Wie kann uns das Pareto-Prinzip helfen?

Wer kennt Pareto (Nationalökonom und Soziologe) und seine Feststellung (80/20) nicht? Im zarten Alter von 49 Jahren entdeckte er 1897 im weitesten Sinne das mathematische Prinzip, dass 20% Aufwand 80 % Ertrag bringen können.

Wenn wir diese Erkenntnis auf unsere tägliche Arbeit anwenden und feststellen, dass 20 % des täglichen Aufwandes zu 80% des gewünschten Ergebnisses führen, müssen wir uns natürlich Gedanken darüber machen, ob es Sinn macht, weitere 80 % Aufwand zu betreiben, um die restlichen 20% des Ergebnisses zu erreichen.

Auch auf die wirtschaftlichen Ergebnisse der Anwaltskanzlei kann diese Erkenntnis Wirkung zeigen.

Eine wirklich objektive Aufwand- Ertragsberechnung führt nicht selten zu dem Ergebnis, dass mit 20% der Mandate 80% des Umsatzes erzielt werden. Dieses führt wiederum zu der Überlegung, ob es Sinn macht, weitere 80% Mandate zu bearbeiten um die restlichen 20% Umsatz zu erreichen.

Brechen Sie dieses noch ein wenig herunter, also nicht auf Mandate, sondern auf Mandanten und stellen fest, das mit 20% der Mandanten und deren Mandate 80% des Umsatzes erzielt werden können, stellt sich die Frage, warum weitere 80% der Mandaten und ihre Mandate betreut werden sollen.

Abhängig von diesen Erkenntnissen ist nicht nur der Umsatz, sondern auch das Ergebnis der Kanzlei.
Es ist sicherlich einleuchtend, dass bei nur 20% der jetzt betreuten Mandanten und ihrer Mandate der Betreuungsaufwand geringer wird und damit gegebenenfalls der Aufwand an zu Verfügung gehaltenen Ressourcen und die damit einhergehenden Kosten.

Wäre es nicht schön, mit 20% des bisherigen Aufwands zu 80% des bisherigen Ergebnisses kommen zu können?
Eine Überlegung wäre es bestimmt wert.

Wie hoch ist Ihre Kostenquote in Ihrer Anwaltskanzlei?

Nach einer Untersuchung der IRES GmbH, Düsseldorf in 2011, beträgt auf der Basis von 250 niedergelassenen Anwälten mit mindestens drei qualifizierten Mitarbeitern die Kanzlei-Kostenquote (Anteil der Kosten / Abgaben vom Nettoumsatz) bei unternehmerischer Ausrichtung 39,8 % und nicht unternehmerischer Ausrichtung 45,1%, wobei die Kostenquote nach der Anzahl der Anwälte (1 Anwalt = 43,1%, 2-3 Anwälte = 42,0% und 4+ Anwälte = 41,3%) gestaffelt ist.
48% aller Kanzleien verzichten auf ein konsequentes Kostencontrolling.
Quelle: Berliner Anwaltsblatt 2011, 379 ff 
 

Wo liegen die Hauptkostenblöcke?

• Mietzins und Nebenkosten
• Prozesskosten (also Kosten der Arbeitsprozesse)
• Personalkosten
• Versicherungen
• Allgemeine Bürokosten (einschl. Energiekosten)

Alles das ist nicht “von Gott gegeben”, sondern kann durch die oder den Kanzleiinhaber beeinflusst werden.
Vielfach wird übersehen, dass jeder nicht für diese Kosten ausgegebene Euro ein Euro Gewinn ohne zusätzlichen Aufwand darstellt.

Welche grundsätzlichen Fragen sollten Sie sich im Zusammenhang mit diesen Positionen stellen?

Mietzins- u. Nebenkosten

• Entspricht der gezahlte Mietzins den derzeitigen Marktgegebenheiten am Standort?
• Schöpft das zur Zeit genutzte Raumkonzept alle Effizienzmöglichkeiten aus?
• Können evtl. vorgehaltene Räume zwischenvermietet werden?
• Sind die Nebenkosten richtig berechnet oder gibt es Möglichkeiten über eigene Vertragspartner die Nebenkosten zu senken?
• Ist das Reinigungskonzept den Erfordernissen angepasst oder kann durch einen gestaffelten Leistungskatalog eine Reduzierung der Reinigungsintervalle und damit einhergehend eine Reduzierung der Reinigungskosten stattfinden? Wurden diese Leistungen ausgeschrieben?

