Berechnung des Anwaltsstundensatzes

Nachdem die Summe der Kosten für die Kostenstelle “Anwalt” bekannt ist – Sie erinnern sich Zuordnung der Einzelkosten zur Kostenstelle und aufgrund eines Schlüssels die anteiligen Gemeinkosten – kann für jeden Anwalt der interne Stundensatz gebildet werden, indem die auf diesen entfallenden Kosten durch die berechenbaren Arbeitsstunden dividiert werden.

Wenn wir von einer “normalen” Arbeitszeit von 40 Stunden / Woche ausgehen würden, ergibt dieses eines Jahresarbeitszeit (52 Wochen) von 2.080 Stunden. Von diesem Wert sind abzuziehen die Stunden für Urlaubszeit, Feiertage, Krankheitstage. Es verbleibt dann die reine Arbeitzeit. Diese verbleibenden Stunden werden nicht in voller Höhe in die Mandatsarbeit einfließen. Je nach Organisation der Kanzlei werden die verbleibenden Stunden um 20% bis 30% nicht den Mandaten zurechenbaren Stunden gekürzt werden müssen. Diese fallen an für Verwaltungzeiten, Fortbildungzeiten etc.. Die danach verbleibende Stundenzahl ist die Grundlage für die Berechnung des internen Stundensatzes (also Kosten der Kostenstelle Anwalt dividiert durch die Stundenzahl).
Dieses ist ein recht umkomplizierte Rechnung die auch trotz “Iudex non calculat” nachvollzogen werden kann.

In Teil 1 wurde bereits angekündigt, dass kurz auf die Möglichkeiten der Nutzung eingegangen wird und einige Links, die sich hiermit befassen, zur Verfügung gestellt werden.

Ivan Blatter http://imgriff.com/2008/04/11/im-test-remember-the-milk/ hat sich in seinem Artikel bereits 2008 ausgiebig mit RTM befasst und dieses Tool im Zusammenhang mit GTD getestet. Er bezeichnet RTM als eine der besten Aufgabenverwaltungen.
Durch seine Offenheit ist RTM m. E. das beste Tool für die Aufgabenverwaltung unter GTD.

David Hellmann http://www.davidhellmann.com/tutorials/remember-the-milk-richtig-nutzen/ stellt fest, dass man mit RTM mehr machen kann, als nur Aufgaben verwalten und zeigt ein sehr gutes Beispiel, wie GTD unter Nutzung von RTM durchgeführt werden kann.

Andy Meyer http://www.ameyer.ch/WordPress/archives/88 zeigt in seinem Beitrag, warum er von der Aufgabenverwaltung in Outlook zu RTM gewechselt hat.

Die Computerwoche http://www.computerwoche.de/netzwerke/web/1855117/index6.html führt RTM unter den besten Web 2.0 Tools für die tägliche Arbeit auf.

Ich persönlich möchte RTM bei meiner Planung nicht mehr missen.

Im Beitrag Teil V habe ich die Systematik der Zuordnung der Kosten angesprochen. Lassen Sie mich dieses etwas vertiefen.

Kostenartenrechnung
Wie wir gesehen haben, fallen hierunter Einzel- u. Gemeinkosten. Was aber sind nun Einzelkosten und was Gemeinkosten?

Einzelkosten
Einzelkosten sind direkt zuordenbare Kosten. Je nach Organisation können Personalkosten ganz oder teilweise zu den Einzelkosten oder zu den Gemeinkosten zählen. Im Hinblick auf die Kostenstellenrechnung können die Kosten des oder der Anwälte, die zu einer Kostenstelle gehören und ausschließlich hierfür tätig werden, dieser voll zugerechnet werden. Gleiches gilt natürlich auch dann, wenn dieser Kostenstelle Mitarbeiter ausschließlich zugeordnet sind.
Einzelkosten können aber auch Reisekosten etc. sein, die direkt dem Kostenträger zuzurechnen sind, also der Akte, dem Projekt oder wie auch immer die Bezeichnung lautet.

