen.

Kurz gesagt, es ist eine Selbstmanagement Methode von David Allen, die auf dem Prinzip basiert, alle anstehenden Tätigkeiten im beruflichen, wie auch im privaten Bereich aus dem Gedächtnis zu “bannen” und in einem Verwaltungssystem nach bestimmten Kriterien einzuordnen um den Kopf für wichtige Dinge, Innovationen etc. frei zu bekommen.
Informationen über GTD können Sie unter

http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
http://www.davidco.com/

erhalten. Als Verwaltungssystem können manuelle Systeme, aber auch elektronische zum Einsatz kommen.

Ich habe über Jahre hinweg Selbst- u. Zeitmanagement unter Nutzung von MS Outlook betrieben, aber vor nicht allzu langer Zeit im Rahmen des Umstiegs auf GTD – wenn auch in abgewandelter Form – dieses Programm gegen Remember the Milk eingetauscht.

Nun, was ist Remember the Milk (oder auch kurz RTM genannt)?
Einige würden sagen: “Ein Programm, in dem man seine Aufgaben speichern kann”. Andere würden es als “Listenprogramm” bezeichnen.

Alles dieses ist aber zu kurz gesprungen.
RTM ist m. E. ein Tool, mit dem man alle seine ausstehenden Aktivitäten an einem Platz speichern, analysieren und umfassend verwalten kann. Alle Daten liegen im Internet in einem geschützten Bereich, sind also von überall für den Inhaber der Daten zugänglich.
Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, Dritten auf die Daten in abgestufter Form Rechte einzuräumen, so dass die Möglichkeit besteht, ganze Projektgruppen in die Lage zu versetzen, ihre anstehenden Aufgaben umfassend zu verwalten.
Das RTM an anstehende Aktivitäten erinnert, muss eigentlich nicht mehr erwähnt werden. Wohl aber die umfangreichen Wege, die der Nutzer für diese Erinnerungen spezifizieren kann.
So werden

• E-Mail
• SMS
• Instant Messenger, wie
  • AIM
  • Gadu-Gadu
  • Google Talk
  • ICQ ebenso unterstützt wie
  • MSN
  • Jabber
  • Skype und
  • Yahoo

unterstützt.

Zusätzlich erlaubt die Pro-Version, die für jährlich $ 25.00 zu buchen ist, eine Synchronisation mit

• Blackberry
• Windows Mobile

und stellt eine enorme Vielfalt von Anbindungen (iPhone, iPod touch) zur Verfügung.
Ohne diese Synchronisations- u. Anbindungsmöglichkeiten ist die Nutzung von RTM kostenlos.

Auf die einzelnen Möglichkeiten der Nutzung werde ich in Teil 2 dieses Beitrags eingehen und einige nützliche Links hierzu zur Verfügung stellen.

Nachdem wir uns in Teil 1 mit der Begrifflichkeit der Kosten- u. Leistungsrechnung befasst haben, wollen wir mit den Vorbereitungen beginnen.

Hierzu gehört erst einmal die Feststellung der Kostenarten, die in einer Rechtsanwaltskanzlei überlicherweise vorkommen:

• Personalkosten
  • Gehälter,
  • Löhne
  • Sozialabgaben
  • freiwillige Zusatzleistungen
• Raumkosten
  • Miete
  • Kalkulatorische Mietkosten bei Eigennutzung von Eigentum zu Kanzleizwecken
  • Nebenkosten
  • Renovierungs- u. Umzugkosten, Instantsetzungskosten etc.
• Sachkosten
  • Betriebs- u. Geschäftsausstattung
• Kalkulatorische Zinsen und kalkulatorische Abschreibung
• Dienstleistungskosten
  • Post
  • Courier
  • sonstige Drittleistungen
• Lizenzen und Leasing
• Versicherungen (soweit nicht zu Raumkosten gehörend)

Einen Großteil der Kosten können Sie unter Zuhilfenahme Ihrer Finanzbuchhaltung ermitteln, einige wenige sind kalkulatorische Kosten (wie z. B. Ihr kalkulatorischer Unternehmerlohn) die sich nicht in der Finanzbuchhaltung widerspiegeln.

Hierauf werden wir im nächsten Teil weiter eingehen.

Bisher haben wir uns Gedanken darüber gemacht, welche Kategorien sinnvoll sind und diese Kategorien angelegt. Jetzt soll es darum gehen, wo wir diese Kategorien anwenden können und welchen Vorteil uns dieses bringt.

Wenn Sie z. B. Ihre Fristenverwaltung über Outlook führen, haben Sie nunmehr die Möglichkeit, jede Aufgabe (hier wäre die Fristenverwaltung zu führen) mit Kategorien zu versehen. So können Sie sich z. B. alle Berufungsbegründungsfristen, die anstehen, anzeigen lassen. Wenn Sie zusätzlich Ihre Akten über Outlook verwalten, was ebenfalls einfach möglich ist, können Sie sich alle noch notwendigen Informationen im Rahmen der Akte anzeigen lassen, wobei Sie natürlich dieses einmal von der Aktenseite hier, aber auch von der Kategorienseite her ansehen können.

Gleiches gilt für die Terminverwaltung. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, sich anstehende Termine vor den einzelnen Gerichten anzeigen zu lassen.

Wenn Sie Ihre Aktenverwaltung über Outlook führen, können Sie sich die Mandate nach Rechtsgebieten, die Stellung der Beteiligen an allen Akten, also Mandanten, Gegner, Versicherungen anzeigen lassen. Kurzum, die Verwendung von Kategorien macht Ihr Outlook absolut flexiebel.

Gleiches gilt natürlich auch für die Kategorisierung von E-Mails. Je nach Mandat oder Projekt, können Sie diese über Kategorien katalogisieren, d.h. Sie benötigen nicht mehr eine Vielzahl von Unterordnern, in denen die E-Mails teilweise mehrfach angezeigt werden. Sie müssen sich Ihre E-Mails lediglich noch nach Kategorien anzeigen lassen und erhalten alle E-Mails entsprechend angeordnet.