Prozesskosten

• Haben Sie Ihre Geschäftsprozesse bereits identifiziert?
• Wurden diese dokumentiert, modelliert und monitort?
• Wissen Sie, was Ihre Geschäftsprozesse kosten?
• Haben Sie die Wertschöpfungsmöglichkeiten geprüft?
• Haben Sie Ihre Geschäftsprozesse daraufhin überprüft, ob diese zu Ihrem Kerngeschäft gehören oder aber outgesourced werden können?

Personalkosten

• Kennen Sie Ihre tatsächlichen Personalkosten incl. kalkulatorischer Abschreibung, Lizenzkosten etc.?
• Haben Sie diese Personalkosten schon einmal Fremdkosten für gleiche Leistung und gleichen Service Level gegenübergestellt?
• Kennen Sie die Einsparungsmöglichkeiten durch Einsatz einer Poollösung?

Versicherungen

• Kennen Sie Ihre Versicherungsarten, stimmen die Deckung und Prämien?
• Versichern Sie Ihre Risiken zusätzlich mandatsbezogen?
• Haben Sie eine Ausschreibung vorgenommen?

Allgemeine Bürokosten (incl. Energiekosten)

• Arbeiten Sie z. B. mit einem Büromittelhändler zusammen oder ist der Warenbezug auf eine Vielzahl von Händlern verteilt?
• Haben Sie einen Artikelkatalog mit fest spezifizierten Standardartikeln incl. Büromöbel?
• Halten Sie mehr als den 48-Stunden-Bedarf an Büromaterial vor?
• Haben Sie Ihr Büromaterial incl. Mobiliar und auch Energiekosten ausgeschrieben?
• Setzen Sie Stromspargeräte und Beleuchtungsmittel (LED, Stromsparlampen etc.) ein?

Das sind nur einige wenige Fragen von denen die Wirtschaftlichkeit Ihrer Kanzlei abhängt.

Wenn Sie Fragen hierzu haben, stehen wir Ihnen zu einem – in Berlin kostenlosen – Erstgespräch zur Verfügung.
Nehmen Sie hierzu unter info@treysse.com Kontakt zu uns auf.

Berechnung des Anwaltsstundensatzes

Nachdem die Summe der Kosten für die Kostenstelle “Anwalt” bekannt ist – Sie erinnern sich Zuordnung der Einzelkosten zur Kostenstelle und aufgrund eines Schlüssels die anteiligen Gemeinkosten – kann für jeden Anwalt der interne Stundensatz gebildet werden, indem die auf diesen entfallenden Kosten durch die berechenbaren Arbeitsstunden dividiert werden.

Wenn wir von einer “normalen” Arbeitszeit von 40 Stunden / Woche ausgehen würden, ergibt dieses eines Jahresarbeitszeit (52 Wochen) von 2.080 Stunden. Von diesem Wert sind abzuziehen die Stunden für Urlaubszeit, Feiertage, Krankheitstage. Es verbleibt dann die reine Arbeitzeit. Diese verbleibenden Stunden werden nicht in voller Höhe in die Mandatsarbeit einfließen. Je nach Organisation der Kanzlei werden die verbleibenden Stunden um 20% bis 30% nicht den Mandaten zurechenbaren Stunden gekürzt werden müssen. Diese fallen an für Verwaltungzeiten, Fortbildungzeiten etc.. Die danach verbleibende Stundenzahl ist die Grundlage für die Berechnung des internen Stundensatzes (also Kosten der Kostenstelle Anwalt dividiert durch die Stundenzahl).
Dieses ist ein recht umkomplizierte Rechnung die auch trotz “Iudex non calculat” nachvollzogen werden kann.

Im Beitrag Teil V habe ich die Systematik der Zuordnung der Kosten angesprochen. Lassen Sie mich dieses etwas vertiefen.

Kostenartenrechnung
Wie wir gesehen haben, fallen hierunter Einzel- u. Gemeinkosten. Was aber sind nun Einzelkosten und was Gemeinkosten?

Einzelkosten
Einzelkosten sind direkt zuordenbare Kosten. Je nach Organisation können Personalkosten ganz oder teilweise zu den Einzelkosten oder zu den Gemeinkosten zählen. Im Hinblick auf die Kostenstellenrechnung können die Kosten des oder der Anwälte, die zu einer Kostenstelle gehören und ausschließlich hierfür tätig werden, dieser voll zugerechnet werden. Gleiches gilt natürlich auch dann, wenn dieser Kostenstelle Mitarbeiter ausschließlich zugeordnet sind.
Einzelkosten können aber auch Reisekosten etc. sein, die direkt dem Kostenträger zuzurechnen sind, also der Akte, dem Projekt oder wie auch immer die Bezeichnung lautet.