Gemeinkosten
Soweit Mitarbeiter jedoch auch andere Tätigkeiten verrichten, wie z. B. Telefondienst, Diktate für das Gesamtbüro etc. sind diese jedoch zu Gemeinkosten zu rechnen und entsprechend einem zu vereinbarenden Schlüssel zu verteilen. Dieses kann pro Kopf oder nach anderen Schlüsseln erfolgen.
Die Mietkosten werden auch überwiegend als Gemeinkosten bezeichnet, was m. E. aber zu “kurz gesprungen” ist. Soweit Teile des Büros direkt Angehörigen von Kostenstellen zur ausschließlichen Nutzung zugewiesen sind, also z. B. das Anwaltsbüro, sind diese wie Einzelkosten zu behandeln, d. h. also direkt zuzurechnen. Nur die verbleibenden Räumlichkeiten (Sozialräume, Bibliothek, Besprechungsräume, Empfang etc.) sind in einem solchen Fall als Gemeinkosten wiederum nach einem Schlüssel zu verteilen.

Kostenstellenrechnung
Selbstverständlich können je nach Organisation auch die Kostenstellen sehr verschieden sein. So können sowohl das Rechtsgebiet (also z. B. Mietrecht) mit all den dazugehörigen Anwälten und Mitarbeitern eine Kostenstelle sein. Es ist aber auch nicht auszuschließen, dass ein Anwalt alleine oder mit Personal eine Kostenstelle bildet.

Kostenträgerrechnung
Kostenträger ist das einzelne Mandat, Projekt oder wie auch immer die Bezeichnung in Ihrem Büro lautet. Den Einnahmen aus dem Mandat werden die Kosten gegenübergestellt, wobei – neben den direkt zuordenbaren Einzelkosten wie Reisekosten etc. – der zu berechnende Stundensatz des Anwalts multipliziert mit dem Stundenaufwand im Mandat als “Kosten” in Bezug auf den Kostenträger anzusetzen ist.
Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass eine vollständige Zeiterfassung erfolgt und der Kostensatz des Anwalts bekannt ist.

Wie dieser berechnet wird, werden wir in Teil VII behandeln.

Der nachfolgende Artikel soll die Möglichkeiten darlegen, die das Tool Remember the Milk zur Unterstützung von GTD Gettings Things Done bieten kann. GTD an dieser Stelle zu erklären, würde den Umfang dieses Artikels sprengen.

Kurz gesagt, es ist eine Selbstmanagement Methode von David Allen, die auf dem Prinzip basiert, alle anstehenden Tätigkeiten im beruflichen, wie auch im privaten Bereich aus dem Gedächtnis zu “bannen” und in einem Verwaltungssystem nach bestimmten Kriterien einzuordnen um den Kopf für wichtige Dinge, Innovationen etc. frei zu bekommen.
Informationen über GTD können Sie unter

http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
http://www.davidco.com/

erhalten. Als Verwaltungssystem können manuelle Systeme, aber auch elektronische zum Einsatz kommen.

Ich habe über Jahre hinweg Selbst- u. Zeitmanagement unter Nutzung von MS Outlook betrieben, aber vor nicht allzu langer Zeit im Rahmen des Umstiegs auf GTD – wenn auch in abgewandelter Form – dieses Programm gegen Remember the Milk eingetauscht.

Nun, was ist Remember the Milk (oder auch kurz RTM genannt)?
Einige würden sagen: “Ein Programm, in dem man seine Aufgaben speichern kann”. Andere würden es als “Listenprogramm” bezeichnen.

Alles dieses ist aber zu kurz gesprungen.
RTM ist m. E. ein Tool, mit dem man alle seine ausstehenden Aktivitäten an einem Platz speichern, analysieren und umfassend verwalten kann. Alle Daten liegen im Internet in einem geschützten Bereich, sind also von überall für den Inhaber der Daten zugänglich.
Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, Dritten auf die Daten in abgestufter Form Rechte einzuräumen, so dass die Möglichkeit besteht, ganze Projektgruppen in die Lage zu versetzen, ihre anstehenden Aufgaben umfassend zu verwalten.
Das RTM an anstehende Aktivitäten erinnert, muss eigentlich nicht mehr erwähnt werden. Wohl aber die umfangreichen Wege, die der Nutzer für diese Erinnerungen spezifizieren kann.
So werden

• E-Mail
• SMS
• Instant Messenger, wie
  • AIM
  • Gadu-Gadu
  • Google Talk
  • ICQ ebenso unterstützt wie
  • MSN
  • Jabber
  • Skype und
  • Yahoo

unterstützt.

