Der nachfolgende Artikel soll die Möglichkeiten darlegen, die das Tool Remember the Milk zur Unterstützung von GTD Gettings Things Done bieten kann. GTD an dieser Stelle zu erklären, würde den Umfang dieses Artikels sprengen.

Kurz gesagt, es ist eine Selbstmanagement Methode von David Allen, die auf dem Prinzip basiert, alle anstehenden Tätigkeiten im beruflichen, wie auch im privaten Bereich aus dem Gedächtnis zu “bannen” und in einem Verwaltungssystem nach bestimmten Kriterien einzuordnen um den Kopf für wichtige Dinge, Innovationen etc. frei zu bekommen.
Informationen über GTD können Sie unter

http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
http://www.davidco.com/

erhalten. Als Verwaltungssystem können manuelle Systeme, aber auch elektronische zum Einsatz kommen.

Ich habe über Jahre hinweg Selbst- u. Zeitmanagement unter Nutzung von MS Outlook betrieben, aber vor nicht allzu langer Zeit im Rahmen des Umstiegs auf GTD - wenn auch in abgewandelter Form - dieses Programm gegen Remember the Milk eingetauscht.

Nun, was ist Remember the Milk (oder auch kurz RTM genannt)?
Einige würden sagen: “Ein Programm, in dem man seine Aufgaben speichern kann”. Andere würden es als “Listenprogramm” bezeichnen.

Alles dieses ist aber zu kurz gesprungen.
RTM ist m. E. ein Tool, mit dem man alle seine ausstehenden Aktivitäten an einem Platz speichern, analysieren und umfassend verwalten kann. Alle Daten liegen im Internet in einem geschützten Bereich, sind also von überall für den Inhaber der Daten zugänglich.
Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, Dritten auf die Daten in abgestufter Form Rechte einzuräumen, so dass die Möglichkeit besteht, ganze Projektgruppen in die Lage zu versetzen, ihre anstehenden Aufgaben umfassend zu verwalten.
Das RTM an anstehende Aktivitäten erinnert, muss eigentlich nicht mehr erwähnt werden. Wohl aber die umfangreichen Wege, die der Nutzer für diese Erinnerungen spezifizieren kann.
So werden

• E-Mail
• SMS
• Instant Messenger, wie
  • AIM
  • Gadu-Gadu
  • Google Talk
  • ICQ ebenso unterstützt wie
  • MSN
  • Jabber
  • Skype und
  • Yahoo

unterstützt.

Zusätzlich erlaubt die Pro-Version, die für jährlich $ 25.00 zu buchen ist, eine Synchronisation mit

• Blackberry
• Windows Mobile

und stellt eine enorme Vielfalt von Anbindungen (iPhone, iPod touch) zur Verfügung.
Ohne diese Synchronisations- u. Anbindungsmöglichkeiten ist die Nutzung von RTM kostenlos.

Auf die einzelnen Möglichkeiten der Nutzung werde ich in Teil 2 dieses Beitrags eingehen und einige nützliche Links hierzu zur Verfügung stellen.

Nachdem wir uns in Teil 1 mit der Begrifflichkeit der Kosten- u. Leistungsrechnung befasst haben, wollen wir mit den Vorbereitungen beginnen.

Hierzu gehört erst einmal die Feststellung der Kostenarten, die in einer Rechtsanwaltskanzlei überlicherweise vorkommen:

• Personalkosten
  • Gehälter,
  • Löhne
  • Sozialabgaben
  • freiwillige Zusatzleistungen
• Raumkosten
  • Miete
  • Kalkulatorische Mietkosten bei Eigennutzung von Eigentum zu Kanzleizwecken
  • Nebenkosten
  • Renovierungs- u. Umzugkosten, Instantsetzungskosten etc.
• Sachkosten
  • Betriebs- u. Geschäftsausstattung
• Kalkulatorische Zinsen und kalkulatorische Abschreibung
• Dienstleistungskosten
  • Post
  • Courier
  • sonstige Drittleistungen
• Lizenzen und Leasing
• Versicherungen (soweit nicht zu Raumkosten gehörend)

Einen Großteil der Kosten können Sie unter Zuhilfenahme Ihrer Finanzbuchhaltung ermitteln, einige wenige sind kalkulatorische Kosten (wie z. B. Ihr kalkulatorischer Unternehmerlohn) die sich nicht in der Finanzbuchhaltung widerspiegeln.