Gemeinkosten
Soweit Mitarbeiter jedoch auch andere Tätigkeiten verrichten, wie z. B. Telefondienst, Diktate für das Gesamtbüro etc. sind diese jedoch zu Gemeinkosten zu rechnen und entsprechend einem zu vereinbarenden Schlüssel zu verteilen. Dieses kann pro Kopf oder nach anderen Schlüsseln erfolgen.
Die Mietkosten werden auch überwiegend als Gemeinkosten bezeichnet, was m. E. aber zu “kurz gesprungen” ist. Soweit Teile des Büros direkt Angehörigen von Kostenstellen zur ausschließlichen Nutzung zugewiesen sind, also z. B. das Anwaltsbüro, sind diese wie Einzelkosten zu behandeln, d. h. also direkt zuzurechnen. Nur die verbleibenden Räumlichkeiten (Sozialräume, Bibliothek, Besprechungsräume, Empfang etc.) sind in einem solchen Fall als Gemeinkosten wiederum nach einem Schlüssel zu verteilen.

Kostenstellenrechnung
Selbstverständlich können je nach Organisation auch die Kostenstellen sehr verschieden sein. So können sowohl das Rechtsgebiet (also z. B. Mietrecht) mit all den dazugehörigen Anwälten und Mitarbeitern eine Kostenstelle sein. Es ist aber auch nicht auszuschließen, dass ein Anwalt alleine oder mit Personal eine Kostenstelle bildet.

Kostenträgerrechnung
Kostenträger ist das einzelne Mandat, Projekt oder wie auch immer die Bezeichnung in Ihrem Büro lautet. Den Einnahmen aus dem Mandat werden die Kosten gegenübergestellt, wobei – neben den direkt zuordenbaren Einzelkosten wie Reisekosten etc. – der zu berechnende Stundensatz des Anwalts multipliziert mit dem Stundenaufwand im Mandat als “Kosten” in Bezug auf den Kostenträger anzusetzen ist.
Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass eine vollständige Zeiterfassung erfolgt und der Kostensatz des Anwalts bekannt ist.

Wie dieser berechnet wird, werden wir in Teil VII behandeln.

Nachdem wir uns mit den kalkulatorischen Kosten auseinander gesetzt haben, müssen wir die Systematik der Zuordnung von Kosten behandeln.

Kostenartenrechnung
Diese behandelt die Frage, welche Kosten entstanden sind und unterscheidet die Kosten nach

• Einzelkosten (also direkt zuordenbaren Kosten)
• Gemeinkosten (indirekt zuordenbaren Kosten)

Kostenstellenrechnung
Diese wieder gibt Auskunft darüber, wo die Kosten entstanden sind, also z. B.

• unterteilt nach Rechtsgebieten,
• unterteilt nach Verwaltungsgebieten, wie z. B. Marketing, Finanzbuchhaltung etc., Bibliothek

Kostenträgerrechnung
Die Kostenträgerrechnung berücksichtigt, wofür die Kosten letztendlich angefallen sind.

wird fortgesetzt

Nicht aus der Finanzbuchhaltung können Sie die kalkulatorischen Kosten ersehen, wie z. B.

• kalkulatorischer Mietzins
• kalkulatorischer Unternehmerlohn
• kalkulatorische Abschreibung
• kalkulatorische Zinsen

Kalkulatorischer Mietzins
Dieser kommt immer dann zum Einsatz, wenn im Privateigentum stehende Räumlichkeiten genutzt werden (Kanzlei im eigenen Haus etc.) und bemisst sich an dem Aufwand, der für Räume gleicher Größe und Qualität durch eine Fremdmiete anzusetzen wäre.

Kalkulatorischer Unternehmerlohn
Dieser wird in Höhe des Betrages angesetzt, den der Eigentümer (Unternehmer) bei vergleichbarer Tätigkeit auf dem Markt erhalten könnte.

Kalkulatorische Abschreibung
Um den Wertverlust von Wirtschaftsgütern möglichst der Realität entsprechend zu erfassen, berücksichtigt de kalkulatorische Abschreibung im Gegensatz zum Handels- / Steuerrecht nicht die Anschaffungskosten sondern die erwarteten Wiederbeschaffungskosten und schreibt gleichzeitig entsprechend der tatsächlichen Nutzungsdauer ab.

