Um Kategorien nutzen zu können, sollten diese vor Beginn eingerichtet werden. Selbstverständlich ist es möglich, jederzeit neue Kategorien hinzuzufügen.

Welche Kategorien wären in einer Anwaltskanzlei wohl sinnvoll, einmal unterstellt, Sie arbeiten ohne Anwaltsprogramm und führen Ihre Aktenverwaltung ausschließlich über Outlook? Hier kommt es auf die Art der Elemente an, die Sie damit steuern wollen, also E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine:

Personenverwaltung (Kontakte)

  • Mandant
  • Gegner
  • Gericht
  • Gerichtsvollzieher
  • und alle Personengruppen, die zu einer Akte gehören können.

Aktenverwaltung (Kontakte)

  • Rechtsgebiete (also Mietrecht, Strafrecht, Baurecht etc.)
  • Statistikdaten (also z. B. Honorarvereinbarung, RVG etc.)
  • und alle sonstigen Daten, die geeignet sind, Ihre Akten zu unterscheiden oder auszuwerten

Termine

  • Gerichtstermine
  • Besprechungen
  • geblockte Zeiten für Aufgabenerledigung
  • und alle sonstigen Möglichkeiten, um Termine unterscheiden zu können

Aufgaben

  • Vorfristen
  • Endfristen
  • Art der Fristen (also z. B. Berufung, Berufungsbegründungen etc.)

Sie sehen, dass eine vorherige Planung der einzelnen Kategorien sinnvoll ist, damit später die Arbeit schnell von der Hand geht.

Wie Sie Kategorien einrichten, erarbeiten wir in Teil 3