Im Beitrag Teil V habe ich die Systematik der Zuordnung der Kosten angesprochen. Lassen Sie mich dieses etwas vertiefen.

Kostenartenrechnung
Wie wir gesehen haben, fallen hierunter Einzel- u. Gemeinkosten. Was aber sind nun Einzelkosten und was Gemeinkosten?

Einzelkosten
Einzelkosten sind direkt zuordenbare Kosten. Je nach Organisation können Personalkosten ganz oder teilweise zu den Einzelkosten oder zu den Gemeinkosten zählen. Im Hinblick auf die Kostenstellenrechnung können die Kosten des oder der Anwälte, die zu einer Kostenstelle gehören und ausschließlich hierfür tätig werden, dieser voll zugerechnet werden. Gleiches gilt natürlich auch dann, wenn dieser Kostenstelle Mitarbeiter ausschließlich zugeordnet sind.
Einzelkosten können aber auch Reisekosten etc. sein, die direkt dem Kostenträger zuzurechnen sind, also der Akte, dem Projekt oder wie auch immer die Bezeichnung lautet.

Gemeinkosten
Soweit Mitarbeiter jedoch auch andere Tätigkeiten verrichten, wie z. B. Telefondienst, Diktate für das Gesamtbüro etc. sind diese jedoch zu Gemeinkosten zu rechnen und entsprechend einem zu vereinbarenden Schlüssel zu verteilen. Dieses kann pro Kopf oder nach anderen Schlüsseln erfolgen.
Die Mietkosten werden auch überwiegend als Gemeinkosten bezeichnet, was m. E. aber zu “kurz gesprungen” ist. Soweit Teile des Büros direkt Angehörigen von Kostenstellen zur ausschließlichen Nutzung zugewiesen sind, also z. B. das Anwaltsbüro, sind diese wie Einzelkosten zu behandeln, d. h. also direkt zuzurechnen. Nur die verbleibenden Räumlichkeiten (Sozialräume, Bibliothek, Besprechungsräume, Empfang etc.) sind in einem solchen Fall als Gemeinkosten wiederum nach einem Schlüssel zu verteilen.

Kostenstellenrechnung
Selbstverständlich können je nach Organisation auch die Kostenstellen sehr verschieden sein. So können sowohl das Rechtsgebiet (also z. B. Mietrecht) mit all den dazugehörigen Anwälten und Mitarbeitern eine Kostenstelle sein. Es ist aber auch nicht auszuschließen, dass ein Anwalt alleine oder mit Personal eine Kostenstelle bildet.

Kostenträgerrechnung
Kostenträger ist das einzelne Mandat, Projekt oder wie auch immer die Bezeichnung in Ihrem Büro lautet. Den Einnahmen aus dem Mandat werden die Kosten gegenübergestellt, wobei – neben den direkt zuordenbaren Einzelkosten wie Reisekosten etc. – der zu berechnende Stundensatz des Anwalts multipliziert mit dem Stundenaufwand im Mandat als “Kosten” in Bezug auf den Kostenträger anzusetzen ist.
Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass eine vollständige Zeiterfassung erfolgt und der Kostensatz des Anwalts bekannt ist.

Wie dieser berechnet wird, werden wir in Teil VII behandeln.