Hierauf werden wir im nächsten Teil weiter eingehen.

Bisher haben wir uns Gedanken darüber gemacht, welche Kategorien sinnvoll sind und diese Kategorien angelegt. Jetzt soll es darum gehen, wo wir diese Kategorien anwenden können und welchen Vorteil uns dieses bringt.

Wenn Sie z. B. Ihre Fristenverwaltung über Outlook führen, haben Sie nunmehr die Möglichkeit, jede Aufgabe (hier wäre die Fristenverwaltung zu führen) mit Kategorien zu versehen. So können Sie sich z. B. alle Berufungsbegründungsfristen, die anstehen, anzeigen lassen. Wenn Sie zusätzlich Ihre Akten über Outlook verwalten, was ebenfalls einfach möglich ist, können Sie sich alle noch notwendigen Informationen im Rahmen der Akte anzeigen lassen, wobei Sie natürlich dieses einmal von der Aktenseite hier, aber auch von der Kategorienseite her ansehen können.

Gleiches gilt für die Terminverwaltung. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, sich anstehende Termine vor den einzelnen Gerichten anzeigen zu lassen.

Wenn Sie Ihre Aktenverwaltung über Outlook führen, können Sie sich die Mandate nach Rechtsgebieten, die Stellung der Beteiligen an allen Akten, also Mandanten, Gegner, Versicherungen anzeigen lassen. Kurzum, die Verwendung von Kategorien macht Ihr Outlook absolut flexiebel.

Gleiches gilt natürlich auch für die Kategorisierung von E-Mails. Je nach Mandat oder Projekt, können Sie diese über Kategorien katalogisieren, d.h. Sie benötigen nicht mehr eine Vielzahl von Unterordnern, in denen die E-Mails teilweise mehrfach angezeigt werden. Sie müssen sich Ihre E-Mails lediglich noch nach Kategorien anzeigen lassen und erhalten alle E-Mails entsprechend angeordnet.

Nachdem Sie sich darüber klar geworden sind, welche Kategorien Sie benötigen, geht es jetzt darum, diese Kategorien anzulegen. Ich unterstelle für die nachfolgenden Hinweise die Nutzung von Outlook 2007. Bei den Vorversionen haben Sie ebenfalls die Möglichkeit Kategorien anzulegen und zu nutzen.

Klicken Sie in der Symbolleiste von Outlook auf das Symbol Kategorisieren. Aus dem dann erscheinenden Menü wählen Sie den Menüpunkt Alle Kategorien.
Es wird ein Eingabefenster angezeigt, das mit “Farbkategorien” überschrieben ist.

Ab Outlook 2007 hat Microsoft die Möglichkeit eingeführt, Kategorien farblich zu kennzeichnen. Ob dieses sinnvoll organisatorisch einsetzbar ist, müssen Sie selbst entscheiden. Selbstverständlich würde hier die Möglichkeit bestehen, die zu ihren Aktenfarben korrespondierenden Farben für verschiedene Rechtsgebiete auszuwählen.

Auf jeden Fall ist diese Eingabefenster das Fenster, welches Sie zur Eingabe der von Ihnen im Vorfeld geplanten Kategorien nutzen können.

Über

• Neu rufen Sie das Eingabefeld für die neue Kategorie auf. Geben Sie diese ein, entscheiden Sie, ob sie farbliche gekennzeichet werden soll, und wählen Sie, soweit es gewünscht ist, für die Kategorie eine Tastenkombination aus. Letzeres gibt Ihnen die Möglichkeit, bei Bearbeitung eines Elements, also z. B. einer Adresse, durch Nutzung der Tastenkombination dem Element die entsprechende Kategorie zuzuweisen, ohne dass Sie den umständlichen Weg über die Auswahl der Kategorie gehen müssen.
• Umbenennen können Sie vorhandene Kategorien umbenenen,
• Löschen können Sie vorhandene Kategorien löschen

Nachdem Sie die Kategorien angelegt haben, steht deren Einsatz nichts mehr im Wege.

In welcher Form dieses möglich ist, demnächst wieder hier als Fortsetzung.

Um Kategorien nutzen zu können, sollten diese vor Beginn eingerichtet werden. Selbstverständlich ist es möglich, jederzeit neue Kategorien hinzuzufügen.