Kalkulatorische Zinsen
Es handelt sich hierbei um die Zinsen, die der Unternehmer hätte erzielen können, wenn er das Kapital – statt im eigenen Unternehmen zu investieren - auf dem Kapitalmarkt angelegt hätte.

In Teil II haben wir bei den Kostenarten insbesondere auch die Personalkosten angesprochen. Da hierunter verschiedene Kostenansätze verstanden werden, möchte ich kurz darauf eingehen.

In der amtlichen Stastik werden die Arbeitskosten wie folgt zugrunde gelegt:

Entgelt für geleistete Arbeit (Direktentgelt)
+ Entgelt für arbeitsfreie Tage (Urlaub, Krankheit, gesetzliche Feiertage, Sonderurlaub etc.)
+ Sonderzahlungen (13. Monatsgehalt, VWL, Boni, Urlaubsgeld etc)
= Bruttogehalt
+ Aufwendungen für Vorsorgeeinrichtungen (RV, AV, KV etc.)
+ Sonstige Personalzusatzkosten (Fahrtkosten, Essengeldzuschuss über Kantinen etc.)
= gesamte Personalkosten

Nach einer Arbeitskostenerhebung im Dienstleistungsbereich in 2004 betrug das Entgelt für geleistete Arbeitszeit bei gesamten Arbeitskosten von 47.129 T€ nur 26.742 T€ pro Arbeitsplatz. Ein erheblicher Teil der Personalkosten besteht also aus den Personalzusatzkosten.

Eine Excel-Datei zur Berechnung der Personalkosten können Sie unter Info@treysse.com anfordern.

Nachdem wir uns in Teil 1 mit der Begrifflichkeit der Kosten- u. Leistungsrechnung befasst haben, wollen wir mit den Vorbereitungen beginnen.

Hierzu gehört erst einmal die Feststellung der Kostenarten, die in einer Rechtsanwaltskanzlei überlicherweise vorkommen:

• Personalkosten
  • Gehälter,
  • Löhne
  • Sozialabgaben
  • freiwillige Zusatzleistungen
• Raumkosten
  • Miete
  • Kalkulatorische Mietkosten bei Eigennutzung von Eigentum zu Kanzleizwecken
  • Nebenkosten
  • Renovierungs- u. Umzugkosten, Instantsetzungskosten etc.
• Sachkosten
  • Betriebs- u. Geschäftsausstattung
• Kalkulatorische Zinsen und kalkulatorische Abschreibung
• Dienstleistungskosten
  • Post
  • Courier
  • sonstige Drittleistungen
• Lizenzen und Leasing
• Versicherungen (soweit nicht zu Raumkosten gehörend)

Einen Großteil der Kosten können Sie unter Zuhilfenahme Ihrer Finanzbuchhaltung ermitteln, einige wenige sind kalkulatorische Kosten (wie z. B. Ihr kalkulatorischer Unternehmerlohn) die sich nicht in der Finanzbuchhaltung widerspiegeln.

Hierauf werden wir im nächsten Teil weiter eingehen.

Während im Rahmen der Finanzbuchhaltung das steuerliche Gesamtergebnis einer Kanzlei ermittelt werden kann, ist die Kosten- u. Leistungsrechnung das Werkzeug, welches den Kanzleiinhaber oder das Management in die Lage versetzt, Kosten- u. Leistungsinformationen zu erhalten, die wiederum die Grundlage für die Planung der zukünftigen Geschäftsentwickung sein können.

Sie dient unter anderem

• der Wirtschaftlichkeitsberechnung der betrieblichen Prozesse,
• der Kalkulation und Nachkalkulation,
• der Kostenträger- u. Kostenstellenrechnung

um nur einige Punkte zu nennen.

Aber wie bauen wir eine solche Kosten- u. Leistungsrechnung auf, welche Erkenntnisse können wir dem Ergebnis entnehmen, welche zukünftige Planung hierauf abstellen?

Dieses können Sie in Kürze in einigen Beiträgen an dieser Stelle nachlesen.

Finanzierung von Investitionsgütern

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Finanzierung.

Sicherlich können hier keine allgemeingültigen Vorschläge gemacht werden. Grundlage jeder Entscheidung sollte jedoch erst einmal der Barpreis sein. Alsdann ist festzustellen, welcher Zinsverlust über die gesamte Nutzungsdauer des Investitionsgutes unter Berücksichtigung der Abschreibung entsteht. Anhand des Ergebnisses sind alsdann Alternativfinanzierungsmethoden zu prüfen, wie

• Kredit,
• Leasing und
• Miete

Das wäre der wirtschaftliche Teil.

