Seiketsu

Seiketsu ist eigentlich ein Hilfsmittel zur Gestaltung und Einhaltung der “5S“, wie man so treffend die fünfstufige Herangehensweise zur Planung und Verbesserung von ordentlichen (Seiri /Seiton), sauberen (Seiso) und gut organisierten bzw. standardisierten Arbeitsplätzen bezeichnet.
Seiketsu beschäftigt sich mit der Standardisierung der Arbeitsplätze, wobei Arbeitsplazt auch im weiterläufigen Sinne zu sehen ist. Hierzu gehört sowohl der eigene Arbeitsplatz, als auch die diesem dienenden Räume, wie Kaffeeküchen etc.

Standardisierung hilft

  • zu vermeiden das Rad immer wieder neu zu erfinden,
  • Fehler zu erkennen, zu beseitigen und für die zukunft zu vermeiden,
  • Reibungsverluste zu vermeiden,
  • Schulungsaufwand zu senken

Ein Teil der Standardisierung kann z. B. die Schaffung eines Organisationshandbuches sein. In vielen Kanzleien wurde dieses bereits eingeführt, in wiederum anderen Kanzleien wird ein solches Vorhaben belächelt, schließlich ist man Anwalt und benötigt doch keine Organisation. Sie glauben nicht, welche Hinweise in dieser Form in entsprechenden Seminaren gegeben werden. Spätestens dann, wenn dann vorgerechnet wird, was eine Mitarbeiterin in der Minute kostet und welche Zeiten durch Standardisierung einfachster Tätigkeiten eingespart werden können, ändert sich die Einstellung.

Im Rahmen eines Organisationshandbuches sind alle Arbeitsabläufe (ich vermeide hier den Begriff Prozesse, da dieser in der Anwaltschaft bereits anderweitig besetzt ist) schriftlich und grafisch zu erfassen. Das beginnt bei dem simplen Posteingang (hat ca. 50 mögliche Prüfungstätigkeiten) und endet letztendlich in der Organisation von Abläufen in einfachen Zivilverfahren.

Aber auch absolut einfache Dinge können durch entsprechende Standardisierung bzw. Layouts vereinfacht und verbessert werden. Denken Sie nur an die Probleme bei der Bedienung der neuen Kaffeemaschine oder des Fotokopierers. Eine einfache einseitige Beschreibung der Funktion, die über jedes technische Gerät gehängt wird, verhindert Fehlbedienungen und Zeitverlust.

Wird fortgesetzt