Welche Kategorien wären in einer Anwaltskanzlei wohl sinnvoll, einmal unterstellt, Sie arbeiten ohne Anwaltsprogramm und führen Ihre Aktenverwaltung ausschließlich über Outlook? Hier kommt es auf die Art der Elemente an, die Sie damit steuern wollen, also E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine:

Personenverwaltung (Kontakte)

• Mandant
• Gegner
• Gericht
• Gerichtsvollzieher
• und alle Personengruppen, die zu einer Akte gehören können.

Aktenverwaltung (Kontakte)

• Rechtsgebiete (also Mietrecht, Strafrecht, Baurecht etc.)
• Statistikdaten (also z. B. Honorarvereinbarung, RVG etc.)
• und alle sonstigen Daten, die geeignet sind, Ihre Akten zu unterscheiden oder auszuwerten

Termine

• Gerichtstermine
• Besprechungen
• geblockte Zeiten für Aufgabenerledigung
• und alle sonstigen Möglichkeiten, um Termine unterscheiden zu können

Aufgaben

• Vorfristen
• Endfristen
• Art der Fristen (also z. B. Berufung, Berufungsbegründungen etc.)

Sie sehen, dass eine vorherige Planung der einzelnen Kategorien sinnvoll ist, damit später die Arbeit schnell von der Hand geht.

Wie Sie Kategorien einrichten, erarbeiten wir in Teil 3

In praktisch jeder Anwaltskanzlei ist heute Outlook von Microsoft installiert. Leider ist in Beratungsgesprächen immer wieder festzustellen, dass Outlook nicht umfassend genutzt wird. Möglichkeiten der Organisation, Verschlankung von Workflow etc. werden nicht genutzt.

Vielfach ist festzustellen, dass für jeden gedachten Sonderfall oder für jedes Projekt oder Mandat Unterordner angelegt werden in die teilweise, weil die Korrespondenz mehrere Projekte oder Mandate betrifft, mehrfach die Korrespondenz abgelegt wird. Sinn und Zweck von Kategorien, die hier helfen könnten, sind überwiegend nicht bekannt.

Dabei gibt Ihnen Outlook die Möglichkeit, Elemente (also E-Mails, Aufgaben, Termine etc.) mit Kategorien zu versehen, nach denen Sie diese ordnen oder anzeigen lassen können. Sie können Ansichten einrichten, Regeln für die automatische Zuordnung von Kategorien zu E-Mails erstellen und vieles mehr. Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie diese Kategorien auch farblich gestalten.

Wie Sie hierzu vorgehen, erfahren Sie in Teil 2, demnächst hier.

Shitsuke

Dieses ist der letzte Punkt der fünfstufigen Vorgehensweise (5 S-Bewegung). Dieser beinhaltet

• Erhaltung der geschaffenen Ordnung
• Sauberkeit des Arbeitsumfeldes
• Einhaltung des geschaffenen Standards

wobei der letzte Punkt nicht ein “Verharren” auf dem einmal Geschaffenen meint, sondern sehrwohl der Gedanke der stetigen Verbesserung weiterhin im Vordergrund steht.

Seiketsu

Seiketsu ist eigentlich ein Hilfsmittel zur Gestaltung und Einhaltung der “5S“, wie man so treffend die fünfstufige Herangehensweise zur Planung und Verbesserung von ordentlichen (Seiri /Seiton), sauberen (Seiso) und gut organisierten bzw. standardisierten Arbeitsplätzen bezeichnet.
Seiketsu beschäftigt sich mit der Standardisierung der Arbeitsplätze, wobei Arbeitsplazt auch im weiterläufigen Sinne zu sehen ist. Hierzu gehört sowohl der eigene Arbeitsplatz, als auch die diesem dienenden Räume, wie Kaffeeküchen etc.

Standardisierung hilft

• zu vermeiden das Rad immer wieder neu zu erfinden,
• Fehler zu erkennen, zu beseitigen und für die zukunft zu vermeiden,
• Reibungsverluste zu vermeiden,
• Schulungsaufwand zu senken

Ein Teil der Standardisierung kann z. B. die Schaffung eines Organisationshandbuches sein. In vielen Kanzleien wurde dieses bereits eingeführt, in wiederum anderen Kanzleien wird ein solches Vorhaben belächelt, schließlich ist man Anwalt und benötigt doch keine Organisation. Sie glauben nicht, welche Hinweise in dieser Form in entsprechenden Seminaren gegeben werden. Spätestens dann, wenn dann vorgerechnet wird, was eine Mitarbeiterin in der Minute kostet und welche Zeiten durch Standardisierung einfachster Tätigkeiten eingespart werden können, ändert sich die Einstellung.