Nicht zu unterschätzen ist jedoch die Tatsache, daß die Anmietung eines Investitionsgutes im Gegensatz zu den anderen Finanzierungsarten von Vorteil sein kann. Dieses insbesondere im Hinblick auf, wie ich feststellen konnte, besseren Support, aber auch auf die Möglichkeit des Austausches gegen ein Gerät moderner Bauart im Rahmen des bestehenden Mietvertrages.

Lagervorhaltung

Ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor ist die Lagerhaltung oder auch Bevorratung genannt. Nicht nur, daß die Lagerfläche Miete kostet, die Bevorratung Liquidität und die Pflege des Bestandes Personalkosten, nein auch die Verderblichkeit der bevorrateten Waren ist zu berücksichtigen. Viele Artikel, angefangen bei den Briefumschlägen, haben nur ein begrenzte Nutzbarkeitsdauer. Sie werden das evtl. schon bei eingehender Post festgestellt haben, wo mangels Selbst-Klebemöglichkeit der Umschlag mit Klebeband zugeklebt wurde. Dieses ist ein Zeichen für fehlerhafte Bevorratung oder fehlerhafte Lagerhaltung. Aber auch so teure Artikel, wie Toner für Fotokopierer und Laserdrucker, haben nur eine begrenzte Haltbarkeitsdauer.

Innerhalb der Warenwirtschaft spricht man von einem Warenumschlag, d. h. davon, wie lange es dauert, einen bestimmten Artikel nicht nur in das Lager herein, sondern planmäßig auch wieder herauszubekommen. Lange Lagerzeiten können bei der Weinherstellung sinnvoll sein, nicht jedoch bei der Lagerhaltung von Verbrauchsmaterial. Es ist also Sache des Einkäufers darauf zu achten, daß nur der jeweils bis zur nächsten Lieferung notwendige Bedarf vorhanden ist.

Einfach läßt sich das durch ein Warenwirtschaftsprogramm gestalten. Die hierfür entstehenden Kosten können sich unter Umständen recht schnell amortisieren. Dabei geht es darum, Erkenntnisse über

• Lagermenge,
• Warenverbrauch und
• Bestellmenge

auf einfachstem Weg zu erhalten. Solche Programme sind heute von namhaften Softwareanbietern für bereits unter 200,00 Euro zu erhalten. Sämtliche Stammdaten der Lieferanten, einschließlich Bestell-Nr., Bestellpreis, Lieferfristen und Bezeichnung der Artikel können in einer Datenbank aufgenommen werden. Hauptentlastung ist jedoch, daß eine Mindestlagermenge eingegeben werden kann, die bei Unterschreitung eine automatische Bestellung auslösen kann. Sicherlich wird es bei der Frage, ob ein solches Programm sinnvoll ist, auch immer auf die Größe der Kanzlei ankommen. Dieses muß der Kanzleiinhaber entscheiden.

Es gibt aber auch eine einfache Möglichkeit über KanBan-Kärtchen (s. Artikel Materialwirtschaft)

Outsourcing

Erst in der jüngeren Vergangenheit ist dieser Begriff geprägt worden. Gerade für größere Kanzleien sollte überlegt werden, den Einkauf bzw. Teile des Einkaufes nach außen zu geben. Das Einsparpotential kann enorm sein. Interne Kräfte werden entlastet, Kompetenz, Marktkenntnisse und die Möglichkeit der Einkaufsbündelung genutzt. Dieses alles bedarf jedoch einer umfassenden Überprüfung und entsprechender Organisation der Materialanforderungen.

Bitte winken Sie jetzt nicht ab. Was die Industrie für den Einkauf schon lange erkannt hat, wird zukünftig auch bei den sogenannten Dienstleistern zur Selbstverständlichkeit gehören.

Während es erheblichen Aufwand und Einsatz des Kanzleiinhabers bedeutet, den Umsatz der Kanzlei zu halten oder zu steigern, ist es doch relativ einfach, den Gewinn dadurch zu steigern, daß Kosten auf das unvermeidliche Maß gesenkt werden.

Der Artikel sollte bewirken, Sie für die Frage des “Einkaufs” in der Anwaltskanzlei zu sensibilisieren. Viele Dinge wurden nur angeschnitten, einige nicht betrachtet. Die richtige Strategie entscheidet sich an den Bedürfnissen der jeweiligen Kanzlei und die festzustellen ist “am grünen Tisch” nicht möglich.