Nachdem Sie sich darüber klar geworden sind, welche Kategorien Sie benötigen, geht es jetzt darum, diese Kategorien anzulegen. Ich unterstelle für die nachfolgenden Hinweise die Nutzung von Outlook 2007. Bei den Vorversionen haben Sie ebenfalls die Möglichkeit Kategorien anzulegen und zu nutzen.

Klicken Sie in der Symbolleiste von Outlook auf das Symbol Kategorisieren. Aus dem dann erscheinenden Menü wählen Sie den Menüpunkt Alle Kategorien.
Es wird ein Eingabefenster angezeigt, das mit “Farbkategorien” überschrieben ist.

Ab Outlook 2007 hat Microsoft die Möglichkeit eingeführt, Kategorien farblich zu kennzeichnen. Ob dieses sinnvoll organisatorisch einsetzbar ist, müssen Sie selbst entscheiden. Selbstverständlich würde hier die Möglichkeit bestehen, die zu ihren Aktenfarben korrespondierenden Farben für verschiedene Rechtsgebiete auszuwählen.

Auf jeden Fall ist diese Eingabefenster das Fenster, welches Sie zur Eingabe der von Ihnen im Vorfeld geplanten Kategorien nutzen können.

Über

• Neu rufen Sie das Eingabefeld für die neue Kategorie auf. Geben Sie diese ein, entscheiden Sie, ob sie farbliche gekennzeichet werden soll, und wählen Sie, soweit es gewünscht ist, für die Kategorie eine Tastenkombination aus. Letzeres gibt Ihnen die Möglichkeit, bei Bearbeitung eines Elements, also z. B. einer Adresse, durch Nutzung der Tastenkombination dem Element die entsprechende Kategorie zuzuweisen, ohne dass Sie den umständlichen Weg über die Auswahl der Kategorie gehen müssen.
• Umbenennen können Sie vorhandene Kategorien umbenenen,
• Löschen können Sie vorhandene Kategorien löschen

Nachdem Sie die Kategorien angelegt haben, steht deren Einsatz nichts mehr im Wege.

In welcher Form dieses möglich ist, demnächst wieder hier als Fortsetzung.

Um Kategorien nutzen zu können, sollten diese vor Beginn eingerichtet werden. Selbstverständlich ist es möglich, jederzeit neue Kategorien hinzuzufügen.

Welche Kategorien wären in einer Anwaltskanzlei wohl sinnvoll, einmal unterstellt, Sie arbeiten ohne Anwaltsprogramm und führen Ihre Aktenverwaltung ausschließlich über Outlook? Hier kommt es auf die Art der Elemente an, die Sie damit steuern wollen, also E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine:

Personenverwaltung (Kontakte)

• Mandant
• Gegner
• Gericht
• Gerichtsvollzieher
• und alle Personengruppen, die zu einer Akte gehören können.

Aktenverwaltung (Kontakte)

• Rechtsgebiete (also Mietrecht, Strafrecht, Baurecht etc.)
• Statistikdaten (also z. B. Honorarvereinbarung, RVG etc.)
• und alle sonstigen Daten, die geeignet sind, Ihre Akten zu unterscheiden oder auszuwerten

Termine

• Gerichtstermine
• Besprechungen
• geblockte Zeiten für Aufgabenerledigung
• und alle sonstigen Möglichkeiten, um Termine unterscheiden zu können

Aufgaben

• Vorfristen
• Endfristen
• Art der Fristen (also z. B. Berufung, Berufungsbegründungen etc.)

Sie sehen, dass eine vorherige Planung der einzelnen Kategorien sinnvoll ist, damit später die Arbeit schnell von der Hand geht.

Wie Sie Kategorien einrichten, erarbeiten wir in Teil 3

In praktisch jeder Anwaltskanzlei ist heute Outlook von Microsoft installiert. Leider ist in Beratungsgesprächen immer wieder festzustellen, dass Outlook nicht umfassend genutzt wird. Möglichkeiten der Organisation, Verschlankung von Workflow etc. werden nicht genutzt.

Vielfach ist festzustellen, dass für jeden gedachten Sonderfall oder für jedes Projekt oder Mandat Unterordner angelegt werden in die teilweise, weil die Korrespondenz mehrere Projekte oder Mandate betrifft, mehrfach die Korrespondenz abgelegt wird. Sinn und Zweck von Kategorien, die hier helfen könnten, sind überwiegend nicht bekannt.

Dabei gibt Ihnen Outlook die Möglichkeit, Elemente (also E-Mails, Aufgaben, Termine etc.) mit Kategorien zu versehen, nach denen Sie diese ordnen oder anzeigen lassen können. Sie können Ansichten einrichten, Regeln für die automatische Zuordnung von Kategorien zu E-Mails erstellen und vieles mehr. Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie diese Kategorien auch farblich gestalten.

Wie Sie hierzu vorgehen, erfahren Sie in Teil 2, demnächst hier.

Shitsuke

Dieses ist der letzte Punkt der fünfstufigen Vorgehensweise (5 S-Bewegung). Dieser beinhaltet

• Erhaltung der geschaffenen Ordnung
• Sauberkeit des Arbeitsumfeldes
• Einhaltung des geschaffenen Standards

wobei der letzte Punkt nicht ein “Verharren” auf dem einmal Geschaffenen meint, sondern sehrwohl der Gedanke der stetigen Verbesserung weiterhin im Vordergrund steht.