Im Rahmen eines Organisationshandbuches sind alle Arbeitsabläufe (ich vermeide hier den Begriff Prozesse, da dieser in der Anwaltschaft bereits anderweitig besetzt ist) schriftlich und grafisch zu erfassen. Das beginnt bei dem simplen Posteingang (hat ca. 50 mögliche Prüfungstätigkeiten) und endet letztendlich in der Organisation von Abläufen in einfachen Zivilverfahren.

Aber auch absolut einfache Dinge können durch entsprechende Standardisierung bzw. Layouts vereinfacht und verbessert werden. Denken Sie nur an die Probleme bei der Bedienung der neuen Kaffeemaschine oder des Fotokopierers. Eine einfache einseitige Beschreibung der Funktion, die über jedes technische Gerät gehängt wird, verhindert Fehlbedienungen und Zeitverlust.

Wird fortgesetzt

Seiso

Unter dieser Bezeichnung steht “die Sauberkeit am Arbeitsplatz” im Vordergrund.

Sauberkeit am Arbeitsplatz bezieht sich auch und insbesondere im Officebereich auf Sauberkeit und Ordnung auf dem Schreibtisch. Seiso steht also im engen Zusammenhang zu Seiri, was ich an dieser Stelle ja bereits behandelt habe.

Betreten Sie einmal Ihre Kanzlei mit den Augen einer Ihrer Mandanten. Sehen Sie sich objektiv in Ihrer Kanzlei um. Welchen Eindruck macht Ihre Kanzlei? Sieht der Mandant überquellende Papierkörbe, zerfledderte Zeitschriften im Wartebereich, wie nimmt er den Raum wahr, in dem die Besprechung mit Ihnen stattfindet? Sie werden zu dem überraschenden Ergebnis kommen, dass auch in Ihrer Kanzlei einiges im Argen liegt.

Hier gilt es anzusetzen. Denken Sie daran, Kaizen dient der ständigen Verbesserung zum Besseren. Der wirtschaftliche Erfolg Ihrer Kanzlei hängt davon ab, dass Sie unter ständiger Verbesserung Ihrer Dienstleistung mit ausgezeichneter Qualität zur höchsten Mandantenzufriedenheit beitragen.

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Seiton

Kennen Sie “Jedes Ding hat seinen Ort”?
Nur dann, wenn wir dieses auch bei unserer täglichen Arbeit beherzigen, werden wir die Möglichkeit zu einem organisierten Arbeiten finden.

Hierzu gehören gerade in der Anwaltskanzlei

• eindeutige Regelungen dafür, wo z. B. die Terminsakten für den Folgetag im Anwaltszimmer liegen sollten,
• gleiches gilt für Fristakten (also Akten, bei denen eine Tätigkeit zur Erledigung einer prozessualen Frist ansteht)
• oder den Ort für die Posteingänge, möglichst unterteilt nach “normalen” Posteingängen und solchen mit besonderer Zustellform, wie z. B. mit EB etc.

Ihnen werden bestimmt für Ihre tägliche Arbeit weitere Dinge einfallen, die “ihren eigenen Ort” bedürfen.

Gleiches gilt für die diversen Gerätschaften, wie Telefon, Diktiergerät, Computer etc. Auch hier sollte jedes Ding seinen Ort haben, der eindeutig bestimmt ist und der Arbeitstechnik des Nutzers entspricht. Es macht wenig Sinn, bei einem Rechtshänder das Telefon auf die rechte Seite des Arbeitsplatzes zu stellen. Letztendlich wird die rechte Hand für das Eingeben der Telefon-Nr., Notieren von Mitteilungen etc. benötigt.

Was für den eigenen Arbeitsplatz gilt, hat auch seine Berechtigung im Bereich der Materialverwaltung, Aktenverwaltung etc.

So gehört eine Akte grundsätzlich in den Aktenschrank. Nur dann kann eine Zuordnung von Posteingängen etc. zur Akte unmittelbar und schnell erfolgen. Der “Aktentourismus” z. B. zum Bearbeiten von Wiedervorlagen sollte der Vergangenheit angehören. Es ist nicht notwendig, eine Akte daraufhin zu überprüfen, ob eine Bearbeitung notwendig ist. Dieses muss ohne Akte erledigt werden können.

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