Zusätzlich erlaubt die Pro-Version, die für jährlich $ 25.00 zu buchen ist, eine Synchronisation mit

• Blackberry
• Windows Mobile

und stellt eine enorme Vielfalt von Anbindungen (iPhone, iPod touch) zur Verfügung.
Ohne diese Synchronisations- u. Anbindungsmöglichkeiten ist die Nutzung von RTM kostenlos.

Auf die einzelnen Möglichkeiten der Nutzung werde ich in Teil 2 dieses Beitrags eingehen und einige nützliche Links hierzu zur Verfügung stellen.

Nachdem wir uns mit den kalkulatorischen Kosten auseinander gesetzt haben, müssen wir die Systematik der Zuordnung von Kosten behandeln.

Kostenartenrechnung
Diese behandelt die Frage, welche Kosten entstanden sind und unterscheidet die Kosten nach

• Einzelkosten (also direkt zuordenbaren Kosten)
• Gemeinkosten (indirekt zuordenbaren Kosten)

Kostenstellenrechnung
Diese wieder gibt Auskunft darüber, wo die Kosten entstanden sind, also z. B.

• unterteilt nach Rechtsgebieten,
• unterteilt nach Verwaltungsgebieten, wie z. B. Marketing, Finanzbuchhaltung etc., Bibliothek

Kostenträgerrechnung
Die Kostenträgerrechnung berücksichtigt, wofür die Kosten letztendlich angefallen sind.

wird fortgesetzt

Nicht aus der Finanzbuchhaltung können Sie die kalkulatorischen Kosten ersehen, wie z. B.

• kalkulatorischer Mietzins
• kalkulatorischer Unternehmerlohn
• kalkulatorische Abschreibung
• kalkulatorische Zinsen

Kalkulatorischer Mietzins
Dieser kommt immer dann zum Einsatz, wenn im Privateigentum stehende Räumlichkeiten genutzt werden (Kanzlei im eigenen Haus etc.) und bemisst sich an dem Aufwand, der für Räume gleicher Größe und Qualität durch eine Fremdmiete anzusetzen wäre.

Kalkulatorischer Unternehmerlohn
Dieser wird in Höhe des Betrages angesetzt, den der Eigentümer (Unternehmer) bei vergleichbarer Tätigkeit auf dem Markt erhalten könnte.

Kalkulatorische Abschreibung
Um den Wertverlust von Wirtschaftsgütern möglichst der Realität entsprechend zu erfassen, berücksichtigt de kalkulatorische Abschreibung im Gegensatz zum Handels- / Steuerrecht nicht die Anschaffungskosten sondern die erwarteten Wiederbeschaffungskosten und schreibt gleichzeitig entsprechend der tatsächlichen Nutzungsdauer ab.

Kalkulatorische Zinsen
Es handelt sich hierbei um die Zinsen, die der Unternehmer hätte erzielen können, wenn er das Kapital – statt im eigenen Unternehmen zu investieren - auf dem Kapitalmarkt angelegt hätte.

In Teil II haben wir bei den Kostenarten insbesondere auch die Personalkosten angesprochen. Da hierunter verschiedene Kostenansätze verstanden werden, möchte ich kurz darauf eingehen.

In der amtlichen Stastik werden die Arbeitskosten wie folgt zugrunde gelegt:

Entgelt für geleistete Arbeit (Direktentgelt)
+ Entgelt für arbeitsfreie Tage (Urlaub, Krankheit, gesetzliche Feiertage, Sonderurlaub etc.)
+ Sonderzahlungen (13. Monatsgehalt, VWL, Boni, Urlaubsgeld etc)
= Bruttogehalt
+ Aufwendungen für Vorsorgeeinrichtungen (RV, AV, KV etc.)
+ Sonstige Personalzusatzkosten (Fahrtkosten, Essengeldzuschuss über Kantinen etc.)
= gesamte Personalkosten

Nach einer Arbeitskostenerhebung im Dienstleistungsbereich in 2004 betrug das Entgelt für geleistete Arbeitszeit bei gesamten Arbeitskosten von 47.129 T€ nur 26.742 T€ pro Arbeitsplatz. Ein erheblicher Teil der Personalkosten besteht also aus den Personalzusatzkosten.

Eine Excel-Datei zur Berechnung der Personalkosten können Sie unter Info@treysse.com anfordern.